Yandex에서 이메일을 사용하는 방법. 이메일 사용 방법: 초보자를 위한 지침
서신의 결과로 주제가 변경된 경우 이 필드에서 변경하십시오.
2. CapsLock 비활성화
편지의 본문과 제목을 대문자로 쓰지 마십시오. 많은 사람들은 이것이 고함치는 톤을 전달하기 때문에 맛이 좋지 않다고 생각합니다. 문장 끝에 느낌표도 많이 있습니다.
3. 간결함은 재능의 자매이다
긴 편지를 쓰지 말고 정보를 명확하고 간결하게 작성하면 수취인의 시간을 절약할 수 있습니다.
4. 첨부파일
파일만 보내야 하는 경우에도 편지 본문에 간단한 정보를 적어야 합니다. 예를 들어, “저는 다음 작업에 대한 지침을 보냅니다. 이메일로". 그러한 편지를 비워 두지 마십시오. 첨부 된 편지에서 말하는 내용이 항상 명확하지는 않습니다.
알 수 없는 주소로부터 파일이 첨부된 빈 편지를 받았다면 열지 않는 것이 좋습니다. 거기에 바이러스가 있을 가능성이 높습니다.
5. 답장 또는 전체 답장
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6. 글자의 사슬
편지에 답장할 때 원본을 지우지 마세요. 귀하의 답변을 받지 못한 채 소스 텍스트, 수신자는 더 이상 질문이 무엇인지 기억하지 못하고 자신이 보낸 편지를 찾아야 할 것입니다.
7. 서명 편지
“존경합니다,...”라고 쓰는 것은 단지 예의가 아닙니다. 서명에는 성명, 직위, 조직 이름 및 연락처 전화 번호를 표시하는 것이 일반적입니다. 이를 통해 귀하는 자신을 고유하게 식별할 수 있으며 필요한 경우 신속하게 연락할 수 있습니다.
이메일 설정에서 자동 서명을 설정할 수 있습니다. 이 단어는 모든 새 이메일에 자동으로 추가됩니다.
7. 그 말은 참새가 아니다. 날아가면 잡을 수 없다.
보내기 전에 편지를 다시 읽고, 나중에 후회하지 않도록 감정적인 편지에 즉시 응답하지 않도록 노력하십시오.
귀하의 편지는 실수로 또는 고의로 전달될 수 있으므로 기밀 정보를 이메일로 보내지 마십시오.
8. 이메일 설정을 검토하세요
이메일 설정을 한 번만 연구하면 앞으로 시간을 절약할 수 있습니다. 개인 서명 설정, 다른 사서함에서 메일 수집 설정, 폴더 계층 생성, 필터 추가 등을 할 수 있는 설정입니다.
9. 이메일 보안에 주의하세요
- 복잡한 비밀번호를 생각해내고, 컴퓨터 옆 종이에 적어두지 말고, 주기적으로 변경하세요.
- 다른 사람의 컴퓨터에서 귀하의 이메일에 접속할 때 비밀번호 기억을 클릭하지 마세요.
- 다른 사람의 장치에서 작업할 때는 이메일에서 로그아웃하는 것을 잊지 마세요.
- 낯선 이메일로 받은 파일은 열지 마세요.
- 첨부파일에 바이러스가 있는지 확인해보세요.
- 원하지 않는 이메일을 스팸함으로 보내세요.
공식 편지에 이모티콘을 사용하는 것은 관례가 아니지만, 친구와의 서신에서는 이모티콘을 추가하여 편지에 감정을 더할 수 있습니다.
다음은 가장 인기있는 것입니다 :
| 지정 | 무슨 뜻이에요? | 그래픽 표현 |
| :-) | 미소, 기쁨, 행복 | |
| :-( | 슬픔, 우울, 불만 |
지난 몇 년 동안 제가 사용했던 가장 효과적인 도구 중 하나는 이메일이었습니다. 이 도구는 제어하는 방법을 배울 때만 효과적이며 일이 진행되도록 놔두지 않을 것입니다. 조금 더 일찍 썼습니다.
먼저 이메일이 필요한 이유를 명확하게 이해해야 합니다. Wikipedia에서는 메일 메시지 수신, 전송 및 전달을 제안합니다. 이메일의 목적은 사람들의 삶과 업무를 보다 효율적으로 만드는 것입니다. 그러나 실제로는 모든 것이 그렇게 단순하지는 않습니다.
통계에 따르면, 한 사람이 하루에 받는 메시지의 양은 평균 100통이 넘습니다. 이것은 엄청난 숫자입니다. 그리고 계속해서 성장하여 시간 부족으로 인해받은 정보를 더 이상 효율적으로 처리할 수 없게 됩니다.
많은 사람들이 걱정하는 것은 이메일을 올바르게 사용하는 방법에 대한 질문입니다. 확인되지 않은 메일이 너무 많으면 스트레스를 받고 생산성이 저하됩니다.
당신도 비슷한 상황에 처한 적이 있습니까? 그렇다면 이 글은 당신을 위한 것입니다.
이메일 작업 규칙
가장 효과적이고 조직적인 사람들은 시행착오를 통해 자신의 경험을 바탕으로 메일 작업을 위한 자체 시스템을 독립적으로 구축합니다.
비즈니스 이메일에는 다소 일반적인 규칙이 있지만 이메일 관리는 좀 더 복잡합니다. 이는 활동 분야, 비즈니스 활동 정도 및 개인 조직, 라이프 스타일 및 비즈니스 등과 같은 여러 요인에 따라 달라집니다.
이메일 작업
그럼 시작해 보겠습니다. 나의 효과적인 규칙다음을 위해 이메일 작업이 필요합니다.
- 효율성을 높이세요
- 특파원에게는 항상 의무적이고 올바른 사람이 되십시오.
- 내가 우편물을 어떻게 처리했는지 항상 알아두세요.
- 수신 이메일을 절대 잃어버리지 마세요.
메일 작업에는 몇 가지 원칙이 있습니다.
1. 받은 편지함을 체크리스트로 사용하고 처리되지 않은 메시지를 남겨 두세요.
2. 프로젝트와 카테고리별로 별도의 폴더를 생성하세요. 이렇게 하면 빠르게 찾을 수 있습니다. 필요한 정보.
3. 라벨 및 컬러마크의 활용을 적극 활용한다. 이렇게 하면 문자 정렬이 시각적으로 눈에 띄게 됩니다.
4. 메일 계정의 설정 시스템을 철저히 연구하고 숙지하십시오. 이를 효과적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.
5. 메일 작업에 전념할 시간을 결정하십시오. 예를 들어 아침에 30분, 저녁에 30분. 그리고 1분도 안 남았습니다.
6. 작업 조건이 허락하는 경우 새 이메일에 대한 팝업 알림 기능을 비활성화합니다. 이렇게 하면 주의가 덜 산만해질 것입니다.
7. 관련 없는 메일을 수신 거부하세요.
8. 24시간 이내.
9. 보낸 이메일을 모두 저장하세요. 항상 유용할 수 있는 것이 있습니다. 오늘 이렇게 여권 스캔본을 발견했습니다.
10. 우편물을 처리하고 분류하는 표시를 식별할 수 있습니다.
이메일 작업 기술
첫 번째 규칙을 잘 기억하신다면, 메일을 분석할 때 우리의 목표는 받은 편지함에 가능한 한 적은 수의 편지를 남기는 것입니다.
동시에 덜 중요한 두 번째 작업은 모든 문자를 범주, 특이성 및 중요성별로 정렬하는 것입니다. 즉각적이거나 빠른 응답이 필요한 편지를 받은 편지함에 남길 수 있습니다. 또한 색상 표시나 라벨로 즉시 표시할 수도 있습니다. 저는 주로 G-mail 이메일 프로그램을 사용하며 다른 이메일 프로그램에도 여러 개의 다른 계정을 가지고 있다는 점을 덧붙일 것입니다.
다른 사람들이 이메일을 사용하는 방법
한번은 작업에 대한 동영상을 본 적이 있습니다. 사서함으로, 저자는 몇 분 안에 200통의 편지를 어떻게 처리했는지 보여주었습니다. 당연히 나는 이 질문에 대한 효과적인 답을 몰랐기 때문에 유혹적인 제목 때문에 이것이 어떻게 이루어질 수 있는지 살펴보게 되었습니다. 그 작동 원리는 편지를 삭제하고 중요하고 필요한 편지를받은 편지함에 남겨 두는 것에 기초한 것으로 밝혀졌습니다. 놀란! 누구나 할 수 있습니다. 나는 곧 결론에 도달했습니다. 이 기술은 나에게 적합하지 않습니다.
우리는 그것을 산채로 잘라
편지의 대부분은 우리에게 필요한 뉴스레터이자 정보의 보고라는 점에 동의하십시오. 그리고 우리가 그들 중 많은 사람들로부터 구독을 취소하라는 권고를 받았을 때, 솔직하게 말하면 누가 자신의 선택에서 구독을 취소하기 위해 손을 들었습니까? 우리가 선택했다는 것은 그것이 필요하다는 뜻이고 중요하다는 뜻이다. 그러나 현재 귀하와 관련성이 낮은 메일링은 구독 취소하는 것이 좋습니다. 마치 옷장을 청소하는 것과 같습니다. 버리기 아깝고, 오랫동안 입지 않은 옷입니다...
최후의 수단으로 이 뉴스레터의 위치를 알고 있으며, 필요한 경우 언제든지 그곳에서 정보를 보거나 다시 구독할 수 있다는 점을 확신하십시오.
폴더 이름 선택을 진지하게 고려하십시오. 여기에서는 한 번에 모든 사람에게 조언을 제공하는 것이 불가능합니다. 많은 것은 개인에 따라 다릅니다. 나는 많은 사람들이 판매 주제와 관련된 우편물이나 편지를 Sales라는 폴더에 넣는 것을 선호한다는 것을 알고 있습니다. 이 옵션도 작동합니다. 내 폴더에는 판매 주제 및 우편물의 이름을 포함하여 편지를 보낸 사람의 성과 이름이 포함될 수 있습니다. 즉, 내 메일의 Sales 주제는 하나의 폴더가 아니라 여러 폴더에 해당합니다. 나는 그것에 대해 잘 알고 있습니다. 작가의 개인 브랜드는 나에게 중요합니다.
보내는 이메일을 구성하세요
보내는 이메일을 구성하는 것도 쉽습니다. 라벨이나 태그를 할당하면 적시에 더 빨리 찾을 수 있습니다. 가장 중요한 폴더를 만들고 이동 기능을 사용하세요. 예를 들어, 동시에 여러 프로젝트를 진행하면서 고객에게 유사한 편지와 서신을 보내야 했습니다. 프로젝트 이름으로 폴더를 만든 후 편지를 보낸 후 필요한 문자를 그 폴더로 옮겼습니다.
처음에 메일을 분석할 때 편지를 빠르게 살펴보고 어떤 카테고리로 이동해야 할지 결정하려고 노력합니다. 또한 중요성과 긴급성의 정도에 따라 구분합니다. 긴급함 - 중요하지 않음; 긴급 - 중요; 긴급하지 않은 - 중요하지 않은 것, 긴급하지 않은 - 중요한 것. 오늘은 나에게 응답이 필요한 중요한 편지나 특정 업무를 받은편지함 폴더에 남겨두고, 업무가 완료된 후에는 해당 폴더로 옮겨 놓습니다.
가까운 시일 내에 편지의 제목이 나와 관련이 있을 것이라는 점을 이해하면 메시지를 읽지 않은 폴더로 이동할 수 있습니다. 손은 적절한 때에 반드시 그에게 닿을 것입니다.
위에 나열된 모든 방법은 하루, 심지어 이틀 만에 탄생하지 않았습니다. 오늘날 많은 회사에서는 이메일 작업 규칙을 개발하고 구현하는 것을 고려하고 있습니다. 효과적인 시간 관리와 조직은 모든 회사에 필요한 업무 특성이 될 것입니다.
이메일을 관리하지 않으면 곧 관리하게 되어 불필요한 스트레스를 받게 됩니다. 자신만의 개발 이메일 작업 규칙.
이러한 규칙을 사용하고 적용함으로써 귀하는 비즈니스 생활에서 효과적이게 될 것입니다. 친구 여러분, 귀하의 노력이 성공했습니다! 효과적인 활동을 하시고, 항상 그렇듯 귀하의 의견과 리트윗, 개인적인 조언에 감사드립니다.
남자들 현대 세계그들은 일자리를 찾고, 뉴스를 읽고, 인터넷으로 대화하는 등 인터넷에서 점점 더 많은 시간을 보내고 있습니다. 소셜 네트워크에서, 날씨 확인, 구매, 판매, 돈 벌기, 저축하기, 친구 사귀기, 영화 보기, 음악 듣기 등 종종 그냥 장난을 치곤 합니다. 오늘날 검색 엔진, 온라인 모드, ICQ, 블로그 또는 이메일 사용 방법이 무엇인지 모르는 사람을 찾는 것은 어렵습니다. 그러나 여전히 일부가 있으며 이 텍스트는 그들을 위한 것입니다.
일반적인 의미에서 우편은 편지와 소포를 교환하는 것입니다. 지금까지 인간의 사고력은 이메일을 통해 소포를 보내는 수준에 도달하지 못했지만 아마도 가까운 시일 내에 이런 일이 일어날 것입니다. 그럼에도 불구하고 이메일에는 많은 장점이 있습니다.
1. 이메일에서는 텍스트 형식의 메시지를 보낼 수 있을 뿐만 아니라 편지에 표, 사진, 그림, 비디오, 프리젠테이션 등의 파일을 첨부할 수도 있습니다. 메시지는 삭제, 다른 사람에게 전달, 저장, 필터링될 수 있습니다.
2. 이메일을 사용하면 서신(정보)을 즉시 전달할 수 있어 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
3. 갈 필요가 없습니다 우체국, 인터넷과 컴퓨터만 있으면 집을 떠나지 않고도 이메일을 사용할 수 있기 때문입니다.
4. 비용 효율성 - 정보의 양에 관계없이 각 편지에 대해 비용을 지불할 필요가 없습니다. 인터넷 서비스 비용을 제때에 공급자에게 지불하면 충분합니다.
5. 효율성 - 이메일을 확인하고 편지에 응답할 수 있습니다. 휴대전화인터넷 접속이 가능합니다.
그럼, "이메일을 사용하는 방법"이라는 질문에 답해 볼까요?
먼저 Yandex, Google, Rambler, Mail.ru 등과 같은 특정 검색 또는 메일 시스템의 웹사이트로 이동해야 합니다.
Google에서 이메일 계정을 만드는 예를 사용해 보겠습니다. 사이트 상단에서 '메일'을 찾아 클릭하면 메일과 계정에 로그인할 수 있는 새 창이 나타납니다. 아직 Google 메일이 없으므로 오른쪽 상단에 있는 빨간색 버튼인 '계정 만들기'를 클릭하세요. 다음으로 이름, 성, 사용자 이름, 비밀번호, 성별, 생년월일, 휴대폰, 비상 이메일 주소 등 개인 데이터를 입력합니다. 직접 생성해야 하며 고유해야 합니다(이 로그인을 사용하는 사용자가 이미 있는 경우 시스템에서 경고하고 다른 이름을 입력하라는 메시지가 표시됨). 라틴 문자로 구성되며 이름 길이는 6~30자입니다. 이메일을 통해 비즈니스 서신을 보내려면 보다 신중한 로그인 방법을 선택해야 합니다.
다음으로 이메일 비밀번호를 입력해야 합니다. 충분히 신뢰할 수 있어야 하며 대문자, 기호 및 숫자를 포함하는 것이 바람직하며 길이는 8자 이상이어야 합니다. 확인을 위해 비밀번호를 다시 입력하세요.
연령에 적합한 자료에 액세스하려면 이 사이트에 생년월일을 입력해야 합니다. 사실은 구글 계정 Gmail(메일), YouTube(비디오 포털), Google+(소셜 네트워크) 등의 서비스에 액세스할 수 있습니다. 누구도 귀하의 나이를 볼 수 없도록 계정을 설정할 수 있습니다.
성별, 휴대전화번호 등은 이용자의 임의대로 입력됩니다.
이메일을 등록하려면, 여러분이 로봇이 아닌 실제 사람임을 증명하고 키보드에 지정된 라틴 문자를 입력하기만 하면 됩니다. 표지판을 읽기 어려운 경우 "오디오" 표지판을 클릭하면 시스템이 이를 음성으로 안내해 줍니다. 원치 않으시면 휴대폰번호를 알려주세요. 확인 코드가 SMS를 통해 휴대폰으로 전송됩니다. "계정 확인" 필드에 해당 코드를 입력해야 합니다.
따라서 자신만의 이메일 계정이 있어 편지를 보내고 받을 수 있습니다. 편지를 쓰는 방법? "편지 쓰기" 버튼을 찾아 나타나는 "받는 사람" 필드에 "받는 사람" 필드에 받는 사람의 주소를 적습니다. 다른 사람이 편지 사본을 받기를 원하는 경우 "복사" 필드에 다른 이메일 주소를 표시하십시오. '제목' 항목은 비워둘 수도 있으나, 편지의 제목과 내용을 명시해 주면 받는 사람이 좀 더 편리하게 사용할 수 있습니다. 편지에 텍스트를 쓰고, 서식을 지정하고, "첨부" 버튼이나 "종이 클립" 아이콘을 사용하여 파일을 첨부하고, 링크, 사진, 그림을 삽입하고 편지 초안을 저장할 수 있습니다. "보내기" 버튼을 누르기 전에 철자를 확인할 수 있습니다. 수신자가 수신하고 읽었는지 확실히 알고 싶다면 “읽으면 알림” 확인란을 선택하세요.
받은 편지를 읽는 것이 더 쉽습니다. 새 편지를 클릭하기만 하면 됩니다(보통 굵은 글씨로 강조 표시됨). 작성자로부터 더 이상 이메일을 받고 싶지 않은 경우 해당 작성자 중 하나를 스팸으로 표시할 수 있습니다. 이제부터 이 주소에서 오는 모든 이메일은 자동으로 스팸 폴더로 전송됩니다. 이제 이메일을 사용하는 방법에 대한 아이디어를 얻었고, 비즈니스 파트너 및 친구와 연락하고, 소셜 네트워크에 등록하고, 온라인으로 구매하는 등 다양한 작업을 할 수 있습니다.
대부분의 사람들이 저지르는 실수는 이메일 관리 시스템 구축의 중요성을 과소평가한다는 것입니다.한 가지 방법은 이메일을 일련의 단계로 생각하는 것입니다.
1 - 이메일 액세스
2 - 편지 배치
3 - 수신 서신 확인
4 - 제거
5 - 실행
6 - 저장
1. 이메일에 대한 접근
첫 번째 단계는 매일 이메일을 확인할 시간을 계획하는 것입니다. 일반적으로 대부분의 사람들은 하루에 네 번 이메일을 확인해야 합니다.
1. 아침에 제일 먼저. 대부분의 사람들은 긴급한 사항을 놓치지 않았는지 확인하기 위해 이메일을 확인하는 것으로 하루를 시작합니다.
2. 점심시간 전. 점심 시간은 비즈니스 활동에서 완전히 자연스러운 휴식 시간입니다. 이 시간을 더욱 생산적으로 만들기 위해 이메일을 확인할 수 있습니다.
3. 오후 중반. 이는 휴식이 필요하거나 비즈니스 미팅을 위해 떠나려고 할 때 또 다른 자연스러운 일시 중지입니다.
4. 근무일이 종료됩니다. 떠나기 전에 받은편지함을 최대한 비우면 직장, 다음날 아침 즉시 새 메시지를 보러 이동합니다. 막판 긴급 상황이 발생하지 않도록 방치하면 귀하와 동료 모두에게 더욱 편안한 저녁 시간을 보장할 수 있습니다.
대부분의 사람들에게 가장 좋은 선택이자 작업 흐름에 지장을 최소화하는 방법은 하루에 4번 이메일을 확인하고 각 이메일 "세션"에 15분 이하를 할당하는 것입니다.
2. 편지 묶음
하루에 네 번 이메일 서신을 처리한다는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 그렇다고 응답이 필요한 모든 메시지에 즉시 응답해야 하거나 보내려고 했던 모든 이메일을 15분 이내에 작성해야 한다는 의미는 아닙니다. 받은 편지함은 정렬을 기다리는 이메일 묶음에 지나지 않는다는 사실을 받아들여야 합니다.
3. 수신된 서신 확인
다음 단계는 모든 메시지를 확인하는 것입니다. 이는 모든 메시지를 읽어야 한다는 의미는 아닙니다. 제목 줄이나 처음 몇 줄을 기준으로 이메일에 대한 결정을 내릴 수 있는 경우가 많습니다. 우리 서신의 상당 부분은 우편물과 뉴스레터로 구성됩니다. 귀하가 업계 분석가라면 아마도 뉴스레터는 다음과 같을 것입니다.
당신에게 가장 중요한 문서이며 당신은 매일 그것을 주의 깊게 연구합니다. 그러나 나머지 우리에게는 그렇지 않으며 이 뉴스레터가 우리에게 중요하거나 유용한지 여부를 신속하게 판단할 수 있습니다. 참조로 추가된 이메일이나 단순히 정보 검토를 요구하는 제목 줄과 같은 모든 이메일에 응답이 필요한 것은 아닙니다.
4. 삭제
받은편지함을 비우는 것이 주된 목표라면 가장 중요한 것 중 하나는 간단한 방법이를 달성하려면 - 메시지를 삭제하세요. 뉴스레터를 읽은 후 이 정보가 귀하에게 쓸모가 없다는 결론에 도달했다면, 이 뉴스레터 구독을 취소하세요. 후회하지 않을 것이며 처리하는 데 더 이상 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 추가 조치가 필요하지 않은 메시지는 삭제하십시오.
갑자기 특정 주소에서 오는 모든 메시지를 삭제하게 된다면 왜 이런 일이 발생하는지 생각해 보세요.
5. 실행
종이 문서 작업과 마찬가지로 다시 편지를 읽으러 돌아가지 않는 것이 좋습니다.
메시지에 답장하거나 메시지를 전달하는 데 몇 분 밖에 걸리지 않는다면 즉시 그렇게 하세요. 가능하다면 회의 시간을 확인하거나 설정하는 메시지, 연락처에 대한 정보를 요청하는 메시지, 질문이나 요청이 포함된 메시지에 즉시 응답해야 합니다. 단, 시간이 많이 걸리지 않는 한은 예외입니다.
더 많은 정보, 다른 사람의 참여 또는 생각할 시간이 필요하다는 것을 이해한다면 그러한 이메일에 즉시 응답할 수 없을 것입니다. 당신은 나중에 어떤 조치를 취해야 할 것입니다. 아마도 당신이 정말로 이 편지에 응답해야 할지 결정하고 이에 대해 조치를 취해야 할 것입니다. 그렇지 않은 경우 즉시 편지를 보낼 수 있습니다. 적합한 사람에게. 작업을 위임하기 전에 누구를 결정하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.
책임자가 되어야 합니다. 편지에 귀하의 조치가 필요한 경우 정보의 중요한 부분만 저장하고 편지 자체를 삭제하십시오. 받은 편지함에서 이러한 유형의 메시지를 삭제하고 프로젝트 추적 시스템, 달력 또는 일정 시스템과 같은 곳에 필요한 정보를 저장하여 작업을 완료하세요. 이것이 바로 성취입니다. 해야 할 모든 일이 완료될 것이라는 확신입니다.
6. 저장
이메일을 삭제할 수 없는 경우(또는 답변 후 삭제하는 경우) 저장해야 합니다.
이렇게 하고 싶은 주된 이유는 나중에 이 문서를 참조해야 하기 때문입니다(예를 들어, 어떤 것에 대한 정보입니다). 결정, 지침, 진행 보고서 등). 갑자기 참고할 수 있는 문서가 없다면 불리한 결과를 초래할 수 있습니다.
아니 뿐만 아니라 옳은 길전자 메시지 저장. 개인적으로 효과적인 시스템을 마련해야 합니다.
한 가지 옵션은 받은 편지함의 하위 폴더 시스템입니다. 일반적으로 받는 메시지 유형에 따라 주제, 범주, 클라이언트 또는 프로젝트별로 하위 폴더를 정렬할 수 있습니다. 많은 사람들이 "처리된 이메일"이라는 별도의 폴더를 만들어서 확인된 모든 메시지와 추가 조치가 필요한 메시지를 보관합니다.
어떤 이메일 저장 시스템을 선택하든 저장해서는 안 되는 유일한 장소는 받은 편지함이라는 점을 기억하세요. 또한 이메일 작업을 하루 24시간, 일주일 내내 할애해서는 안 된다는 점을 기억하십시오. 질서 유지 이메일 상자미리 정해진 시간에 정하면 일주일에 몇 시간을 절약할 수 있고, 무언가를 놓쳤을 때 느끼는 스트레스 수준이 줄어들며, 정말 중요한 일을 할 때 효율성도 높아집니다. 이것 간단한 원리기억하기 쉬운 것입니다.
오늘날 인터넷은 흥미로운 것들을 많이 제공하며 정보를 잃지 않으려고 노력합니다. 다양한 메일링 리스트에 가입하고, 친구와 연락하고, 새로운 지인을 사귀고, 다음에서 메일을 사용합니다. 비즈니스 서신.
이메일을 올바르게 정리하는 방법은 무엇입니까? 이 질문은 많은 사람들을 걱정합니다.
이메일을 통한 비즈니스 서신에는 규칙이 있습니다. 사용하는 동안 전자 메일 작업 규칙에 일부 개발이 나타났습니다. 이는 이벤트를 최신 상태로 유지하고 들어오는 정보를 잃지 않고 신속하게 대응하기 위해 필요해졌습니다. 나는 이메일 작업 방법에 대한 지식이 많은 사람들에게 유용할 것이라고 생각합니다.
이메일을 올바르게 정리하는 방법은 무엇입니까?
◆ 지정된 시간에 이메일을 확인하세요
이메일은 일반적으로 긴급한 정보를 전송하는 데 사용되지 않고 긴급하지 않은 문제에 사용됩니다.
긴급한 정보는 전화가 있고, 사무실에 있습니다.그녀의 직접 배달해 드릴 수도 있습니다. 따라서 이제 중요한 편지를 우편으로 받게 될 것이라고 사전에 합의하지 않은 경우 지속적으로 우편물을 확인하지 마십시오. 브라우저 탭이나 팝업 창에 계속해서 들어오는 문자가 표시되지 않도록 주요 작업 중에는 컴퓨터의 프로그램을 닫으십시오. 이것은 중요한 문제에서 당신을 방해하지 않을 것입니다.
그리고 이상하게도 메일은 더 짧은 시간 내에 분류될 것입니다. 왜냐하면 우리는 아침과 저녁, 그리고 아마도 하루에 한 번만 특별한 시간을 따로 떼어 놓고 의도적으로 처리할 것이기 때문입니다. 상황과 활동 유형에 따라 다릅니다.
물론 이 중 어느 것도 고객 서비스와 같이 이메일에 응답하는 업무를 맡은 사람들에게는 적용되지 않습니다.
♦ 매일 밤 받은편지함을 정리하세요.
"받은 편지함" 폴더는 들어오는 모든 정보가 수집되는 장소이므로 빠르게 정렬하는 방법을 배워야 합니다.
주제별로 편지를 정렬하려면 추가로 필요합니다.몇 가지 중요한 폴더를 만듭니다. 예를 들어, "답변", "개인", "업무", "흥미로움", "중요" 및 "성격" 등이 있습니다.
각 폴더 내에 하위 폴더를 만듭니다. "인격" 폴더에는 귀하에게 중요한 사람들과의 서신이 포함될 수 있습니다. 예를 들어, 이 폴더에 "Ivanov I.I."라는 하위 폴더를 만듭니다. 모든 편지가 Ivanov I.I에서 온 것이라는 규칙 (필터)을 사서함에 규정합니다. 이 폴더로 즉시 전송됩니다. 메뉴에서 폴더 이름 옆에 이 폴더에 읽지 않은 문자가 있음을 나타내는 아이콘이 표시되므로 이 문자를 놓칠까 봐 걱정할 필요가 없습니다.
이것이 우리에게 중요한 모든 편지에 대해 수행되는 작업입니다.
♦ 스팸 메일 삭제하기
편지를 정렬할 때 원하지 않는 메시지와 구독하지 않은 메시지를 스팸으로 표시해야 합니다.
이메일 프로그램에는 스팸 필터 기능이 있습니다. 그녀는 그러한 편지를 기억할 수 있으며 이 작성자로부터 다시 보내면 해당 편지는 바로 스팸 폴더로 이동됩니다.
이 폴더를 직접 삭제하지 않은 경우 30일 후에 스팸 폴더의 모든 이메일이 자동으로 삭제되므로 걱정할 필요가 없습니다.
귀하의 이메일이 사기꾼에 의해 사용될 수 있으므로 원하지 않는 이메일에 응답하지 마십시오.
이메일 규칙을 따르면 업무 시간이 더 효율적이 됩니다. 이메일을 분류하고, 응답하고, 작성하는 데 소요되는 시간이 줄어듭니다. 다음은 몇 가지 구체적인 팁입니다.
이메일 작업 규칙
- 이메일 작업을 위한 특정 시간을 설정하세요. 이 작업을 마치면 사서함을 끄십시오.
- 사서함의 기능과 설정을 살펴보세요. 이렇게 하면 문자 작업 시 빠르게 탐색하는 데 도움이 됩니다.
- 받은 편지함을 정렬해야 할 정보를 수집하는 장소로 사용하세요. 동시에 라벨을 사용하여 문자를 표시하십시오. 이 폴더는 매일 저녁 비어 있어야 합니다.
- 중요한 메시지를 주제별 폴더로 직접 정렬하려면 사서함에 필터를 설정하세요.
- 흥미롭지 않거나 관련이 없는 메일링 목록을 정기적으로 삭제(구독 취소)합니다. 이렇게 하려면 달력에 일정을 설정하세요. 예를 들어 분기에 한 번. 이 작업을 자주 수행할수록 청소에 소요되는 시간이 줄어듭니다.
- 매일 받은 편지함의 이메일을 정렬하고 가능한 한 빨리 이메일에 응답하세요.
- 미리 준비하세요 기성 템플릿편지에 답장을 보냅니다. 응답에 템플릿 인사말과 서명을 포함하세요. 이렇게 하면 편지에 답장을 쓸 때 시간이 크게 절약됩니다.
- 최대한 간략하게 작성해 보세요. 추가 정보를 별도의 파일로 서신에 첨부해 주세요.
- 항상 바이러스 백신 프로그램을 사용하여 이메일에 첨부된 파일을 검사하십시오.
- "한 글자 - 하나의 주제"라는 규칙을 따르십시오. 이렇게 하면 수신자가 편지 작업을 더 쉽게 할 수 있습니다.
- 당신이 출신이라면 다른 사람들같은 질문이 나오면 블로그나 웹사이트에 공개적으로 답변하고 편지에 이 기사에 대한 링크를 제공하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 응답 작성 시간을 절약하고 이해관계자에게 완전한 정보를 제공할 수 있습니다.
- 규칙을 기억하십시오. 적게 쓸수록 받는 편지의 수도 줄어듭니다.
- 보낸 이메일의 아카이브를 저장하세요.
- 귀하의 메일이 보관되어 있는 계정의 비밀번호를 제3자에게 제공하지 마세요.
- 이메일 속성 기능을 사용하여 알아보세요. 추가 정보편지에 대해서. 이렇게 하려면 문자 읽기 모드에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하세요.
이 규칙을 사용할지 여부는 귀하에게 달려 있습니다. 하지만 사서함을 사용하여 작업을 정리할 때 서신을 관리해야 하는 것은 그녀가 아니라 우리라는 점을 기억해야 합니다. 이메일은 우리의 삶을 더 바쁘게 만드는 것이 아니라 더 쉽게 만들어주어야 합니다.