Перечисление зарплаты через банк. Безналичный порядок выплаты заработной платы

Выплата заработной платы должна осуществляться регулярно на любом предприятии, где используется труд наемного персонала. Как и у любой другой операции, здесь есть некоторые важные особенности, о которых обязательно должен знать бухгалтер, ответственный за расчет зарплаты в программах 1С. В данной статье разберемся, как выплатить заработную плату в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.

Первым делом, необходимо настроить основные способы выплаты, для этого в программе предусмотрено несколько уровней.

Можно сделать настройки:

1) для организации

2) для конкретного подразделения

3) для конкретного сотрудника, если способ выплаты ему зарплаты отличается от общего.

В рамках данной статьи мы рассмотрим два способа выплаты зарплаты:

Через кассу предприятия;

Через банк без зарплатного проекта.

Если сотрудники получают заработную плату через кассу организации, то необходимо установить соответствующую настройку, а затем отражать факт выплаты зарплаты документом «Ведомость в кассу».

Заполняем документ нажатием на соответствующую кнопку, автоматически определяется сумма к выплате с учетом всех начислений и удержаний сотрудника за месяц за минусом уже выплаченных ранее сумм. Также при заполнении ведомости определяется налог на доходы физических лиц к удержанию с этой зарплаты.

В данном документе есть возможность округлить значения сумм к выплате и изменить процент выплаты, если возникает ситуация, когда в организации нет возможности в данном месяце выплатить сотрудникам зарплату в размере 100%.

Из документа можно получить следующие печатные формы.

Документ «Ведомость перечислений на счета» нужен для того, чтобы отразить выплату заработной платы через банк без зарплатного проекта.

При этом необходимо указать данную настройку в карточке сотрудников, для которых используется этот способ выплаты заработной платы (установить переключатель в положение «Перечислением на счет в банке, и указать номер счета»). Заполняем в документе дату, месяц начисления и характер выплаты. Также здесь указывается банк. Заполнение табличной части происходит по кнопке «Заполнить». При необходимости данные можно добавить в ручном режиме по кнопке «Добавить».

После проверки заполненных данных документ можно провести, при этом списывается задолженность организации перед сотрудниками, регистрируется удержанный налог на доходы физических лиц. Также имеется возможность установить для документа пометку «Передан для выплаты», после этого данный документ становится недоступным для редактирования.

Если возникла необходимость, то можно ввести сведения о незачисленной заработной плате. После заполнения и проведения данного документа зарплата будет считаться невыплаченной, НДФЛ неудержанным.

У документа есть печатные формы:

Реестр перечисленных сумм НДФЛ;

Список перечисляемой в банк зарплаты.

В данной статье мы рассмотрели два самых распространенных способа выплаты заработной платы в организации. В том случае, если какая-то из ведомостей на выплату зарплаты не заполняется автоматически при наличии задолженности перед сотрудниками, то, первым делом, проверьте настройки выплаты, о которых шла речь в начале статьи. Например, если для сотрудника указан способ выплаты зарплаты «Через кассу», а затем вы хотите его увидеть в автоматически заполненной ведомости перечислений на счета, то столкнетесь с определенными трудностями, поэтому подойдите внимательно к вопросу настроек.

Перечисление заработной платы на карту работника регламентируется статьей 136 Трудового кодекса РФ, которая обязывает работодателя выплачивать заработную плату в месте выполнения работником работы, то есть, если перевести с юридического языка на русский, то выплата производится наличными средствами в кассе работодателя, а именно там, где работник работает. Но чаще всего заработная плата выплачивается по безналичному расчету.

А 136 статья ТК РФ нам говорит, что — « выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором».

Работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы, но не позднее чем за пять рабочих дней до дня выплаты заработной платы.

Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором, локальными нормативными актами работодателя или трудовым договором.

Так вот, перечисление зарплаты на карту работнику, а именно на какой счет, решает сам работник, а не работодатель.

Неправомерно, когда организация имеет зарплатный проект и заставляет всех своих работников подключаться именно к этому зарплатному проекту. За много лет работы в кадрах пришлось столкнуться с ситуацией, когда при приеме на работу сотрудника приходится говорить: «Давайте решать с вами вопрос, как оформлять заработную плату. Работник выкладывает на столе веером банковские карты и спрашивает: «С каким банком у вас зарплатный проект, давайте подберем карту. У меня от каждого работодателя осталось по карте, я и карту не закрыл и на счету остались какие-то деньги. Поэтому давайте подберем тот банк, банковская карта которого у меня есть в наличии, мне не нужна еще одна карта».

Сейчас, при трудоустройстве, работник уже имеет банковскую карту, на которую он готов получать заработную плату.

Трудовое законодательство говорит о том, что это деньги работника, это он решает, как ему удобней их получить, в каком банке и на какой лицевой счет. При этом, работник вправе изменить банковскую организацию, известив об этом работодателя всего лишь за 5 дней, до дня, предшествующего перечислению заработной платы.

Может возникнуть такая ситуация, когда работник имеет несколько банковских карт от различных банков, на одной карте у него кредит и ему удобно, чтобы банк списывал с лицевого счета определенную сумму, со второй картой ему удобно ездить за границу, другая карта Сбербанка, банкоматы которого находятся на каждом углу и мне удобно пользоваться картой в текущей жизни. Поэтому, работник просит перечислять ему заработную плату за один период на одну карту, за другой период перечислять на вторую карту, а заработную плату за следующий период — на третью карту и потом повторить.

Это право работника и он сам решает, на какой счет перечислять ему заработную плату. А так как заработная плата перечисляется каждые две недели, то работник вправе каждые две недели менять банковскую организацию, главное, чтобы он успел, не менее чем за 5 дней, вас об этом известить в письменной форме с указанием новых банковских реквизитов и счета, на который необходимо перевести зарплату.

Бухгалтерия, в свою очередь, обязана перечислить заработную плату работника именно на тот счет, который указал работник в своем заявлении. Это условие обязательно должно быть отражено в трудовом договоре работника и он должен знать о своем праве при смене банковской организации.

Да, у нас не любят бухгалтера, когда им создают лишние телодвижения и ссылаются на то, что это не возможно, и что производится только по зарплатному проекту организации. Но это не так, бухгалтер в данном случае лукавит, так как любая программа, которая автоматизирует расчет зарплаты, позволяет вводить неограниченное число зарплатных проектов и делать выбор, на какую карту и в какую банковскую организацию перечислять работнику заработную плату.

Еще раз хочу напомнить, что это деньги работника и ему решать, куда переводить их. Как удобно, так и делаем для работника.

Теперь при приеме на работу у вас не будет вопросов о перечислении зарплаты на карту работника .

Каждый работник, согласно действующему законодательству, имеет право на получение заработной платы ежемесячно . И только он выбирает способ, с помощью которого ему удобно и целесообразно получать заработанные деньги.

Регламент и нормативные акты

Процесс перечисления зарплаты непосредственно на карточку сотрудника регламентируется нормами действующего законодательства, в частности – ст. 136 ТК РФ . Именно посредством данного законодательства оговаривается обязательство работодателя по выплате заработной платы в месте, где работник исполняет свои должностные обязанности.

Если перевести на простой язык, то выплата осуществляется наличными средствами в кассе нанимателя . Но в связи с развитием современных технологий в целях упрощения этого процесса выплата заработной платы осуществляется непосредственно на карту сотрудника .

Согласно ст. 136 ТК РФ, выплата заработной платы осуществляется работнику в месте, где он исполняет свои должностные обязанности, или же происходит перевод денежных средств в банковское кредитное учреждение, указанное в заявительной бумаге сотрудника на базе условий, которые определены в рамках коллективного или трудового договора.

При желании сотрудник вправе сменить банк, с которым он сотрудничает, сообщив об этих изменениях работодателю в письменной форме, указав новый набор реквизитов. Однако уложиться нужно в сроки, составляющие 5 дней до дня выплаты зарплаты .

Переход с наличных средств на безналичную оплату

Ст. 136 ТК РФ подчиняются абсолютно все категории работников и работодателей . В классическом представлении выплаты осуществляются по месту выполнения сотрудником его обязанностей, однако при желании работник может привязать к собственной получке карточный счет, для этого ему необходимо составить заявление, которое включает в себя определенный набор необходимых сведений :

• название работодателя, ФИО и должность, которая закреплена за главным сотрудником, регулирующим этот процесс;
• данные о заявителе, носящие персональный характер;
• название документа – так и указывается «заявление о перечислении ЗП на карточку»;
• далее следует основной текст, в котором отмечается следующее «прошу перечислять мою зарплату и другие выплаты на банковскую карту по реквизитам (указываются конкретные данные);
• завершается заявление указанием даты, в которую оно было подано, а также росписью.

Практически в каждом финансовом учреждении для лиц, у которых есть наемные сотрудники, предусмотрены специальные зарплатные проекты . Если нанимателем выбирается безналичный расчет, ему необходимо следовать определенному алгоритму действий :

1. Заняться подготовкой нужного набора документации.
2. Совершить заключение договора об обслуживании счетов работников.
3. Выдать работникам карточные продукты.

Если переход осуществляется с системы выплат по наличным средствам на сотрудничество с финансовыми организациями, локальные нормативные акты будут подлежать дополнительным корректировкам и соглашениям.

Выбор зарплатного банка

Согласно №333-ФЗ , для банков, которые может выбрать сотрудник в целях получения заработной платы, сегодня не имеется каких-либо серьезных ограничений .

Работодатель получает максимальную выгоду в том случае, когда всех работников обслуживает одна банковская организация в рамках единого зарплатного проекта. Если же необходимо будет часть денег перечислять в другой банк, это потребует выплаты дополнительной комиссии .

Если вдруг сотрудника не устраивает основной банк-партнер, и он пишет соответствующее заявление в целях изменения кредитной организации, следует поинтересоваться, какой банк готов предложить наиболее оптимальные условия . Лучше всего завести отдельную карту и отдельный зарплатный счет. Также выбор пластика должен базироваться на стоимости его обслуживания и возможности снятия наличных в банкоматах без комиссионных отчислений.

Подача документов

Чтобы обеспечить перечисление заработной платы на счета других работников, необходимо предоставить в банковскую организацию определенный документационный пакет :

• документ платежного характера;
• реестр на то, чтобы осуществить перечисление денег.

Составление этих бумаг может быть осуществлено в бумажной или электронной форме . Порядок, в котором бумаги принимаются, отзываются и возвращаются, устанавливается строго финансовой организацией.

Все эти сведения должны указываться в договорных соглашениях с финансовой организацией в частном порядке. В рамках реестра должны содержаться следующие важнейшие сведения :

• о работниках, которые будут получать денежные средства;
• о банках, в которых у них имеются открытые счета по заработной плате;
• даты и номерные значения платежной документации, а также ее суммарный объем;
• суммы отдельно для каждого сотрудника.

Если стороны придут к общему соглашению, можно будет указать некоторые дополнительные данные.

Проводки по бухгалтерии

Порядок отражения перечисленных в качестве зарплаты денег имеет зависимость от того, куда именно поступают средства:

• на банковский счет, в котором есть открытые карточки работников;
• на персональные счета.

Чтобы иметь более детальное представление о проводимых мероприятиях, необходимо отразить несколько бухгалтерских записей :

1. Дт 76 Кт 51 – перевод денежных средств в качестве выплаты заработной платы на базе выписки.
2. Дт 70 Кт 76 – зачисление средств на зарплатные карточки.
3. Дт 70 Кт 51 – непосредственное перечисление заработной платы на персональный счет сотрудника.
4. Дт 44 Кт 70 – проводка означает, что произошло начисление заработной платы сотрудникам, работающим в отделе продаж.
5. Дт 70 Кт 68 – удержание НДФЛ с заработной платы работников.
6. Дт 91 Кт 51 – оплата банковских сервисов, связанных с изготовлением соответствующих карточек.
7. Дт 60 Кт 51 – перечисление аванса за обслуживание карт.
8. Дт 73 Кт 76 – процесс отнесения на счет сотрудника затрат по оплате стоимости карты банка.
9. Дт 70 Кт 73 – удержание из ЗП работника стоимости карты банка.

Если бухгалтерия против

Бухгалтерский отдел не всегда рад тому, что сотрудник принимает решение получать свои деньги через другой банк. И это неудивительно, ведь данный факт заметно увеличит их нагрузку. Если все работники получают поступления в одном банке, и находится пара-тройка сотрудников, выбравших другой банк, то для них придется составлять другую ведомость . Что касается норм закона, то они всегда на стороне сотрудника, поэтому при желании сменить банк работодатель обязуется обеспечить такую возможность.

Таким образом, за сотрудником закрепляется право выбора того или иного банка в зависимости от его личного пожелания, и работодатель обязуется обеспечить все условия для его комфорта и удобства.

О порядке выплаты заработной платы на пластиковую карту в 1С подробно представлено в данной инструкции.

Е.В. Орлова , эксперт журнала «Российский налоговый курьер »

Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России

Выплата зарплаты на пластиковые карты - это удобное современное средство расчетов с персоналом по оплате труда, избавляющее компанию от ненужных хлопот и рисков. Кроме того, такая форма выплаты заработной платы вписывается в стандарты цивилизованного корпоративного управления. Конечно, у организации неизбежно появятся дополнительные расходы, связанные с открытием и ведением карточных счетов.

Согласно статье 57 Трудового кодекса условия об оплате труда являются обязательными для включения в . В статье 136 ТК РФ установлено, что заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором. Исключение составляют случаи, когда иной способ выплаты предусмотрен федеральным законом или трудовым договором. Например, при нахождении работника в командировке зарплата может быть выслана ему почтовым или телеграфным переводом.

Исходя из приведенных норм Трудового кодекса, для обеспечения выплаты зарплаты работникам путем перечисления на их личные карточные счета необходимо соблюдение ряда условий.

Когда работодатель может вводить безналичную форму оплаты труда

Согласие работников. Принудить работника получать заработную плату в безналичной форме работодатель не имеет права. В соответствии со статьей 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. И если один или несколько работников по каким-либо причинам (например, отсутствие удобно расположенных банкоматов) не захотят получать зарплату на банковскую карту, работодатель не вправе на этом настаивать и обязан обеспечить выдачу денег из кассы. Иначе подобные действия являются нарушением трудового законодательства, за что предусмотрены штрафные санкции (ст. 5.27 КоАП РФ).

В коллективном или трудовом договоре должны быть зафиксированы, во-первых, принципиальная возможность выплаты зарплаты в безналичной форме и, во-вторых, условия перечисления зарплаты на личные карточные счета работников, включающие порядок распределения расходов, связанных с обслуживанием карточного счета, между сторонами трудового договора. Например, условия могут быть сформулированы так: «Заработная плата по письменному заявлению работника может выплачиваться ему путем перечисления на указанный работником счет в банке. Все расходы, связанные с открытием банковского счета и обслуживанием банковской карты, производятся за счет работодателя».

Обратите внимание: в трудовом договоре предусматривается только возможность получения работниками зарплаты в безналичной форме. Данное условие трудового договора фактически начнет действовать лишь с момента написания работником соответствующего заявления. Условие трудового договора об обязательной выплате заработной платы в безналичной форме не будет соответствовать положениям статьи 9 ТК РФ. На основании названной нормы коллективные договоры, соглашения и трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень гарантий и прав работников, установленных трудовым законодательством.

Работник, согласившийся на выплату зарплаты в безналичной форме, впоследствии может потребовать выплачивать ее наличными денежными средствами. Он также вправе изменить банковский счет, на который ему перечисляется зарплата.

Наличие письменного заявления работника с указанием номера банковского счета и платежных реквизитов. Необходимость представить такое заявление следует из абзаца 3 статьи 136 ТК РФ. Написание заявления целесообразно, когда у сотрудника, пришедшего на работу, уже есть счет в соответствующем банке и он отказывается оформлять зарплатную карту в том банке, который выбрала для него организация. Приводим образец заявления.

В случае массового перехода на безналичную форму оплаты труда (когда у работников еще нет в банке счета) или в ситуации, когда вновь пришедший работник присоединяется к той карточной системе, которая принята в компании, смысла в таком заявлении нет. Ведь работник не может знать номер еще неоткрытого банковского счета. А свое согласие на выплату зарплаты в безналичной форме он выразит, подписав трудовой договор и оформив необходимые банковские документы.

Наличие договора банковского счета, заключенного самим работником или работодателем в интересах работника. Если договор заключил работодатель, работник может отказаться от права, предоставленного таким договором (ст. 430 ГК РФ). Других ограничений по оплате труда безналичным способом законодательство не предусматривает.

Если изначально в коллективном или трудовых договорах не предусмотрена безналичная форма расчетов по оплате труда, а работодатель с согласия работников решил рассчитываться с ними посредством зарплатных карточек, надо внести соответствующие изменения в указанные документы с учетом требований статей 44 и 72 ТК РФ.

Так, с работником следует заключить письменное соглашение об изменении условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ). Если порядок выплаты зарплаты был урегулирован коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, которые обычно являются приложением к коллективному договору, применяются общие правила их изменения, установленные в статье 44 ТК РФ. А именно: коллективный договор изменяется и дополняется в том же порядке, который установлен для его заключения, или в порядке, предусмотренном самим договором. Как правило, это происходит путем проведения коллективных переговоров. Чтобы изменить правила внутреннего трудового распорядка, работодатель обязан учесть мнение представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Процедура учета мнения прописана в статье 372 ТК РФ. Работники, которые не согласны с введением безналичной формы расчетов по оплате труда, могут предпринять меры для урегулирования разногласий по поводу установления и изменения условий труда в порядке индивидуального либо коллективного трудового спора.

Заработная плата, перечисленная на банковский счет в нарушение рассмотренного порядка, не считается выплаченной в установленный срок. Работник имеет право потребовать выплатить ее наличными деньгами в кассе организации с процентами, исчисляемыми на основании статьи 236 ТК РФ. Проценты начисляются независимо от вины работодателя.

Компания, выплачивающая работникам зарплату на карточки, не освобождается от обязанностей, возложенных на нее статьей 136 ТК РФ.

Во-первых, каждого работника нужно извещать о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме выплаты.

Во-вторых, зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в установленные дни. Если день ее выплаты совпадает с выходным или праздником, рассчитаться с сотрудниками нужно накануне.

Договор с банком

Эмиссия банковских карт для физических лиц, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц осуществляется кредитной организацией на основании договора, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт. Об этом говорится в пункте 1.6 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П. Положение в основном регулирует заключение прямых договоров эмитента платежных карт с клиентом, владельцем карточного счета.

На практике между банком - эмитентом карточек и организацией заключается договор на выдачу и использование зарплатной карты держателю - работнику организации. Согласно данному документу банк будет осуществлять выпуск (эмиссию), персонализацию, выдачу и обслуживание банковских карт, открытие карточных счетов со специальным режимом, зачисление по поручению юридического лица денежных средств на картсчета его работников. Юридическое лицо будет обеспечивать надлежащее оформление расчетных документов и оплату услуг банка, связанных с изготовлением зарплатной карты и зачислением денежных средств на карточные счета. По сути, это смешанный договор (п. 3 ст. 421 ГК РФ). И называться он может по-разному:

Договор о порядке предоставления банковских услуг юридическому лицу с использованием расчетных банковских карт;

Договор на выдачу и использование зарплатной карточки ее держателю - работнику юридического лица;

Договор о предоставлении услуг по выдаче зарплаты и других выплат с использованием пластиковых карт;

Договор о порядке выпуска и обслуживания международных дебетовых карт для сотрудников организации;

Договор о сотрудничестве и др.

Работник не является стороной по такому договору.

После заключения договора работники - держатели карточек заполняют заявление-оферту на открытие карточного счета и получение зарплатной карты (ст. 435 ГК РФ). Некоторые банки вместо заявления-обязательства на получение карты заключают с держателем карты (работником) отдельный договор на обслуживание с использованием расчетной банковской карты. Такой договор считается разновидностью договора банковского счета. В любом случае правоотношения по открытию карточного счета держателю карты регулируются элементами договора банковского счета (п. 3 ст. 861 ГК РФ).

Карточный счет открывается на имя каждого работника, а не организации-работодателя. Для открытия такого счета нужна копия паспорта или заменяющего его документа (военного билета) каждого сотрудника, на имя которого выпускается карта.

Особенность картсчетов состоит в том, что они используются только для учета и оплаты операций, совершаемых с использованием банковской карты. На такие счета можно делать взносы наличных денежных средств или переводы с использованием традиционных форм расчетов. Однако расходные операции по этим счетам совершаются только на основании документов, составленных с использованием банковских карт, независимо от того, предоставляется держателю карты кредит или операции совершаются в пределах остатков средств на его счете.

Персональным карточным счетом работник может распоряжаться с помощью зарплатной карты. Карточки именные. Каждому работнику выдается одна карточка, на лицевой стороне которой указывается фамилия, имя держателя, а на магнитной ленте записан его персональный идентификационный номер (ПИН-код). В связи с этим на них распространяются нормы Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1. Это значит, что банк-эмитент обязан предоставить держателю карточки информацию:

Об операциях, которые можно совершать с использованием банковской карты;

О порядке их совершения;

Обо всех суммах, взимаемых с держателя при совершении операций с банковскими картами как на разовой, так и на периодической основе.

Для оформления договорных отношений по реализации зарплатного проекта компания представляет банку необходимый пакет документов. Единого перечня документов, представляемых в банк для получения зарплатной карточки, не существует - каждый банк определяет его самостоятельно. Причем количество документов зависит от того, имеет компания расчетный счет в данном банке или нет.

Компания обязана довести до сведения работников следующую информацию: номера телефонов, адреса банка и его отделений, обслуживающих карту, адреса банкоматов, в которых можно снять наличные деньги с карточки без комиссии, правила пользования зарплатными картами, сроки их действия, виды операций, которые может производить держатель с помощью карты. Работодатель должен также разъяснить работникам, какие действия предпринять, если, по мнению держателя карты, банк неправильно учитывает операции по его картсчету или он не согласен с выписками банка.

В случае потери (или кражи) карточки работник обязан сразу же уведомить банк, чтобы тот смог прекратить движение по карточному счету работника. Работников необходимо известить об ответственности за потерю карточки.

При увольнении держателя зарплатной карточки компания письменно уведомляет банк (эмитента карт) о дате увольнения в сроки, предусмотренные договором на выдачу держателю - работнику юридического лица и использование им зарплатной карточки. Бывший работник может продолжать пользоваться картой, но сразу после увольнения он переходит в разряд платных клиентов: скидки для сотрудников организации на него больше не распространяются и все расходы по обслуживанию пластиковой карточки он будет оплачивать сам.

СПРАВКА

Какие документы потребуются

Компания, которая не имеет расчетного счета в банке-эмитенте, для открытия картсчетов представляет:

Нотариально заверенную копию устава организации;

Нотариально заверенную копию учредительного договора;

Нотариально заверенную карточку с образцами подписей;

Копию свидетельства о государственной регистрации организации;

Копию протокола собрания учредителей (участников) о создании юридического лица;

Копию свидетельства о постановке на учет организации в налоговом органе;

Копию информационного письма территориального органа Росстата о постановке на учет и присвоении кодов;

Документы, подтверждающие полномочия руководителя, главного бухгалтера и других лиц, имеющих право подписи на банковских документах (протокол общего собрания, приказы);

Список доверенных лиц, которым поручено передавать в банк списки и дискеты для зачисления заработной платы сотрудников на картсчета, на фирменном бланке (или со штампом организации);

Список должностных лиц, уполномоченных подписывать списки на зачисление средств на карточные счета сотрудников, с образцами подписей этих лиц и оттисков печатей на фирменном бланке (или со штампом организации);

Список сотрудников (установленного формата) на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;

Анкету организации (установленного образца), подписанную руководителем, главным бухгалтером и заверенную печатью организации;

Договор о предоставлении в пользование и об обслуживании личной банковской карты (или договор об открытии и о ведении картсчета, или договор на обслуживание физического лица - работника организации с использованием расчетной банковской карты), заключаемый банком с каждым держателем карточки (на каждого сотрудника организации);

Заявление-обязательство (установленного формата) с указанием имени каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта;

Копию паспорта каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта, подписанную руководителем и скрепленную печатью организации;

График выплаты заработной платы, заверенный руководителем организации.

На основании представленных документов между банком-эмитентом и организацией заключается договор на выдачу держателю - работнику юридического лица и использование им зарплатной карточки.

Расходы на изготовление карточек, открытие, ведение карточных счетов и зачисление на них зарплаты

Порядок начисления и уплаты сумм комиссий по операциям, совершаемым с использованием банковских карт, регулируется договорами, заключенными между банками и их клиентами, в соответствии со статьей 851 ГК РФ, а также статьями 29 и 30 Федерального закона от 02.12.90 № 395-1.

Договор на выдачу держателю - работнику юридического лица и использование им зарплатной карточки, заключенный между работодателем и банком-эмитентом, является возмездным. Как правило, организация оплачивает услуги банка:

По изготовлению карточек;

Открытию и ведению счетов банковских карт (годовое обслуживание карточных счетов);

Зачислению зарплаты и других денежных выплат сотрудникам в установленном договором проценте от суммы зачислений.

Рассмотрим, как учитываются такие расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Налог на прибыль

При исчислении налога на прибыль расходы на оплату услуг банка по изготовлению карточек не уменьшают налоговую базу. Дело в том, что такие затраты признаются расходами на оплату товаров для личного потребления работников и не учитываются для целей налогообложения на основании пункта 29 статьи 270 НК РФ. Такая же ситуация и с расходами по оплате и ведению карточных счетов работников в банке. Они не уменьшают налоговую базу. Однако комиссию банка за перечисление зарплаты на пластиковые карты работников организация вправе учесть при налогообложении прибыли как прочие расходы в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Затраты должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 13.07.2005 № 03-03-04/1/74 и ФНС России от 26.04.2005 № 02-1-08/80@.

Организации, применяющие в целях налогообложения прибыли для учета доходов и расходов метод начисления, признают расходы в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникли исходя из условий сделок (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Если в договоре предусмотрено получение доходов в течение более чем одного отчетного периода и не оговорена поэтапная сдача товаров (работ, услуг), налогоплательщик определяет расходы самостоятельно исходя из принципа равномерности признания доходов и расходов.

Расходы на услуги банка признаются в момент начисления денежных средств в оплату оказанных услуг либо в момент списания денежных средств со счета (если по договору банк списывает средства со счета в безакцептном порядке).

ПРИМЕР 1

Руководство ЗАО «Стар» решило выплачивать зарплату работникам путем ее перечисления на пластиковые карты. В установленном порядке были заключены дополнительные соглашения к трудовым договорам.

В июле 2008 года организация заключила договор с банком, обслуживающим организацию. В свою очередь банк заключил с работниками отдельные договоры на обслуживание. В ЗАО «Стар» трудится 100 человек. Стоимость изготовления одной пластиковой карты - 200 руб. Годовое обслуживание каждого карточного счета - 300 руб. Комиссия банка за перечисление зарплаты - 0,3% от суммы перевода.

Фонд заработной платы за июль - 500 000 руб. Денежные средства перечислены 31 июля 2008 года.

Таким образом, расходы организации, связанные с оплатой услуг банка, равны 24 000 руб., в том числе:

За изготовление карточек - 20 000 руб. (200 руб.#100 шт.);

Обслуживание карточных счетов за июль - 2500 руб. (300 руб.#100 шт. : 12 мес.);

Комиссия банку за перечисление зарплаты - 1500 руб. (500 000 руб.#0,3%).

Для целей налогообложения прибыли ЗАО «Стар» вправе учесть только 1500 руб. в составе внереализационных расходов. Остальные затраты не уменьшают налоговую базу.

На практике многие организации предусматривают в трудовых договорах обязанность работодателя выплачивать компенсации работникам в размере суммы процентов, удерживаемых банками при снятии работниками с банковских карт наличных денег (зарплаты). Компенсации не учитываются в целях исчисления налога на прибыль, так как не являются расходами организации, связанными с получением дохода. Дело в том, что такие выплаты не подпадают под понятие компенсаций, зафиксированное в статье 164 ТК РФ. Напомним, что согласно названной норме компенсациями признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

Зарплатные налоги

Работник является держателем пластиковой карты. Расходы по ее изготовлению и обслуживанию карточного счета несет организация. Облагаются ли данные суммы НДФЛ и ЕСН?

Объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает. Ведь согласно статье 22 ТК РФ работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату. То есть он обеспечивает своевременное получение работниками зарплаты через кассу организации или любым иным образом, в том числе путем перечисления сумм оплаты труда на карточные счета работников в банках. Аналогичная позиция Минфина России изложена, например, в письме от 19.09.2006 № 03-05-01-04/273.

В соответствии с пунктом 1 статьи 236 НК РФ ЕСН облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам. Указанные выплаты не облагаются ЕСН, если они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном (налоговом) периоде (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Поскольку расходы на оплату изготовления карточки, а также стоимости ее годового обслуживания организация не учитывает при расчете налога на прибыль (п. 29 ст. 270 НК РФ), данные суммы не облагаются ЕСН (письмо Минфина России от 07.02.2005 № 03-05-01-04/19).

Объект обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и база для их начисления совпадают с объектом налогообложения и налоговой базой по ЕСН. Это установлено в пункте 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ. Значит, взносы на обязательное пенсионное страхование также не начисляются.

Бухгалтерский учет

Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, признаются в бухучете в качестве прочих расходов и учитываются на одноименном субсчете 91-2 (п. 11 ПБУ 10/99).

Как правило, организация оплачивает авансом стоимость годового обслуживания карточных счетов. В таком случае, исходя из норм пункта 3 ПБУ 10/99, используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Авансы выданные». Расходы учитываются ежемесячно в размере 1/12 стоимости годового обслуживания.

ПРИМЕР 2

Воспользуемся условиями примера 1. Оплата за изготовление пластиковых карт отражается таким образом:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 51

20 000 руб. - оплачена стоимость изготовления карт;

20 000 руб. - включены в состав прочих расходов затраты на изготовление карт.

При перечислении комиссии банку за перевод заработной платы оформляются аналогичные проводки.

Предположим, ЗАО «Стар» единовременно оплатило стоимость годового обслуживания (с июля 2008 по июнь 2009 года включительно). В июле часть суммы учитывается в расходах. Операции отражаются так:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51

30 000 руб. (300 руб.#100 шт.) - перечислена годовая стоимость обслуживания карточных счетов;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»

2500 руб. (30 000 руб. : 12 мес.) - зачтен частично ранее перечисленный аванс банку-эмитенту за обслуживание карточных счетов;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с банком»

2500 руб. - включены в состав прочих расходов затраты по обслуживанию счетов за июль.

Поскольку для целей налогообложения не учитываются расходы в размере 22 500 руб. (20 000 руб. + + 2500 руб.), в бухгалтерском учете возникает постоянная разница, на которую следует начислить постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). При этом оформляется проводка:

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

5400 руб. (22 500 руб.#24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Сроки выплаты зарплаты

В соответствии со статьей 136 ТК РФ зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным или трудовым договором. Иногда руководители и главные бухгалтеры организаций, упрощая себе жизнь, отступают от данной нормы при выплате зарплаты на пластиковые карты. Впрочем, и сотрудники не возражают против того, чтобы получать ее один раз в месяц. Можно ли в данной ситуации привлечь должностное лицо к административной ответственности за выплату заработной платы на пластиковые карты один раз в месяц?

В статье 5.27 КоАП РФ предусмотрен административный штраф за нарушение законодательства о труде, а не за нарушение прав работника. Невыплата зарплаты каждые полмесяца считается нарушением указанной нормы Трудового кодекса и основанием для привлечения к административной ответственности.

Для должностных лиц размер административного штрафа составляет от 1000 до 5000 руб., для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Налогообложение выплат

Организация самостоятельно удерживает все предусмотренные законодательством налоги и с сотрудников до момента представления в банк документов на зачисление денежных средств на картсчета. Она несет ответственность за налогообложение сумм зарплаты и прочих выплат, зачисляемых на карточные счета сотрудников.

Заработная плата является объектом обложения налогом на доходы физических лиц. Поэтому организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налог рассчитывают в последний день того месяца, за который были начислены доходы за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (п. 2 ст. 223 НК РФ), а удерживается сумма налога организацией - налоговым агентом непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить же в бюджет суммы удержанного НДФЛ при перечислении заработка со счетов организации в банке на счета сотрудников необходимо не позднее дня фактического перечисления дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть не позднее дня, когда деньги будут списаны со счета организации на счет работника. Значит, одновременно с платежным поручением на перечисление зарплаты на карточные счета надо представить в банк на уплату в бюджет НДФЛ. Иначе с организации могут взыскать штраф на основании статьи 123 НК РФ.

Кроме НДФЛ компания должна в тот же срок перечислить страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Что касается ежемесячных авансовых платежей по ЕСН, согласно пункту 3 статьи 243 НК РФ организация перечисляет их в бюджет не позднее 15-го числа следующего месяца. Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование уплачиваются в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж. Основание - пункт 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ и пункт 3 статьи 243 НК РФ.

Здравствуйте уважаемые читатели блога . В очередном материале мы поговорим об отражении самой приятной для работников и душераздирающей для руководства процедуре – выплате заработной платы в 1С ЗУП . В программе предусмотрена автоматизация двух вариантов выплаты: через кассу и через банк. Также существует возможность упрощенного учета выплаты, при котором РКО (Расходный Кассовый Ордер) или документы выплаты через банк вообще не вводятся, а зарплата считается выплаченной при проведении документа «Зарплата к выплате» . О такой возможности упрощенного учета я писал в статье в разделе про настройку «Упрощенный учет взаиморасчетов».

Сегодня же мы поговорим про документ «Зарплата к выплате», про «Расходный кассовый ордер» при отражении выплаты через кассу и про пару документов «Платежное поручение исходящее» + «Выписка из банка на перечисление зарплаты» , которые регистрируют выплату сумм через банк. Также поговорим про лицевые счета и банки в 1С ЗУП.

Выплата зарплаты через кассу в 1С ЗУП

✅

✅

✅

Для начала будем предполагать, что в «Параметрах учета» на закладке «Выплата зарплаты» снята галочка «Упрощенный учет взаиморасчетов» (подробнее об этом писал ). Теперь чтобы зарплата в системе считалась выплаченное будет недостаточно провести лишь документ «Зарплата к выплате» и следует на его основании ввести документ «Расходный кассовый ордер» . Создадим новый документ «Зарплата к выплате». Вообще о том как работать в этом документе я писал в статье из серии обзорных публикаций о последовательности расчета зарплаты в 1С ЗУП: . Итак, в новом документе необходимо заполнить следующие поля:

• Месяц начисления – указываем период, за который выплачивается зарплата. Если в параметрах учета установлена настройка «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления», то при заполнении этого документа будут учитываться лишь суммы начисленные в указанном периоде начисления. Если же этот параметр не установлен в активное положение, то документ заполняется по принципу остатка задолженности перед сотрудником на конец указанного месяца начисления. Подробнее про указанную настройку параметров учета можете также почитать в статье, на которую я уже ссылался чуть ранее – .
• Способ выплаты – может иметь два состояния «через кассу» и «через банк». Выбор определяет набор полей документа, прикрепленных печатных форм, а также определяет тот документ, который будет создаваться «на основании» текущего: либо «Расходный кассовый ордер», либо «Платежное поручение исходящее». Выбираем значение «через кассу».
• Поле «Выплачивать» — определяет то, откуда программа будет брать данные при заполнении этого документ. Мы выберем значение «Зарплата», при этом табличная часть документа будет заполняться всеми начислениями, которые не были выплачены. Также есть значения «Плановый аванс» и «Аванс за первую половину месяца», о которых я писал в статье . Также есть значения для выполнения межрасчетных выплат: «пособия по больничным листам», «отпуск по беременности и родам», «отпускные», «командировочные» — при выборе этих значений при заполнении запрашиваются суммы начисленные только по соответствующим видам начисления. Это основные варианты заполнения данного поля.

Далее нажимаем кнопку «Заполнить» и табличная часть документа заполняется всеми сотрудниками, которым не была выплачена зарплата в указанном месяце начислений. Можно выполнить заполнение сотрудниками по определенному условию «Подбор по условию» или списком «Подбор по списку», а также добавить вручную.

Обычно на практике делается следующим образом. Расчетчик создает документы «Зарплата к выплате» для всех сотрудников. Документ записывает, но не проводит. Из документа распечатывается одна из форм (Т-53 или Т-49) и отдается кассиру.

Если же какой-то сотрудник не получил заработную плату, то устанавливается значение«Задепонировано» .

Далее на основании проведенного документа «Зарплата к выплате» создается и проводится документ«Расходный кассовый ордер» . Если этого не сделать в 1С ЗУП, то зарплата не будет считаться выплаченной и останется задолженность организации перед этими работниками. Итак, создаем документ«Расходный кассовый ордер» на основании «Зарплата к выплате» . В созданном документе заполняются все необходимые поля автоматически. Вручную необходимо ввести лишь поле номер РКО поскольку программа не может знать какой в бухгалтерии номер свободен на момент выплаты зарплаты. Также обратите внимание, что сумма отличается на величину задепонированой выплаты.

После проведения РКО зарплата для этих сотрудников будет считаться выплаченной. При этом документ «Зарплата к выплате» будет закрыт для редактирования. Изменить его можно только после отмены проведения «Расходного кассового ордера».

Также на основании документа «Зарплата к выплате» создается документ «Депонирование организаций» для депонированных сумм.

Выплата зарплаты через банк в 1С ЗУП

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Теперь на примере тех же сотрудников разберемся как в 1С отражается выплата через банк. Также в параметрах учета должна быть снята галочка «Упрощенный учет взаиморасчетов». Перед тем как отражать выплату через банк необходимо заполнить сведения о лицевых счетах сотрудников. Как правило организация заключает с некоторым банком договор на осуществление выплат своим сотрудникам заработной платы на пластиковые карты этого банка. И под каждого сотрудника регистрируется лицевой счет. Эти счета и надо внести в программу. Для этого откроем форму одноименного регистра сведений. В полном интерфейсе доступ к регистру можно получить из пунктов главного меню «Расчет зарплаты по организациям» -> «Касса и банк» -> «Лицевые счета сотрудников организации» .

Пусть лицевые счета есть только у двух из трех сотрудников, которые участвуют в примере. При этом необходимо в соответствующем справочнике создать Банк и заполнить сведения о нем.

После этого жмем кнопку «Заполнить» и табличная часть заполняется теми сотрудниками, у которых есть начисленные и невыплаченные суммы, а также теми, кому мы указали счета чуть раньше для этого самого банка (Иванов не попал, хотя у организации перед ним есть задолженность).

Проводим документ и на основании него создаем документ «Платежное поручение исходящее» . Все поля этого документа будут заполнены автоматически, но вручную придется заполнить номер платежного поручения, поскольку ЗУП не в курсе какие номера заняты и свободны в 1С Бухгалтерии. Также обратите внимание на два поля счет. В первом верхнем указывается номер обычного счета организации открытого в этом банке. Для автоматического заполнения необходимо, чтобы он был указан в справочнике «Организации» для нашей организации. А вот в поле ниже указывается так называемый «зарплатного счета», который открывается при заключении договора выплаты заработной платы через банк. На этот счет совокупной суммой поступают средства для выплаты зарплаты сотрудникам. В программе этот счет указывается в элементе справочника «Контрагенты: Банки» . Банк из этого справочника мы использовали при заполнении сведений о лицевых счетах сотрудников чуть ранее.

Проводим документ «Платежное поручение исходящее». Обращу внимание, что пока зарплата не считается выполненной.

Выгрузка платежных поручений в 1С ЗУП с помощью обработки «Импорт/экспорт операций по лицевым счетам»

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Теперь нам необходимо выгрузить это платежное поручение в формате XML, чтобы потом отправить через один из клиент банков на исполнение в банк. Для этого в программе есть специальная обработка«Импорт/экспорт операций по лицевым счетам» . Доступ к ней можно получить по тому же пути, что и регистр с лицевыми счетами, с которым мы работали чуть ранее. Открываем обработку и переходим на закладку «Экспорт зачисления зарплаты» . В поле «Каталог экспорта» указываем путь, куда мы хотим сохранить XML файл. Номер «Отделения» и «Номер договора» банка также придется указать вручную, почему-то программисты 1С не реализовали хранения этих данных в каком-нибудь справочнике. В табличной части должно отражаться наше платежное поручение. Ставим напротив него галочку и жмем кнопку «Выгрузить».

В результате в указанном каталоге будет сформирован XML файл. Этот файл через клиент банк отправляется в банк. По сути он указывается, что с расчетного счета организации необходимо перечислить на зарплатный счет организации определенную сумму и распределить между лицевыми счетами, указанных сотрудников.

После того как банк выполнит это поручение, необходимо в 1С ЗУП на основании документа «Платежное поручение» создать документ «Выписка из банка на перечисление зарплаты».

Проводим этот документ и вот теперь зарплата сотрудникам считается выплаченной. Получается, что для выплаты необходимо выполнить цепочку из 3 документов:

Cегодня на этом всё! Скоро будут новые интересные материалы на .

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога: