Cara mengatur penerusan semua surat dari satu email ke email lainnya! Cc dan bcc di email ke. Menyalin

Di Microsoft Outlook, Anda dapat menentukan bahwa untuk semua pesan yang Anda kirim, Bcc (Bcc) otomatis akan dikirim ke daftar distribusi atau pengguna lain.

Salah satu skenario dimana aturan ini berguna adalah ketika semua anggota grup membalas pesan email masuk, seperti Pusat Bantuan. Ketika salah satu anggota grup membalas sebuah pesan, anggota grup lainnya secara otomatis menerima salinan balasan tersebut, sehingga semua pesan keluar selalu diperbarui.

aturan klien

Buat aturan

Kini, setiap kali Anda mengirim pesan, baik itu pesan baru, meneruskan pesan, atau membalas, orang atau grup yang ditentukan dalam aturan akan otomatis ditambahkan sebagai penerima salinan. Nama orang atau grup tidak muncul di baris Cc pada pesan yang dibuat, namun nama tersebut akan muncul ke semua penerima pesan.

Nonaktifkan aturan

Dalam tampilan Mail, di tab rumah klik tombolnya aturan > Kelola Aturan dan Peringatan.

Pada tab di bagian tersebut Aturan

Klik tombolnya OKE.

Aturan dan Peringatan.

Nasihat: Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menonaktifkan aturan ini dengan cepat untuk setiap pesan, lihat bagian selanjutnya ("").

Gunakan kategori untuk menonaktifkan CC otomatis untuk setiap pesan

Jika Anda menginginkan fleksibilitas untuk menonaktifkan aturan penyalinan baru otomatis berdasarkan satu pesan tanpa harus menavigasi kotak dialog aturan dan peringatan, Anda dapat menggunakan fitur kategori di Outlook, beserta aturannya.

Nasihat:

Pertama, Anda perlu membuat aturan untuk mengirim blind carbon copy (CC) secara otomatis untuk semua pesan email yang Anda kirim.

Aturan khusus ini disebut aturan klien. Aturan klien hanya berjalan di komputer tempat aturan tersebut dibuat dan hanya dijalankan jika Outlook sedang berjalan. Jika Anda mengirim email menggunakan akun email di komputer lain, aturan tidak akan dijalankan dari komputer tersebut sehingga akan dibuat di komputer tersebut. Aturan yang sama harus dibuat di setiap komputer yang berencana menggunakannya.

Buat aturan

Kini setiap kali Anda mengirim pesan, baik itu pesan baru, meneruskan pesan, atau membalas, orang atau daftar distribusi yang ditentukan dalam aturan akan otomatis ditambahkan sebagai penerima salinan. Nama orang atau daftar distribusi tidak muncul di baris Cc pada pesan yang ditulis, namun nama tersebut akan muncul kepada semua orang yang menerima pesan.

Nonaktifkan aturan

Untuk mencegah salinan dikirim secara otomatis, Anda harus menonaktifkan aturan tersebut terlebih dahulu.

Di Mail di menu Melayani klik tombolnya Aturan dan Peringatan.

Di tab Aturan Email Dalam bab Aturan Hapus centang pada kotak yang sesuai dengan aturan yang Anda buat.

Klik tombolnya OKE.

Anda sekarang dapat mengirim pesan tanpa mengirim salinannya secara otomatis ke orang lain atau milis. Aturan tersebut akan menjadi tidak aktif hingga diaktifkan kembali di kotak dialog Aturan dan Peringatan.

Nasihat:

Gunakan kategori untuk menonaktifkan CC otomatis untuk setiap pesan

Jika Anda ingin menonaktifkan aturan Kirim CC otomatis baru untuk pesan individual tanpa memanggil kotak dialog Aturan dan Peringatan, Anda bisa mengatur aturan ke kategori yang tersedia di Office Outlook 2007.

Ubah aturan yang Anda buat sebelumnya sehingga saat Anda menambahkan kategori tertentu ke pesan, aturan tersebut tidak mengirimkan salinan secara otomatis.

Kapan pun Anda ingin menonaktifkan aturan cc otomatis untuk sebuah pesan, terapkan kategori pada pesan tersebut.

Nasihat: Anda dapat menggunakan pintasan keyboard jika Anda menentukannya saat membuat kategori.

Saat Anda mengirim pesan, aturan penyalinan otomatis tidak akan berlaku.

Kami mengirim lusinan email setiap hari. Terkadang pesan ini sangat singkat, misalnya: “Bagaimana kalau kita pergi makan siang?” Terkadang - dengan bantuan yang Anda gunakan untuk mempresentasikan bisnis atau situs web Anda. Ketika surat banyak dan waktu sedikit, kita mulai terburu-buru dan melakukan kesalahan. Biasanya sepele, seperti salah ketik, namun terkadang terjadi hal-hal yang dapat merusak reputasi Anda secara serius dan merusak hubungan Anda dengan klien atau karyawan.

Hal ini dapat dihindari, Anda hanya perlu mengumpulkan dan mengetahui beberapa jebakan. Berikut adalah kesalahan paling umum yang dilakukan saat mengirim email. Bacalah dengan cermat dan ingatlah bahwa pertama-tama Anda perlu mengambil jeda sejenak, memeriksa apakah semuanya sudah beres, dan baru kemudian klik tombol “Kirim”.

Anda mengetik alamat yang salah

Kesalahan paling umum dan paling tidak menyenangkan. Bayangkan Anda ingin mengirim foto yang bersifat pribadi ke teman, tetapi Anda secara otomatis mengetikkan alamat atasan atau pelanggan Anda. Dan hanya setelah surat itu pergi barulah Anda menyadari dengan ngeri apa yang baru saja terjadi. Jika ada penghiburan, masing-masing dari kita pernah mengalami situasi ini setidaknya sekali dalam hidup kita: pengacara mengirim dokumen rahasia ke pihak lawan, desainer mengirim tata letak situs web ke klien yang salah, dll. Namun ketika hal ini terjadi pada kita, seolah-olah tanah tersebut lenyap dari bawah kaki kita.

Untungnya, banyak layanan email, misalnya Gmail, yang memiliki fungsi. Nyalakan dan tentukan interval waktu yang besar – lebih senyap lho.

Anda lupa tentang lampirannya

Anda menulis bahwa file tertentu dilampirkan pada surat itu, tetapi Anda lupa melampirkannya. Kesalahan umum lainnya yang seringkali berujung pada kesalahpahaman dan permintaan maaf. Di satu sisi, tidak apa-apa, tidak ada orang yang sempurna, tetapi lebih baik periksa semuanya terlebih dahulu baru kemudian kirimkan suratnya. Dan untuk menghindari pertanyaan dari penerima, sebaiknya cantumkan semua file terlampir langsung di badan surat. Misalnya seperti ini:

Halo, Maksim! Saya mengirimi Anda beberapa file, terlampir:

Perjanjian Layanan

GIF dengan kucing

Anda tidak memikirkan desainnya

Mereka menyambut Anda, seperti yang Anda ingat, dengan pakaian mereka. Jika Anda ingin mencegah email Anda membuat Anda ingin segera menghapusnya, kerjakan formulirnya. Mereka mengatakan Anda perlu mencurahkan waktu sebanyak untuk kontennya. Untungnya, hari ini mudah. Untuk melakukan ini, kami sarankan menggunakan aplikasi Wix ShoutOut, memilih template yang sesuai dan menambahkan teks Anda ke dalamnya. Tidak diperlukan pengetahuan khusus, cukup pastikan semuanya terlihat rapi dan indah. Omong-omong, buletin yang bagus memiliki rahasia dan aturannya sendiri, jadi kami sarankan untuk membaca direktur pemasaran email kami. Jangan berterima kasih padaku.

Anda tidak menentukan subjek surat itu

Subjek surat mempunyai peran yang kurang lebih sama dengan judul teks. Itu muncul di sebelah nama Anda, penerima melihatnya dan memahami apa yang Anda kirimkan kepadanya: faktur, hasil rapat, tawaran pekerjaan, tata letak situs web, dll. Ingatlah bahwa topiknya harus dirumuskan dengan jelas sehingga jika perlu, seseorang akan segera menemukan surat Anda, dan meyakinkan agar dia tertarik, jika kita berbicara tentang, katakanlah, buletin. Belum lama ini kami menulis tentang bagaimana, jika Anda lupa, ada baiknya Anda membaca kembali.

Anda tidak menyimpan draf

Jika Anda suka menulis surat di editor teks, simpanlah sesering mungkin, jika tidak, Anda akan menulis surat sepanjang hari, lalu tiba-tiba komputer Anda macet dan semuanya hilang. Atau tulis langsung di layanan surat - maka semua sketsa Anda akan otomatis disimpan di folder “Draf”.

kamu tidak sopan

Kesopanan dalam korespondensi tidak kalah pentingnya dengan dalam kehidupan. Berikut aturan dasar yang harus dipatuhi oleh setiap orang:

Selalu berterima kasih kepada pengirim suratnya, terutama jika Anda melihat dia melakukan pekerjaannya dengan baik. Ingatkah saat kita semua diajari kata-kata “ajaib” semasa kecil? Jangan sampai kita melupakannya, meskipun kita sudah dewasa.

Tetaplah tenang, meskipun masalahnya sangat mendesak dan penting. Kegugupan dan celaan pasti tidak akan membawa kebaikan.

Mulailah dan akhiri surat Anda dengan frasa umum. Tingkat formalitas akan bergantung pada dengan siapa Anda berkorespondensi. Jika ini atasan Anda atau sekadar pejabat, jangan gunakan “Halo”, “Sampai jumpa”, atau “Ciuman”. Dan sebaliknya, jika Anda menulis surat kepada kolega atau teman, Anda dapat melakukannya tanpa kalimat tradisional “Hormat kami”.

Anda tidak mengoreksi teksnya

Kesalahan ketik dapat merusak keseluruhan kesan, jadi bacalah kembali surat tertulis dengan cermat, sebaiknya beberapa kali. Jika Anda ragu tentang ejaan atau sintaksis, kunjungi Gramotu.ru. Lebih baik mengukur tujuh kali, yaitu memeriksa, daripada meminta maaf atas kesalahan ketik dan membuktikan bahwa Anda benar-benar melek huruf.

Dan omong-omong: jika Anda takut mengirim surat yang belum selesai secara tidak sengaja, tulis dulu seluruh teks secara lengkap, baru kemudian ketikkan alamat penerima.

Anda tidak mencantumkan orang yang tepat pada salinan surat itu

Mari kita cari tahu siapa yang sebenarnya menerima surat Anda. Bidang Kepada adalah penerima utama. Bidang "Ss" - orang yang akan menerima salinannya. Ia tidak terkait langsung dengan persoalan yang dibicarakan, namun ingin atau perlu waspada. Bidang "Bcc" adalah penerima yang tersembunyi. Anda menambahkannya, namun penerima utama tidak melihatnya. Dan di sini Anda perlu berhati-hati: Anda dapat mengacaukan Cc dan Bcc, dan kemudian penerima akan mengira bahwa dia sedang dimata-matai.

Ingatlah bahwa penting bagi sebagian orang untuk menyadari apa yang sedang terjadi. Anda tentu tidak ingin mendengarkan celaan tentang “Bagaimana mungkin Anda tidak menambahkan saya ke salinannya?! Saya mengerjakan proyek ini selama dua bulan!” Jika ragu, tambahkan semua orang yang ada hubungannya dengan pertanyaan tersebut. Mungkin tidak semua orang akan senang karena perhatiannya teralihkan, tetapi tidak akan ada keluhan terhadap Anda.

Anda tidak berlangganan

Anda menulis “Hormat kami, Masha” dan berpikir bahwa semuanya baik-baik saja, tetapi penerima surat itu duduk dan bertanya-tanya Masha macam apa ini. Dari percetakan? Atau mungkin seorang ilustrator? Agar dia tidak menebak-nebak, siapkan tanda tangan dan itu akan secara otomatis ditambahkan ke akhir setiap pesan Anda. Pastikan untuk menyertakan nama depan dan belakang Anda, nama perusahaan, posisi, dan informasi kontak, seperti Skype atau nomor telepon. Anda dapat menambahkan alamat - meskipun ini adalah iklan, ini tidak mengganggu.

Anda memilih waktu yang salah

Menulis surat di malam hari bukanlah ide yang baik. Alasan pertama: Anda mungkin sangat lelah sepanjang hari, Anda tidak bisa berpikir dengan baik, dan Anda berisiko melakukan semua kesalahan di atas. Alasan kedua: longsoran surat pagi akan mengubur surat tengah malam Anda, dan penerima pasti tidak akan melihatnya dalam waktu dekat. Dan ketiga: rupanya, tidak ada hal lain yang lebih baik untuk dilakukan jika Anda menulis surat bisnis pada jam tiga pagi.

Saran kami: jika tidak terjadi hal Penting atau Mendesak, kirim pesan dari Senin hingga Jumat dan selama jam kerja, seperti semua orang normal.

Perlu untuk bisnis Anda? Buat sendiri di Wix - mudah dan gratis!

Jika Anda perlu mengirim salinan beberapa surat di surat Mail.ru ke kotak surat lain (email), mis. mengirim tidak semua surat, tetapi hanya surat yang berasal dari alamat tertentu atau mengandung kata-kata tertentu, maka menggunakan instruksi rinci "" ini, pengaturannya akan memakan waktu 3 menit.

Langkah 1. Di email, temukan surat yang diinginkan di "Kotak Masuk" dan tandai dengan tanda centang, lalu di menu tarik-turun "Lainnya", pilih "Buat filter":

Langkah 2. Halaman dengan banyak pengaturan filter akan terbuka. Untuk mengatur filter pengiriman beberapa surat ke email lain, beri tanda centang pada baris pertama "Dari" dan pada kolom di seberangnya masukkan alamat atau bagian dari mana surat-surat tersebut berasal. Di paragraf kedua, kami menunjukkan alamat tujuan pengiriman salinan. Di paragraf ketiga, tunjukkan apa yang harus dilakukan dengan surat yang diterima di surat Anda. Selanjutnya, masukkan kata sandi email Anda dan klik “Tambahkan filter”:
Langkah 3. Sekarang surat dengan kode konfirmasi penerusan secara otomatis dikirim ke alamat yang Anda tentukan, kode ini harus dimasukkan di bidang yang sesuai, yang akan Anda temukan di menu "Filter" sebelah kiri. Baris paling atas adalah alamat penerusan yang belum dikonfirmasi, klik tautan ini dan Anda akan melihat kolom untuk memasukkan kode:

Setelah pengaturan, surat-surat yang ditentukan akan dikirimkan kepada Anda dan ke alamat yang Anda tentukan dan konfirmasikan dengan kode. Untuk mengatur penerusan semua surat masuk silakan gunakan yang lain.

Jika Anda tidak menerima terlalu banyak email, maka Anda tidak akan menghabiskan malam tanpa tidur untuk mencoba mencari cara untuk menangani begitu banyak informasi di ponsel kecil Anda. Jika Anda menerima banyak email, berikut beberapa tipsnya.

Masalah spam

Mail adalah program email skala telepon berfitur lengkap. Namun, dibandingkan dengan program email desktop, program ini agak terbatas. Anda tidak dapat mengirim file sebagai lampiran, menetapkan aturan email, atau memfilter spam.

Spam, atau iklan, kini mencakup lebih dari 80% email, dan masalah ini semakin parah seiring berjalannya waktu. Dan ini bahkan bukan masalah ruang disk. Solid-state drive modern memberi pengguna penyimpanan disk dalam jumlah besar dengan biaya lebih dari $1 per gigabyte ruang. Anda dapat mempelajari lebih lanjut dengan membaca ulasan OCZ Octane, yang menganalisis harga volume disk. Faktanya adalah bahwa spam menghasilkan sejumlah besar lalu lintas yang tidak perlu.

Bagaimana cara melindungi iPhone Anda dari spam?

Solusi untuk masalah yang disarankan di sini akan memakan waktu 15 menit, namun hasil akhirnya sepadan.

Misalkan alamat email permanen Anda adalah iphone@com.

Daftar ke Gmail. Ini dapat dilakukan di situs web www.gmail.com.

Idenya adalah semua email yang masuk ke alamat iphone@com Anda dikirim ke kotak masuk Gmail Anda, dan Anda mengatur iPhone Anda untuk memeriksa kotak masuk Gmail Anda, bukan kotak masuk utama Anda.

Mengapa? Karena Gmail menggunakan filter spam yang sangat baik. Mereka akan menghapus semua sampah dari email Anda sebelum mencapai iPhone Anda.

Sayangnya, meneruskan email Anda ke kotak masuk Google saja tidak akan berhasil. Jika Anda melakukan ini, maka alamat pengirim setiap email yang masuk ke iPhone Anda adalah iphone@com. Saat Anda menekan Balas di iPhone Anda, balasannya tidak akan ditujukan kepada pengirimnya, tetapi kepada Anda! Namun, karyawan Google yang cerdas juga memperkirakan masalah ini.

Masuk ke Gmail. Pilih Pengaturan - Akun - Tambahkan akun email lain dan isi pengaturan email untuk alamat email utama Anda. Aktifkan fungsinya Tinggalkan salinan pesan yang diambil di server(Tinggalkan salinan surat yang diterima di server). Artinya, Anda baru saja mengunduh Gmail dan tidak menerima email dari alamat utama Anda. Alamat dari penguasa tidak akan tersentuh!

Ketika proses instalasi Gmail selesai, Anda akan melihat pesan berikut: Anda sekarang dapat mengambil email dari akun ini. Apakah Anda juga ingin dapat mengirim email sebagai [dilindungi email]? (Sekarang Anda dapat menerima email dari kotak surat ini. Apakah Anda ingin mengirim email dengan iphone@com di baris pengirim?)

Jika Anda memilih Ya, saya ingin dapat mengirim email sebagai(Ya, saya ingin mengirim email dengan [alamat email asli Anda]), ponsel Anda tidak hanya akan menerima email yang difilter dari akun utama Anda, namun saat Anda membalas, alamat utama Anda (bukan alamat Gmail Anda) akan menjadi alamat pengirim. .

Sayangnya, fungsi ini tidak berfungsi pada saat penulisan ini. Untuk saat ini, pesan keluar yang dikirim dengan cara ini akan ditandai dengan alamat Gmail. Namun begitu Google memperbaiki fitur ini, Gmail akan menjadi filter spam otomatis yang nyaman untuk ponsel Anda, tanpa gangguan apa pun dalam prosesnya. (Anda selalu dapat mengubah akun pesan yang Anda kirim). Sementara itu, setidaknya semua email yang dikirim ke alamat utama Anda akan terfilter di ponsel Anda.

Sebagai bonus tambahan, kini Anda dapat memeriksa email yang dikirim ke alamat iphone@com Anda dari komputer mana pun dengan browser web saat Anda mengunjungi Gmail.com.

Lain kali, cegah alamat email Anda jatuh ke tangan spammer sejak awal. Gunakan satu alamat untuk komunikasi publik di Internet, seperti ruang obrolan dan toko online untuk mendaftar di situs web, mendaftarkan perangkat lunak, dan memposting berita. Pelaku spam menggunakan perangkat lunak otomatis yang menjelajahi halaman-halaman ini dan mencatat alamat email yang mereka temukan. Buat akun email terpisah untuk komunikasi pribadi dan jangan pernah memposting alamat email ini di halaman web mana pun.

Apa itu email? Dalam dunia bisnis modern ini adalah:

• Wajahmu. Dengan bantuan email Anda dapat menciptakan citra positif di mata rekanan atau merusak kesan pertama.
• Alat kerja Anda. Banyak komunikasi dengan dunia luar terjadi melalui email. Oleh karena itu, jika Anda mahir dalam alat musik ini, Anda dapat membuat hidup Anda jauh lebih mudah.
• Gangguan yang kuat. Dunia luar sedang mencoba untuk menyerang Anda, mengalihkan perhatian Anda dan menyesatkan Anda melalui email.

Dari perspektif ini, mari kita lihat bekerja dengan email. Mari kita mulai dengan sesuatu yang sederhana.

Memformat surat

Saya menggunakan klien email Mozilla Thunderbird, jadi saya akan menggunakannya sebagai contoh. Mari kita membuat surat baru dan menelusuri daftar bidang dari atas ke bawah.

Kepada siapa. Menyalin. Salinan tersembunyi

Mungkin ada yang belum tahu, tapi "To" di Mozilla bisa diubah menjadi "Cc" atau "Bcc".

• Kepada siapa: kita menulis penerima utama atau beberapa penerima yang dipisahkan dengan titik koma.
• Menyalin: kita menulis surat kepada seseorang yang seharusnya membaca surat itu, tetapi kita tidak mengharapkan reaksi darinya.
• Salinan tersembunyi: kami menulis kepada seseorang yang seharusnya membaca surat tersebut, namun tetap tidak diketahui oleh penerima surat lainnya. Sangat cocok digunakan untuk pengiriman surat bisnis secara massal, seperti pemberitahuan.

Salah dalam surat massal, tunjukkan penerima menggunakan kolom “Salin” atau “Kepada”. Beberapa kali dalam setahun saya menerima surat yang mencantumkan 50–90 penerima di kolom “Cc”. Ada pelanggaran privasi. Tidak semua penerima Anda perlu mengetahui dengan siapa lagi Anda bekerja pada topik serupa. Ada baiknya jika ini adalah orang-orang yang saling mengenal. Bagaimana jika ada perusahaan pesaing dalam daftar yang tidak mengetahui satu sama lain? Minimal, Anda harus bersiap untuk penjelasan yang tidak perlu, dan maksimal, mengakhiri kerja sama dengan salah satu dari mereka. Jangan lakukan dengan cara ini.

Subjek surat

Layanan pengiriman surat profesional sering kali menulis (terkadang dengan bijaksana) tentang pentingnya baris subjek email di blog perusahaan mereka. Namun paling sering kita berbicara tentang surat penjualan, di mana subjek suratnya memecahkan masalah “email harus dibuka”.

Kami sedang mendiskusikan korespondensi bisnis sehari-hari. Di sini tema memecahkan masalah “surat dan penulisnya harus mudah diidentifikasi dan kemudian ditemukan.” Selain itu, ketekunan Anda akan kembali kepada Anda dalam bentuk karma dari banyak surat balasan, hanya dengan awalan Ulang: atau FWD, di antaranya Anda harus mencari surat yang diinginkan tentang topik tersebut.

Dua puluh surat adalah volume korespondensi satu hari untuk seorang manajer menengah. Saya tidak berbicara tentang pengusaha dan pemilik bisnis sama sekali; jumlah surat mereka terkadang melebihi 200 atau lebih per hari. Oleh karena itu sekali lagi: jangan mengirim email dengan subjek kosong.

Lantas, bagaimana cara merumuskan subject email dengan benar?

Kesalahan #1 : Hanya nama perusahaan yang di subject. Misalnya, “Langit” dan hanya itu. Pertama, Anda mungkin bukan satu-satunya dari perusahaan Anda yang berkomunikasi dengan rekanan ini. Kedua, topik seperti itu tidak ada gunanya, karena nama perusahaan Anda sudah terlihat dari alamatnya. Ketiga, coba tebak seperti apa kotak surat Anda dengan pendekatan korespondensi ini? Sesuatu seperti ini.

Apakah nyaman untuk mencari topik seperti itu?

Kesalahan #2 : mencolok, judul yang menjual. Sangat bagus jika Anda tahu cara menulis berita utama seperti itu. Namun apakah pantas menggunakan keterampilan ini dalam korespondensi bisnis? Ingat tujuan baris subjek email bisnis: bukan untuk menjual, tetapi untuk memberikan identifikasi dan pencarian.

Teks surat itu

Ada banyak panduan menulis untuk berbagai kesempatan. Misalnya, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin, dan ahli kata lainnya memiliki banyak informasi berguna. Saya menyarankan Anda untuk membaca artikel mereka, setidaknya untuk meningkatkan literasi umum dan meningkatkan gaya pidato tertulis secara keseluruhan.

Dalam proses menulis surat, kita harus mengambil beberapa keputusan secara berurutan.

Masalah kesopanan . Di awal surat, Anda bisa melontarkan basa-basi atau bahkan kelembutan dalam semangat “Rodya sayangku, sudah lebih dari dua bulan sejak aku berbicara denganmu secara tertulis, yang membuatku sendiri menderita dan bahkan tidak bisa tidur. malam, sambil berpikir.” Sangat sopan dan sangat memakan biaya, baik dari segi waktu untuk menulis pendahuluan tersebut, maupun dari segi waktu lawan bicara untuk membacanya. Korespondensi adalah bisnis, ingat? Bukan esai bergenre epistolary untuk kompetisi atau surat kepada ibu Raskolnikov, melainkan korespondensi bisnis.

Kami menghargai waktu kami dan waktu penerima!

Masuk akal untuk memperkenalkan diri dan mengingat kembali keadaan kenalan Anda di surat pertama yang dikirim setelah pertemuan singkat di sebuah pameran. Jika ini merupakan kelanjutan kerjasama atau korespondensi yang sedang berlangsung, pada huruf pertama hari itu kita menulis: “Halo, Ivan”, pada huruf kedua dan selanjutnya: “Ivan,…”.

Menarik . Saya selalu prihatin dengan pertanyaan siapa yang harus dituju dalam surat jika ada beberapa penerima. Baru-baru ini saya menulis surat yang ditujukan kepada tiga gadis bernama Anna. Tanpa ragu, saya menulis “Halo, Anna” dan tidak khawatir. Namun keberuntungan seperti itu tidak selalu terjadi.

Bagaimana jika penerimanya ada tiga atau bahkan tujuh dan namanya tidak sama? Anda dapat mencantumkannya berdasarkan nama: “Selamat siang, Rodion, Pulcheria, Avdotya, dan Pyotr Petrovich.” Tapi itu panjang dan butuh waktu. Anda dapat menulis: “Halo, rekan-rekan!”

Bagi saya sendiri, saya menggunakan aturan menyapa dengan menyebutkan nama orang di kolom “Kepada”. Dan jangan menghubungi mereka yang ada di salinan itu sama sekali. Aturan ini juga memungkinkan Anda untuk lebih akurat menentukan (satu!) penerima surat dan tujuan surat ini.

Kutipan . Seringkali korespondensi adalah rangkaian surat dengan pertanyaan dan jawaban - singkatnya, dialog. Merupakan praktik yang baik untuk tidak menghapus riwayat korespondensi dan menulis tanggapan Anda di bagian atas teks yang dikutip, sehingga ketika Anda kembali ke korespondensi ini seminggu kemudian, Anda dapat dengan mudah membaca dialog dari atas ke bawah, berdasarkan tanggal.

Untuk beberapa alasan, pengaturan default di Mozilla adalah “Tempatkan kursor setelah teks yang dikutip.” Saya sarankan mengubahnya di menu “Alat” → “Opsi Akun” → “Penulisan dan Pengalamatan”. Pasti begitu.

Tujuan surat itu . Ada dua jenis surat bisnis:

• ketika kita hanya memberi tahu lawan bicara (misalnya, laporan tentang pekerjaan yang dilakukan selama sebulan);
• dan ketika kita menginginkan sesuatu dari lawan bicaranya. Misalnya agar dia menyetujui invoice pembayaran yang terlampir.

Biasanya, surat yang memberi semangat jauh lebih banyak daripada surat laporan. Jika kita ingin mencapai sesuatu dari lawan bicara, sangat penting untuk mengatakannya dalam surat dalam teks biasa. Ajakan bertindak harus disertai dengan nama dan menjadi kalimat terakhir dalam surat.

Salah : “Porfiry Petrovich, saya tahu siapa yang membacok wanita tua itu sampai mati.”

Benar : “Porfiry Petrovich, akulah yang membacok wanita tua itu sampai mati, tolong ambil tindakan untuk menangkapku, aku lelah menderita!”

Mengapa koresponden harus memikirkan apa yang harus Anda lakukan dengan surat ini? Bagaimanapun, dia mungkin membuat keputusan yang salah.

Tanda tangan dalam teks . Dia harusnya. Selain itu, semua klien email memungkinkan Anda mengonfigurasi substitusi tanda tangan otomatis, misalnya yang klasik “Hormat kami,…”. Di Mozilla, ini dilakukan di menu “Alat” → “Opsi Akun”.

Menulis kontak di tanda tangan atau tidak adalah masalah pribadi setiap orang. Tetapi jika Anda terhubung dengan penjualan, pastikan untuk menulis. Sekalipun kesepakatan tidak terjadi melalui komunikasi, di kemudian hari Anda akan mudah ditemukan menggunakan kontak dari tanda tangan.

Terakhir, satu lagi fitur badan surat untuk lawan bicara yang tidak suka (tidak bisa, tidak mau, tidak punya waktu) menjawab surat Anda. Harap tunjukkan default di badan surat. Misalnya, “Porfiry Petrovich, jika Anda tidak datang untuk menangkap saya sebelum pukul 12:00 hari Jumat, maka saya menganggap diri saya diberi amnesti.” Tentu saja, tenggat waktunya harus nyata (Anda tidak boleh mengirim SMS dari contoh pada hari Jumat pukul 11:50). Penerima harus mampu secara fisik membaca dan menindaklanjuti surat Anda. “Keheningan” seperti itu membebaskan Anda dari tanggung jawab atas kegagalan lawan bicara dalam merespons. Seperti biasa, Anda perlu mendekati penggunaan fitur ini dengan bijak. Jika seseorang membalas surat Anda tepat waktu dan teratur, ultimatum seperti itu mungkin, jika tidak menyinggung perasaannya, akan membuatnya sedikit stres atau mengarah pada keputusan untuk tidak menjawab surat itu sekarang, tetapi memaksa Anda menunggu hingga hari Jumat.

Lampiran

Surat sering kali dilengkapi dengan lampiran: resume, proposal komersial, perkiraan, jadwal, pindaian dokumen - alat yang sangat berguna dan sekaligus sumber kesalahan umum.

Kesalahan : ukuran investasi yang besar. Saya sering menerima email dengan lampiran berukuran hingga 20 MB. Biasanya, ini adalah pindaian beberapa dokumen dalam format TIFF, dengan resolusi 600dpi. Program email koresponden hampir pasti akan terhenti selama beberapa menit dalam upaya sia-sia untuk memuat pratinjau lampiran. Dan amit-amit penerimanya mencoba membaca surat ini di smartphone...

Secara pribadi, saya langsung menghapus surat-surat tersebut. Tidak ingin email Anda berakhir di sampah sebelum terbaca? Periksa ukuran investasinya. Disarankan ukurannya tidak lebih dari 3 MB.

Apa yang harus dilakukan jika melebihi?

• Coba konfigurasi ulang pemindai Anda ke format dan resolusi lain. Misalnya, PDF dan 300dpi menghasilkan pindaian yang cukup mudah dibaca.
• Pikirkan tentang program seperti pengarsip WinRar atau 7zip. Beberapa file terkompres dengan sempurna.
• Apa yang harus dilakukan jika lampirannya sangat besar dan Anda tidak dapat mengompresnya? Misalnya, database akuntansi yang hampir kosong berbobot 900 MB. Penyimpanan informasi cloud akan membantu: Dropbox, Google Drive, dan sejenisnya. Beberapa layanan, seperti Mail.ru, secara otomatis mengubah lampiran berukuran besar menjadi tautan ke penyimpanan cloud. Namun saya lebih suka mengelola sendiri informasi yang disimpan di cloud, jadi saya tidak menerima otomatisasi dari Mail.ru.

Dan satu lagi rekomendasi yang tidak sepenuhnya jelas tentang investasi adalah mereka Nama . Itu harus dapat dimengerti dan diterima oleh penerimanya. Suatu ketika kami di perusahaan sedang mempersiapkan proposal komersial atas nama... biarlah Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Saya menerima surat dari manajer dengan draft CP untuk persetujuan, dan lampirannya menyertakan file bernama “ForFedi.docx”. Manajer yang mengirimi saya ini melakukan dialog seperti ini:

Manajer yang terhormat, apakah Anda secara pribadi siap untuk mendekati pria terhormat ini dan memanggilnya Fedya secara langsung?

Entah bagaimana, tidak, dia adalah pria yang dihormati, semua orang memanggilnya dengan nama depan dan patronimiknya.

Mengapa Anda memberi nama lampiran tersebut “Untuk Fedi”? Jika saya mengirimkannya sekarang, apakah menurut Anda dia akan membeli kapak dari kami menggunakan CP ini?

Tadinya aku akan mengganti namanya...

Mengapa menyiapkan bom waktu - penolakan klien potensial - atau membuat pekerjaan ekstra untuk diri Anda sendiri dengan mengganti nama file? Mengapa tidak segera memberi nama lampiran dengan benar: “Untuk Fyodor Mikhailovich.docx” atau bahkan lebih baik lagi - “KP_Sky_Axes.docx”.

Jadi, kurang lebih kita telah memilah email sebagai “wajah”. Mari kita beralih ke email sebagai alat untuk bekerja secara efektif dan membicarakan komponen gangguannya.

Bekerja dengan surat

Email adalah pengalih perhatian yang kuat. Seperti halnya gangguan apa pun, email perlu ditangani dengan memperketat peraturan dan memperkenalkan jadwal kerja.

Minimal, Anda harus mematikan SEMUA notifikasi tentang kedatangan email. Jika klien email dikonfigurasi secara default, Anda akan diberitahu dengan sinyal suara, ikon di sebelah jam akan berkedip, dan pratinjau surat akan ditampilkan. Singkatnya, mereka akan melakukan segalanya untuk pertama-tama menjauhkan Anda dari pekerjaan yang melelahkan, dan kemudian menjerumuskan Anda ke dalam jurang surat yang belum dibaca dan surat yang belum dilihat - dikurangi satu atau dua jam dari hidup Anda.

Beberapa orang memiliki kemauan yang kuat yang memungkinkan mereka untuk tidak terganggu oleh pemberitahuan, tetapi orang biasa lebih baik tidak menggoda nasib dan mematikannya. Di Mozilla Thunderbird, ini dilakukan melalui menu "Alat" → "Pengaturan" → "Umum" → "Saat pesan baru muncul."

Jika tidak ada pemberitahuan, bagaimana Anda bisa memahami bahwa surat telah sampai?

Sangat sederhana. Anda sendiri, secara sadar, menyisihkan waktu untuk memilah-milah email Anda, membuka klien email Anda dan melihat semua pesan yang belum dibaca. Hal ini dapat dilakukan dua kali sehari, misalnya saat makan siang dan malam hari, atau pada saat downtime yang terpaksa, misalnya saat kemacetan lalu lintas.

Orang sering bertanya, bagaimana dengan waktu respons dan surat mendesak? Saya menjawab: Anda tidak memiliki surat penting di surat Anda. Kecuali Anda bekerja di departemen dukungan pelanggan (departemen ini memiliki aturannya sendiri untuk menangani surat).

Jika ada surat mendesak, pengirim akan memberitahu Anda tentang hal ini melalui saluran lain - telepon, SMS, Skype. Kemudian Anda secara sadar akan masuk ke klien email Anda dan memproses email penting. Semua pakar manajemen waktu (misalnya, Gleb Arkhangelsky dengan “Time Drive”) menyatakan respons standar terhadap email dalam waktu 24 jam. Ini adalah aturan sopan santun yang normal - jangan mengharapkan balasan instan melalui email dari lawan bicara Anda. Jika ada surat yang mendesak, beritahukan melalui saluran komunikasi yang lebih cepat.

Jadi, kami mematikan notifikasi dan sekarang menghidupkan klien email sesuai jadwal kami.

Apa yang harus dilakukan ketika kita membuka surat dan terlibat dalam aktivitas yang disebut “memilah email”? Dimana awal dan akhir pekerjaan ini?

Saya sudah banyak mendengar tentang sistem zero inbox, tapi sayangnya, saya belum pernah bertemu satu orang pun yang menggunakannya. Saya harus menemukan kembali roda saya. Ada artikel tentang topik ini di Lifehacker. Misalnya, " ". Di bawah ini saya akan berbicara tentang sistem zero inbox menurut interpretasi saya. Saya akan berterima kasih jika guru GTD memberikan komentar dan menambah atau memperbaiki sistem yang dijelaskan.

Penting untuk dipahami dan diterima bahwa email bukanlah penjadwal tugas atau arsip untuk aktivitas Anda. Oleh karena itu, folder Kotak Masuk harus selalu kosong. Setelah Anda mulai memilah-milah kotak masuk Anda, jangan berhenti atau terganggu oleh apa pun sampai Anda mengosongkan folder ini.

Apa yang harus dilakukan dengan email di kotak masuk Anda? Anda harus membaca setiap huruf secara berurutan dan menghapusnya. Ya, sorot saja dan tekan Delete pada keyboard Anda. Jika Anda tidak sanggup menghapus surat itu, Anda harus memutuskan apa yang harus dilakukan dengannya.

1. Bisakah Anda menjawabnya dalam tiga menit? Apakah saya perlu menjawabnya? Ya, perlu, dan jawabannya tidak lebih dari tiga menit, lalu segera jawab.
2. Anda harus menjawab, tetapi mempersiapkan jawaban akan memakan waktu lebih dari tiga menit. Jika Anda menggunakan penjadwal tugas yang memungkinkan Anda mengubah email menjadi tugas, ubah email menjadi tugas dan lupakan sejenak. Misalnya, saya menggunakan layanan Doit.im yang sangat bagus. Ini memungkinkan Anda membuat alamat email pribadi: Anda meneruskan surat itu ke sana, dan itu berubah menjadi tugas. Namun jika Anda tidak memiliki penjadwal tugas, pindahkan huruf tersebut ke subfolder “0_Run”.
3. Setelah membalas surat dengan cepat, mengubahnya menjadi tugas, atau sekadar membacanya, Anda perlu memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya dengan pesan ini: menghapusnya atau mengirimkannya ke salah satu folder untuk penyimpanan jangka panjang.

Berikut adalah folder penyimpanan jangka panjang yang saya miliki.

• 0_Jalankan. Saya tidak memiliki folder seperti itu, tetapi jika Anda tidak memiliki perencana, saya ulangi, Anda dapat meletakkan surat-surat yang memerlukan pengerjaan mendetail di sini. Folder ini juga perlu dibersihkan secara teratur, tetapi dengan pendekatan yang bijaksana pada waktu yang khusus dialokasikan untuk ini.
• 1_Ref. Di sini saya menaruh surat dengan informasi latar belakang: surat selamat datang dengan login dari berbagai layanan web, tiket penerbangan yang akan datang, dan sebagainya.
• 2_Proyek. Arsip korespondensi tentang mitra dan proyek yang saat ini memiliki hubungan disimpan di sini. Tentu saja, folder terpisah telah dibuat untuk setiap proyek atau mitra. Di folder partner saya menaruh surat tidak hanya dari karyawannya, tetapi juga surat dari karyawan Neb yang berhubungan dengan partner ini. Sangat nyaman: jika perlu, semua korespondensi mengenai proyek tersedia dalam beberapa klik.
• 3_Museum. Di sinilah saya meletakkan surat-surat yang sayang untuk dihapus, dan tidak terlihat manfaatnya. Selain itu, folder dengan proyek tertutup dari “2_Projects” bermigrasi ke sini. Singkatnya, “Museum” menyimpan kandidat pertama yang akan disingkirkan.
• 4_Dokumen. Berikut adalah surat-surat dengan contoh dokumen elektronik yang mungkin berguna di kemudian hari untuk akuntansi, misalnya laporan rekonsiliasi dari klien, tiket perjalanan yang dilakukan. Folder tersebut memiliki banyak kesamaan dengan folder “2_Projects” dan “1_Reference”, hanya informasi akuntansi yang disimpan di dalamnya, dan informasi manajemen disimpan di folder “2_Projects”. Di “4_Documents” ada informasi mati, dan di “2_Projects” ada informasi aktif.
• 5_Pengetahuan. Di sini saya hanya memasang buletin yang sangat berguna yang ingin saya kembalikan setelah beberapa saat untuk mendapatkan inspirasi atau mencari solusi.

Ada pengaturan klien email lain yang penting untuk pengoperasian sistem ini. Pertama, secara default di Thunderbird ada kotak centang “Tandai pesan sebagai telah dibaca”. Saya lebih suka melakukan ini secara sadar, jadi turunlah! Untuk melakukan ini, buka menu “Alat” → “Pengaturan” → “Lanjutan” → “Pembacaan dan Tampilan”.

Kedua, kami menggunakan filter . Sebelumnya, saya aktif menggunakan filter yang secara otomatis meneruskan surat ke folder yang sesuai berdasarkan alamat pengirim. Misalnya, surat dari seorang pengacara dipindahkan ke folder “Pengacara”. Saya meninggalkan pendekatan ini karena beberapa alasan. Pertama: surat dari pengacara dalam 99% kasus berhubungan dengan suatu proyek atau mitra, yang berarti harus dipindahkan ke folder mitra atau proyek tersebut. Kedua: Saya memutuskan untuk menambah kesadaran. Anda sendiri yang harus memutuskan di mana surat tertentu harus disimpan, dan akan lebih mudah untuk mencari pesan yang belum diproses hanya di satu tempat - di kotak masuk. Sekarang saya menggunakan filter hanya untuk mengatur surat-surat biasa otomatis dari berbagai sistem ke dalam folder, yaitu surat-surat yang tidak mengharuskan saya mengambil keputusan. Filter di Mozilla Thunderbird dikonfigurasikan di menu “Alat” → “Filter Pesan”.

Jadi, dengan pendekatan yang tepat, email akan memakan waktu 10 hingga 60 menit sehari, tergantung pada volume korespondensi.

Ya, dan satu hal lagi. Apakah Anda sudah mematikan notifikasi kedatangan surat baru? ;)