Hogyan állítsuk be az összes levél továbbítását egyik levélről a másikra! Másolat és titkos másolat a címzett e-mailben. Másolat

A Microsoft Outlook programban megadhatja, hogy minden elküldött üzenet esetén automatikus Titkos másolatot (Bcc) küldjön más terjesztési listáknak vagy felhasználóknak.

Az egyik forgatókönyv, amelyben ez a szabály hasznos, az, amikor a csoport összes tagja válaszol a bejövő e-mail üzenetekre, például a Súgóra. Amikor egy csoporttag válaszol egy üzenetre, a többi csoporttag automatikusan megkapja a válasz másolatát, így minden kimenő üzenetet naprakészen tart.

ügyfélszabályok

Hozzon létre egy szabályt

Mostantól minden alkalommal, amikor üzenetet küld, legyen az új üzenet, üzenet továbbítása vagy válasz, a szabályban megadott személyek vagy csoportok automatikusan hozzáadódnak másolás címzettjeihez. A személyek vagy csoportok nevei nem jelennek meg az üzenetírás Másolat sorában, de ezek a nevek az üzenet összes címzettje számára megjelennek.

Szabály letiltása

A Mail nézetben a lapon itthon kattintson a gombra szabályokat > Szabályok és figyelmeztetések kezelése.

A szakasz lapján Szabály

Kattintson a gombra rendben.

Szabályok és figyelmeztetések.

Tanács: További információért arról, hogyan lehet gyorsan letiltani ezt a szabályt az egyes üzeneteknél, olvassa el a következő szakaszt ("").

Használjon egy kategóriát az automatikus CC letiltásához az egyes üzeneteknél

Ha rugalmasan szeretné kikapcsolni az automatikus új másolási szabályokat egyetlen üzenet alapján anélkül, hogy a párbeszédpanelen kellene navigálnia szabályok és figyelmeztetések, használhatja az Outlook kategóriák funkcióját egy szabállyal együtt.

Tanács:

Először is létre kell hoznia egy szabályt, amely automatikusan elküldi a titkos másolatot (CC) az összes elküldött e-mail üzenethez.

Ezt a speciális szabályt ún ügyfélszabályok. Az ügyfélszabályok csak azon a számítógépen futnak, amelyen létrehozták, és csak akkor futnak, ha az Outlook fut. Ha egy másik számítógépen lévő e-mail fiók használatával küldene e-mailt, a szabály nem futna le arról a számítógépről, így az azon a számítógépen jön létre. Ugyanezt a szabályt minden olyan számítógépen létre kell hozni, amely használni kívánja.

Hozzon létre egy szabályt

Mostantól minden alkalommal, amikor üzenetet küld, legyen az új üzenet, üzenet továbbítása vagy válasz, a szabályban meghatározott személyek vagy terjesztési listák automatikusan hozzáadódnak másolás címzettjeihez. A személyek vagy a terjesztési listák neve nem jelenik meg az üzenetírás Másolat sorában, de ezek a nevek mindenki számára megjelennek, aki megkapja az üzenetet.

Szabály letiltása

A másolat automatikus elküldésének megakadályozásához először le kell tiltania a szabályt.

A Mail menüben Szolgáltatás kattintson a gombra Szabályok és figyelmeztetések.

A lapon E-mail szabályok fejezetben Szabály törölje a jelet a létrehozott szabálynak megfelelő négyzetből.

Kattintson a gombra rendben.

Mostantól anélkül küldhet üzenetet, hogy automatikusan másolatot küldene másoknak vagy levelezőlistáknak. A szabály mindaddig inaktív, amíg újra nem engedélyezi a párbeszédpanelen Szabályok és figyelmeztetések.

Tanács:

Használjon egy kategóriát az automatikus CC letiltásához az egyes üzeneteknél

Ha szeretné letiltani az új automatikus CC küldés szabályt az egyes üzenetekre a párbeszédpanel meghívása nélkül Szabályok és figyelmeztetések, beállíthatja a szabályt az Office Outlook 2007 alkalmazásban elérhető kategóriára.

Módosítsa a korábban létrehozott szabályt, hogy amikor a megadott kategóriát hozzáadja egy üzenethez, a szabály ne küldjön automatikusan másolatot.

Ha le szeretné tiltani az automatikus másolat szabályt egy üzenethez, alkalmazzon egy kategóriát.

Tanács: Használhat billentyűkódot, ha megadta a kategória létrehozásakor.

Üzenet küldésekor az automatikus másolás szabálya nem érvényesül.

Naponta több tucat e-mailt küldünk. Néha ezek nagyon rövid üzenetek, például: „Menjünk ebédelni?” Néha – aminek segítségével bemutatod vállalkozásodat vagy weboldaladat. Ha sok a levél és kevés az idő, elkezdünk kapkodni és hibázni. Általában triviálisak, mint egy elírás, de néha történnek olyan dolgok, amelyek súlyosan ronthatják a hírnevét, és elronthatják az ügyféllel vagy alkalmazottal való kapcsolatát.

Ez elkerülhető, csak összeszedni kell, és tudnia kell néhány buktatóról. Íme az e-mailek küldésekor elkövetett leggyakoribb hibák. Olvassa el figyelmesen, és ne feledje, hogy először egy rövid szünetet kell tartania, ellenőrizze, hogy minden rendben van-e, és csak ezután kattintson a „Küldés” gombra.

Rossz címet ír be

A leggyakoribb és legkellemetlenebb hiba. Képzelje el, hogy meglehetősen személyes fotókat szeretne küldeni egy barátjának, de automatikusan beírja főnöke vagy ügyfele címét. És csak a levél távozása után veszed észre rémülten, hogy mi történt. Ha ez vigasztal, mindannyian életében legalább egyszer kerültünk ilyen helyzetbe: ügyvédek bizalmas dokumentumokat küldtek a másik félnek, tervezők rossz ügyfélnek küldték el a weboldal elrendezését stb. De amikor ez megtörténik velünk, úgy tűnik, hogy eltűnik a talaj a lábunk alól.

Szerencsére sok e-mail szolgáltatás, például a Gmail rendelkezik funkcióval. Kapcsolja be, és adjon meg egy nagy időintervallumot – ez halkabb, tudod.

Elfelejtetted a mellékletet

Azt írtad, hogy egy bizonyos fájlt csatoltak a levélhez, de elfelejtetted csatolni. Egy másik gyakori hiba, amely gyakran félreértésekhez és bocsánatkéréshez vezet. Egyrészt rendben van, senki sem tökéletes, de jobb, ha először mindent ellenőriz, és csak utána küldi el a levelet. A címzett kérdéseinek elkerülése érdekében javasoljuk, hogy az összes csatolt fájlt közvetlenül a levél törzsében sorolja fel. Például így:

Szia Maxim! Több fájlt is küldök, mellékelve:

Szolgáltatási megállapodás

GIF macskával

Nem gondolsz a tervezésre

Mint emlékszel, a ruhájukkal köszöntenek. Ha meg szeretné akadályozni, hogy e-mailje azonnal törölje azt, dolgozzon az űrlapon. Azt mondják, annyi időt kell rá szánni, mint a tartalomra. Szerencsére ma már könnyű. Ehhez javasoljuk a Wix ShoutOut alkalmazás használatát, válassza ki a megfelelő sablont, és adja hozzá a szövegét. Nincs szükség speciális ismeretekre, csak ügyeljen arra, hogy minden rendben és szép legyen. Egyébként egy jó hírlevélnek megvannak a maga titkai és szabályai, ezért javasoljuk, hogy olvassa el email marketing igazgatónkat. Ne köszönd meg.

Nem adja meg a levél tárgyát

A levél tárgya megközelítőleg ugyanazt a szerepet tölti be, mint a szöveg címe. Megjelenik az Ön neve mellett, a címzett látja és megérti, hogy mit küldött neki: számlát, értekezlet eredményeit, állásajánlatot, weboldal elrendezését stb. Ne feledje, hogy a témát egyértelműen meg kell fogalmazni, hogy szükség esetén az ember gyorsan megtalálja a levelét, és meggyőző, hogy felkeltse az érdeklődését, ha mondjuk hírlevélről beszélünk. Nemrég írtunk arról, hogy ha elfelejtetted, érdemes újraolvasni.

Nem menti a piszkozatokat

Ha szeretsz leveleket írni szövegszerkesztőkben, akkor gyakran mentsd el, különben egész nap levelet írsz, majd hirtelen lefagy a számítógéped, és minden eltűnt. Vagy írjon közvetlenül a levelezési szolgáltatásba - akkor az összes vázlatot automatikusan elmenti a „Piszkozatok” mappába.

Te durva vagy

Az udvariasság a levelezésben nem kevésbé fontos, mint az életben. Íme az alapvető szabályok, amelyeket mindenkinek be kell tartania:

Mindig köszönje meg a feladónak a levelet, különösen, ha látja, hogy jó munkát végzett. Emlékszel, amikor gyerekként mindannyiunkat „varázslatos” szavakra tanítottak? Ne felejtsük el őket, bár felnőttek vagyunk.

Maradjon nyugodt, még akkor is, ha az ügy rendkívül sürgős és fontos. Az idegesség és a szemrehányás semmi jóra nem vezet.

Kezdje és fejezze be levelét gyakori kifejezésekkel. A formalitás mértéke attól függ, hogy kivel levelez. Ha ez a főnököd vagy csak egy hivatalos személy, ne használd a „Hello”, „Bye” vagy „Kisses” kifejezést. És fordítva, ha kollégájának vagy barátjának ír, megteheti a hagyományos „Tisztelettel” szót.

Nem olvasod le a szöveget

Az elírási hibák tönkretehetik az egész benyomást, ezért figyelmesen olvassa el újra az írott levelet, lehetőleg többször. Ha kétségei vannak a helyesírással vagy a szintaxissal kapcsolatban, látogasson el ide Gramotu.ru. Jobb hétszer megmérni, azaz ellenőrizni, mint elnézést kérni a gépelési hibákért, és bebizonyítani, hogy valóban írástudó vagy.

És mellesleg: ha attól tart, hogy véletlenül elküld egy befejezetlen levelet, először írja be a teljes szöveget, és csak ezután írja be a címzett címét.

Nem a megfelelő embereket tünteti fel a levél másolatára

Nézzük meg, ki kaphatja meg a levelét. A Címzett mező az elsődleges címzett. "Ss" mező - az a személy, aki megkapja a másolatot. Nem kapcsolódik közvetlenül a megvitatott témához, de szeretne vagy tudnia kell. A „Titkos másolat” mező a rejtett címzetteket tartalmazza. Hozzáadja őket, de az elsődleges címzett nem látja őket. És itt óvatosnak kell lenni: összetévesztheti a Cc és a Titkos másolatot, és akkor a címzett azt hiszi, hogy kémkednek utána.

Ne feledje, hogy néhány ember számára fontos, hogy tisztában legyen azzal, mi történik. Nem akarod hallgatni a szemrehányásokat a „Hogy nem vehettél fel a példányhoz?! Két hónapig dolgoztam ezen a projekten!” Ha kétségei vannak, vegyen fel mindenkit, akinek köze van a kérdéshez. Talán nem mindenki fog örülni annak, hogy elzavarják, de nem lesz panasz ellened.

Nem fizetsz elő

Ön azt írta, hogy „Tisztelettel, Mása”, és úgy gondolja, hogy minden rendben van, de a levél címzettje ül és azon töpreng, hogy ez milyen Mása. A nyomdából? Vagy esetleg illusztrátor? Annak elkerülése érdekében, hogy találgasson, állítson be egy aláírást, és az automatikusan minden üzenet végére kerül. Feltétlenül adja meg vezeték- és utónevét, cégnevét, beosztását és elérhetőségeit, például Skype-ot vagy telefonszámot. Hozzáadhat egy címet – bár ez reklám, de nem feltűnő.

Rossz időt választasz

Nem jó ötlet éjszaka leveleket írni. Első ok: valószínűleg rettenetesen fáradt vagy napközben, nem gondolkozol túl jól, és fennáll a veszélye, hogy elköveti a fenti hibákat. Második ok: a reggeli posta lavina betemeti az éjféli levelét, és a címzett a közeljövőben biztosan nem fogja látni. Harmadszor pedig: úgy tűnik, nincs jobb dolga, ha hajnali háromkor üzleti leveleket ír.

Tanácsunk: ha nem történt semmi fontos vagy sürgős, küldj üzenetet hétfőtől péntekig és munkaidőben, mint minden normális ember.

Kell a vállalkozásod számára? Hozd létre magad a Wix-en – egyszerű és ingyenes!

Ha el kell küldenie a Mail.ru egyes leveleinek másolatát, küldjön egy másik postafiókba (e-mail), pl. Küld nem minden levél, hanem csak az, amely egy adott címről érkezik vagy bizonyos szavakat tartalmaz, akkor ennek a részletes „” utasításnak a használatával a beállítás 3 percet vesz igénybe.

1. lépés. A levélben a „Beérkezett üzenetek” mappában keresse meg a kívánt levelet, és jelölje be pipával, majd a „Továbbiak” legördülő menüben válassza a „Szűrő létrehozása” lehetőséget:

2. lépés. Megnyílik egy sok szűrőbeállítást tartalmazó oldal. Ha szűrőt szeretne beállítani bizonyos levelek másik e-mailre történő küldésére, jelölje be a „Feladó” első sort, és a szemközti oszlopba írja be azt a címet vagy annak egy részét, ahonnan ezek a levelek származnak. A második bekezdésben megadjuk azt a címet, amelyre a másolatokat kell küldeni. A harmadik bekezdésben jelezze, hogy mit kell tennie a kapott levéllel. Ezután adja meg e-mail jelszavát, és kattintson a „Szűrő hozzáadása” gombra:
3. lépés Ekkor az Ön által megadott címre automatikusan elküldik a továbbítást megerősítő kódot tartalmazó levelet, ezt a kódot kell beírni a megfelelő mezőbe, amelyet a bal oldali „Szűrők” menüben talál. A felső sor a meg nem erősített továbbítási cím lesz, kattintson erre a linkre, és megjelenik egy mező a kód beszúrásához:

A beállítást követően a megadott leveleket elküldjük Önnek és az Ön által megadott és a kóddal megerősített címre. A továbbítás beállításához minden bejövő levél kérlek használj másikat.

Ha nem kap túl sok e-mailt, akkor nem tölt álmatlan éjszakákat azzal, hogy kitalálja a módját, hogyan kezelje annyi információját a kis telefonján. Ha sok e-mailt kap, íme néhány tipp.

Spam probléma

A Mail egy teljes funkcionalitású, telefonos méretű levelezőprogram. Egy asztali levelezőprogramhoz képest azonban ez némileg korlátozott. Nem küldhet fájlokat mellékletként, nem állíthat be e-mail-szabályokat, és nem szűrheti a spameket.

A spam vagy a reklám ma már az e-mailek több mint 80%-át teszi ki, és ez a probléma idővel csak súlyosbodik. És ez nem is lemezterület kérdése. A modern szilárdtestalapú meghajtók jelentős mennyiségű lemeztárat biztosítanak a felhasználóknak, gigabájtonként alig több mint 1 USD áron. További információért olvassa el az OCZ Octane áttekintését, amely elemzi a lemezkötetek árait. A tény az, hogy a spam hihetetlen mennyiségű felesleges forgalmat generál.

Hogyan védheti meg iPhone-ját a spamektől?

Az itt javasolt probléma megoldása 15 percet vesz igénybe, de a végeredmény megéri.

Tegyük fel, hogy állandó e-mail címe iphone@com.

Regisztráljon a Gmailre. Ezt a www.gmail.com weboldalon teheti meg.

Az ötlet az, hogy az iphone@com címére érkező összes e-mail a Gmail beérkező levelei közé kerüljön, és Ön beállítja iPhone készülékét, hogy a Gmail beérkezett üzeneteit ellenőrizze a fő beérkező levelek helyett.

Miért? Mert a Gmail kiváló spamszűrőket használ. Kiürítik az összes szemetet az e-mailekből, mielőtt az iPhone-jához eljutna.

Sajnos az e-mailek egyszerű továbbítása a Google postafiókjába nem működik. Ha ezt teszi, akkor az iPhone-jára érkező összes e-mail visszaküldési címe iphone@com lesz. Amikor iPhone-ján megnyomja a Válasz gombot, a válasz nem a feladónak, hanem Önnek szól! A Google ügyes alkalmazottai azonban ezt a problémát is előre látták.

Jelentkezzen be a Gmailbe. Válassza a Beállítások - Fiókok - Újabb e-mail fiók hozzáadása lehetőséget, és adja meg az elsődleges e-mail cím e-mail beállításait. Aktiválja a funkciót Hagyja a letöltött üzenet másolatát a szerveren(A kapott levél másolatát hagyja a szerveren). Vagyis most töltötte le a Gmailt, és nem kap e-mailt az elsődleges címéről. A vonalzótól kapott cím érintetlen marad!

Amikor a Gmail telepítési folyamata befejeződött, a következő üzenet jelenik meg: Most már lekérheti a leveleket ebből a fiókból. Szeretnél e-mailt is küldeni mint [e-mail védett]? (Mostantól e-maileket is fogadhat ebből a postafiókból. Szeretne e-maileket küldeni az iphone@com címmel a feladó sorban?)

Ha úgy dönt Igen, szeretnék levelet küldeni mint(Igen, szeretnék e-maileket küldeni a [valódi e-mail címeddel]), nem csak, hogy telefonod szűrt leveleket fog kapni az elsődleges fiókodtól, de amikor válaszolsz, az elsődleges címed (nem a Gmail-címed) lesz a visszaküldési cím .

Sajnos ez a funkció nem működik az írás pillanatában. Az így küldött kimenő üzenetek egyelőre Gmail-címmel lesznek megjelölve. De amint a Google kijavítja ezt a funkciót, a Gmail kényelmes, teljesen automatikus levélszemétszűrővé válik telefonja számára, gyakorlatilag nem zavarja a folyamatot. (Bármikor módosíthatja az elküldött üzenet fiókját). Addig is legalább az elsődleges címére küldött összes levél szűrve érkezik a telefonjára.

További bónuszként mostantól bármely webböngészővel rendelkező számítógépről ellenőrizheti az iphone@com címére küldött e-maileket, amikor felkeresi a Gmail.com webhelyet.

Legközelebb már az elején ne kerüljön e-mail címe spammerek kezébe. Egyetlen címet használjon nyilvános kommunikációhoz az interneten, például csevegőszobákban és online áruházakban a webhelyeken való regisztrációhoz, szoftverek regisztrálásához és hírek közzétételéhez. A spamküldők automatizált szoftvereszközöket használnak, amelyek átkutatják ezeket az oldalakat, és rögzítik a talált e-mail címeket. Hozzon létre egy külön e-mail fiókot a személyes kommunikációhoz, és soha ne tegye közzé ezt az e-mail címet egyetlen weboldalon sem.

Mi az az email? A modern üzleti világban ez:

• Az arcod. Az e-mail segítségével pozitív képet alakíthat ki a partner szemében, vagy elronthatja az első benyomást.
• Az Ön munkaeszköze. A külvilággal való kommunikáció nagy része e-mailen keresztül történik. Ezért, ha jártas vagy ebben a hangszerben, nagyban megkönnyítheti az életét.
• Erőteljes figyelemelterelő. A külvilág e-mailen keresztül próbál rád törni, elterelni a figyelmedet és félrevezetni.

Ebből a szempontból nézzük az e-mailekkel való munkát. Kezdjük valami egyszerűvel.

Levél formázása

Én a Mozilla Thunderbird e-mail klienst használom, ezért ezt fogom példaként használni. Hozzon létre egy új betűt, és menjen felülről lefelé a mezők listáján.

Kinek. Másolat. Rejtett másolat

Lehet, hogy néhányan nem tudják, de a Mozillában a „Címzett” „Cc” vagy „Bcc” értékre cserélhető.

• Kinek: a fő címzettet vagy több címzettet pontosvesszővel elválasztva írjuk.
• Másolat: annak írunk, akinek el kellene olvasnia a levelet, de akitől nem várunk reakciót.
• Rejtett másolat: annak írunk, akinek el kell olvasnia a levelet, de a levél többi címzettje számára ismeretlen marad. Különösen célszerű üzleti levelek, például értesítések tömeges küldésére használni.

Rossz tömeges küldemények esetén a „Másolás” vagy a „Címzett” mezők használatával jelölje meg a címzetteket. Évente többször kapok olyan leveleket, amelyekben 50-90 címzett szerepel a „Másolat” mezőben. A magánélet megsértése történt. Nem minden címzettnek kell tudnia, hogy kivel dolgozik még hasonló témában. Jó, ha ezek olyan emberek, akik ismerik egymást. Mi van akkor, ha olyan versengő cégek vannak a listán, amelyek nem tudnak egymásról? Legalább fel kell készülnie a felesleges magyarázkodásra, de legfeljebb arra, hogy felmondja az együttműködést valamelyikükkel. Ne csináld ezt így.

Levél tárgya

A professzionális levelezőszolgálatok gyakran írnak (néha értelmesen) az e-mail tárgysorának fontosságáról vállalati blogjaikon. De leggyakrabban értékesítési levelekről beszélünk, ahol a levél tárgya megoldja a „meg kell nyitni az e-mailt” problémát.

A napi üzleti levelezést tárgyaljuk. Itt a téma azt a problémát oldja meg, hogy „a levél és a szerzője könnyen azonosítható, majd megtalálható”. Sőt, szorgalma számos válaszlevél karma formájában tér vissza hozzád, csak előtagokkal Újra: vagy FWD, amelyek között meg kell keresnie a kívánt levelet a témában.

A húsz levél egy középvezető egynapos levelezésének mennyisége. Egyáltalán nem a vállalkozókra és a cégtulajdonosokra gondolok; a leveleik száma néha napi 200-ra vagy többre esik. Ezért még egyszer: ne küldjön üres tárgyú e-mailt.

Tehát hogyan lehet helyesen megfogalmazni egy e-mail tárgyát?

Hiba #1 : Csak a cég neve a tárgyban. Például a „Sky” és ennyi. Először is, valószínűleg nem Ön az egyetlen a cégéből, aki kommunikál ezzel a partnerrel. Másodszor, egy ilyen téma nem hoz értelmet, mert a címből már látszik a céged neve. Harmadszor, gondolja ki, hogyan fog kinézni a saját postafiókja ezzel a levelezési megközelítéssel? Valami ilyesmi.

Kényelmes ilyen témákban keresgélni?

2. hiba : mutatós, eladó cím. Nagyon jó, ha tudod, hogyan kell ilyen címeket írni. De vajon helyénvaló-e ezeket a készségeket üzleti levelezésben használni? Emlékezzen az üzleti e-mail tárgysorának céljára: nem az eladásra, hanem az azonosításra és a keresésre.

A levél szövege

Számos írási útmutató létezik különböző alkalmakra. Például Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin és más szavak mesterei sok hasznos információval rendelkeznek. Azt tanácsolom, hogy olvassa el cikkeiket, legalább az általános műveltség javítása és az írott beszéd általános stílusának javítása érdekében.

A levélírás során több döntést is meg kell hoznunk egymás után.

Udvariasság kérdése . A levél elején belemosódhatsz kellemességekbe vagy akár gyengédségbe a „Kedves Rodya, már több mint két hónapja, hogy írásban beszéltem veled, amitől én magam is szenvedtem, sőt nem is aludtam egy kicsit. éjszakák, gondolkodás." Nagyon udvarias és nagyon költséges, mind a bevezető megírásának, mind a beszélgetőpartnernek az elolvasásához szükséges időt tekintve. A levelezés üzlet, emlékszel? Nem egy esszé a levél műfajában egy versenyre vagy egy levél Raszkolnyikov anyjának, hanem üzleti levelezés.

Tiszteljük a saját és a címzett idejét!

Csak az első levélben van értelme bemutatkozni és felidézni az ismerkedés körülményeit egy kiállítási röpke találkozás után. Ha ez az együttműködés vagy a folyamatos levelezés folytatása, akkor a nap első levelébe ezt írjuk: „Helló, Ivan”, a másodikba és az azt követőkbe: „Iván, ...”.

Fellebbezés . Mindig is foglalkoztatott az a kérdés, hogy kihez forduljak egy levélben, ha több címzett is van. Nemrég írtam egy levelet három Anna nevű lánynak. Minden kétséget kizáróan azt írtam, hogy „Hello, Anna”, és nem aggódtam. De ez a szerencse nem mindig van így.

Mi van akkor, ha három vagy akár hét címzett van, és nem ugyanaz a név? Felsorolhatja őket név szerint: „Jó napot, Rodion, Pulcheria, Avdotya és Pjotr ​​Petrovics.” De hosszú és időbe telik. Ezt írhatja: „Üdvözlet, kollégák!”

Magamra azt a szabályt alkalmazom, hogy a „Címzett” mezőben név szerint szólítom meg a személyt. És egyáltalán ne lépjen kapcsolatba a másolatban szereplőkkel. Ez a szabály lehetővé teszi a levél címzettjének és e levél céljának pontosabb meghatározását is (egyet!).

Idézet . A levelezés gyakran kérdéseket és válaszokat tartalmazó levéllánc – egyszóval párbeszéd. Jó gyakorlatnak tekinthető, ha nem töröljük a levelezési előzményeket, és az idézett szöveg tetejére írjuk a választ, így amikor egy héttel később visszatérünk ehhez a levelezéshez, könnyen el tudjuk olvasni a párbeszédet tetőtől lefelé, dátum szerint csökkenve.

Valamilyen oknál fogva a Mozilla alapértelmezett beállítása „A kurzor elhelyezése az idézett szöveg után”. Azt javaslom, hogy módosítsa az „Eszközök” → „Fiókbeállítások” → „Létrehozás és címzés” menüben. Így kell lennie.

A levél célja . Kétféle üzleti levél létezik:

• amikor egyszerűen tájékoztatjuk a beszélgetőpartnert (például jelentés a hónapban végzett munkáról);
• és amikor akarunk valamit a beszélgetőpartnertől. Például úgy, hogy a mellékelt számlát jóváhagyja a fizetéshez.

Általában sokszor több a bátorító levél, mint a tudósító. Ha valamit el akarunk érni a beszélgetőpartnertől, nagyon fontos, hogy ezt egy levélben, egyszerű szöveggel közöljük. A cselekvésre való felhívást névnek kell kísérnie, és az legyen a levél utolsó mondata.

Rossz : "Porfirij Petrovics, tudom, ki törte halálra az öregasszonyt."

Jobb : "Porfiry Petrovics, én törtem halálra az öregasszonyt, kérem, tegyen intézkedéseket a letartóztatásomra, elegem van a szenvedésből!"

Miért kellene a tudósítónak meggondolnia, hogy mit kezdjen ezzel a levéllel? Végül is lehet, hogy rosszul dönt.

Aláírás a szövegben . Biztosan az. Ezenkívül az összes e-mail kliens lehetővé teszi az aláírások automatikus helyettesítésének konfigurálását, például a klasszikus „Tisztelettel…”. A Mozillában ez az „Eszközök” → „Fiókbeállítások” menüben tehető meg.

Az, hogy az aláírásba írjon-e kapcsolatokat, mindenki személyes ügye. De ha bármilyen kapcsolatban áll az értékesítéssel, mindenképpen írjon. Még akkor is, ha az üzlet nem kommunikáció eredményeként jön létre, a jövőben könnyen megtalálható lesz az aláírásban szereplő elérhetőségek segítségével.

Végül a levéltörzs még egy jellemzője azoknak a beszélgetőpartnereknek, akik nem szeretnek (nem tudnak, nem akarnak, nincs idejük) válaszolni a leveleire. Kérjük, a levél szövegében tüntesse fel az alapértelmezettet. Például: „Porfirij Petrovics, ha nem jössz le, hogy letartóztass péntek 12:00 előtt, akkor amnesztiának tekintem magam.” Természetesen a határidőnek valósnak kell lennie (nem érdemes pénteken 11:50-kor elküldeni a szöveget a példából). A címzettnek fizikailag képesnek kell lennie arra, hogy elolvassa az Ön levelét, és cselekedjen az alapján. Az ilyen „csend” mentesít a felelősség alól, amiért a beszélgetőpartner nem válaszol. Mint mindig, okosan kell megközelítenie ennek a funkciónak a használatát. Ha valaki időben és rendszeresen válaszol a leveleire, egy ilyen ultimátum, ha nem is sértheti, de egy kicsit stresszessé teheti, vagy olyan döntéshez vezethet, hogy nem most válaszol a levélre, hanem arra kényszerít, hogy várjon péntekig.

Mellékletek

A levelekhez gyakran érkeznek mellékletek: önéletrajzok, kereskedelmi ajánlatok, becslések, ütemtervek, dokumentumok szkennelése - nagyon kényelmes eszköz és egyben népszerű hibák forrása.

Hiba : hatalmas beruházási méret. Gyakran kapok 20 MB méretű mellékleteket tartalmazó e-maileket. Általában ezek egyes dokumentumok TIFF formátumú, 600 dpi felbontású szkennelései. A levelező e-mail programja szinte biztosan lefagy néhány percre a melléklet előnézetének betöltésére tett hiábavaló kísérlet miatt. És ne adj isten, hogy a címzett okostelefonon próbálja elolvasni ezt a levelet...

Én személy szerint azonnal törlöm az ilyen leveleket. Nem szeretné, hogy e-mailje a kukába kerüljön, mielőtt elolvasná? Ellenőrizze a befektetés nagyságát. Javasoljuk, hogy ne legyen több 3 MB-nál.

Mi a teendő, ha meghaladja?

• Próbálja újra beállítani a szkennert egy másik formátumra és felbontásra. Például a PDF és a 300 dpi elég jól olvasható szkennelést eredményez.
• Gondoljon az olyan programokra, mint a WinRar vagy a 7zip archiváló. Néhány fájl tökéletesen tömöríthető.
• Mi a teendő, ha a melléklet hatalmas, és nem tudja tömöríteni? Például egy majdnem üres könyvelési adatbázis 900 MB súlyú. A felhőalapú információtárolók segítségére lesznek: Dropbox, Google Drive és hasonlók. Egyes szolgáltatások, például a Mail.ru, a hatalmas mellékleteket automatikusan felhőalapú tárhelyre mutató hivatkozásokká alakítják. De inkább magam kezelem a felhőben tárolt adataimat, ezért nem fogadom szívesen a Mail.ru automatizálását.

És még egy nem teljesen nyilvánvaló ajánlás a befektetésekkel kapcsolatban - az övék Név . A címzett számára érthetőnek és elfogadhatónak kell lennie. Egyszer mi a cégnél egy kereskedelmi ajánlatot készítettünk elő... legyen az Fjodor Mihajlovics Dosztojevszkij. Levelet kaptam a menedzsertől jóváhagyásra egy CP-tervezettel, a mellékletben pedig egy „ForFedi.docx” nevű fájl is volt. A menedzser, aki ezt küldte nekem, egy párbeszédet folytatott, ami valahogy így hangzott:

Kedves menedzser! Ön személyesen készen áll arra, hogy felkeresse ezt a tisztelt embert, és a szemébe Fedyának szólítsa?

Valahogy nem, megbecsült ember, mindenki a kereszt- és családnevén szólítja.

Miért nevezte el a mellékletet „Fedinek”? Ha most elküldöm neki, szerinted fog tőlünk baltákat vásárolni ezzel a CP-vel?

Később át akartam nevezni...

Miért készítsen időzített bombát - egy potenciális ügyfél visszautasítását - vagy készítsen többletmunkát magának a fájl átnevezésével? Miért nem nevezi el azonnal helyesen a mellékletet: „For Fjodor Mikhailovich.docx” vagy még jobb - „KP_Sky_Axes.docx”.

Tehát többé-kevésbé „arcként” rendeztük az e-maileket. Térjünk át arra, hogy az e-mailt a hatékony munka eszközeként tekintsük, és beszéljünk a figyelemelterelő összetevőiről.

Betűkkel való munka

Az e-mail erős figyelemelterelő. Mint minden figyelemelterelést, az e-mailt is a szabályok szigorításával és a munkabeosztások bevezetésével kell kezelni.

Legalább ki kell kapcsolnia ÖSSZES értesítést a levelek érkezéséről. Ha az e-mail kliens alapértelmezés szerint be van állítva, hangjelzéssel értesítjük, az óra melletti ikon villog, és megjelenik a levél előnézete. Egyszóval mindent megtesznek, hogy először elszakítsanak a fáradságos munkától, majd az olvasatlan levelek és a meg nem nézett levelek szakadékába sodorjanak – mínusz egy-két óra az életedből.

Vannak, akiknek erős akaraterejük van, ami lehetővé teszi, hogy ne vonják el figyelmüket az értesítések, de a hétköznapi emberek jobban járnak, ha nem kísértik a sorsot, és kikapcsolják őket. A Mozilla Thunderbirdben ezt az "Eszközök" → "Beállítások" → "Általános" → "Ha új üzenetek jelennek meg" menüben teheti meg.

Ha nincsenek értesítések, hogyan értheti, hogy levél érkezett?

Nagyon egyszerű. Ön tudatosan szán időt arra, hogy rendezze leveleit, nyissa meg az e-mail klienst, és lássa az összes olvasatlan üzenetet. Ez megtehető naponta kétszer, például ebédidőben és este, vagy kényszerleálláskor, például forgalmi dugókban.

Az emberek gyakran kérdezik, mi a helyzet a válaszidőkkel és a sürgős levelekkel? Azt válaszolom: nincs sürgős levele a levelében. Hacsak nem az ügyfélszolgálati osztályon dolgozik (ennek az osztálynak megvannak a maga szabályai a levelezéssel való munkavégzésre).

Sürgős levelek esetén a feladó más csatornákon - telefonon, SMS-en, Skype-on - értesíti Önt erről. Ezután tudatosan belép az e-mail kliensébe, és feldolgozza a sürgős leveleket. Minden időgazdálkodási guru (például Gleb Arkhangelsky a „Time Drive”-val) 24 órán belül normál választ ad az e-mailekre. Ez a jó modor szokásos szabálya – ne várjon azonnali válaszokat e-mailben beszélgetőpartnerétől. Ha sürgős levél érkezik, azt gyorsabb kommunikációs csatornákon jelezze.

Tehát kikapcsoltuk az értesítéseket, és most az ütemtervünknek megfelelően bekapcsoljuk az e-mail klienst.

Mit tegyünk, ha elmegyünk a postára, és részt veszünk az „e-mailek rendezése” nevű tevékenységben? Hol van ennek a munkának a kezdete és vége?

Sokat hallottam már a nulla postafiók rendszerről, de sajnos nem találkoztam senkivel, aki használná. Újra fel kellett találnom a kerekemet. Vannak cikkek ebben a témában a Lifehacker oldalon. Például, " ". Az alábbiakban az én értelmezésemben a nulla postafiók rendszerről fogok beszélni. Hálás lennék, ha a GTD guruk véleményeznék és kiegészítenék vagy javítanák a leírt rendszert.

Fontos megérteni és elfogadni, hogy az e-mail nem a tevékenységek ütemezője vagy archívuma. Ezért az Inbox mappának mindig üresnek kell lennie. Ha elkezdi válogatni a beérkező levelek között, ne álljon meg, és ne zavarja el semmi, amíg ki nem ürítette ezt a mappát.

Mi a teendő a postaládájában lévő e-mailekkel? Az egyes betűket egymás után kell végignéznie, és törölnie kell. Igen, csak jelölje ki, és nyomja meg a Törlés gombot a billentyűzeten. Ha nem tudja rászánni magát a levél törlésére, akkor el kell döntenie, mit kezdjen vele.

1. Tudsz rá válaszolni három perc alatt? Muszáj válaszolnom rá? Igen, szükséges, és a válasz nem tart tovább három percnél, majd azonnal válaszoljon.
2. Válaszolnia kell, de a válasz elkészítése több mint három percet vesz igénybe. Ha olyan feladatütemezőt használ, amely lehetővé teszi egy e-mail feladattá alakítását, alakítsa át az e-mailt feladattá, és felejtse el egy időre. Én például az abszolút csodálatos Doit.im szolgáltatást használom. Lehetővé teszi személyes e-mail cím létrehozását: továbbítod a levelet, és feladattá alakul. De ha nem rendelkezik feladatütemezővel, helyezze át a levelet a „0_Run” almappába.
3. Miután gyorsan válaszolt egy levélre, feladattá alakította, vagy egyszerűen elolvasta, el kell döntenie, hogy mihez kezdjen ezzel az üzenettel: törölje vagy küldje el valamelyik mappába hosszú távú tárolás céljából.

Itt vannak a hosszú távú tárolási mappáim.

• 0_Végrehajtás. Nekem nincs ilyen mappám, de ha nincs terveződ, ismétlem, ide rakhatsz részletes munkát igénylő leveleket. Ezt a mappát is rendszeresen tisztítani kell, de átgondolt megközelítéssel, a speciálisan erre kijelölt időpontban.
• 1_Ref. Ide raktam a háttér-információkat tartalmazó leveleket: üdvözlő levelek különböző webszolgáltatások bejelentkezési adataival, jegyek a közelgő járatokra stb.
• 2_Projektek. Itt tároljuk az aktuális kapcsolatokat ápoló partnerekkel és projektekkel kapcsolatos levelezés archívumát. Természetesen minden projekthez vagy partnerhez külön mappát hoztak létre. A partner mappájába nem csak az alkalmazottaitól, hanem a Neb munkatársaitól a partnerrel kapcsolatos leveleket is elhelyezem. Nagyon kényelmes: ha szükséges, a projekttel kapcsolatos összes levelezés néhány kattintással kéznél van.
• 3_Múzeum. Ide tettem azokat a leveleket, amiket kár lenne törölni, és a hasznuk nem nyilvánvaló. A „2_Projects” bezárt projekteket tartalmazó mappák is ide költöznek. Röviden: a „Múzeum” tárolja az első eltávolításra jelölteket.
• 4_Dokumentumok.Íme a levelek elektronikus dokumentummintákkal, amelyek a jövőben hasznosak lehetnek az elszámoláshoz, például az ügyfelektől származó egyeztető jelentések, utazási jegyek. A mappa sok hasonlóságot mutat a „2_Projects” és „1_Reference” mappákkal, csak a könyvelési információk, a „2_Projects” mappában pedig a kezelési információk tárolódnak. A „4_Documents”-ban holt információ, a „2_Projects”-ben pedig élő információ található.
• 5_Tudás. Ide csak az igazán hasznos hírleveleket teszem fel, amikhez szeretnék egy idő után visszatérni inspirációért vagy megoldásokért.

Vannak más levelezőprogram-beállítások is, amelyek fontosak a rendszer működése szempontjából. Először is, a Thunderbirdben alapértelmezés szerint van egy „Üzenetek megjelölése olvasottként” jelölőnégyzet. Ezt inkább tudatosan csinálom, szóval le a zászlóval! Ehhez lépjen az „Eszközök” → „Beállítások” → „Speciális” → „Olvasás és megjelenítés” menübe.

Másodszor, használjuk szűrők . Korábban aktívan használtam olyan szűrőket, amelyek a feladó címe alapján automatikusan továbbították a leveleket a megfelelő mappákba. Például egy ügyvéd levelei az „Ügyvéd” mappába kerültek. Több okból is elhagytam ezt a megközelítést. Először is: az ügyvéd levelei az esetek 99%-ában valamilyen projekthez vagy partnerhez kapcsolódnak, ami azt jelenti, hogy át kell helyezni a partner vagy projekt mappájába. Másodszor: úgy döntöttem, hogy növelem a tudatosságot. Önnek magának kell eldöntenie, hogy egy adott levelet hol kell tárolni, és kényelmesebb, ha a feldolgozatlan üzeneteket csak egy helyen keresi - a beérkező levelek között. A szűrőket most már csak arra használom, hogy mappákba rendezzem a különféle rendszerekből érkező, automatikus szabályos leveleket, vagyis azokat, amelyekhez nem kell döntést hoznom. A Mozilla Thunderbird szűrői az „Eszközök” → „Üzenetszűrők” menüben állíthatók be.

Tehát megfelelő megközelítéssel az e-mailek napi 10-60 percet vesznek igénybe, a levelezés mennyiségétől függően.

Igen, és még egy dolog. Kikapcsoltad már az új levelek érkezéséről szóló értesítéseket? ;)