집 » 심리학 » 한 메일에서 다른 메일로 모든 편지 전달을 설정하는 방법! 이메일의 참조 및 숨은 참조. 복사

한 메일에서 다른 메일로 모든 편지 전달을 설정하는 방법! 이메일의 참조 및 숨은 참조. 복사

Microsoft Outlook에서는 보내는 모든 메시지에 대해 자동 숨은 참조(Bcc)가 다른 배포 목록이나 사용자에게 전송되도록 지정할 수 있습니다.

이 규칙이 유용한 한 가지 시나리오는 모든 그룹 구성원이 도움말 센터와 같은 수신 이메일 메시지에 회신하는 경우입니다. 한 그룹 구성원이 메시지에 답장하면 다른 그룹 구성원은 자동으로 답장 사본을 받아 모든 발신 메시지를 최신 상태로 유지합니다.

클라이언트 규칙

규칙 만들기

이제 새 메시지, 메시지 전달 또는 회신 등 메시지를 보낼 때마다 규칙에 지정된 사람이나 그룹이 자동으로 복사 수신자로 추가됩니다. 사람이나 그룹의 이름은 작성 메시지의 참조 줄에 표시되지 않지만 해당 이름은 메시지를 받는 모든 사람에게 표시됩니다.

규칙 비활성화

메일 보기의 탭에서 집버튼을 클릭하세요 규칙 > 규칙 및 경고 관리.

섹션의 탭에서 규칙

버튼을 클릭하세요 좋아요.

규칙 및 경고.

조언:개별 메시지에 대해 이 규칙을 신속하게 비활성화하는 방법에 대한 자세한 내용은 다음 섹션("")을 참조하세요.

카테고리를 사용하여 개별 메시지에 대한 자동 참조를 비활성화하세요.

대화 상자를 탐색할 필요 없이 단일 메시지를 기반으로 자동 새 복사 규칙을 유연하게 해제하려는 경우 규칙 및 경고, 규칙과 함께 Outlook의 범주 기능을 사용할 수 있습니다.

조언:

먼저, 보내는 모든 이메일 메시지에 대해 CC(숨은 참조)를 자동으로 보내는 규칙을 만들어야 합니다.

이 특정 규칙을 클라이언트 규칙. 클라이언트 규칙은 해당 규칙이 생성된 컴퓨터에서만 실행되며 Outlook이 실행 중인 경우에만 실행됩니다. 다른 컴퓨터의 이메일 계정을 사용하여 이메일을 보내면 규칙이 해당 컴퓨터에서 실행되지 않으므로 해당 컴퓨터에서 생성됩니다. 이 규칙을 사용할 각 컴퓨터에 동일한 규칙을 만들어야 합니다.

규칙 만들기

이제 새 메시지, 메시지 전달 또는 회신 등 메시지를 보낼 때마다 규칙에 지정된 사람 또는 배포 목록이 자동으로 복사본 수신자로 추가됩니다. 사람이나 배포 목록의 이름은 작성 메시지의 참조 줄에 표시되지 않지만 해당 이름은 메시지를 받는 모든 사람에게 표시됩니다.

규칙 비활성화

복사본이 자동으로 전송되는 것을 방지하려면 먼저 규칙을 비활성화해야 합니다.

메뉴의 메일에서 서비스버튼을 클릭하세요 규칙 및 경고.

탭에서 이메일 규칙장에서 규칙생성한 규칙에 해당하는 상자를 선택 취소합니다.

버튼을 클릭하세요 좋아요.

이제 다른 사람이나 메일링 리스트에 복사본을 자동으로 보내지 않고도 메시지를 보낼 수 있습니다. 규칙은 대화 상자에서 다시 활성화될 때까지 비활성화됩니다. 규칙 및 경고.

조언:

카테고리를 사용하여 개별 메시지에 대한 자동 참조를 비활성화하세요.

대화 상자를 호출하지 않고 개별 메시지에 대한 새로운 자동 CC 보내기 규칙을 비활성화하려는 경우 규칙 및 경고, Office Outlook 2007에서 사용할 수 있는 범주로 규칙을 설정할 수 있습니다.

지정된 카테고리를 메시지에 추가할 때 규칙이 자동으로 복사본을 보내지 않도록 이전에 생성한 규칙을 수정합니다.

메시지에 대한 자동 참조 규칙을 비활성화하려면 언제든지 해당 메시지에 카테고리를 적용하세요.

조언:카테고리를 생성할 때 키보드 단축키를 지정했다면 사용할 수 있습니다.

메시지를 보내면 자동 복사 규칙이 적용되지 않습니다.

우리는 매일 수십 통의 이메일을 보냅니다. 때로는 매우 짧은 메시지일 때도 있습니다. 예를 들어 “점심 먹으러 갈까요?” 때때로 - 귀하의 비즈니스나 웹사이트를 소개하는 데 도움이 됩니다. 편지가 많고 시간이 부족하면 서두르고 실수를 하기 시작합니다. 일반적으로 오타와 같은 사소한 일이지만 때로는 귀하의 평판에 심각한 해를 끼치고 고객 또는 직원과의 관계를 망칠 수 있는 일이 발생합니다.

이것은 피할 수 있습니다. 단지 수집하고 몇 가지 함정에 대해 알아야 합니다. 이메일을 보낼 때 가장 흔히 저지르는 실수는 다음과 같습니다. 주의 깊게 읽고 먼저 잠시 멈춰서 모든 것이 올바른지 확인한 다음 "보내기"버튼을 클릭해야 함을 기억하십시오.

잘못된 주소를 입력하고 있습니다

가장 흔하고 가장 불쾌한 실수입니다. 개인적인 사진을 친구에게 보내고 싶지만 상사나 고객의 주소를 자동으로 입력한다고 가정해 보세요. 그리고 편지가 떠난 후에야 당신은 방금 무슨 일이 일어났는지 공포에 질려 깨닫게 됩니다. 위로가 된다면 우리 각자는 인생에서 적어도 한 번은 이런 상황에 처해 있었습니다. 변호사가 기밀 문서를 상대방에게 보냈고, 디자이너가 웹 사이트 레이아웃을 잘못된 고객에게 보냈습니다. 그러나 이런 일이 우리에게 일어나면 우리 발 밑의 땅이 사라지는 것 같습니다.

다행히 Gmail과 같은 많은 이메일 서비스에는 기능이 있습니다. 전원을 켜고 긴 시간 간격을 지정하면 더 조용해집니다.

첨부파일을 잊으셨나요?

편지에 어떤 파일이 첨부되어 있다고 썼는데, 첨부하는 걸 잊어버렸어요. 종종 오해와 사과로 이어지는 또 다른 흔한 실수입니다. 한편으로는 괜찮습니다. 누구도 완벽하지 않지만 먼저 모든 것을 확인한 다음 편지를 보내는 것이 좋습니다. 그리고 수신자의 질문을 피하기 위해 첨부된 모든 파일을 편지 본문에 직접 나열하는 것이 좋습니다. 예를 들어 다음과 같습니다.

안녕, 맥심! 여러 파일을 보내드립니다. 첨부 파일은 다음과 같습니다.

약관 동의

고양이와 함께하는 GIF

디자인에 대해 생각하지 않는군요

기억하시는 것처럼 그들은 옷을 입고 여러분에게 인사합니다. 이메일이 즉시 삭제되는 것을 방지하려면 해당 양식을 작성하세요. 내용만큼 시간을 투자해야 한다고 하더라고요. 다행히 오늘은 쉽습니다. 이를 위해서는 Wix ShoutOut 애플리케이션을 사용하여 적합한 템플릿을 선택하고 텍스트를 추가하는 것이 좋습니다. 특별한 지식은 필요하지 않습니다. 모든 것이 깔끔하고 아름답게 보이는지 확인하세요. 그런데 좋은 뉴스레터에는 고유한 비밀과 규칙이 있으므로 이메일 마케팅 디렉터의 글을 읽어 보시기 바랍니다. 나에게 감사하지 마세요.

당신은 편지의 제목을 지정하지 않습니다

편지의 제목은 텍스트 제목과 거의 동일한 역할을 수행합니다. 귀하의 이름 옆에 표시되며 수신자는 이를 보고 귀하가 보낸 내용(인보이스, 회의 결과, 채용 제안, 웹사이트 레이아웃 등)을 이해합니다. 필요한 경우 사람이 귀하의 편지를 빨리 찾을 수 있도록 주제를 명확하게 구성하고 뉴스 레터에 대해 이야기 할 때 관심을 갖도록 설득해야 함을 기억하십시오. 얼마 전에 우리는 잊어버린 경우 다시 읽을 가치가 있는 방법에 대해 썼습니다.

초안을 저장하지 않습니다.

텍스트 편집기에서 편지를 쓰고 싶다면 자주 저장하세요. 그렇지 않으면 하루 종일 편지를 쓰다가 갑자기 컴퓨터가 멈추고 모든 것이 사라져 버릴 것입니다. 또는 메일 서비스에 직접 작성하면 모든 스케치가 자동으로 "초안" 폴더에 저장됩니다.

당신은 무례한 짓을 하고 있어요

서신의 공손함은 인생보다 덜 중요합니다. 모든 사람이 따라야 하는 기본 규칙은 다음과 같습니다.

편지를 보낸 사람에게 항상 감사를 표하세요. 특히 그 사람이 좋은 일을 했다면 더욱 그렇습니다. 우리 모두가 어렸을 때 "마법의" 단어를 배웠던 때를 기억하시나요? 우리는 어른이 되어도 잊지 말자.

매우 긴급하고 중요한 문제라도 침착함을 유지하십시오. 긴장과 비난은 확실히 좋은 결과로 이어지지 않을 것입니다.

일반적인 문구로 편지를 시작하고 끝내세요. 형식의 정도는 귀하가 누구에게 연락하는지에 따라 달라집니다. 상사이거나 공식적인 사람이라면 "안녕하세요", "안녕하세요" 또는 "키스"를 사용하지 마세요. 반대로, 동료나 친구에게 편지를 쓰는 경우에는 "진심으로"라는 전통적인 표현 없이도 할 수 있습니다.

당신은 텍스트를 교정하지 않습니다

오타는 전체 인상을 망칠 수 있으므로 작성된 편지를 주의 깊게, 가급적이면 여러 번 다시 읽으십시오. 철자나 구문에 대해 의문이 있는 경우 다음으로 이동하세요. Gramotu.ru. 오타에 대해 사과하고 실제로 글을 읽을 줄 아는지 증명하는 것보다 일곱 번 측정, 즉 확인하는 것이 좋습니다.

그건 그렇고, 실수로 완성되지 않은 편지를 보내는 것이 두렵다면 먼저 전체 텍스트를 모두 작성한 다음 수신자의 주소를 입력하십시오.

편지 사본에 적합한 사람을 기재하지 않았습니다.

실제로 당신의 편지를 누가 받을지 알아봅시다. 받는 사람 필드는 기본 수신자입니다. "Ss" 필드 - 사본을 받을 사람입니다. 그는 논의 중인 문제와 직접적인 관련이 없지만 알고 싶어하거나 알고 싶어합니다. "숨은 참조" 필드는 숨겨진 수신자입니다. 추가했지만 기본 수신자에게는 표시되지 않습니다. 그리고 여기에서 조심해야 합니다. 참조와 숨은 참조를 혼동하면 수신자는 자신이 염탐당하고 있다고 생각할 것입니다.

어떤 사람들에게는 무슨 일이 일어나고 있는지 아는 것이 중요하다는 점을 명심하십시오. “어떻게 나를 사본에 추가하지 않을 수 있니?!”라는 비난을 듣고 싶지 않습니다. 저는 이 프로젝트를 두 달 동안 진행했어요!” 의심스러우면 질문과 관련된 모든 사람을 추가하세요. 아마도 모든 사람이 주의가 산만해지는 것을 기뻐하지는 않을 것입니다. 그러나 귀하에 대한 불만은 없을 것입니다.

당신은 구독하지 않습니다

당신은 "진심으로 마샤"라고 썼고 모든 것이 정상이라고 생각했지만 편지를받은 사람은 앉아서 이것이 어떤 마샤인지 궁금해합니다. 인쇄소에서요? 아니면 일러스트레이터일까요? 그가 추측하는 것을 방지하기 위해 서명을 설정하면 각 메시지 끝에 자동으로 추가됩니다. 성과 이름, 회사명, 직위, Skype나 전화번호 등의 연락처 정보를 반드시 포함하세요. 주소를 추가할 수 있습니다. 이는 광고이기는 하지만 눈에 거슬리지는 않습니다.

시간을 잘못 선택하고 계시네요

밤에 편지를 쓰는 것은 좋은 생각이 아닙니다. 첫 번째 이유: 당신은 아마도 낮 동안 몹시 피곤하고, 생각도 잘 하지 못하며, 위의 모든 실수를 저지를 위험이 있습니다. 두 번째 이유: 아침 우편물이 눈사태처럼 쏟아져 자정 편지를 묻어버릴 것이며, 수취인은 가까운 시일 내에 편지를 보지 못할 것입니다. 셋째, 새벽 3시에 비즈니스 편지를 쓴다면 더 이상 할 일이 없을 것 같습니다.

우리의 조언: 중요하거나 긴급한 일이 발생하지 않은 경우 월요일부터 금요일까지 그리고 근무 시간 중에 일반 사람들처럼 메시지를 보내세요.

필요하다 당신의 사업을 위해? Wix에서 직접 제작해보세요 - 쉽고 무료입니다!

Mail.ru 메일의 일부 편지 사본을 다른 사서함(이메일)으로 보내야 하는 경우, 즉 보내다 모든 메일이 아니라 특정 주소에서 오는 메일만 해당됩니다.또는 특정 단어가 포함된 경우 이 자세한 지침 ""을 사용하면 설정에 3분이 소요됩니다.

1 단계.메일의 "받은 편지함"에서 원하는 문자를 찾아 확인 표시를 한 다음 "더보기" 드롭다운 메뉴에서 "필터 만들기"를 선택하세요.

2 단계.다양한 필터 설정이 있는 페이지가 열립니다. 일부 편지를 다른 이메일로 보내기 위한 필터를 설정하려면 첫 번째 줄의 "보낸 사람"을 선택하고 반대쪽 열에 해당 편지의 주소나 일부를 입력하세요. 두 번째 단락에서는 사본을 보낼 주소를 나타냅니다. 세 번째 문단에는 우편으로 받은 편지를 어떻게 처리할지 명시하십시오. 그런 다음 이메일 비밀번호를 입력하고 “필터 추가”를 클릭하세요.
3단계.이제 전달 확인 코드가 포함된 편지가 귀하가 지정한 주소로 자동 전송됩니다. 이 코드는 왼쪽 "필터" 메뉴에 있는 해당 필드에 입력해야 합니다. 맨 윗줄은 확인되지 않은 전달 주소입니다. 이 링크를 클릭하면 코드를 삽입할 수 있는 필드가 표시됩니다.

설정이 완료되면 지정된 문자가 귀하와 귀하가 지정하고 코드로 확인한 주소로 전송됩니다. 전달을 설정하려면 모든 수신 메일다른 것을 사용하십시오.

너무 많은 이메일을 받지 않는다면, 작은 휴대폰에 있는 너무 많은 정보를 처리할 방법을 찾으려고 잠 못 이루는 밤을 보내지 않아도 됩니다. 이메일을 많이 받는 경우 다음 몇 가지 팁을 확인하세요.

스팸 문제

메일은 모든 기능을 갖춘 전화 규모 이메일 프로그램입니다. 그러나 데스크톱 이메일 프로그램에 비해 다소 제한적입니다. 파일을 첨부 파일로 보내거나 이메일 규칙을 설정하거나 스팸을 필터링할 수 없습니다.

스팸, 즉 광고는 이제 이메일의 80% 이상을 차지하고 있으며, 이 문제는 시간이 지날수록 더욱 악화되고 있습니다. 그리고 그것은 디스크 공간 문제도 아닙니다. 최신 솔리드 스테이트 드라이브는 공간 기가바이트당 1달러가 조금 넘는 비용으로 사용자에게 상당한 양의 디스크 스토리지를 제공합니다. 디스크 볼륨 가격을 분석하는 OCZ Octane 리뷰를 읽고 자세히 알아볼 수 있습니다. 사실 스팸은 엄청난 양의 불필요한 트래픽을 생성합니다.

스팸으로부터 iPhone을 보호하는 방법은 무엇입니까?

여기에 제안된 문제에 대한 해결 방법은 15분 정도 소요되지만 최종 결과는 그만한 가치가 있습니다.

귀하의 영구 이메일 주소가 iphone@com이라고 가정해 보겠습니다.

Gmail에 가입하세요. www.gmail.com 웹사이트에서 할 수 있습니다.

아이디어는 귀하의 iphone@com 주소로 도착하는 모든 이메일이 Gmail 받은 편지함으로 전송되고, 기본 받은 편지함 대신 Gmail 받은 편지함을 확인하도록 iPhone을 설정한다는 것입니다.

왜? Gmail은 뛰어난 스팸 필터를 사용하기 때문입니다. 이메일이 iPhone에 도달하기 전에 이메일에서 모든 정크를 제거합니다.

안타깝게도 이메일을 Google 받은편지함으로 전달하는 것만으로는 작동하지 않습니다. 이렇게 하면 iPhone에 도착하는 모든 이메일의 반송 주소는 iphone@com이 됩니다. iPhone에서 답장을 누르면 답장이 보낸 사람에게 전달되지 않고 본인에게 전달됩니다! 하지만 똑똑한 Google 직원들도 이 문제를 예견했습니다.

Gmail에 로그인하세요. 설정 - 계정 - 다른 메일 계정 추가를 선택하고 기본 이메일 주소에 대한 이메일 설정을 입력하세요. 기능 활성화 검색된 메시지의 사본을 서버에 남겨두세요(받은 편지의 사본을 서버에 남겨주세요). 즉, 방금 Gmail을 다운로드했으며 기본 주소에서 이메일을 받지 못하고 있는 것입니다. 통치자의 주소는 그대로 유지됩니다!

Gmail 설치 프로세스가 완료되면 다음 메시지가 표시됩니다. 이제 이 계정에서 메일을 검색할 수 있습니다. 다음과 같이 메일을 보낼 수도 있나요? [이메일 보호됨]? (이제 이 메일함에서 이메일을 받을 수 있습니다. 보낸 사람 줄에 iphone@com을 포함하여 이메일을 보내시겠습니까?)

당신이 선택하는 경우 예, 다음 주소로 메일을 보내고 싶습니다.(예, [실제 이메일 주소]로 이메일을 보내고 싶습니다.) 귀하의 휴대전화는 귀하의 기본 계정에서 필터링된 메일을 받을 뿐만 아니라 귀하가 답장할 때 귀하의 기본 주소(Gmail 주소가 아님)가 반송 주소가 됩니다 .

아쉽게도 이 기능은 글을 쓰는 시점에서는 작동하지 않습니다. 현재 이 방법으로 보내는 발신 메시지에는 Gmail 주소 태그가 지정됩니다. 그러나 Google이 이 기능을 수정하면 Gmail은 프로세스에 거의 방해가 되지 않는 편리한 완전 자동 스팸 필터가 될 것입니다. (보내는 메시지의 계정은 언제든지 변경할 수 있습니다.) 그동안 귀하의 기본 주소로 전송된 모든 메일은 필터링되어 귀하의 휴대전화에 도착하게 됩니다.

추가 보너스로 이제 Gmail.com에 로그인하여 웹 브라우저가 있는 모든 컴퓨터에서 iphone@com 주소로 전송된 이메일을 확인할 수 있습니다.

다음번에는 귀하의 이메일 주소가 처음부터 스패머의 손에 들어가는 것을 방지하세요. 웹사이트 등록, 소프트웨어 등록, 뉴스 게시를 위한 채팅방, 온라인 상점 등 인터넷상의 공개 커뮤니케이션에 하나의 주소를 사용합니다. 스패머는 이러한 페이지를 샅샅이 뒤져 찾은 이메일 주소를 기록하는 자동화된 소프트웨어 장치를 사용합니다. 개인적인 통신을 위해 별도의 이메일 계정을 만들고 이 이메일 주소를 어떤 웹페이지에도 게시하지 마십시오.

이메일이란 무엇입니까? 현대 비즈니스 세계에서는 다음과 같습니다.

너의 얼굴. 상대방의 눈에 긍정적인 이미지를 만들거나 첫인상을 망칠 수 있는 것은 이메일의 도움으로 가능합니다.
귀하의 작업 도구입니다. 외부 세계와의 많은 의사소통은 이메일을 통해 이루어집니다. 그러므로 이 악기에 능숙하다면 인생을 훨씬 쉽게 만들 수 있습니다.
강력한 방해 요소입니다. 외부 세계는 이메일을 통해 당신에게 접근하고, 주의를 산만하게 하고, 당신을 잘못된 길로 이끌려고 합니다.

이러한 관점에서 이메일 작업을 살펴보겠습니다. 간단한 것부터 시작해 보겠습니다.

편지 서식 지정

저는 Mozilla Thunderbird 이메일 클라이언트를 사용하므로 예시로 사용하겠습니다. 새 문자를 만들고 필드 목록을 위에서 아래로 살펴보겠습니다.

누구에게. 복사. 숨겨진 사본

모르시는 분들도 계시겠지만, Mozilla에서는 "To"를 "Cc"나 "Bcc"로 변경할 수 있습니다.

누구에게: 주요 수신자 또는 여러 수신자를 세미콜론으로 구분하여 작성합니다.
복사: 편지를 읽어야하지만 반응을 기대하지 않는 사람에게 편지를 씁니다.
숨겨진 사본: 우리는 편지를 읽어야 할 사람에게 편지를 쓰고 있지만 편지를 받는 다른 사람에게는 알려지지 않아야 합니다. 특히 공지사항 등 비즈니스 서신을 대량으로 발송하는 경우에 적합합니다.

잘못된 대량 메일 발송에서는 "복사" 또는 "받는 사람" 필드를 사용하여 수신자를 표시합니다. 저는 일 년에 여러 번 “참조” 필드에 수신인이 50~90명으로 나열된 편지를 받습니다. 개인정보 침해가 있습니다. 모든 수신자가 비슷한 주제에 대해 다른 누구와 함께 작업하고 있는지 알 필요는 없습니다. 서로를 아는 사람들이라면 좋습니다. 목록에 서로에 대해 모르는 경쟁 회사가 있으면 어떻게 되나요? 최소한 불필요한 설명에 대비하고, 최대한 그 중 하나와의 협력을 종료해야 합니다. 이런 식으로하지 마십시오.

편지 제목

전문 메일링 서비스에서는 회사 블로그에서 이메일 제목의 중요성에 대해 종종 (때때로 현명하게) 글을 씁니다. 그러나 대부분 우리는 편지의 제목이 "이메일을 열어야 한다"는 문제를 해결하는 판매 편지에 대해 이야기하고 있습니다.

일상적인 비즈니스 서신에 대해 논의 중입니다. 여기서 주제는 “편지와 그 저자를 쉽게 식별하고 찾을 수 있어야 한다”는 문제를 해결합니다. 또한 귀하의 근면은 접두사만 포함된 수많은 응답 편지의 카르마 형태로 귀하에게 돌아올 것입니다. 답장:또는 FWD, 그중에서 주제에 대해 원하는 문자를 찾아야 합니다.

20개의 편지는 중간 관리자의 하루 서신 분량입니다. 나는 기업가와 사업주에 대해 전혀 이야기하지 않습니다. 그들의 편지 수는 때때로 하루에 200통 이상에 달합니다. 그러므로 다시 한 번: 제목이 비어있는 이메일을 보내지 마세요.

그렇다면 이메일 제목을 올바르게 작성하는 방법은 무엇입니까?

실수 #1 : 제목에는 회사명만 기재합니다. 예를 들어 "하늘"이 전부입니다. 첫째, 귀하 회사에서 이 상대방과 통신하는 유일한 사람은 아닐 것입니다. 둘째, 회사 이름이 이미 주소에 표시되어 있기 때문에 이러한 주제는 아무런 의미가 없습니다. 셋째, 이러한 서신 접근 방식을 사용하면 자신의 사서함이 어떤 모습일지 추측해 보세요. 이 같은.

그러한 주제를 검색하는 것이 편리합니까?

실수 #2 : 화려한 판매 헤드라인. 그러한 헤드라인을 작성하는 방법을 알고 있다면 정말 좋습니다. 하지만 이러한 기술을 비즈니스 서신에 사용하는 것이 적절합니까? 비즈니스 이메일 제목의 목적을 기억하십시오. 판매가 아니라 식별 및 검색을 제공하는 것입니다.

편지의 내용

다양한 상황에 맞는 글쓰기 가이드가 많이 있습니다. 예를 들어, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin 및 기타 언어 대가들은 유용한 정보를 많이 가지고 있습니다. 적어도 일반적인 문해력을 향상하고 전체적인 작문 스타일을 향상시키기 위해 그들의 기사를 읽는 것이 좋습니다.

편지를 쓰는 과정에서 우리는 여러 가지 결정을 순차적으로 내려야 합니다.

공손함의 문제 . 편지의 시작 부분에서 “친애하는 Rodya, 제가 당신과 글로 이야기를 나눈 지 두 달이 넘었는데, 그로 인해 저도 괴로워했고 심지어 잠도 자지 못했습니다”라는 정신으로 유쾌함이나 부드러움으로 흐려질 수 있습니다. 밤에 생각해요.” 그러한 소개를 작성하는 데 드는 시간과 대담자가 읽는 데 걸리는 시간 측면에서 매우 정중하고 비용이 많이 듭니다. 서신은 비즈니스입니다. 기억하시나요? 경쟁을 위한 서간체 장르의 에세이나 Raskolnikov의 어머니에게 보내는 편지가 아니라 비즈니스 서신입니다.

우리는 우리의 시간과 수령인의 시간을 존중합니다!

전시회에서 잠시 만난 후 보낸 첫 번째 편지에서 자신을 소개하고 지인의 상황을 회상하는 것이 의미가 있습니다. 이것이 협력의 연속이거나 지속적인 서신인 경우, 오늘의 첫 번째 편지에는 "Hello, Ivan"이라고 쓰고 두 번째 및 후속 편지에는 "Ivan, ..."이라고 씁니다.

항소 . 나는 편지를 받는 사람이 여럿이라면 누구에게 편지를 써야 할지 항상 고민했습니다. 최근에 나는 Anna라는 이름의 세 소녀에게 편지를 썼습니다. 나는 의심할 여지 없이 “안녕, 안나”라고 썼고 걱정하지 않았습니다. 하지만 그런 행운이 항상 있는 것은 아니다.

수신자가 3명 또는 7명인데 이름이 같지 않으면 어떻게 되나요? "안녕하세요, Rodion, Pulcheria, Avdotya 및 Pyotr Petrovich"와 같이 이름별로 나열할 수 있습니다. 하지만 시간이 오래 걸리고 시간이 많이 걸립니다. "안녕하세요, 동료들!"이라고 쓸 수 있습니다.

나 자신의 경우 "받는 사람" 필드에 사람의 이름을 지정하는 규칙을 사용합니다. 그리고 사본에 있는 사람들에게는 전혀 연락하지 마세요. 또한 이 규칙을 사용하면 편지의 수취인과 이 편지의 목적을 보다 정확하게 결정할 수 있습니다.

소환 . 종종 서신은 질문과 답변이 포함된 일련의 편지, 즉 한마디로 대화입니다. 일주일 후에 이 서신을 다시 방문했을 때 대화 내용을 날짜별로 위에서 아래로 쉽게 읽을 수 있도록 서신 기록을 삭제하지 않고 인용문 상단에 답변을 작성하는 것이 좋은 습관으로 간주됩니다.

어떤 이유에서인지 Mozilla의 기본 설정은 "인용된 텍스트 뒤에 커서를 놓습니다."입니다. “도구” → “계정 옵션” → “작성 및 주소 지정” 메뉴에서 변경하는 것을 권장합니다. 그래야 합니다.

편지의 목적 . 비즈니스 서신에는 두 가지 유형이 있습니다.

단순히 대담자에게 알릴 때(예: 해당 월에 수행된 작업에 대한 보고서)
대담 자에게 무언가를 원할 때. 예를 들어, 첨부된 지불 송장을 승인합니다.

원칙적으로 보고 편지보다 격려 편지가 몇 배 더 많습니다. 대담 자로부터 무언가를 얻고 싶다면 편지로 일반 텍스트로 말하는 것이 매우 중요합니다. 행동 촉구에는 이름이 수반되어야 하며 편지의 마지막 문장이어야 합니다.

잘못된 : "포르피리 페트로비치, 나는 누가 노파를 해킹해 죽였는 지 알아요."

오른쪽 : "포르피리 페트로비치, 노파를 해킹해 죽인 건 바로 나야. 나를 체포할 조치를 취해주세요. 고통에 지쳤어요!"

특파원이 당신을 위해 이 편지를 어떻게 해야 할지 생각해 주어야 하는 이유는 무엇입니까? 결국, 그는 잘못된 결정을 내릴 수도 있습니다.

텍스트에 서명 . 그녀는 분명합니다. 또한 모든 이메일 클라이언트에서는 자동 서명 대체를 구성할 수 있습니다(예: 고전적인 "진심으로, ..."). Mozilla에서는 “도구” → “계정 옵션” 메뉴에서 이 작업이 수행됩니다.

서명에 연락처를 쓸지 여부는 모든 사람의 개인적인 문제입니다. 그러나 어떤 식으로든 판매와 관련이 있다면 반드시 글을 쓰십시오. 통신 결과 거래가 성사되지 않더라도 앞으로는 서명에 있는 연락처를 사용하여 쉽게 찾을 수 있습니다.

마지막으로, 편지에 답하는 것을 좋아하지 않는(할 수 없거나, 원하지 않거나, 시간이 없는) 대화 상대를 위한 편지 본문의 또 다른 기능입니다. 편지 본문에 기본값을 표시하십시오. 예를 들어, "Porfiry Petrovich, 금요일 12시 이전에 나를 체포하러 오지 않으면 나는 사면된 것으로 간주합니다." 물론 마감일은 실제여야 합니다(예제의 텍스트를 금요일 11시 50분에 보내면 안 됩니다). 수신자는 귀하의 편지를 물리적으로 읽고 그에 따라 조치를 취할 수 있어야 합니다. 그러한 "침묵"은 대담자가 응답하지 않은 것에 대한 책임을 덜어줍니다. 언제나 그렇듯, 이 기능의 사용에는 현명하게 접근해야 합니다. 어떤 사람이 귀하의 편지에 적시에 정기적으로 응답하는 경우 그러한 최후 통첩은 그를 화나게하지는 않더라도 약간의 스트레스를 주거나 지금은 편지에 응답하지 않기로 결정하고 금요일까지 기다리게 만들 수 있습니다.

첨부파일

편지에는 종종 이력서, 상업 제안서, 견적, 일정, 문서 스캔 등의 첨부 파일이 함께 제공됩니다. 이는 매우 편리한 도구이자 동시에 널리 발생하는 오류의 원인입니다.

오류 : 막대한 투자 규모. 최대 20MB 크기의 첨부 파일이 포함된 이메일을 자주 받습니다. 일반적으로 이는 해상도가 600dpi인 TIFF 형식의 일부 문서를 스캔한 것입니다. 첨부 파일의 미리 보기를 로드하려는 헛된 시도로 인해 통신원의 이메일 프로그램이 몇 분 동안 정지될 것이 거의 확실합니다. 그리고 수신자가 스마트폰으로 이 편지를 읽으려고 시도하는 것을 신이시여...

개인적으로 저는 그런 편지를 즉시 삭제합니다. 이메일이 읽히기도 전에 휴지통에 들어가고 싶지 않으신가요? 투자규모를 확인해보세요. 3MB 이하를 권장합니다.

초과하면 어떻게 해야 하나요?

스캐너를 다른 형식과 해상도로 재구성해 보십시오. 예를 들어, PDF와 300dpi는 읽기 쉬운 스캔을 생성합니다.
WinRar 또는 7zip archiver와 같은 프로그램을 생각해 보세요. 일부 파일은 완벽하게 압축됩니다.
첨부 파일이 너무 커서 압축할 수 없으면 어떻게 해야 하나요? 예를 들어 거의 비어 있는 회계 데이터베이스의 무게는 900MB입니다. Dropbox, Google Drive 등 클라우드 정보 저장소가 구출될 것입니다. Mail.ru와 같은 일부 서비스는 대용량 첨부 파일을 클라우드 저장소에 대한 링크로 자동 변환합니다. 하지만 저는 클라우드에 저장된 정보를 직접 관리하는 것을 선호하므로 Mail.ru의 자동화를 환영하지 않습니다.

그리고 투자에 대해 완전히 명확하지 않은 또 하나의 권장 사항은 이름 . 받는 사람이 이해할 수 있고 받아들일 수 있어야 합니다. 우리가 회사에서 다음 이름으로 상업 제안을 준비하고 있었을 때... 표도르 미하일로비치 도스토옙스키(Fyodor Mikhailovich Dostoevsky)라고 합시다. 관리자로부터 승인을 위한 CP 초안이 포함된 편지를 받았는데, 첨부 파일에는 "ForFedi.docx"라는 파일이 포함되어 있었습니다. 나에게 이것을 보낸 관리자는 다음과 같은 대화를 나눴습니다.

친애하는 관리자님, 개인적으로 이 존경받는 사람에게 다가가 그를 Fedya라고 부를 준비가 되셨습니까?

어쨌든, 아니, 그는 존경받는 사람입니다. 모두가 그를 이름과 부칭으로 부릅니다.

첨부 파일 이름을 "For Fedi"로 지정한 이유는 무엇입니까? 지금 당장 보내면 이 CP로 우리한테 도끼를 사줄 것 같나요?

나중에 이름을 바꾸려고 했는데...

시한폭탄(잠재 고객의 거부)을 준비하거나 파일 이름을 변경하여 추가 작업을 직접 만들어야 하는 이유는 무엇입니까? 첨부 파일의 이름을 "For Fyodor Mikhailovich.docx" 또는 더 나은 방법인 "KP_Sky_Axes.docx"로 즉시 올바르게 지정하는 것은 어떨까요?

그래서 우리는 이메일을 "얼굴"로 분류했습니다. 이메일을 효과적인 업무를 위한 도구로 살펴보고 주의를 산만하게 하는 요소에 대해 이야기해 보겠습니다.

편지 작업

이메일은 방해가 되는 강력한 도구입니다. 다른 방해 요소와 마찬가지로 이메일도 규칙을 강화하고 작업 일정을 도입하여 처리해야 합니다.

최소한 메일 도착에 대한 모든 알림을 꺼야 합니다. 이메일 클라이언트가 기본으로 구성되어 있는 경우 소리 신호로 알림을 받고 시계 옆의 아이콘이 깜박이며 문자 미리보기가 표시됩니다. 한마디로, 그들은 먼저 당신을 힘든 일에서 떼어 놓은 다음 읽지 않은 편지와 보지 않은 우편물의 심연에 빠뜨리기 위해 모든 것을 할 것입니다. 당신의 인생에서 한두 시간을 뺀 것입니다.

어떤 사람들은 알림에 주의가 산만해지지 않도록 하는 강력한 의지력을 가지고 있지만, 평범한 사람들은 운명을 유혹하지 않고 알림을 끄는 것이 더 좋습니다. Mozilla Thunderbird에서는 "도구" → "설정" → "일반" → "새 메시지가 나타날 때" 메뉴를 통해 이 작업을 수행할 수 있습니다.

알림이 없으면 편지가 도착했다는 것을 어떻게 알 수 있습니까?

매우 간단합니다. 당신은 의식적으로 메일을 정리하고 이메일 클라이언트를 열어 읽지 않은 모든 메시지를 볼 시간을 따로 확보합니다. 예를 들어 점심 시간과 저녁 시간 또는 교통 체증과 같은 강제 가동 중지 시간 동안 하루에 두 번 수행할 수 있습니다.

사람들은 종종 "응답 시간과 긴급 편지는 어떻습니까?"라고 묻습니다. 나는 대답합니다. 우편물에 긴급 편지가 없습니다. 고객 지원 부서에서 일하지 않는 한 (이 부서에는 메일 작업에 대한 자체 규칙이 있습니다).

긴급 편지가 있는 경우 발신자는 전화, SMS, Skype 등 다른 채널을 통해 이에 대해 알립니다. 그런 다음 의식적으로 이메일 클라이언트로 가서 긴급 메일을 처리하게 됩니다. 모든 시간 관리 전문가(예: Gleb Arkhangelsky의 "Time Drive")는 이메일에 대한 표준 응답을 24시간 이내에 선언합니다. 이는 예의범절의 일반적인 규칙입니다. 대화 상대로부터 이메일을 통해 즉각적인 답변을 기대하지 마십시오. 긴급한 편지가 있는 경우 더 빠른 통신 채널을 통해 알려주세요.

그래서 우리는 알림을 끄고 이제 일정에 따라 이메일 클라이언트를 켭니다.

메일을 확인하고 "이메일 정리"라는 활동을 할 때 무엇을 해야 합니까? 이 작품의 시작과 끝은 어디인가?

받은 편지함 제로 시스템에 대해 많이 들었지만 안타깝게도 이를 사용하는 사람을 한 명도 만나본 적이 없습니다. 나는 내 바퀴를 재발명해야 했다. Lifehacker에는 이 주제에 관한 기사가 있습니다. 예를 들어, " ". 아래에서는 내 해석에서 받은 편지함 제로 시스템에 대해 설명하겠습니다. 설명된 시스템에 대해 GTD 전문가들이 의견을 제시하고 추가하거나 개선해 주시면 감사하겠습니다.

이메일은 작업 스케줄러나 활동 보관소가 아니라는 점을 이해하고 받아들이는 것이 중요합니다. 따라서 받은 편지함 폴더는 항상 비어 있어야 합니다. 받은편지함을 정리하기 시작하면 이 폴더를 비울 때까지 작업을 중단하거나 방해받지 마세요.

받은편지함에 있는 이메일을 어떻게 처리하나요? 각 문자를 순차적으로 살펴보고 삭제해야 합니다. 예, 키보드에서 강조 표시하고 삭제를 누르시면 됩니다. 편지를 삭제할 자신이 없다면 어떻게 해야 할지 결정해야 합니다.

3분 안에 대답해주실 수 있나요? 제가 대답해야 하나요? 예, 필요합니다. 답변은 3분 이내에 완료되며 즉시 답변해 드립니다.
답변을 하셔야 하는데, 답변을 준비하는데 3분 이상 소요됩니다. 이메일을 작업으로 변환할 수 있는 작업 스케줄러를 사용하는 경우 이메일을 작업으로 변환하고 잠시 잊어버리세요. 예를 들어, 저는 정말 훌륭한 서비스인 Doit.im을 사용합니다. 개인 이메일 주소를 생성할 수 있습니다. 편지를 해당 주소로 전달하면 작업으로 전환됩니다. 하지만 작업 스케줄러가 없으면 문자를 "0_Run" 하위 폴더로 이동하세요.
편지에 빠르게 답장하거나, 작업으로 전환하거나, 간단히 읽은 후 다음에는 이 메시지를 어떻게 처리할지 결정해야 합니다. 편지를 삭제하거나 장기 보관을 위해 폴더 중 하나로 보냅니다.

제가 가지고 있는 장기 보관 폴더는 다음과 같습니다.

0_실행합니다.그런 폴더는 없지만, 다시 말씀드리지만, 플래너가 없으시다면 여기에 세밀한 작업이 필요한 편지를 넣으시면 됩니다. 이 폴더도 정기적으로 정리해야 하지만 이를 위해 특별히 할당된 시간에 신중하게 접근해야 합니다.
1_참조여기에 배경 정보가 담긴 편지를 넣었습니다. 다양한 웹 서비스의 로그인 정보가 포함된 환영 편지, 다가오는 항공편 티켓 등이 있습니다.
2_프로젝트.현재 관계가 있는 파트너 및 프로젝트에 대한 서신 아카이브가 여기에 저장됩니다. 당연히 각 프로젝트나 파트너마다 별도의 폴더가 생성되었습니다. 파트너 폴더에는 그 직원의 편지뿐만 아니라 이 파트너와 관련된 Neb 직원의 편지도 넣었습니다. 매우 편리합니다. 필요한 경우 몇 번의 클릭만으로 프로젝트에 대한 모든 서신을 확인할 수 있습니다.
3_박물관.여기에 삭제하면 안타까운 글자를 넣었는데 그 이점이 분명하지 않습니다. 또한 "2_Projects"의 닫힌 프로젝트가 있는 폴더도 여기로 마이그레이션됩니다. 간단히 말해서, "박물관"은 제거할 첫 번째 후보를 저장합니다.
4_문서.다음은 고객의 조정 보고서, 여행 티켓 등 향후 회계에 유용할 수 있는 전자 문서 샘플이 포함된 편지입니다. 이 폴더는 “2_Projects”, “1_Reference” 폴더와 많은 유사점이 있으며 회계 정보만 저장되고 관리 정보는 “2_Projects” 폴더에 저장됩니다. “4_Documents”에는 죽은 정보가 있고, “2_Projects”에는 Live 정보가 있습니다.
5_지식.여기에는 잠시 후에 영감을 얻거나 해결책을 찾기 위해 다시 찾고 싶은 정말 유용한 뉴스레터만 넣었습니다.

이 시스템 작동에 중요한 다른 이메일 클라이언트 설정이 있습니다. 첫째, Thunderbird에는 기본적으로 "메시지를 읽은 상태로 표시" 확인란이 있습니다. 나는 이것을 의식적으로 하는 것을 선호하므로 깃발을 내리세요! 이렇게 하려면 "도구" → "설정" → "고급" → "읽기 및 표시" 메뉴로 이동하세요.

둘째, 우리는 필터 . 이전에는 보낸 사람의 주소에 따라 적절한 폴더에 편지를 자동으로 전달하는 필터를 적극적으로 사용했습니다. 예를 들어 변호사가 보낸 편지는 '변호사' 폴더로 이동되었습니다. 나는 여러 가지 이유로 이 접근 방식을 포기했습니다. 첫째: 99%의 사건에서 변호사가 보낸 편지는 일부 프로젝트 또는 파트너와 관련되어 있습니다. 즉, 해당 편지는 해당 파트너 또는 프로젝트의 폴더로 이동되어야 함을 의미합니다. 둘째: 인식을 추가하기로 결정했습니다. 특정 편지를 저장할 위치를 직접 결정해야 하며 처리되지 않은 메시지는 받은 편지함 한 곳에서만 찾는 것이 더 편리합니다. 이제 저는 다양한 시스템의 자동 일반 편지, 즉 결정을 내릴 필요가 없는 편지를 폴더로 정리하는 데에만 필터를 사용합니다. Mozilla Thunderbird의 필터는 “도구” → “메시지 필터” 메뉴에서 구성됩니다.

따라서 올바른 접근 방식을 사용하면 이메일은 서신의 양에 따라 하루 10~60분 정도 소요됩니다.

네, 그리고 한 가지 더요. 새 편지 도착에 대한 알림을 이미 끄셨나요? ;)

공유하다: