Подтверждение оказания услуг по договору. Как подтвердить оказанные услуги

Глава 39 ГК непосредственно не регламентирует вопросы подтверждения факта оказания услуг. Принимая во внимание то, что услуги, как правило, потребляются при их оказании, для участников имущественного оборота весьма интересным представляются подходы арбитражной практики при разрешении споров, связанных с доказательствами оказания услуг.
1. Общим правилом при взыскании задолженности за оказанные услуги является факт подтверждения исполнителем оказанных услуг. Например, суд правомерно взыскал задолженность по договору, поскольку объем и стоимость выполненных исполнителем для заказчика работ и услуг подтверждаются имеющимися в деле двусторонними актами и соглашением (см. постановление ФАС ВСО от 15.03.2007 N А19-16997/06-Ф02-1219/07).
В данном деле суд ограничился констатацией подтверждения факта оказания услуг, не конкретизируя, какие именно доказательства послужили основой для сделанного вывода. Так, на практике возник вопрос: в тех случаях, когда услуга потребляется при самом ее совершении, допустимо ли в случае спора доказывать факт оказания услуги при помощи свидетельских показаний? Практика дает отрицательный ответ на данный вопрос. Поскольку закон требует документального оформления факта выполнения юридических услуг, данное обстоятельство не может подтверждаться свидетельскими показаниями (см. постановления ФАС ВВО от 27.05.2005 N А29-5752/2004-4э, ФАС ДО от 18.07.2006 N Ф03-А51/06-1/2090).
2. Как правило, оказанные услуги подтверждаются актом приемки. Однако надо заметить, что составление акта не во всех случаях признается доказательством, свидетельствующим об оказании услуг. На акт приемки можно ссылаться только в тех случаях, когда стороны в договоре непосредственно предусмотрели такой способ сдачи оказанных услуг. Соответственно, отсутствие такого акта еще не означает невыполнения услуг. Вот пример из практики. Довод ответчика об отсутствии акта выполненных работ, подписанного сторонами, судом первой и апелляционной инстанций обоснованно не принят во внимание, поскольку разд. 5 договора охраны не ставит оплату услуг в зависимость от подписания акта (см. постановление ФАС ДО от 20.03.2007 N Ф03-А73/07-1/207).
Отсутствие актов выполненных работ не является необходимым условием для возникновения обязанностей по оплате фактически оказанных услуг, поскольку стороны не предусмотрели в договоре необходимость подписания данных актов (см. постановление ФАС ЗСО от 20.03.2007 N Ф04-1115/2007(32118-А27-30)).
Или же еще одна позиция данного окружного суда. Для удовлетворения требований о взыскании задолженности по договору возмездного оказания услуг истцу надлежит доказать в том числе факт выполнения соответствующих услуг.
В обоснование заявленных требований ООО "Юридическая компания" сослалось на то, что факт оказания ответчику предусмотренных договором услуг подтверждается подписанными сторонами актами. Истец также представил в материалы дела документы, касающиеся процедуры банкротства, проводимой в отношении ООО "Салон мобильной связи "СМС" и ООО "Компьютерный центр". Между тем представленные в дело акты не могут служить достаточными доказательствами факта оказания услуг ответчику, поскольку ГК не предусмотрено обязательное актирование исполнения договора оказания услуг или его отдельных этапов (см. постановление ФАС СЗО от 12.09.2007 N А05-2823/2007).
В тех случаях, когда акты предусмотрены договором, само по себе составление акта еще не свидетельствует о факте оказания услуг. Так, суд, рассматривающий дело, указал, что представленный истцом акт не является основанием для оплаты со стороны заказчика. В деле отсутствуют доказательства фактической деятельности исполнителя, предусмотренной договором об оказании услуг, и его реального участия в проведении денежной операции по зачислению средств заказчику. Суд первой инстанции правомерно указал, что акт, не отражающий реальное участие исполнителя (истца) в исполнении принятых на себя обязательств по оказанию услуг в силу п. 1 ст. 779 ГК, не может быть принят в качестве доказательства по оказанию таких услуг (см. постановление ФАС ЗСО от 13.07.2005 N Ф04-4459/2005(13013-А81-5)).
Тот же окружной суд несколько позднее подтвердил свою позицию, указав следующее. При наличии возражений ответчика относительно выполнения работ по договору недостаточно только акта сдачи-приемки выполненных работ. Истцу как исполнителю договора необходимо было представить доказательства того, какие конкретно работы выполнялись им в рамках данного договора, а именно каким образом поддерживался, обслуживался, обновлялся и сопровождался программный комплекс "Корпоративная система управления ресурсами компании "YHI Yellow Pages Ltd." (постановление ФАС СЗО от 26.12.2007 N А56-8543/2007).
Из разъяснений Президиума ВАС РФ, содержащихся в информационном письме от 29.09.1999 N 48 "О некоторых вопросах судебной практики, возникающих при рассмотрении споров, связанных с договорами на оказание правовых услуг", следует, что исполнитель может считаться надлежаще исполнившим свои обязательства при совершении указанных в договоре действий (осуществление деятельности).
Акты выполненных работ и сверки расчетов содержат лишь общие формулировки о том, что такие услуги оказаны. Не представив в материалы дела каких-либо доказательств, подтверждающих факт оказания услуг в устной либо в письменной форме, либо в виде составления проектов документов по вопросам консультирования, истец не доказал, таким образом, своего права требовать оплаты по договору (см. постановление ФАС СЗО от 10.08.2004 N А56-6338/04).
Вместе с тем по спорам, связанным с доказательством оказания услуг, суды часто оценивают и поведение ответчика (заказчика). Например, по другому делу тот же ФАС признал достаточным для взыскания задолженности представленные ответчику акты выполненных работ, на которые последний возражений не представил.
Истец составил акты о выполнении им в октябре 2006 г. и в период с 01.11.2006 по 12.11.2006 охранных услуг в полном объеме, которые вместе со счетами направил ответчику. Факт получения Обществом вышеуказанных документов подтверждается материалами дела. Общество акты о выполнении работ не подписало, своих возражений по их содержанию истцу и в суд апелляционной инстанции не представило, составленный Охранным предприятием расчет исковых требований не оспорило.
Вышеуказанный суд, оценив собранные по делу доказательства в соответствии со ст. 71 АПК, правомерно пришел к выводу о том, что требования Охранного предприятия по оплате оказанных Обществу услуг подлежат удовлетворению (см. постановление ФАС СЗО от 25.12.2007 N А13-1891/2007).
3. В ряде случаев факт выполнения услуги стороны ставят в зависимость от наличия заявки заказчика. Отсутствие такой заявки практикой расценивается как препятствие в удовлетворении требований о взыскании задолженности за оказанные услуги. Так, апелляционная инстанция, рассматривая представленные истцом доказательства - письменные юридические консультации от 19.04.2005 и от 03.05.2005, обоснованно отметила, что, поскольку условиями договора оказание юридических услуг связано с заявками ответчика, при отсутствии таковых письменные консультации не могут являться надлежащим доказательством оказания услуг. Кроме того, наличие на тексте консультаций штампа входящей корреспонденции без указания лица и организации, принявших консультацию, не подтверждает получения указанных консультаций ответчиком (см. постановление ФАС ЗСО от 15.11.2005 N Ф04-8125/2005(16863-А70-36)).
Похожий подход используется судами в тех случаях, когда оказание услуг поставлено в зависимость от выплаты аванса. Поскольку истец, не дождавшись выплаты ответчиком аванса, приступил к выполнению своих договорных обязательств, действуя на свой страх и риск, правомерно отказано в иске о взыскании задолженности по договору возмездного оказания услуг (см. постановление ФАС ДО от 18.07.2006 N Ф03-А51/06-1/2090).
4. Доказательства, на которые ссылаются стороны, должны позволять установить, какие конкретно услуги оказывались. Так, суд правомерно отказал во взыскании задолженности по договору охраны объекта, поскольку представленные в материалы дела копии журналов по обслуживанию технических средств не являются доказательством оказания услуг, не определяют объем и стоимость услуг, не подписаны ответчиком (см. постановление ФАС ВСО от 26.04.2007 N А33-16735/06-Ф02-2174/07).
Суд правомерно удовлетворил требование ООО о взыскании с негосударственного образовательного учреждения задолженности за оказанные услуги по публикации информационных материалов в газетах, поскольку общество в подтверждение наличия и выполнения им заказа учреждения представило в суд публикации в газетах, счета на оплату услуг, а также письмо учреждения, в котором последнее гарантировало оплату выставленных счетов (см. постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 N А56-18931/2006).
5. Может ли подтверждать факт оказания услуг акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами? Как показывает практика, одного акта сверки расчетов недостаточно для удовлетворения требований о взыскании за оказанные услуги. Необходимо подтвердить факт оказания услуг первичными документами.
Суд установил, что истец не представил первичные документы, подтверждающие сверхлимитный объем выполненных услуг за указанный в исковом заявлении период. Акт сверки расчетов, на который ссылается заявитель в обоснование требований, не подтвержденный первичными документами бухгалтерского учета, не является достаточным доказательством объема выполненных услуг и основанием для взыскания денежных средств с ответчиков (см. постановление ФАС СКО от 04.10.2007 N Ф08-6509/2007).

Консультационные, информационные, юридические, аудиторские услуги, маркетинговые исследования всегда подвергаются тщательной проверке налоговыми органами. Как доказать реальность оказания таких услуг исполнителем, их необходимость для заказчика, да еще и убедить проверяющих, что цена соответствует рыночной?

Расходы на услуги

Услуги не следует путать с работами. В отличие от последних, первые не имеют материального выражения, они реализуются и потребляются в процессе их оказания. Результаты работ, наоборот, могут использоваться для удовлетворения потребностей, как организаций, так и граждан, – значит, имеют материальное выражение. Именно в этом и заключается сложность подтверждения расходов на услуги, их экономическая обоснованность и целесообразность. Приходится документально доказывать, что осуществлялись они для получения дохода в рамках предпринимательской деятельности. Проверяющие часто считают, что услуги не оказывались или оказывались в меньшем объеме, что цена их завышена и налогоплательщик вовсе не нуждался в них, т.к. в штате компании есть специалисты, выполняющие аналогичные обязанности.

Заключение договора

Для решения проблемы терминологии уже в договоре необходимо писать «услуги», а не «работы», «оказание услуг», а не «выполнение работ», «акт об оказании услуг», а не «акт приема-передачи выполненных работ» и т.д.

Договор является одним из важных документов, подтверждающих затраты компании, поэтому в нем необходимо четко определить предмет и перечень услуг. Особенно внимательным нужно быть при составлении контракта на маркетинговые исследования, т.к. предметом таких изысканий могут быть потребительские свойства выпускаемой заказчиком продукции, прогноз спроса на нее и рыночной конъюнктуры в конкретном районе. В договоре на оказание информационных или консультационных услуг необходимо перечислить обязанности исполнителя в части совершаемых им действий и указать деятельность, которую он должен осуществить. Желательно предусмотреть способы консультирования заказчика. Так, подобная услуга может быть осуществлена устно по телефону, в офисе исполнителя или заказчика, письменно на бланке организации, по электронной почте, в форме проведения тренингов или семинаров. Если консультант будет привлекать сторонних специалистов, это также надо указать в контракте, но, как правило, исполнитель оказывает услуги лично. Если предполагается консультация по сложным вопросам, необходимо зафиксировать условие об оказании услуг специалистами определенного уровня. Это могут быть квалификационные аттестаты или соответствующее образование. По окончании оказания услуг стороны должны подписать акт или отчет. Здесь мнения экспертов разделились: подписывать надо либо акт, либо отчет, либо и то, и другое. Я бы рекомендовала последнее, особенно, если услуга дорогостоящая, при этом в договоре нужно указать, что результатом оказания услуг будет являться отчет исполнителя, а после его предоставления стороны подписывают акт. Несомненно, все зависит от вида услуг, когда наличие отчета просто жизненно необходимо заказчику.

В произвольной форме

На сегодняшний день не утверждены унифицированные формы ни акта, ни отчета. Поэтому эти бумаги составляются в произвольной форме. В акте указывается название услуг, период, в течение которого они были оказаны, их стоимость. Подписывается акт исполнителем и заказчиком, при этом можно указать, что стороны взаимных претензий к объему, качеству и срокам не имеют. К составлению акта нужно подойти со всей ответственностью, т.к. если не указать название и перечень услуг и их стоимость, то расходы на такие услуги нельзя будет признать в налоговом учете. Хотя некоторые арбитражные суды при отсутствии этой информации в акте признают иные документы, в которых отражены подобные сведения. Кроме того, в акте необходимо сделать ссылку на договор, в рамках которого предоставляются услуги. Таким образом, этот документ необходим для подтверждения факта оказания услуг и для определения периода признания расходов на оплату услуг при исчислении налога на прибыль.

Если перечень услуг достаточно объемный и у организации нет возможности его полностью и подробно изложить в акте, тогда необходимо составить отчет.

Составление этого документа не является обязательным, но его наличие послужит заказчику обоснованием необходимости произведенных затрат. При оказании некоторых консультационных услуг готовить отчет необходимо. Кроме того, исполнитель в этом документе указывает подробные сведения об оказанных услугах, дает рекомендации заказчику и делает определенные выводы по предмету исследования – все это имеет практическое значение для осуществления предпринимательской деятельности.

Что еще можно отразить в отчете? В зависимости от предмета договора попросите исполнителя указать источники информации, возможные риски как при использовании или неиспользовании описанных рекомендаций, так и при разработке им различных документов. В любом случае не стоит забывать, что составление отчета должно быть предусмотрено в договоре на оказание услуг, иначе заказчик не сможет потребовать эту бумагу от исполнителя, поскольку она не является первичным документом, а законодательство не содержит требований по ее хранению.

В соответствии с выводами арбитражных судов, налоговые органы не вправе требовать отчет для подтверждения заказчиком осуществленных расходов. А вот если нет акта, и в наличии имеется только отчет, тогда учесть расходы на оплату услуг можно, если выполнены следующие условия:

Составление отчета предусмотрено договором;

В отчете указаны вид, объем, способы, период и стоимость оказания услуг;

Он должен быть оформлен и содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством о бухучете.

В соответствии с законом

Проверяющие часто не верят в реальность услуг и требуют предъявить их результат и обосновать его. Даже при тщательном оформлении документов налоговые инспекторы отказывают в признании расходов. Чтобы этого не произошло, рекомендую ознакомиться с причинами таких отказов. Аргументы следующие: отсутствие положительного экономического эффекта от пользования услугами, наличие в штате организации сотрудников, выполняющих те же функции, что и консультант, одновременное оказание аналогичных услуг несколькими исполнителями, завышенные относительно рыночных цены, отсутствие у заказчика деятельности в периоде оказания услуг и т.п.

Чем налогоплательщик может противостоять? Конституционный суд РФ указал, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, организация сама решает, какие расходы она может осуществить для обеспечения этой деятельности. Главное – расходы должны быть направлены на получение дохода.

Чтобы не было дублирования функций сотрудников компании и консультантов, нужно грамотно оформить должностные инструкции или положение о работе подразделения, где служат специалисты, на которых могут сослаться проверяющие.

Если услуги оказывают несколько исполнителей, то суды снова на стороне налогоплательщика, поскольку действующее законодательство не ограничивает право на получение консультационных и информационных услуг, и наличие у компании договорных отношений с одним исполнителем не препятствует привлечению других специалистов для оказания аналогичных услуг.

Спорный момент

При отсутствии оснований для контроля стоимости услуг налоговые органы не вправе проверять правильность применения цен по договорам на оказание консультационных и иных подобных услуг и ставить эти расценки под сомнение. Пока не доказано обратное, предполагается, что цена, указанная сторонами сделки, соответствует уровню рыночных. Проверять правильность применения прайсов по сделкам налоговые органы могут лишь в случаях, указанных в законодательстве.

Что касается консультационных услуг, оказанных в устной форме, то законодательство не содержит требований документального фиксирования текста получаемых услуг. Для подтверждения реальности устных консультаций достаточно договора и акта, в котором необходимо перечислить оказанные услуги, указать их стоимость и сведения о затраченном консультантом времени на их подготовку.

Много споров вызывает абонентское обслуживание. Бывает, что в каком-либо месяце услуги не оказывались, т.к. в них не было необходимости. Как быть? Можно ли абонентскую плату за этот месяц учесть при расчете налога на прибыль? Спорный момент. И Минфин, и некоторые суды считают, что можно. Отдельные налоговые органы и другие суды, наоборот, убеждены, что если налогоплательщик не получал услуг в каком-то периоде, то абонентская плата не является экономически обоснованным расходом.

В отношениях по выполнению работ или услуг может возникнуть ситуация, когда заказчик отказывается оплатить сделанную работу подрядчика (исполнителя). Данная статья посвящена тому, как исполнитель до обращения в суд может собрать доказательства выполнения обязательств со своей стороны.

Основным доказательством, естественно, является акт приемки выполненных работ (форма КС-2). Однако зачастую заказчик уклоняется от подписания этого акта. В этой ситуации подрядчик может составить т.н. односторонний акт. Требуется составить акт о приемке выполненных работ в одностороннем порядке и вместе с претензией по поводу уклонения от его подписания отправить заказчику почтой, либо отдать под роспись уполномоченному представителю заказчика. Составление такого акта предусмотрено и положениями закона: в соответствии с п.4 ст. 753 Гражданского Кодекса РФ, при отказе одной из сторон от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной. Сам акт и почтовая квитанция, подтверждающая его отправку, будут являться надлежащими доказательствами по делу в случае предъявления иска.

При этом односторонний акт может быть признан недействительным только в том случае, если суд признает мотивы отказа заказчика от подписания акта обоснованными. Высший Арбитражный Суд в Информационном письме № 51 толкует указанную норму в том смысле, что суд обязан рассмотреть доводы заказчика по поводу отказа от подписания акта приемки. В частности, согласно п.6 ст. 753 ГК РФ, заказчик вправе отказаться от приемки результата работ, если в них есть недостатки, которые исключают возможность его использования в соответствии с целью договора и не могут быть устранены подрядчиком или заказчиком. Судебная практика свидетельствует о том, что чаще всего суды отказывают в признании одностороннего акта приемки недействительным, если таких недостатков не имелась, а у заказчика была возможность принять результат работ, но он этого не сделал. Поэтому если заказчик не представит суду доказательств направления мотивированных возражений о причинах уклонения или отказа (претензии по видам, объемам, стоимости работ), а также при уведомлении подрядчиком об окончании работ, односторонний акт приемки принимается судами как надлежащее доказательство выполнения работ.

Следует отметить, что суды иногда занимают позицию о том, что акт приема-передачи и другие документы не являются надлежащим доказательством выполнения работ, если из их содержания невозможно установить объем и стоимость каждого вида выполненных работ. Унифицированная форма КС-2 содержит соответствующие графы.

Акт приемки можно составить также с привлечением сторонней организации, например, с участием Торгово-промышленной палаты РФ. Такой документ будет являться сильным доказательством.

Другим средством подтверждения искомого факта будут акты сверки взаимных расчетов. Это бухгалтерские документы, которые подписываются сторонами и отражают состояние, соответствие взаимных расчетов между контрагентами. В акте сверки указываются произведенные подрядчиком операции и суммы оплаты работ (услуг) заказчиком – по версии обеих сторон. Даже при расхождениях в данных, акт сверки взаимных расчетов отражает необходимые факты. Также доказательствами выполнения работ могут служить акты передачи материалов (если задание выполнялось из материала заказчика) или закупки материалов, если они приобретались самим подрядчиком.

Если выполненная работа была частично оплачена заказчиком, можно привлечь соответствующие бухгалтерские документы (не только акты сверки и документы, подтверждающие оплату, но и счета-фактуры), а также справки о стоимости работ, которые обычно предоставляются подрядчиком вместе с актом приемки для подтверждения стоимости выполненных им работ. Эти документы позволят доказать факт выполнения работ по договору в целом (и в отсутствии договора) – зачастую заказчик отрицает само обязательство подрядчика.

Наконец, в зависимости от видов работ, может быть полезным зафиксировать существование результата работ, например, с помощью фотографий. Свидетельские показания могут также служить этой цели (однако не будут достаточными без других доказательств). Могут быть использованы доказательства факта нахождения работников подрядчика на объекте заказчика в определенный период – пропуска, отметки в журналах учета и т.д. Также поскольку возражения стороны в судебном заседании могут не совпадать с фактическими обстоятельствами, косвенно может подтверждать факт выполнения работ сам заказчик в переписке с исполнителем. Иногда переписка признается судами надлежащим доказательством даже в отсутствии договора подряда в письменной форме.

Насколько данная статья была Вам полезна: