Kirim salinannya melalui email tidak dapat disembuhkan. Secara otomatis mengirim salinan pesan terkirim

Kami mengirim lusinan email setiap hari. Terkadang sangat pesan singkat, misalnya seperti: “Bagaimana kalau kita pergi makan siang?” Terkadang - dengan bantuan yang Anda gunakan untuk mempresentasikan bisnis atau situs web Anda. Ketika surat banyak dan waktu sedikit, kita mulai terburu-buru dan melakukan kesalahan. Biasanya sepele, seperti salah ketik, namun terkadang terjadi hal-hal yang dapat merusak reputasi Anda secara serius dan merusak hubungan Anda dengan klien atau karyawan.

Hal ini dapat dihindari, Anda hanya perlu mengumpulkan dan mengetahui beberapa jebakan. Berikut adalah kesalahan paling umum yang dilakukan saat mengirim email. Bacalah dengan cermat dan ingatlah bahwa pertama-tama Anda perlu mengambil jeda sejenak, memeriksa apakah semuanya sudah beres, dan baru kemudian klik tombol “Kirim”.

Anda mengetik alamat yang salah

Kesalahan paling umum dan paling tidak menyenangkan. Bayangkan Anda ingin mengirim foto yang bersifat pribadi ke teman, tetapi Anda secara otomatis mengetikkan alamat atasan atau pelanggan Anda. Dan hanya setelah surat itu pergi barulah Anda menyadari dengan ngeri apa yang baru saja terjadi. Jika ada penghiburan, masing-masing dari kita pernah mengalami situasi ini setidaknya sekali dalam hidup kita: pengacara mengirim dokumen rahasia ke pihak lawan, desainer mengirim tata letak situs web ke klien yang salah, dll. Namun ketika hal ini terjadi pada kita, seolah-olah tanah tersebut lenyap dari bawah kaki kita.

Untungnya, banyak layanan email, misalnya Gmail, yang memiliki fungsi. Nyalakan dan tentukan interval waktu yang besar – lebih senyap lho.

Anda lupa tentang lampirannya

Anda menulis bahwa file tertentu dilampirkan pada surat itu, tetapi Anda lupa melampirkannya. Kesalahan umum lainnya yang seringkali berujung pada kesalahpahaman dan permintaan maaf. Di satu sisi, tidak apa-apa, tidak ada orang yang sempurna, tetapi lebih baik periksa semuanya terlebih dahulu baru kemudian kirimkan suratnya. Dan untuk menghindari pertanyaan dari penerima, sebaiknya cantumkan semua file terlampir langsung di badan surat. Misalnya seperti ini:

Halo, Maksim! Saya mengirimi Anda beberapa file, terlampir:

Perjanjian Layanan

GIF dengan kucing

Anda tidak memikirkan desainnya

Mereka menyambut Anda, seperti yang Anda ingat, dengan pakaian mereka. Jika Anda ingin mencegah email Anda membuat Anda ingin segera menghapusnya, kerjakan formulirnya. Mereka mengatakan Anda perlu mencurahkan waktu sebanyak untuk kontennya. Untungnya, hari ini mudah. Untuk melakukan ini, kami sarankan menggunakan aplikasi Wix ShoutOut, memilih template yang sesuai dan menambahkan teks Anda ke dalamnya. Tidak diperlukan pengetahuan khusus, cukup pastikan semuanya terlihat rapi dan indah. Omong-omong, buletin yang bagus memiliki rahasia dan aturannya sendiri, jadi kami sarankan untuk membaca direktur pemasaran email kami. Jangan berterima kasih padaku.

Anda tidak menentukan subjek surat itu

Subjek surat mempunyai peran yang kurang lebih sama dengan judul teks. Itu muncul di sebelah nama Anda, penerima melihatnya dan memahami apa yang Anda kirimkan kepadanya: faktur, hasil rapat, tawaran pekerjaan, tata letak situs web, dll. Ingatlah bahwa topiknya harus dirumuskan dengan jelas sehingga jika perlu, seseorang akan segera menemukan surat Anda, dan meyakinkan agar dia tertarik, jika kita berbicara tentang, katakanlah, buletin. Belum lama ini kami menulis tentang bagaimana, jika Anda lupa, ada baiknya Anda membaca kembali.

Anda tidak menyimpan draf

Jika Anda suka menulis surat di editor teks, simpanlah sesering mungkin, jika tidak, Anda akan menulis surat sepanjang hari, lalu tiba-tiba komputer Anda macet dan semuanya hilang. Atau tulis langsung di layanan surat - maka semua sketsa Anda akan otomatis disimpan di folder “Draf”.

kamu tidak sopan

Kesopanan dalam korespondensi tidak kalah pentingnya dengan dalam kehidupan. Berikut aturan dasar yang harus dipatuhi oleh setiap orang:

Selalu berterima kasih kepada pengirim suratnya, terutama jika Anda melihat dia melakukan pekerjaannya dengan baik. Ingatkah saat kita semua diajari kata-kata “ajaib” semasa kecil? Jangan sampai kita melupakannya, meskipun kita sudah dewasa.

Tetaplah tenang, meskipun masalahnya sangat mendesak dan penting. Kegugupan dan celaan pasti tidak akan membawa kebaikan.

Mulailah dan akhiri surat Anda dengan frasa umum. Tingkat formalitas akan bergantung pada dengan siapa Anda berkorespondensi. Jika ini atasan Anda atau sekadar pejabat, jangan gunakan “Halo”, “Sampai jumpa”, atau “Ciuman”. Dan sebaliknya, jika Anda menulis surat kepada kolega atau teman, Anda dapat melakukannya tanpa kalimat tradisional “Hormat kami”.

Anda tidak mengoreksi teksnya

Kesalahan ketik dapat merusak keseluruhan kesan, jadi bacalah kembali surat tertulis dengan cermat, sebaiknya beberapa kali. Jika Anda ragu tentang ejaan atau sintaksis, kunjungi Gramotu.ru. Lebih baik mengukur tujuh kali, yaitu memeriksa, daripada meminta maaf atas kesalahan ketik dan membuktikan bahwa Anda benar-benar melek huruf.

Dan omong-omong: jika Anda takut mengirim surat yang belum selesai secara tidak sengaja, tulis dulu seluruh teks secara lengkap, baru kemudian ketikkan alamat penerima.

Anda tidak mencantumkan orang yang tepat pada salinan surat itu

Mari kita cari tahu siapa yang sebenarnya menerima surat Anda. Bidang Kepada adalah penerima utama. Bidang "Ss" - orang yang akan menerima salinannya. Ia tidak terkait langsung dengan persoalan yang dibicarakan, namun ingin atau perlu waspada. Bidang "Bcc" adalah penerima yang tersembunyi. Anda menambahkannya, namun penerima utama tidak melihatnya. Dan di sini Anda perlu berhati-hati: Anda dapat mengacaukan Cc dan Bcc, dan kemudian penerima akan mengira bahwa dia sedang dimata-matai.

Ingatlah bahwa penting bagi sebagian orang untuk menyadari apa yang sedang terjadi. Anda tentu tidak ingin mendengarkan celaan tentang “Bagaimana mungkin Anda tidak menambahkan saya ke salinannya?! Saya mengerjakan proyek ini selama dua bulan!” Jika ragu, tambahkan semua orang yang ada hubungannya dengan pertanyaan tersebut. Mungkin tidak semua orang akan senang karena perhatiannya teralihkan, tetapi tidak akan ada keluhan terhadap Anda.

Dengan surat lamaran itu baik surat Bisnis, yang diperlukan untuk menjelaskan paket dokumen yang dikirim ke penerima jika dokumen tersebut tidak memuat bagian alamat.

Dengan demikian, Surat lamaran tidak memuat informasi apa pun, tetapi menjalankan tiga fungsi penting:

• mengkonfirmasi fakta pengiriman;
• memberikan daftar dokumen yang dikirim dan petunjuk penanganannya;
• Berkat data pendaftaran, memungkinkan Anda menentukan tenggat waktu.

Seperti kebanyakan surat bisnis, surat lamaran menggunakan kop surat dan menerima nomor referensi pengirim. Tata cara pembuatan surat resmi sudah lebih dari satu kali kita bahas secara detail di majalah, maka sekarang kita akan fokus pada ciri-ciri surat lamaran.

Analisis rinci tentang surat dinas dengan banyak contoh komposisinya tersedia di artikel “Kami membuat surat dinas"

Pola bicara

Dasar surat lamaran adalah daftar lampiran. Teks dokumen ini pendek dan secara kondisional dibagi menjadi dua bagian:

• pesan tentang pengiriman dokumen,
• meminta tanggapan tepat waktu (membaca, menyetujui, mengembalikan salinan yang ditandatangani, dll.).

Bagian pertama biasanya dimulai seperti ini:

• “Dalam pemenuhannya…kami mengarahkan anda…”,
• "Kami mengirimmu..."
• “Kami persembahkan untuk Anda…”

Selanjutnya, Anda dapat menunjukkan tujuan pengiriman dokumen: "untuk persetujuan", "untuk informasi", "untuk tanda tangan", "untuk mengisi"(jika kita berbicara tentang formulir survei atau kuesioner). Kami merekomendasikan penggunaan kata klise “kami mengirimkan Anda” atau “kami mengirimkan Anda”, karena... Anda dapat mengirimkan sesuatu hanya untuk informasi, tetapi tidak untuk ditandatangani atau disetujui.

Bagian kedua mungkin berisi kata-kata berikut:

• “Silakan tanda tangani, segel dan kirimkan satu salinan ke alamat kami…”
• “Kami meminta Anda untuk mempertimbangkan dan mengirimkan kepada kami dalam jangka waktu yang ditentukan oleh hukum…”,
• “Silahkan kirimkan ke alamat kami satu salinan dari dokumen yang telah ditandatangani…”.

Persyaratan “Tandai tentang keberadaan aplikasi”

Seperti yang sudah kami tentukan, hal utama dalam surat lamaran dokumen adalah lampirannya. Oleh karena itu, kami akan memberikan perhatian khusus pada masalah perancangan persyaratan khusus ini. Terlepas dari bagaimana format permohonan, praktik bisnis memerlukan daftar lengkap dokumen yang dilampirkan pada surat, yang menunjukkan jumlah salinan dan jumlah lembar di masing-masing dokumen. Tanpa informasi ini, surat lamaran akan kehilangan maknanya.

Jadi, apabila dokumen yang dikirimkan sudah dilaporkan dalam badan surat, tidak ada gunanya mencantumkan nama mereka lagi. Cukup dengan menyebutkan jumlah lembar dan salinannya. Lihat Contoh 1.

Contoh 1

Sepotong teks dan catatan tentang keberadaan aplikasi (nama aplikasi ditunjukkan dalam teks surat)

Jika lamaran tidak dicantumkan di badan surat, selain data kuantitatif, Anda harus mencantumkan namanya. Jika suatu paket mencakup beberapa dokumen, lampirannya diberi nomor. Lihat Contoh 2.

Ciutkan Pertunjukan

Contoh 2

Sepotong teks dan tanda yang menunjukkan keberadaan aplikasi (nama aplikasi ditunjukkan pada tanda yang menunjukkan keberadaannya)

Ciutkan Pertunjukan

Meskipun GOST R 6.30-2003 menyatakan demikian saat mencantumkan beberapa aplikasi dalam tanda tentang kehadirannya kata generalisasi sebelum titik dua berbentuk tunggal “Lampiran:”; dalam kasus seperti itu, kami tetap menyarankan untuk menulisnya dalam bentuk jamak “Lampiran:”, seperti yang kami tunjukkan pada Contoh 2.

Pertama, ini benar dari sudut pandang aturan bahasa Rusia. Dan kedua, para pengembang GOST ini sendiri kemudian “mengoreksi diri” ketika mereka mulai memberikan penjelasan mengenai penerapannya dalam rekomendasi metodologis mereka. Lihat kutipan dari dua dokumen di bawah ini. Namun banyak orang yang dengan keras kepala terus menulis kata “Aplikasi:” dalam bentuk tunggal, meskipun diikuti dengan daftar beberapa dokumen. Jangan lakukan ini dan kami telah menjelaskan alasannya.

Fragmen dokumen

Ciutkan Pertunjukan

Gost R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk persiapan dokumen"

3.21. ...Jika surat itu mempunyai lampiran yang tidak disebutkan namanya dalam teks, maka sebutkan namanya, jumlah lembarnya, dan jumlah salinannya; Jika ada beberapa lamaran, diberi nomor:

Fragmen dokumen

Ciutkan Pertunjukan

Dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen. Pedoman tentang penerapan Gost R 6.30-2003

3.16. ...Jika surat itu mempunyai lampiran yang tidak disebutkan namanya dalam naskah, maka sebutkan namanya, jumlah lembarnya, dan jumlah rangkapnya, bila lampirannya beberapa, diberi nomor:

Terdapat juga perbedaan mengenai cara penulisan kata “lampiran” di badan surat: dengan huruf kecil atau kapital, dengan atau tanpa tanda “Tidak”. Faktanya adalah Anda dapat menunjukkan nama dokumen terlampir dalam teks surat lamaran dengan cara yang berbeda; bandingkan sendiri dengan melihat Contoh 3: dalam kasus kedua adalah tepat untuk menunjukkan dalam tanda kurung bahwa dokumen tersebut adalah aplikasi, dan dalam kasus berikutnya kami menunjukkan bagaimana hal ini dapat dilakukan dengan cara yang berbeda. Semua pilihan sudah benar, yang penting menjaga keseragaman dalam surat. Atau lebih baik lagi, dalam instruksi manajemen kantor organisasi Anda (atau instruksi lokal lainnya). tindakan normatif, didedikasikan untuk masalah serupa) pilih dan perbaiki satu opsi, maka akan ada keseragaman di semua dokumen dan kebingungan di antara para pelaku akan berkurang.

Contoh 3

Berbagai cara untuk mencantumkan nama lamaran di badan surat

Ciutkan Pertunjukan

Untuk aplikasi terikat, jumlah lembar tidak perlu ditentukan (Contoh 4).

Contoh 4

Deskripsi aplikasi terikat

Ciutkan Pertunjukan

Jika ada begitu banyak lampiran sehingga akan lebih mudah untuk mencantumkannya pada lembar terpisah (ini akan disebut “Inventarisasi lampiran pada surat bertanggal… Tidak…”), maka cukup mengacu pada lampiran seperti itu. inventarisasi dalam surat (Contoh 5).

Contoh 5

Jika ada begitu banyak aplikasi, akan lebih mudah untuk mencantumkannya dalam inventaris terpisah

Ciutkan Pertunjukan

Jika Anda melampirkan surat lain yang memiliki lampirannya sendiri pada surat Anda, Anda perlu memberitahukan hal ini kepada penerima (Contoh 6).

Contoh 6

Lampiran surat mempunyai lampiran tersendiri

Ciutkan Pertunjukan

Terakhir, jika surat Anda ditujukan ke beberapa organisasi sekaligus, dan lampirannya hanya ditujukan kepada salah satu organisasi tersebut (yang lain menerima surat hanya untuk ditinjau), hal ini juga harus disebutkan (Contoh 7).

Contoh 7

Lampiran dikirim hanya ke satu dari beberapa penerima email

Ciutkan Pertunjukan

Catatan tentang adanya lampiran ditempatkan di bawah teks surat dan di atas tanda tangan. Biasanya jarak (indentasi) ini dibuat identik dan sama dengan kira-kira 2-3 spasi baris (hal ini terlihat jelas pada contoh desain huruf utuh pada Contoh 9).

Oleh peraturan umum, jika akta itu mempunyai lampiran, maka di bawah teks dan di atas tanda tangan dibuat tanda yang menunjukkan keberadaannya, dan pada akta yang dilampirkan (masing-masing di bagian kanan atas lembar pertama) tertulis dokumen mana yang merupakan lampirannya. lampiran (dengan sebutan nomor lampiran, jika ada) beberapa), seperti pada Contoh 8.

Contoh 8

Nomor lamaran dan data dokumen utama pada 1 lembar lamaran

Ciutkan Pertunjukan

Tetapi surat pengantar mempunyai fungsi pembukuan atas surat-surat yang dikirimkan, sebagai semacam inventarisasi lampiran-lampiran yang ada di dalam amplop, pada kenyataannya surat-surat yang disebut dalam surat itu sebagai lampiran dikirimkan. Jika surat itu mempunyai fungsi yang berbeda (misalnya untuk penawaran, penawaran untuk menandatangani perjanjian dan mencantumkan syarat-syarat usulan kerjasama), maka dokumen yang “kunci” dalam pengertiannya adalah surat itu, dan lampirannya dokumen hanya akan membantunya memenuhi fungsinya. Tetapi kita berbicara tentang surat lamaran, dan dalam hal ini Anda tidak boleh “merusak” dokumen yang dikirim dengan informasi tentang “inventaris isi dalam amplop” - mis. Tidak perlu memberi tanda seperti itu pada mereka!

Penandatanganan dan pendaftaran dengan pengirim

Penandatangan surat bisnis - sama eksekutif, seperti dalam korespondensi bisnis biasa (biasanya kepala organisasi atau manajer puncak yang berwenang). Jika kita berbicara tentang pengiriman dokumen akuntansi utama, kepala akuntan juga dapat menandatangani surat tersebut.

Untuk mencegah penerima surat kemudian menanyakan semua pertanyaan klarifikasi kepada penandatangannya (ditunjukkan dengan nomor 1 pada Contoh 9), pelaksana juga harus disebutkan dalam dokumen ini (ibid., lihat nomor 2).

Sebelum dikirim, surat lamaran harus diberi nomor keluar (ditunjukkan dengan nomor 3).

Dan penerima akan memberinya nomor masuknya ketika mendaftarkan fakta penerimaan dokumen, sedangkan tanggal penerimaan dan nomor masuk dapat dicantumkan di atasnya (dengan tulisan tangan atau menggunakan stempel, seperti pada Contoh 9 - lihat nomor 4).

Contoh 9

Surat pengantar

Ciutkan Pertunjukan

Contoh 11

Formulir surat lamaran untuk pelamar – perorangan

Ciutkan Pertunjukan

Kejutan bagi pelamar – individu

Kebutuhan untuk menulis surat lamaran untuk dokumen menjadi perhatian semua orang, terlepas dari apakah itu organisasi atau individu. Sedangkan jika orang biasa datang ke suatu organisasi, biasanya tidak ada surat yang dibuat untuk menyertai dokumennya. Sangat disayangkan, karena akan lebih mudah bagi Anda untuk tidak mengingat dan mencatatnya sendiri, tetapi memiliki informasi yang ditulis oleh pengunjung: dari siapa, dokumen apa, ke karyawan Anda yang mana dan mengapa harus dipindahkan. Jika Anda secara sistematis berurusan dengan individu, terutama pada sejumlah masalah standar, dan pada saat yang sama menerima dari mereka dokumen yang dengannya organisasi Anda harus melakukan sesuatu, maka kami menyarankan Anda mengembangkan formulir surat lamaran untuk kasus-kasus tersebut dan menanyakan masing-masing kasus tersebut. orang untuk mengisinya pengunjung. Lihat contoh formulir pada Contoh 11.

Anda akan mendaftarkan formulir yang telah diisi dan memberikan salinan surat dengan nomor masuk kepada pemohon, dan mengirimkan paket dokumen yang diterima darinya melalui rute yang benar. Kemudian, ketika Anda menelepon untuk menanyakan tentang dokumen Anda, orang tersebut tidak lagi bertanya tentang “dacha di Malinovka”, tetapi tentang surat tertentu dengan indeks unik.

Harap ditanggapi dalam jangka waktu tertentu

Banyak organisasi suka segera menetapkan tenggat waktu bagi penerima dalam surat lamaran mereka, dan metodenya bisa berbeda-beda, mulai dari sopan “Tolong tanda tangani dokumennya dan kembalikan dalam waktu sepuluh hari.” menjadi keharusan “Waktu tanggapan terhadap surat adalah 5 hari kerja”. Apakah layak menulis seperti ini? Dan bagaimana menyikapi kondisi seperti itu?

Mari kita ingat hal itu sesuai dengan aturan urusan bisnis. Pedoman ini harus diingat jika tidak ada batas waktu lain dalam surat lamaran.

Hanya organisasi yang lebih tinggi, pengendali atau orang lain yang dapat menetapkan tenggat waktu wajib. agen pemerintah, dokumen peraturan yang mengikat Anda. Para pihak sendiri dapat menyetujui dan mendokumentasikan kewajiban yang ditanggung secara sukarela:

Contoh 10

Batas waktu tanggapan surat dapat ditentukan dalam kontrak

Ciutkan Pertunjukan

Perjanjian tersebut mengatur prosedur pra-persidangan wajib untuk menyelesaikan perselisihan dan perselisihan. Salah satu Pihak yang meyakini bahwa haknya berdasarkan Perjanjian ini telah dilanggar wajib mengirimkan tuntutan tertulis yang beralasan kepada Pihak lainnya. Pihak yang menerima tuntutan yang beralasan secara tertulis wajib mempertimbangkannya dan memberikan tanggapan yang beralasan secara tertulis dalam waktu 10 (Sepuluh) hari-hari kalender sejak diterima...

Ketika orang-orang yang setara dalam status perusahaan sedang berkomunikasi (jika sebelumnya tidak ada orang di atas mereka atau mereka belum menetapkan aturan interaksi untuk diri mereka sendiri), Anda dapat meminta tanggapan yang lebih cepat, namun Anda memerlukan alasan yang bagus untuk ini. Misalnya: “Silakan kirimkan kuesioner yang telah diisi dalam waktu empat belas hari, karena kami harus memberikan tanggapan kepada Kementerian Kesehatan Federasi Rusia paling lambat tanggal 1 Oktober 2013.”. Perintah dalam kasus seperti itu salah, termasuk dari sudut pandang etika bisnis.

Menyimpan Surat Pengantar

Surat pengantar menjadi tidak diperlukan segera setelah pelaku mengambil lamarannya dan memastikan bahwa semuanya sudah lengkap. Mulai sekarang, pekerjaan akan dilakukan terhadapnya, dan surat itu harus ditandai sebagai selesai dan ditempatkan di file.

Pertanyaan yang sering muncul adalah bagaimana cara menyimpan surat lamaran dan lampirannya: terpisah atau bersamaan? Biasanya lampiran surat ditempatkan pada file khusus yang disediakan khusus untuk jenis dokumen tersebut. Tidak ada tempat untuk surat pengantar: sertifikat pekerjaan yang dilakukan, faktur, kontrak, dan banyak dokumen lainnya disimpan secara terpisah dan seringkali untuk periode waktu yang berbeda.

Poin ini harus diperhitungkan ketika menyusun daftar kasus. Beberapa perusahaan (dengan volume aliran dokumen yang kecil) membuat satu file “Surat Pengantar” dan menempatkan semua surat semacam ini di dalamnya, terlepas dari apa yang dilampirkan padanya. Yang lain harus membuat beberapa kasus menggunakan surat pengantar dan menempatkannya dalam daftar kasus divisi struktural. Kemudian, misalnya, kontrak yang dikirimkan akan dimasukkan ke dalam file “Perjanjian Layanan”, dan surat pengantarnya akan dimasukkan ke dalam file “Surat pengantar untuk kontrak kegiatan inti”.

Kebetulan surat itu tetap disimpan di perusahaan, tetapi lampirannya tidak. Hal ini berlaku, misalnya, untuk rancangan dokumen (seperti pada Contoh 9). Raperda tersebut belum menjadi dokumen dan kemungkinan besar akan mengalami koreksi lebih dari satu kali dan tidak perlu disimpan.

Seperti yang Anda lihat, tidak ada yang rumit dalam membuat surat lamaran, tetapi surat lamaran itu sendiri tidak hanya dapat menghemat dokumen Anda, tetapi juga waktu.

Sedikit kesulitan, seperti biasa, mungkin timbul ketika sebuah perusahaan menerapkan aturan pembuatan dan penyerahan surat lamaran yang dibuat dengan baik beserta paket dokumennya. Namun masalah ini dapat diselesaikan dengan cukup sederhana dengan menetapkan aturan ini dalam peraturan daerah. Dan manfaatnya sulit ditaksir terlalu tinggi.

Catatan kaki

Ciutkan Pertunjukan

Mengatasi email menggunakan Thunderbird bukanlah tugas yang sulit, namun ada beberapa cara yang dapat dilakukan, dengan beberapa perbedaan dari program email lainnya. Perubahan paling jelas yang diperhatikan oleh orang-orang yang bermigrasi dari produk Microsoft adalah Thunderbird hanya menempatkan satu penerima ke dalam setiap kotak pengalamatan, sehingga menciptakan beberapa kotak pengalamatan ketika ada banyak penerima. Hal ini sama sekali tidak mempengaruhi tampilan surat di mata penerima; ini hanyalah hasil pilihan tata letak yang dibuat di awal proses desain Thunderbird.

Bidang Alamat

Ke: Penerima utama email ini
CC:(Salinan Karbon) Penerima kedua email ini. Penerima akan melihat alamat email mereka di bidang Kepada: dan CC:
SMK:(Blind Carbon Copy) Alamat dalam bidang ini akan menerima surat yang dikirimkan kepada mereka, namun penerima tidak akan mengetahui siapa yang ada di bidang BCC: yaitu mereka yang berada di bidang BCC: akan menerima email tetapi mereka yang berada di bidang Kepada: dan CC: tidak akan tahu siapa yang ada di bidang BCC:

Jika tidak ada isian pada kolom Kepada: tetapi hanya pada BCC: maka surat akan terkirim ke semua penerima BCC dan itu email akan ditampilkan kepada penerima sebagai dikirim ke "penerima yang dirahasiakan" atau kata-kata serupa oleh program email penerima.

Catatan Khusus untuk pengguna Google

Akun email IMAP Google akan menghapus nama-nama dalam daftar BCC dari folder terkirim Anda. Akibatnya pengirim – mis. Anda – tidak akan memiliki catatan kepada siapa email tersebut dikirimkan BCC. Jika Anda memerlukan catatan siapa yang Anda BCC dalam email, Anda harus mencatatnya sendiri secara manual sebelum mengirim email. Ini hanya fitur Gmail.

Memilih entri dari buku alamat Anda

Thunderbird memang menawarkan opsi Tulis jika Anda mengklik kanan Kontak dalam daftar.

Ini berguna jika Anda ingin mengirim hanya satu email, tetapi tidak berguna jika Anda ingin mengirim beberapa orang ke email tersebut. Namun ada kombinasi tombol yang jarang digunakan yang didukung oleh sistem operasi yang memungkinkan Anda memilih beberapa entri dalam daftar seperti yang ada di buku alamat:

Dengan menahan CtrlMemerintah kunci Anda dapat memilih beberapa entri, satu per klik mouse. Mengklik entri dalam daftar yang sudah dipilih akan membatalkan pilihan item tersebut.

Selain itu ada kemampuan untuk menggunakan tombol Shift. Menahan tombol Shift akan memilih semua yang ada dalam daftar di antara klik mouse Anda.

Menggunakan kombinasi Shift dan CtrlMemerintah dalam tindakan yang sama dengan menekan tombol pada waktu yang tepat, Anda dapat menggunakan waktu Anda dengan sangat efisien sambil menyempurnakan daftar yang dipilih.

Memilih entri dari Panel Kontak

Setiap kali Anda mengklik Tulis, Teruskan, atau Balas, Thunderbird membuka jendela komposisi. Salah satu fitur jendela penulisan adalah jendela ini berisi panel Bilah Sisi Kontak tempat Anda dapat melihat semua entri dalam buku alamat Anda. Panel ini dapat diaktifkan dan dinonaktifkan menggunakan tombol F9 , atau dari menu Lihat di jendela komposisi.

Anda dapat memilih entri dari panel ini hanya dengan mengklik dua kali, atau dengan menggunakan tombol di bagian bawah panel

atau dengan mengklik kanan entri yang telah Anda pilih dengan mouse atau tombol Ctrl dan Shift lalu memilih tujuan dari menu.

Setelah Anda memilih opsi tambah, alamat akan ditambahkan ke daftar penerima di bagian atas email, satu baris per penerima.

Anda juga dapat menarik dan melepaskan satu Kontak atau beberapa pilihan Kontak dari bar samping ke dalam kotak pengalamatan mana pun. Berbeda dengan metode lain yang dijelaskan di sini, ini akan menyisipkan beberapa Kontak ke dalam satu kotak pengalamatan, namun perhatikan bahwa Kontak akan diuraikan ke dalam format satu baris per penerima jika Anda mengetik Enter ke dalam kotak pengalamatan.

Komunikasi bisnis adalah dunianya sendiri dengan hukumnya sendiri. Banyak hal bergantung pada cara kita mematuhi undang-undang ini: kesan yang kita berikan terhadap kolega dan mitra, produktivitas kerja, dan bahkan kemajuan karier.

Tempat khusus di komunikasi bisnis sibuk dengan korespondensi bisnis, yang merupakan tanggung jawab sehari-hari sebagian besar pekerja kantoran dan tidak hanya itu. Kemampuan untuk melakukan korespondensi bisnis dengan benar dapat sangat membantu dalam mencapai kesepakatan yang menguntungkan dan membangun citra bisnis Anda.

Mari kita lihat beberapa ciri surat bisnis. Jadi, korespondensi bisnis adalah:

• penggunaan frasa templat dan klise
• netralitas emosional,
• akurasi semantik dan keringkasan presentasi,
• argumentasi yang dibangun dengan baik.

Korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris adalah seperangkat aturan dan klise yang sama, beberapa di antaranya kami sarankan untuk digunakan oleh semua orang yang bekerja dengan mitra asing atau di perusahaan internasional. Kami menyampaikan kepada Anda beberapa frasa berguna yang akan menghiasi korespondensi bisnis Anda. Ungkapan-ungkapan ini akan menekankan profesionalisme Anda dan membantu membentuk citra seorang pebisnis. Mari kita mulai!

1. Silakan temukan terlampir

Mari kita mulai dengan yang klasik. Seringkali Anda harus melampirkannya pada surat berbagai dokumen atau file lainnya. Untuk memberi tahu penerima tentang adanya lampiran, frasa ini sangat cocok. Lagi pula, kata “Lampiran” dalam terjemahan berarti “keterikatan”. Frasa tersebut harus digunakan di akhir surat.

Berikut adalah beberapa contoh penggunaan:

• Silakan temukan terlampir portofolio saya.
• Silakan temukan salinan perjanjian/kontrak terlampir.

2.Saya telah meneruskan

Frasa ini dapat digunakan jika Anda perlu meneruskan email ke penerima lain. Untuk memberi tahu penerima tentang hal ini, frasa “Saya telah meneruskan” adalah kalimat yang sempurna. Misalnya:

• Saya telah meneruskan CV Anna kepada Anda.
• Saya telah meneruskan email John kepada Anda.

3. Saya sudah cc

Seseorang yang belum mengetahui semua rahasia kekhasan korespondensi bisnis mungkin tidak memahami apa arti singkatan aneh ini. Tapi kami profesional. “Saya telah cc'ed” adalah singkatan dari Saya telah menyalin karbon. Ungkapannya berarti "menyalin seseorang untuk menerima surat".

Jadi jika Anda perlu memberi tahu seseorang bahwa Anda telah menyalin penerima lain, silakan gunakan frasa ini. Misalnya:

• Saya telah meng-cc' Sara di email ini.
• Saya telah mengirim cc ke Jack dan Jimmy di email ini.

Adapun singkatan yang tidak boleh digunakan dalam korespondensi bisnis biasanya dibuat pengecualian untuk hal ini.

4.Untuk rincian lebih lanjut

Frasa ini adalah cara yang terbukti untuk mengakhiri surat Anda dengan sopan dalam bahasa Inggris. "Untuk rincian lebih lanjut" berarti "untuk lebih lanjut Informasi rinci", "secara detail". Contoh penggunaan:

• Untuk rincian lebih lanjut, hubungi saya kapan saja.
• Untuk rincian lebih lanjut, tulislah ke Manajer Penjualan kami.

Ungkapan lain yang akan membantu Anda menyelesaikannya dengan sopan adalah “Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya.” Jika diterjemahkan, ini berarti “Jika Anda mempunyai pertanyaan, jangan ragu untuk menulis surat kepada saya.”

5. Saya menantikannya

Ungkapan “menantikan” berarti “menantikan.” Jadi jika Anda menantikan tanggapan atau tindakan lain dari penerima, maka kalimat ini cukup tepat digunakan. Misalnya:

• Saya menunggu jawabanmu.
• Saya menantikan balasan Anda.

Ungkapan ini paling baik digunakan di akhir surat.

Saat menulis surat, Anda harus bersikap sopan meskipun Anda sedang tidak menyukainya. Kemampuan menulis surat yang kompeten dalam situasi apa pun mencerminkan profesionalisme, sopan santun, dan pengetahuan Anda tentang etika bisnis. Sebagai kesimpulan, izinkan kami mengingatkan Anda bahwa dalam korespondensi bisnis Anda harus menunjukkan ketepatan kata dan literasi yang sempurna. Penggunaan singkatan juga tidak dapat diterima (dengan pengecualian yang jarang terjadi).

Tulis email dalam bahasa Inggris dengan benar ya teman-teman! Semoga beruntung!

Cara mengirim dokumen dengan surel untuk boneka, tiga cara sederhana.

Apakah Anda ingin tahu cara menghasilkan uang secara online secara konsisten mulai dari 500 rubel sehari?
Unduh buku gratis saya
=>>

Dengan berkembangnya World Wide Web, semakin banyak cara untuk berkomunikasi antar manusia dari jarak jauh. Sekarang Anda tidak hanya dapat menelepon seseorang tanpa meninggalkan rumah, tetapi juga mengirim email.

Sementara itu, dengan menggunakan email, Anda dapat mengirim surat dengan lampiran berupa berbagai dokumen teks, presentasi, foto, video, dan lainnya. Tentu saja, seluruh proses pengiriman email dengan lampiran cukup sederhana.

Namun, terkadang sulit bagi pengguna pemula untuk mengatasi tugas ini tanpa bantuan dari luar. Artikel ini akan membahas lebih dekat pengiriman email dengan lampiran.

Cara mengirim dokumen melalui email

Meskipun banyak layanan berbeda yang menyediakan kemampuan mengirim surat secara elektronik melalui Internet (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler, dan lainnya), semuanya bekerja berdasarkan algoritma yang sama.

Hanya melampirkan file pada layanan tersebut mungkin sedikit berbeda. Namun secara umum untuk mengirim email dengan lampiran, Anda dapat mengikuti prosedur berikut ini:

• Pertama, Anda harus masuk ke akun Anda di layanan dan klik "Tulis" atau tombol lain yang disediakan oleh layanan surat untuk menulis surat secara elektronik.
• Kemudian tunjukkan di baris “Kepada” alamat email penerima.
• Jika perlu, Anda dapat menentukan subjek surat Anda di kolom “Subjek”.
• Selanjutnya, selain teks biasa, jika Anda perlu mengirim dokumen atau file lain dari komputer, Anda perlu mencari alat yang bertanggung jawab untuk ini pada layanan yang Anda gunakan dan mengkliknya. Misalnya, jika Anda menggunakan Yandex.Mail, Gmail atau Yahoo untuk tujuan ini, maka Anda perlu mengklik ikon dalam bentuk klip kertas, dan di Mail.ru dan Rambler ada tombol “Lampirkan file”.
• Setelah Anda menemukan dokumen yang ingin Anda kirim, klik dengan mouse untuk memilihnya dan klik tombol “Buka”.
• Setelah mengunggah file ke layanan surat, periksa apakah surat tersebut diformat dengan benar (kepada siapa Anda mengirimkannya dan apa sebenarnya). Jika ada lebih banyak dokumen daripada yang Anda butuhkan atau Anda memilih yang salah, maka, biasanya, ikon tempat sampah muncul di sebelahnya di sisi kanan, mengkliknya akan menghapus file yang tidak perlu. Untuk menambahkan dokumen, klik lagi pada penjepit kertas atau “Lampirkan file”.
• Untuk mengirim email ke penerima, klik tombol “Kirim”.

Perlu juga diperhatikan saat menggunakan versi seluler kotak surat, algoritme tindakannya mirip dengan yang diperluas. Artinya, jika Anda sedang dalam perjalanan dan dokumen yang diperlukan ada di ponsel atau tablet Anda, maka jika Anda memiliki aplikasi seluler, bisa juga dikirim melalui email.

Dalam hal ini, isi juga semua bidang yang diperlukan, lalu klik pada penjepit kertas atau “Lampirkan file”, sehingga menambahkan dokumen dan mengirimkannya. Seperti yang Anda lihat, semuanya cukup sederhana dan nyaman.

Kirim tautan

Jika dokumen Anda disimpan di layanan cloud seperti Google Drive, Yandex Drive, dan lainnya, atau Anda membuat dokumen di Google Doc, maka Anda dapat mengirimkan link ke dokumen tersebut.

Untuk melakukan ini, buka dokumen, klik pengaturan akses dan salin tautannya, yang dapat dikirim melalui email. Jika ini adalah dokumen yang disimpan di Drive, maka Anda dapat mendownloadnya ke komputer Anda; jika ini adalah dokumen di Google Docs, maka Anda dapat bersama-sama mengeditnya, membuat perubahan, memberi komentar, dan sebagainya.

Kata

Jika Anda menggunakan program Word untuk membuat dan mengedit dokumen, Anda dapat mengatur fungsi pengiriman email satu kali dan kemudian menggunakannya.

Petunjuk:

Perhatikan panel paling atas yaitu tab – mailings. Ikon baru akan muncul di sana, dengan nama yang Anda berikan.

Sekarang, setelah membuat atau mengedit dokumen, klik ikon ini. Anda hanya perlu menunjukkan email penerima, dan dokumen akan dikirim ke alamat yang ditentukan.

Cara mengirim dokumen melalui email, ringkasan

Saya menunjukkan kepada Anda tiga cara mengirim dokumen melalui email, pilih salah satu yang paling nyaman bagi Anda. Setelah Anda mengirim surat, Anda akan memahami bahwa tidak ada yang rumit dalam proses ini.

Hal utama yang harus dipahami adalah Anda tidak mengirim dokumen kertas, itu tetap pada Anda. Anda mengirimkan salinan elektroniknya, dan penerima akan mencetaknya sendiri jika perlu.

Namun untuk mengirim dokumen apa pun dalam bentuk kertas asli, Anda harus menggunakan surat biasa kami dan mengirimkan dokumen tersebut melalui pos tercatat.

Artikel bermanfaat:

P.S. Saya melampirkan tangkapan layar penghasilan saya di program afiliasi. Dan saya ingatkan Anda bahwa siapa pun bisa mendapatkan uang dengan cara ini, bahkan seorang pemula! Yang penting melakukannya dengan benar, artinya belajar dari mereka yang sudah menghasilkan uang, yaitu dari para profesional bisnis internet.

Dapatkan daftar Program Afiliasi yang terbukti di tahun 2018 yang menghasilkan uang!


Unduh daftar periksa dan bonus berharga secara gratis
=>> “Program afiliasi terbaik tahun 2018”