Cadangan personel. Pembentukan cadangan personel: petunjuk langkah demi langkah Cara membentuk cadangan personel di perusahaan besar

Tren pasar tenaga kerja menyebabkan perubahan negatif dalam organisasi. Pelamar untuk posisi manajerial seringkali menunjukkan hasil kinerja yang kurang memuaskan. Metode utama dalam memilih manajer profesional adalah dengan memikat spesialis sukses dari perusahaan pesaing. Metode ini digunakan untuk mencari posisi profil teratas atau sempit.

Namun tanpa adanya sistem kerja dengan pegawai di dalam organisasi, tidak menutup kemungkinan akan timbul kesulitan dalam menyeleksi pegawai biasa. Kita berbicara tentang sumber daya manusia yang kuat di perusahaan - cadangan personel.

Mengapa hal ini perlu?

Sekelompok karyawan yang menunjukkan hasil positif dalam pekerjaannya dan memiliki potensi dipilih menjadi cadangan untuk selanjutnya dipromosikan ke posisi manajemen. Jika perlu, spesialis terpilih dapat bekerja dengan baik di bidangnya sendiri dan bidang terkait.

Penciptaan cadangan mengurangi biaya pencarian dan adaptasi pendatang baru karena personel yang sudah terlatih, yang motivasi non-materi dan loyalitasnya kepada organisasi meningkat. Berbicara tentang pembentukan cadangan personel yang kami maksud melaksanakan kegiatan yang bertujuan untuk melatih karyawan terpilih dalam fungsi manajemen.

Memulai, kriteria

Untuk menciptakan sistem yang kompeten, tiga prinsip dipatuhi:

• ada kebutuhan untuk penggantian;
• pelamar cocok untuk posisi tersebut;
• kandidat memiliki keinginan untuk pertumbuhan profesional.

Awal mula pengerjaan penciptaan cadangan adalah mengidentifikasi posisi-posisi terdepan di perusahaan. Kepala departemen, direktur departemen, dan kepala eksekutif mempengaruhi hasil organisasi. Spesialis yang sangat terspesialisasi, yang tanpanya proses kerja akan terhenti, ditugaskan ke cadangan. Skala dan spesifikasi pekerjaan suatu perusahaan menentukan jumlah posisi kunci dalam cadangan.

Kualitas pribadi pekerja cadangan:

• kesediaan, bila perlu, untuk dipindahkan ke cabang organisasi di kota lain;
• ketahanan terhadap stres dan kekebalan terhadap stres;
• kesesuaian pelamar dengan citra pemimpin;
• hasil indikatif dari kegiatan saat ini;
• suasana hati internal seorang kandidat untuk posisi kepemimpinan. Perekrut berpengalaman dapat menentukan kualitas ini.

Langkah-langkah yang harus diambil saat membuatnya:

• menentukan berapa banyak spesialis yang dibutuhkan dalam lima tahun;
• lihat jumlah cadangan yang tersedia;
• memperkirakan persentase PHK berdasarkan hasil;
• mengidentifikasi manajer yang mampu bekerja di bidang lain;
• jangan lupa bahwa para spesialis dari cadangan pada akhirnya harus menemukan diri mereka dalam posisi yang ingin mereka kembangkan secara profesional dan psikologis. Jika tidak, karyawan tersebut akan kelelahan dan kehilangan motivasi.

Kemungkinan kesalahan:

• seleksi formal spesialis ke dalam cadangan tanpa penilaian pengetahuan. Akibatnya, kurangnya karyawan yang kuat dan adanya karyawan yang tidak mampu dalam manajemen;
• sistem motivasi pelamar belum dipikirkan;
• kurangnya feedback dari bagian personalia kepada karyawan yang tidak masuk dalam cadangan. Hal ini menyebabkan loyalitas terhadap perusahaan menurun;
• rencana yang disetujui tidak dilaksanakan. Karyawan terpilih yang menyelesaikan rencana pelatihan untuk naik pangkat. Dengan tidak adanya perpindahan personel, kepercayaan terhadap organisasi akan hilang, yang tercermin dalam hasil kerja;
• cadangan personel yang terbentuk jarang diperbarui, sehingga sistem ini tidak ada artinya dalam konteks pengembangan bisnis dan tingkat turnover yang tinggi.

Tahapan pembentukan

Ada 4 tahap konstruksi sistem. Tergantung pada situasi keuangan dalam organisasi dan tugas spesifiknya, tahapannya ditambah atau dikurangi:

1. Pada tahap pertama, staf seleksi personel menganalisis kebutuhan penggantian untuk jangka waktu yang disetujui. Jangka waktu perencanaan berkisar antara dua hingga lima tahun.
2. Pada tahap kedua, sistem seleksi dikembangkan. Sebuah kompetisi diadakan dan cadangan dipilih.
3. Pada tahap ketiga, karyawan terpilih mengikuti program pengembangan keterampilan di bidang profesional dan pribadi. Pasukan cadangan dilatih dalam program MBA, seminar dan pelatihan, dan perjalanan keliling diatur untuk mereka. konferensi tematik dengan guru tamu.
4. Pada tahap keempat, karyawan yang terlatih memiliki kesempatan untuk menguji diri mereka dalam praktik. Dalam situasi ideal, kandidat yang berpengalaman harus merasa bebas di kursi manajerial, menyelesaikan tugas yang diberikan dan tidak mengalami kesulitan dalam berkomunikasi dengan bawahan.

Tugas terperinci:

1. Pada tahap pertama, itu dikembangkan Kebijakan pembentukan cadangan. Dokumen tersebut merinci prinsip dan urutan tindakan, orang yang bertanggung jawab, dan formulir pelaporan. Ini membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan pengorganisasian pekerjaan dengan cadangan: bagaimana karyawan perusahaan diisi ulang dan direkrut ke dalamnya. Untuk bekerja, Anda harus menyetujui daftar posisi yang pekerjanya akan dicadangkan. Karyawan departemen personalia bersiap peraturan dan disetujui oleh pimpinan organisasi.
2. Pada tahap kedua, skema seleksi kompetitif. Kandidat internal dan eksternal akan mampu mengisi ceruk cadangan. Syarat utama untuk ini adalah pengalaman dalam spesialisasi yang dibutuhkan. Setelah jumlah maksimum pelamar telah direkrut, kompetisi tahap kedua dimulai, di mana cadangan dievaluasi secara pribadi. Keputusan untuk mendaftar dibuat berdasarkan hasil kerja yang dicapai dan penilaian kualitas profesional dan pribadi.
3. Pada tahap ketiga, itu dibuat sistem pelatihan untuk karyawan terpilih. Karena pengembangan spesialis akan membutuhkan biaya yang besar, kegiatan pelatihan dipikirkan dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang akan mempengaruhi bisnis di masa depan. Di samping itu pendidikan tambahan, program yang diberikan bertujuan untuk mengembangkan keterampilan manajemen di kalangan karyawan. Insentif finansial untuk cadangan akan menjadi bonus untuk kinerja ujian yang sangat baik atau pembayaran untuk gelar MBA. Rencana pengembangan individu disiapkan untuk setiap pelamar, dengan mempertimbangkan pengalaman, pendidikan, karakteristik psikologis dan keinginan untuk mencapai ketinggian di arah yang dipilih. Umpan balik dari karyawan cadangan ke departemen personalia akan menunjukkan kekurangan dalam program pengembangan. Berbagi pengalaman para cadangan akan meningkatkan kesan proses pembelajaran dan akan menarik minat seluruh karyawan organisasi.
4. Pada tahap keempat seorang spesialis terlatih menggantikan seorang karyawan dalam posisi yang dilindungi undang-undang menggunakan pengalaman yang didapat. Seorang karyawan merasa berguna ketika ia benar-benar menerapkan keterampilan yang telah dipelajarinya. Dalam situasi di mana ia tetap berada dalam cadangan selama lima tahun dengan membawa informasi baru tetapi tidak dapat diterapkan, perusahaan berisiko kehilangan personel yang berharga karena kurangnya perhatiannya. Ada tempat bagi spesialis yang menjanjikan di pasar tenaga kerja dan di antara para pesaing.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang tugas-tugas ini dari video berikut:

Tugas utama diselesaikan selama prosedur

Kebijakan strategis organisasi ditujukan terutama untuk meningkatkan keuntungan. Tim profesional dengan semangat korporat tunggal akan memenuhi tugas bisnis yang diberikan. Jika Anda memiliki cadangan personel, waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan Anda akan lebih sedikit.

Risiko kehilangan akumulasi informasi yang dimiliki seorang manajer berkurang. Cadangan secara bertahap mempelajari seluk-beluk manajemen, melakukan tugas pertama di bawah pengawasan seorang mentor yang berpengalaman, kemudian secara mandiri.

Menjadi bagian dari cadangan personel meningkatkan motivasi karyawan. Ia melihat adanya jalan menuju kemajuan profesional baik secara horizontal maupun vertikal. Jika sistem cadangan dipikirkan dengan baik, maka karyawan akan termotivasi untuk terus naik pangkat. Dengan sistem organisasi yang kompeten, perusahaan merencanakan dan mengelola proses pergerakan.

Dengan pergantian staf yang rendah, dedikasi terhadap pekerjaan, dan pengembangan diri profesional karyawan, organisasi ini stabil secara finansial. Situasi yang jarang muncul ketika kepergian manajer berpengalaman dari suatu perusahaan berdampak negatif pada bisnis: penjualan turun dan citra organisasi memburuk.

Semakin banyak pemimpin modern perusahaan Rusia hari ini memperhatikan untuk menemukan yang terbanyak cara yang efektif pelatihan dalam perusahaan spesialis yang mampu, jika perlu, menduduki posisi kepemimpinan di berbagai tingkatan. Hal ini terutama disebabkan oleh kenyataan bahwa setiap tahun semakin sulit untuk menarik personel manajemen dari “luar”. Di pasar tenaga kerja untuk kategori personel ini, situasi semakin sering muncul ketika jumlah tawaran melebihi permintaan atau tingkat pelatihan manajer yang tertarik untuk mencari pekerjaan tidak memenuhi persyaratan untuk posisi manajerial di perusahaan tertentu.

Ya, perebutan talenta di antara perusahaan berkembang sangat serius, tidak ada yang berniat melepaskan posisinya, dan spesialis perburuan kepala di departemen SDM di perusahaan besar sudah lama menjadi hal yang biasa. Apakah ada kebutuhan untuk terlibat dalam perjuangan seperti itu jika perusahaan memiliki setiap kesempatan untuk melatih pemimpin masa depan secara mandiri? Jawabannya muncul dengan sendirinya, dan dalam hal ini kita berbicara tentang pembentukan di dalam perusahaan cadangan personel, mampu memenuhi kebutuhan perusahaan akan manajer di berbagai tingkatan ketika ada posisi kosong yang sesuai.

Kebutuhan tersebut mungkin terkait tidak hanya dengan pergerakan personel saat ini, tetapi juga dengan strategi pengembangan perusahaan, karena ketika merencanakan pengembangan bisnis, manajer perusahaan harus menentukan sumber daya apa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas strategis. Dan masuk pada kasus ini Sumber daya manusia, yaitu tenaga ahli dan manajer yang siap dan mampu melaksanakan tugas-tugas penting bagi perusahaan, memegang peranan yang menentukan.

Apa itu cadangan personel Dan bagaimana Ini mungkin terlihat seperti jika suatu proses diperlukan pembentukan cadangan personel dalam perusahaan tertentu?

Cadangan personel(cadangan untuk mengisi posisi manajemen) - ini adalah sekelompok karyawan perusahaan yang telah mencapai hasil positif di dalamnya aktivitas profesional dan dipilih masuk tim khusus berdasarkan hasil penilaian pengetahuan, keterampilan, kualitas bisnis dan pribadi. Grup ini kemudian lolos persiapan yang diperlukan untuk promosi selanjutnya ke posisi manajemen di perusahaan jika diperlukan.

Bagi para manajer perusahaan, masalah pembentukan cadangan personel untuk mengisi posisi manajemen, biasanya, menjadi relevan dalam situasi berikut:

1. Perusahaan berhasil berkembang, membuka bidang kegiatan baru dan diperlukan manajer yang berkompeten yang siap dan mampu memimpin bidang tersebut.
2. Perusahaan mengalami kesulitan dalam proses menarik manajer dari “luar” karena aktivitasnya memiliki kekhususan yang kompleks dan mengharuskan calon posisi manajemen memiliki tingkat kualifikasi dan pengetahuan khusus tertentu saat masuk.
3. Perusahaan tertarik untuk mempertahankan profesional muda yang sedang berkembang dengan potensi kepemimpinan, yang menunjukkan hasil kinerja tinggi, tertarik pada pengembangan profesional dan siap berkontribusi pada pengembangan perusahaan.
4. Perusahaan berupaya menciptakan tim manajer yang kuat yang memahami teknologi operasi internal, spesifikasi bisnis, mampu beradaptasi dengan perubahan dalam waktu singkat dan memberikan solusi efektif terhadap masalah yang mereka hadapi.

Proses pembentukan cadangan personel untuk posisi manajemen dalam suatu perusahaan memerlukan perhatian khusus dari manajemen, spesialis layanan SDM, dan manajer lini dan terdiri dari beberapa tahapan pekerjaan yang berurutan (lihat diagram proses pembentukan cadangan personel di bawah) :

1. Menetapkan maksud dan tujuan pembentukan cadangan personel di perusahaan.

Ini adalah salah satu tahapan kunci dalam proses pembentukan cadangan personel, ketika manajer perusahaan harus menjawab dua pertanyaan yang menentukan semua kegiatan selanjutnya:

“Mengapa perusahaan memerlukan cadangan personel?”, “Bagaimana cara efektif memilih dan selanjutnya melatih cadangan personel perusahaan?”

Saat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, penting untuk dipahami bahwa cadangan personel perusahaan tidak dibuat berdasarkan prinsip: “Jadi, bagaimana jika berguna…”. Ini adalah alat nyata di tangan manajer perusahaan yang memungkinkan Anda membangun sistem yang efektif sistem manajemen personalia, mengurangi biaya untuk menarik dan menyesuaikan karyawan baru dengan posisi manajemen, mempengaruhi motivasi karyawan tetap dan memastikan keberhasilan perkembangan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, maksud dan tujuan utama pembentukan dan pelatihan cadangan personel tidak hanya harus didefinisikan dengan jelas di tingkat manajemen, tetapi juga kemudian menjadi perhatian seluruh karyawan perusahaan.

Pada tahap ini, penting juga untuk menentukan aturan dasar dan prinsip pembentukan cadangan personel:

• tata cara pemilihan calon personel cadangan;
• prinsip pembentukan kelompok cadangan personel;
• komposisi dan wewenang komisi untuk bekerja dengan cadangan personel;
• aturan dan tata cara pengambilan keputusan tentang pendaftaran cadangan personel;
• pembentukan program pelatihan profesional untuk cadangan personel;
• tata cara penarikan (pengecualian) dari cadangan personel;
• tata cara pengangkatan calon personel cadangan untuk menduduki jabatan manajerial.

Aturan dan prinsip ini dijabarkan secara rinci dalam “Peraturan tentang pembentukan cadangan personel” - dokumen internal perusahaan yang mengatur semua pekerjaan dengan cadangan personel di setiap tahap.

2. Penetapan jumlah dan struktur tugas cadangan personel.

Tentu saja, staf manajer perusahaan terbesar sekalipun ada batasnya, dan keinginan perusahaan untuk berkembang juga ada batasnya, oleh karena itu, ketika mulai membentuk cadangan untuk posisi manajemen di perusahaan, penting untuk menentukan dengan jelas kebutuhannya. personel dalam kategori ini untuk jangka pendek dan jangka panjang, dengan mempertimbangkan faktor-faktor berikut :

• munculnya jabatan pimpinan tambahan atau baru;
• pembukaan posisi-posisi kosong yang terkait dengan pengurangan personel secara alami karena berbagai alasan.

Disarankan untuk membuat cadangan personel untuk semua posisi manajemen perusahaan dan divisinya, tetapi yang terpenting, untuk posisi-posisi kunci, yang jumlahnya di perusahaan besar berkisar antara 30 hingga 200 unit.

Oleh karena itu, penting bagi manajemen perusahaan untuk menentukan posisi kepemimpinan spesifik mana yang penting, yaitu posisi yang memiliki dampak khusus terhadap efektivitas operasional perusahaan. Pada saat yang sama, disarankan untuk memiliki setidaknya dua kandidat untuk setiap posisi di cadangan, karena hal ini memungkinkan, pertama, untuk tidak menunda dalam situasi di mana kandidat dari cadangan karena alasan tertentu tidak dapat mengambil posisi tersebut ketika diperlukan. muncul, dan yang kedua, kandidat kedua akan selalu merangsang kandidat pertama untuk menjadi lebih baik pengembangan aktif dan sebaliknya. Namun perlu diingat bahwa bekerja dengan cadangan yang besar sangatlah sulit, dan rendahnya kemungkinan pengangkatan suatu jabatan dapat menyebabkan demotivasi seorang pegawai yang menjadi bagian dari cadangan.

3. Penetapan persyaratan kualifikasi dan pengembangan model kompetensi jabatan pimpinan cadangan personel.

“Dia spesialis pemasaran yang baik, saya puas dengan pekerjaannya, tetapi haruskah saya menunjuk dia sebagai kepala departemen?” Sebagaimana diketahui, keputusan pimpinan perusahaan seperti itu tidak selalu benar, karena selain pengetahuan profesional di bidang pemasaran yang dimiliki oleh seorang spesialis yang baik, kepala departemen pemasaran juga harus memiliki seperangkat kompetensi manajemen. yang memungkinkan dia mengatur pekerjaan departemen secara efektif dan berhasil menjalankan fungsi manajerial lainnya. Jika keberadaan dan tingkat perkembangan kompetensi manajerial seorang spesialis tidak dinilai dengan baik sebelum diangkat ke posisi manajerial, maka kemungkinan seorang spesialis yang baik tidak akan mampu menjalankan fungsi seorang manajer akan sangat tinggi. Oleh karena itu, dalam membentuk cadangan personel untuk jabatan-jabatan manajemen di suatu perusahaan perlu ditentukan secara tepat kriteria penilaian lebih lanjut terhadap calon-calon jabatan tersebut, yaitu:

• Persyaratan kualifikasi untuk posisi yang calonnya termasuk dalam cadangan adalah tingkat pendidikan yang dapat diterima, pengalaman kerja yang diperlukan, dan adanya pengetahuan dan keterampilan khusus.
• Seperangkat kompetensi yang diperlukan, yaitu model kompetensi untuk suatu jabatan manajemen atau suatu kesatuan model kompetensi untuk jabatan manajemen di suatu perusahaan. Apabila sebelumnya perusahaan belum pernah melakukan pemodelan kompetensi, maka pada tahap ini disarankan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, karena model kompetensi yang dikembangkan untuk suatu jabatan tertentu, atau suatu kesatuan model kompetensi untuk jabatan manajemen di perusahaanlah yang memungkinkan. menilai kandidat berdasarkan kriteria yang sama dan mengidentifikasi mereka kekuatan dan zona pengembangan, serta menyusun rencana pengembangan individu dengan mempertimbangkan tingkat perkembangan masing-masing kompetensi yang ada. Model kompetensi dapat dikembangkan di suatu perusahaan, baik sendiri maupun dengan keterlibatan konsultan eksternal – perwakilan dari perusahaan konsultan, namun yang utama harus didasarkan pada kekhususan pekerjaan pada posisi manajerial, tidak mengandung lebih dari 8 kompetensi utama, menetapkan indikator perilaku yang jelas untuk setiap kompetensi sesuai dengan tingkat skala pengembangan yang sesuai.

4. Melaksanakan tata cara pemilihan calon personel cadangan.

Ada beberapa pendekatan dalam tata cara pemilihan calon personel cadangan, berdasarkan penilaian awal personel. Oleh karena itu, di beberapa perusahaan, pemilihan calon cadangan personel dilakukan berdasarkan hasil sertifikasi personel tahunan, dan seringkali muncul situasi ketika karyawan itu sendiri tidak mengetahui bahwa dirinya sudah menjadi bagian dari cadangan personel perusahaan. Perusahaan lain mengembangkan dan melaksanakan prosedur penilaian personel khusus untuk membentuk cadangan personel perusahaan. Namun, salah satu metode penilaian personel yang paling efektif, yang memungkinkan identifikasi kandidat potensial untuk cadangan personel, saat ini adalah metode Assessment Center. Pengalaman yang ada dalam menyelenggarakan Assessment center dan review dari kepala departemen HR perusahaan menunjukkan bahwa validitas hasil Assessment Center mencapai 70%, dan dalam beberapa kasus 90%, karena ciri-cirinya sebagai berikut:

1. Penggunaan seperangkat teknologi penilaian adalah “penilaian volume”, yang dilakukan sesuai dengan skenario yang dikembangkan dengan jelas menggunakan seperangkat berbagai metode penilaian, yang masing-masing memiliki keunggulan tersendiri: pengujian, latihan individu dan kelompok yang menyimulasikan situasi kerja nyata, permainan peran, dan wawancara kompetensi.
2. Kriteria utama untuk penilaian ini adalah kompetensi yang didefinisikan dengan jelas dan tingkat pengembangannya yang diperlukan (dapat diterima) pada karyawan sesuai dengan skala dan indikator perilaku yang telah dikembangkan sebelumnya. Dasar pengembangan kriteria evaluasi dalam hal ini adalah model kompetensi untuk suatu posisi pekerjaan tertentu atau model terpadu kompetensi korporat dan manajerial perusahaan.
3. Selama Pusat Penilaian, perilaku karyawan yang sebenarnya diamati dinilai, dan bukan hanya levelnya pelatihan teori atau asumsi tentang bagaimana dia akan bertindak dalam situasi kerja tertentu.
4. Durasi prosedur penilaian ini rata-rata 2 hari, bukan 1-2 jam seperti wawancara sertifikasi biasa.
5. Beberapa pengamat yang berkualifikasi dilibatkan dalam penilaian, yaitu dibentuk sekelompok ahli. Biasanya konsultan eksternal diundang untuk mengatur dan menyelenggarakan Assessment Center - perwakilan dari perusahaan konsultan, yang merupakan bagian dari kelompok pengamat ahli bersama dengan perwakilan manajemen perusahaan, sehingga meminimalkan faktor subjektivitas penilai. Hasil penilaian, kelompok ahli ini membuat kesimpulan bagi setiap pegawai dengan cara bersama-sama menganalisis hasil penyelesaian seluruh tugas penilaian dan mengeluarkan nilai akhir yang disepakati.

Berdasarkan hasil Assessment Center, setiap pegawai diberikan rinciannya Masukan tentang hasil penilaian: kekuatan dan bidang pengembangannya, prospek pertumbuhan profesional lebih lanjut, pelatihan yang diperlukan. Pada tahap ini, karyawan juga mengetahui keinginannya untuk lebih profesional dan pertumbuhan karir di perusahaan.

Hasil penilaian terhadap setiap pegawai menjadi dasar penyusunan rencana pengembangan individu, yang dikembangkan bersama-sama dengan atasan langsung pegawai dan kepala bagian SDM.

Pegawai yang menerima hasil Assessment Center peringkat terbaik, termasuk dalam kelompok cadangan personel. Namun, syarat untuk masuk cadangan personel dapat memberikan kesempatan kepada seorang karyawan untuk masuk cadangan tidak hanya dengan memperoleh nilai terbaik, tetapi juga dengan kinerja rata-rata. Hal ini dimungkinkan jika cadangan, tergantung pada kebutuhan dan kemampuan perusahaan, mencakup beberapa kelompok:

• Cadangan personel operasional (peserta) adalah calon pemimpin yang tingkat pengetahuan dan pelatihan profesionalnya memungkinkan mereka untuk mulai bekerja pada posisi kepemimpinan pada saat ini atau dalam waktu dekat.
• Cadangan personel (kelompok pengembangan) adalah spesialis berpengalaman yang telah bekerja di perusahaan selama beberapa tahun dan tertarik pada prospek promosi ke posisi yang lebih tinggi, dengan syarat memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan di bidang manajemen melalui pelatihan khusus.
• Cadangan personel strategis, Hipo itu(kelompok “High-po” dari bahasa Inggris potensi tinggi - potensi tinggi) karyawan muda dengan potensi kepemimpinan yang akan mampu menduduki posisi kepemimpinan di perusahaan dalam 3-5 tahun, dengan mengikuti pelatihan profesional selangkah demi selangkah. Untuk kelompok cadangan personel ini, sebagai suatu peraturan, program pengembangan profesional komprehensif yang berlangsung selama beberapa tahun dibentuk, yang tidak hanya mencakup program pelatihan khusus, tetapi juga pergerakan melalui berbagai posisi, memfasilitasi pertumbuhan karier selangkah demi selangkah.

5. Bekerja dengan cadangan personel perusahaan.

Cadangan personel telah direkrut, personel cadangan personel telah disetujui, rencana pengembangan individu telah disusun - tetapi apa selanjutnya?

Dan kemudian manajemen perusahaan perlu membuat program untuk pelatihan cadangan personel, termasuk mengerjakan rencana pengembangan individu dan pelatihan di bawah program pengembangan profesional khusus yang menggabungkan kebutuhan pelatihan yang umum bagi semua calon cadangan personel.

Program pengembangan profesional khusus termasuk pelatihan bisnis, seminar, dan magang dapat dikembangkan untuk setiap kelompok cadangan personel bersama dengan perusahaan pelatihan bisnis. Program ini dikembangkan dengan mempertimbangkan tingkat pelatihan profesional kandidat yang ada dan mungkin berisi beberapa modul pelatihan berurutan yang bertujuan untuk menciptakan atau mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk keberhasilan pekerjaan dalam posisi kepemimpinan tertentu.

Program komprehensif untuk pelatihan personel cadangan untuk posisi kepemimpinan juga dapat mencakup bentuk pelatihan kandidat berikut:

1. Kerjasama antara calon pimpinan dan mentor;
2. Kinerja sementara tugas manajer yang tidak hadir selama perjalanan bisnis atau liburan mereka;
3. Magang di posisi manajemen;
4. Mengerjakan proyek dan menjalankan wewenang yang didelegasikan oleh atasan langsung;
5. Partisipasi dalam kelompok kerja dan pertemuan.

Pelaksanaan rencana pengembangan individu, hasil pelatihan pegawai cadangan di bawah program pengembangan profesional khusus, serta keterlibatan mereka dalam tugas dan kegiatan yang berkaitan dengan posisi kepemimpinan harus dipantau secara sistematis. Biasanya, fungsi ini dipercayakan kepada layanan SDM dan atasan langsung dari karyawan yang berada di cadangan. Pada gilirannya, komisi untuk bekerja dengan cadangan personel melakukan penilaian berkala terhadap aktivitas setiap karyawan yang terdaftar di cadangan setidaknya setahun sekali, setelah itu membuat salah satu keputusan berikut:

• karyawan tersebut terus menjadi bagian dari cadangan personel
• karyawan memerlukan pelatihan tambahan, pelatihan ulang dan pelatihan bisnis, oleh karena itu dilakukan penyesuaian terhadap rencana pengembangan individu
• seorang karyawan dikeluarkan dari cadangan karena hasil yang tidak memuaskan dalam implementasi rencana pengembangan individu

Seleksi calon dari cadangan untuk diangkat ke suatu jabatan manajemen yang lowong dilakukan dengan menilai tingkat pelatihan profesionalnya, hasil kerja rencana pengembangan individu, serta tingkat pengembangan kompetensi utama dan mengkorelasikan hasil tersebut. dengan persyaratan untuk posisi manajemen yang kosong.

Dalam proses bekerja dengan cadangan personel, perlu diperhatikan fakta bahwa selama berada di cadangan, karyawan menjalani pelatihan yang serius dan agar tidak menjadi “penempa bakat” bagi perusahaan lain, perlu dilakukan. tepat waktu membuat penunjukan yang sesuai untuk posisi kandidat paling siap dari cadangan. Karyawan yang tergabung dalam cadangan personel perusahaan harus merasa dibutuhkan dan memiliki prospek nyata untuk memperoleh posisi yang diinginkan. Untuk itu, kemampuan dan potensi mereka yang ada harus dimanfaatkan secara maksimal oleh perusahaan, dan tidak “kalengan” hingga saat yang tepat tiba. Jika tidak, karyawan yang terlatih dan terlatih akan berusaha menggunakan pengetahuan dan kemampuan baru mereka di luar perusahaan.

Dan sebagai penutup, saya ingin menekankan bahwa sistem pembentukan dan pelatihan cadangan personel bekerja secara efektif dan merupakan alat manajemen yang nyata hanya jika dimasukkan dalam kebijakan personel terpadu, dibangun berdasarkan strategi pengembangan perusahaan dan didukung oleh pengelolaannya.

Skema proses pembentukan cadangan personel

Dalam kegiatan usaha dalam negeri modern, dalam kaitannya dengan penyediaan personel, berkembang kecenderungan yang menyerupai lingkaran setan. Di satu sisi, permintaan pelamar jelas lebih besar dibandingkan jumlah lowongan yang dapat diterima. Di sisi lain, manajemen menengah benar-benar mengalami “kekurangan staf”; tidak terdapat cukup spesialis yang benar-benar berkualifikasi.

Masalahnya adalah dengan “melampaui” batas personel Anda dan tidak memiliki kesempatan untuk berkembang, kemungkinan besar karyawan yang berguna akan berhenti karena dia tidak mendapatkan realisasi diri yang tepat. Dan uang bukan lagi satu-satunya insentif untuk tetap bertahan pada pekerjaan yang tidak menguntungkan.

Pilihan untuk keluar dari lingkaran ini adalah dengan membentuk cadangan personel. Mari kita pertimbangkan apa yang dapat diberikan hal ini kepada pemilik bisnis, dari mana harus memulai dan bagaimana mengatur proses ini di perusahaan.

Cadangan personel - alat manajemen personalia

Cadangan personel Merupakan kebiasaan untuk menyebutkan sejumlah pegawai biasa yang berpotensi, jika perlu, menduduki posisi kepemimpinan melalui pra-seleksi dan pelatihan khusus yang berkualitas.

PENTING! Semua pegawai yang menjadi cadangan manajemen harus memenuhi persyaratan kualifikasi yang ditentukan untuk posisi manajemen.

Siapa yang dapat bertindak sebagai sumber personel:

• spesialis terkemuka;
• karyawan muda yang menjanjikan;
• pegawai yang telah berhasil menyelesaikan magang khusus;
• orang yang memegang posisi kepala divisi struktural yang lebih kecil;
• karyawan dan manajemen anak perusahaan.

CATATAN! Tergantung pada sektor industri bisnisnya, personel yang diperlukan dapat dilatih dari hampir semua kategori pekerja. Misalnya, tidak jarang seorang pekerja biasa secara bertahap naik pangkat menjadi supervisor shift atau mandor senior.

Fungsi cadangan personel

Pembentukan “cadangan emas” karyawan akan membantu menyelesaikan tugas-tugas manajemen berikut:

• mengurangi pergantian staf;
• menjamin kesinambungan peralihan tampuk pemerintahan;
• meningkatkan motivasi karyawan semua kategori;
• memperkuat budaya perusahaan;
• penghematan finansial dan waktu dalam pencarian, seleksi, adaptasi dan pelatihan personel untuk posisi-posisi kunci;
• meningkatkan rasa tanggung jawab dan loyalitas pegawai;
• stabilisasi umum situasi personel.

Prinsip-prinsip menciptakan cadangan personel

Saat mulai mengatur cadangan personel di suatu perusahaan, Anda harus dipandu oleh prinsip-prinsip berikut yang menentukan efektivitas proses ini:

1. Membutuhkan. Kebutuhan untuk menciptakan cadangan personel harus benar-benar relevan bagi organisasi tertentu.
2. Kepatuhan kualifikasi. Calon “cadangan” untuk suatu posisi tertentu harus sesuai dengan ciri-ciri utama kualifikasi tersebut.
3. Memenuhi harapan. Seorang karyawan yang dipilih untuk cadangan harus menjanjikan sesuai dengan indikator penentu utama:
   • usia;
   • menerima pendidikan;
   • kualifikasi saat ini;
   • masa jabatan;
   • menaiki tangga karier;
   • orientasi terhadap perbaikan dan pertumbuhan, dll.
4. Transparansi. Pembentukan cadangan harus transparan. Informasi tentang kebutuhan staf dan kandidat harus terbuka.
5. Pertarungan kompetitif. Untuk memilih yang terbaik dan merangsang persaingan yang wajar, dan karenanya keinginan untuk perbaikan, bukan hanya satu, tetapi 2-3 “cadangan” harus disediakan untuk setiap posisi yang kosong.
6. Prakarsa. Seluruh peserta dalam proses tersebut harus aktif, terutama mereka yang bertanggung jawab dalam menyeleksi calon cadangan.

Apa yang perlu diperjelas sebelum mulai membentuk cadangan

Sebelum Anda memulai proses pembuatan atau pembaruan stok karyawan untuk posisi-posisi penting, Anda perlu mendefinisikan dengan jelas logika masa depannya. Untuk melakukan ini, perlu dilakukan analisis awal terhadap situasi personel di perusahaan. Perhatian yang cermat faktor-faktor berikut perlu dipertimbangkan:

• analisis strategi bisnis secara keseluruhan: misalnya, pengembangan jenis produk baru atau pasar penjualan baru memerlukan pelatihan personel yang berbeda dengan peningkatan volume produksi dalam kisaran yang stabil;
• kalau omzetnya banyak, yang penting dipasang alasan sebenarnya, mengidentifikasi posisi-posisi yang paling “kritis”, menentukan perkiraan karakteristik pekerja yang tidak dipertahankan di dalamnya dan menguraikan “potret” dari mereka yang paling cocok;
• memecahkan masalah personel utama sebelum mulai mengisi “kesenjangan” dengan bantuan cadangan.

Algoritma untuk menyiapkan cadangan personel di suatu perusahaan

Proses kompleks pembentukan cadangan personel berlangsung dalam beberapa tahap.

Langkah 1 “Siapa yang kita butuhkan?” Persiapan untuk memulai pekerjaan pembentukan cadangan personel:

• analisis kebutuhan nyata akan cadangan personel;
• prakiraan dinamika personel aparatur manajemen;
• penetapan tingkat kepegawaian untuk posisi-posisi kunci;
• menyusun daftar posisi yang memerlukan pengisian atau pembuatan cadangan.

Langkah 2 “Siapa yang tepat untuk kita?” Menyusun daftar “cadangan” yang seharusnya:

• pemilihan kandidat yang sesuai sesuai dengan kriteria yang ditetapkan (usia, pengalaman, prospek, dll);
• menyusun daftar calon calon pimpinan tertentu yang memerlukan cadangan;
• pemeriksaan calon yang termasuk dalam daftar: psikodiagnostik, percakapan, wawancara, permainan bisnis, dll;
• klarifikasi daftar, penghapusan mereka yang tidak lolos seleksi;
• penyaringan alami: pengecualian dari calon yang karena alasan tertentu tidak ingin dimasukkan dalam cadangan;
• rumusan akhir daftar sesuai skema: posisi yang membutuhkan cadangan personel - dua atau tiga calon penggantinya di masa depan;
• spesifikasi daftar: kandidat mana yang memerlukan pelatihan khusus, cara terbaik mengaturnya, cara memantau hasilnya, dll.

UNTUK INFORMASI ANDA! Dalam organisasi besar, daftar ini harus disetujui oleh manajemen senior, yaitu disetujui oleh direktur umum.

Langkah 3 “Tumbuh”. Persiapan dan pelatihan “cadangan” sesuai dengan persyaratan posisi yang diproyeksikan, pemilihan metodologi yang optimal dan penerapan praktisnya:

• pelatihan individu diawasi oleh supervisor yang sebenarnya;
• magang di posisi masa depan yang prospektif di organisasi Anda sendiri atau organisasi lain;
• memperoleh pendidikan khusus dalam kursus pelatihan ulang atau di lembaga pendidikan khusus;
• Magang.

Pelatihan profesional personel cadangan

Setelah memutuskan daftar kebutuhan personel dan kandidat, penting untuk mulai mengerjakan pelatihan khusus mereka. Hal ini memerlukan rencana khusus.

Program persiapan kandidat bisa tingkat yang berbeda cakupan:

• umum– memberikan pelatihan dasar dalam keterampilan kepemimpinan, pengisian dan pemutakhiran landasan teori;
• spesial– dibuat secara terpisah untuk setiap bidang kegiatan di mana kandidat dibagi;
• individu– yang paling padat karya, tetapi paling efektif, karena dirancang untuk setiap spesialis tertentu, dengan mempertimbangkan karakteristik pribadinya, basis pengetahuan dan keterampilan yang ada, serta posisi yang diharapkan di masa depan.

PENTING! Program pelatihan diterima dan disetujui oleh administrasi perusahaan.

Sebagai bagian dari pelatihan individual, bentuk pekerjaan berikut dapat diatur untuk kandidat:

• kursus penyegaran;
• memperoleh pendidikan tambahan, termasuk pendidikan tinggi jika diperlukan;
• ceramah, percakapan, seminar, acara pendidikan lainnya;
• partisipasi dalam pelatihan;
• magang profesional.

Kerangka waktu untuk mempersiapkan cadangan personel

Waktu pelatihan cadangan mungkin ditentukan oleh program yang disetujui oleh perusahaan, tetapi dapat bervariasi tergantung pada situasi individu. Jadi, misalnya, mungkin timbul situasi di mana setelah menyelesaikan pelatihan seorang cadangan, posisi yang diusulkan tidak kosong, dalam hal ini, Anda dapat membuat lowongan untuk seorang wakil dan menempatkan karyawan terlatih di dalamnya. Jika setelah menyelesaikan pelatihan muncul posisi, tetapi kandidat belum siap, Anda dapat memperpanjang pelatihan atau mengambil kandidat lain dari cadangan. Kelayakan ditentukan dalam setiap kasus tertentu.

Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya manusia Perusahaan; memenuhi kebutuhan Perusahaan akan kandidat untuk mengisi posisi di berbagai tingkatan; melaksanakan kesatuan kebijakan personalia dalam hal karir dan pertumbuhan profesional karyawan Perusahaan.

Ketentuan umum

Tujuan utama pembentukan cadangan personel di Perusahaan adalah:

• pengurangan pergantian staf;
• mengidentifikasi dan mempertahankan karyawan dengan potensi pengembangan yang tinggi;
• memastikan prioritas pengisian lowongan yang muncul di Perusahaan dengan kandidat terlatih dari cadangan internal;
• memastikan kemajuan karir posisi kunci karyawan yang paling terlatih di antara mereka yang memiliki pengetahuan profesional yang diperlukan bagi Perusahaan;
• memastikan pertumbuhan profesional staf yang berkelanjutan;
• memperkuat budaya perusahaan yang merangsang tanggung jawab pribadi, loyalitas, fokus pada pencapaian hasil dan pembentukan nilai-nilai bersama perusahaan.

Cadangan personel meliputi cadangan internal dan eksternal

Cadangan personel internal dibentuk dari kalangan pegawai Perseroan. Ini dibagi menjadi cadangan operasional dan strategis

Cadangan operasional merupakan cadangan calon dari kalangan spesialis, manajer lini, manajer menengah, dan manajer puncak untuk mengisi jabatan tertentu yang telah mengembangkan kompetensi dan siap untuk segera bekerja.

Cadangan strategis adalah calon posisi yang akan kosong dalam 1-2 tahun ke depan dan memerlukan pelatihan calon jangka panjang.

Pencantuman cadangan personel internal dan pemutakhiran komposisinya dilakukan setiap tahun, pada awal triwulan keempat.

Cadangan personel eksternal dibentuk dari:

• kandidat yang diwawancarai oleh mitra HR, namun tidak mulai bekerja di Perusahaan setelah lulus wawancara kerja karena kurangnya lowongan saat ini;
• kandidat yang datanya diperoleh berdasarkan pemantauan pasar tenaga kerja untuk ketersediaan spesialis utama di segmen industri.

Pencantuman dalam cadangan personel eksternal dan pemutakhiran komposisinya dilakukan secara berkala, seiring calon eksternal menjalani prosedur wawancara dan seleksi. Untuk memenuhi alternatif pengisian jabatan-jabatan penting, cadangan personel dapat terdiri dari beberapa orang untuk setiap jabatan, sesuai standar. Satu kandidat dapat dimasukkan dalam cadangan personel untuk beberapa posisi. Informasi mengenai pengoperasian sistem cadangan personel, model pengembangan karir di Perusahaan (Career Movement Map), dan daftar cadangan dibuka dan dimuat di portal perusahaan (Daftar Cadangan)

Bagan organisasi sistem personel cadangan

Badan utama pengelola sistem cadangan personel adalah Komite Personalia, yang secara tetap meliputi: Kepala Bidang Niaga, Kepala Bidang Penjualan, Kepala Bidang Teknologi Manajemen, Kepala Departemen SDM

Fungsi Komite Personalia meliputi:

• menentukan tingkat pengaruh setiap jabatan dan pegawai terhadap perkembangan perusahaan setiap tahunnya
• persetujuan kebutuhan cadangan personel untuk tahun tersebut setiap tahun
• pelaksanaan perencanaan umum dan standarisasi berbagai aspek sistem cadangan personel, dengan memperhatikan tujuan strategis dan saat ini Perusahaan setiap enam bulan sekali
• memantau daftar cadangan perusahaan, mengambil keputusan untuk mengeluarkan karyawan dari cadangan personel setiap enam bulan sekali
• tinjauan rencana pengembangan individu untuk cadangan setiap triwulan
• mengambil keputusan tentang perpindahan personel dan rotasi cadangan personel sesuai dengan jadwal yang berlaku

Kepala Departemen Sumber Daya Manusia bertanggung jawab atas dukungan organisasi dan metodologis kegiatan Komite Personalia, mengatur jadwal rapat, dan menyelenggarakan rapat luar biasa komite. Pekerjaan saat ini untuk menciptakan kebutuhan cadangan personel, pengisian dan pengembangan cadangan personel (mengidentifikasi kandidat potensial, penilaian, seleksi, pelatihan) dilakukan oleh mitra SDM Divisi Penjualan, Departemen Sumber Daya Manusia, bersama dengan Direktur Jenderal. Divisi Penjualan dan Kepala Divisi, Kepala Departemen, Pelayanan dan departemen di Kantor Pusat. Untuk mengkoordinasikan pekerjaan yang ada, Kepala Departemen Sumber Daya Manusia menunjuk seorang kurator dari kalangan pegawai departemen.

Tata cara pembangkitan kebutuhan personel cadangan

Untuk menentukan komposisi kuantitatif dan kualitatif cadangan personel untuk tahun kalender, pekerjaan berikut dilakukan:

• Analisis tabel kepegawaian saat ini untuk mengidentifikasi posisi-posisi kunci;
• Analisis tabel kepegawaian untuk mengidentifikasi kebutuhan cadangan sehubungan dengan rotasi/pemecatan staf yang ada;
• Standarisasi tingkat kepegawaian cadangan personel untuk mengisi posisi-posisi kunci;
• Analisis kebutuhan cadangan untuk posisi yang baru dibuat atau direncanakan dalam tabel kepegawaian, sesuai dengan strategi pengembangan perusahaan.
• Persetujuan rencana kebutuhan cadangan personel tahun berjalan oleh Komite Personalia.

Tata cara seleksi dan pendaftaran staf internal

Pendaftaran dalam cadangan personel internal dapat dilakukan dengan:

• pertimbangan permohonan calon untuk dimasukkan dalam cadangan personel (pencalonan diri);
• berdasarkan rekomendasi pengelola;
• berdasarkan hasil prosedur penilaian tahunan, termasuk prosedur penilaian tambahan. berdasarkan pencapaian persentase efektivitas program yang diperlukan, mentor.

Semua calon pelamar Cadangan Personil, pada saat pendaftaran, harus sudah memiliki hasil penilaian yang dilakukan sesuai dengan Peraturan “Penilaian Personil” selambat-lambatnya 12 bulan yang lalu sejak tanggal pertimbangan permohonan. Apabila penilaian tersebut belum dilakukan terhadap calon, atau dilakukan lebih dari satu tahun yang lalu, maka calon tersebut harus menjalani prosedur penilaian sebelum didaftarkan pada cadangan personel. Tujuan dilakukannya prosedur penilaian pada tahap pencantuman tenaga cadangan dalam personel cadangan adalah untuk menjamin bahwa tenaga cadangan telah dilatih untuk jabatan tersebut, dengan memperhatikan kemampuan mereka. karakteristik individu, kekuatan dan kelemahan mereka.

Selambat-lambatnya pada triwulan keempat tahun berjalan: Kepala bagian pelatihan dan pengembangan personel membuat daftar cadangan berdasarkan hasil tata cara penilaian untuk setiap jabatan untuk selanjutnya mengirimkan cadangan untuk pelatihan dan memindahkannya ke kurator cadangan personel. . Pengawas sistem pendampingan membuat daftar mentor dengan persentase kinerja tinggi dan mentransfernya ke kurator sistem cadangan personel. Kurator cadangan personel, berdasarkan daftar yang diterima, daftar pegawai yang dicalonkan sendiri dan pegawai yang direkomendasikan oleh manajer, membuat daftar umum cadangan dan menyerahkannya kepada Komite Personalia untuk disetujui.

Pendidikan dan pengembangan

Berdasarkan hasil prosedur penilaian, disusun rencana pengembangan individu untuk cadangan, yang menunjukkan kegiatan yang bertujuan untuk mengembangkan profesional dan kompetensi pribadi yang diperlukan untuk keberhasilan pekerjaan di posisi target. Rencana pengembangan individu diprakarsai dan disetujui oleh kurator cadangan personel, dan dikembangkan oleh mitra SDM divisi tersebut, bersama dengan cadangan. Hal ini disepakati dengan kepala departemen pelatihan dan pengembangan personel, dan dengan atasan langsung dari cadangan. Rencana pengembangan individu mencakup kegiatan khusus yang bertujuan untuk mengembangkan kompetensi pribadi dan profesional yang diperlukan untuk posisi yang relevan: pelatihan: pelatihan, seminar, kelas master; Belajar sendiri; rotasi horizontal; magang; pendampingan; penggantian sementara selama manajer kunci tidak ada; ikut serta dalam kelompok proyek.

Pelatihan, seminar, kelas master dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang dibentuk sesuai dengan rencana pelatihan umum tahun tersebut bagi perusahaan. Jika perlu, pelatihan khusus ditambahkan, yang mencakup portofolio program pelatihan karyawan “internal” dan program pelatihan pemasok “eksternal” yang dipilih secara khusus.

Belajar mandiri. Tahap pelatihan ini berlangsung sesuai dengan rencana pengembangan individu, menggunakan pilihan literatur profesional (buku, instruksi, peraturan, dll), webinar eksternal, materi video (film, webinar), materi dari perpustakaan elektronik perusahaan.

Rotasi horizontal. Tujuan dari prosedur ini adalah:

• memperluas wawasan profesional cadangan;
• perolehan pengalaman, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan baru, perbaikan dan optimalisasi proses bisnis divisi terkait dan Perusahaan secara keseluruhan.

Jangka waktu menduduki suatu jabatan baru sebagai hasil rotasi sesuai dengan matriks kebutuhan jabatan tersebut. Magang adalah kegiatan untuk memperoleh pengalaman kerja atau meningkatkan kualifikasi pada bidang kegiatan yang dipilih. Durasi magang ditentukan tergantung pada tujuan dan tercermin dalam rencana pengembangan individu. Pendampingan - pengorganisasian proses dilakukan berdasarkan Peraturan “Pendampingan; pilihan seorang mentor tercermin dalam rencana pengembangan individu karyawan dan disetujui oleh kurator sistem cadangan personel. Penggantian sementara selama manajer kunci tidak ada hanya dilakukan dari antara cadangan yang tercantum dalam cadangan operasional. . Karyawan cadangan internal operasional dan strategis dapat dilibatkan dalam partisipasi dalam kelompok proyek berdasarkan keputusan Komite Personalia.

Evaluasi hasil pelatihan pasukan cadangan

Penilaian personel cadangan dilakukan dengan cara yang ditetapkan oleh Peraturan “Tentang Penilaian Personil”. Tergantung pada posisinya, penilaian dapat mencakup pengujian profesional, permainan bisnis, penyelesaian kasus, masalah bisnis, wawancara berbasis kompetensi, dan penilaian keterampilan manajemen 360 derajat. Informasi hasil penilaian cadangan diposting dalam bentuk laporan khusus sesuai dengan Peraturan “Penilaian Personil”: “Paspor karir profesional karyawan di kartu 1C” dalam database terpadu untuk personel cadangan. Kurator menyampaikan kepada Komite SDM laporan (“Penyediaan personel cadangan”, “Daftar cadangan dengan % pelaksanaan HKI”) tentang komposisi, pergerakan, hasil pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh cadangan personel. sistem, pelaksanaan rencana pengembangan individu oleh cadangan, minimal 2 kali per tahun atau sesuai kebutuhan.

Kondisi untuk kemajuan dalam program

Pendudukan oleh cadangan pada suatu posisi target dimungkinkan jika ada penilaian positif terhadap kesiapan cadangan menurut kompetisi untuk cadangan. Kompetisi cadangan merupakan salah satu alat seleksi program yang dilakukan pada saat diperlukannya calon lowongan yang terbuka. Kondisi kompetisi ditetapkan dengan mempertimbangkan kekhususan posisi Komite Personalia.

Indikator evaluasi berikut ini sangat menentukan:

• kesesuaian tingkat pengembangan kompetensinya dengan sasaran jabatan;
• kemajuan dalam pengembangan kompetensi; kinerja yang efektif dari tugas-tugas kerja langsung;
• paspor karir profesional karyawan;
• keberhasilan pelaksanaan Rencana Pengembangan Individu minimal 80%, dengan memperhatikan periode yang ditinjau;
• kesesuaian matriks dengan persyaratan jabatan yang bersangkutan;
• persentase kinerja karyawan sebagai mentor.

Keputusan untuk menerima kandidat untuk posisi target dibuat oleh Komite Personalia. Paket lengkap dokumen untuk setiap cadangan disediakan untuk dipertimbangkan oleh Komite Personalia. Paket dokumen ini meliputi: kartu pribadi karyawan; rencana pengembangan individu; paspor karir profesional karyawan;

Tata cara pengambilan keputusan pergerakan personel

Masalah yang berkaitan dengan pergerakan vertikal cadangan adalah tanggung jawab eksklusif panitia. Rapat Komite SDM mengenai isu-isu ini diadakan dalam format yang diperluas - dengan undangan wajib dari Ketua, yang membidangi masalah personalia untuk posisi pengangkatan (sesuai dengan Matriks Pengambilan Keputusan). Peserta yang diundang dalam rapat Komite Personalia mempunyai hak suara yang sama dengan peserta biasa. Keputusan tentang pergerakan vertikal cadangan diambil melalui pemungutan suara terbuka para peserta rapat Komite Personalia dengan suara mayoritas sederhana.

Masalah-masalah yang berkaitan dengan rotasi cadangan horizontal dibawa ke rapat Komite Personalia atas usul Kepala Departemen Sumber Daya Manusia, dalam hal keputusan untuk memindahkan cadangan karena alasan tertentu tidak dapat diambil secara rutin. Orang-orang yang berkepentingan dapat diundang ke pertemuan - seorang cadangan, manajer lini, seorang manajer yang bertanggung jawab atas urusan personalia untuk posisi pengangkatan - dengan hak suara penasehat. Pendapat peserta yang diundang diperhitungkan ketika mengambil keputusan oleh Komite Personalia. Keputusan mengenai masalah rotasi horizontal yang dipertimbangkan dalam rapat Komite Personalia diambil melalui pemungutan suara terbuka dari para peserta. Keputusan untuk memindahkan cadangan dianggap diambil jika setidaknya 50% dari Komite Personalia memberikan suaranya.

Prosedur pengecualian dari skuad cadangan

Seorang cadangan dapat dikeluarkan dari personel cadangan karena alasan berikut:

• hasil negatif dari prosedur penilaian;
• kegagalan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan segera;
• kegagalan sistematis untuk mengimplementasikan Rencana Pengembangan Individu.

Keputusan untuk mengecualikan seorang kandidat dari program dibuat oleh panitia.

Aplikasi:

1. Ciri-ciri pendaftaran, formulir standar;
2. Permohonan pendaftaran;
3. Rencana Pengembangan Individu (IDP);
4. Ketersediaan personel, formulir laporan;
5. Paspor karir profesional;
6. Rencana kebutuhan personel cadangan;
7. Eksekusi Laporan HKI;
8. Laporan Rotasi cadangan personel.

bisnis Rusia "perang untuk bakat" lebih memilih untuk memimpin dengan mencari dan menarik spesialis yang memenuhi syarat dari pasar tenaga kerja. Investasi dalam seleksi personel dan pengembangan merek SDM di beberapa perusahaan mengalahkan biaya mempertahankan dan mengembangkan staf yang ada. Jika dalam situasi pertumbuhan ekonomi, persaingan untuk mendapatkan karyawan berbakat ditentukan oleh besarnya paket kompensasi yang ditawarkan, kini peluang untuk “mengalahkan” personel dari pesaing telah berkurang secara signifikan. Kini semakin sulit untuk mengisi lowongan: dengan latar belakang menurunnya populasi usia kerja, proporsi spesialis berkualifikasi yang mengklasifikasikan diri mereka sebagai “wiraswasta” atau “pekerja lepas” semakin meningkat. Harinya sudah dekat ketika “penggerebekan” dan “pertempuran” untuk mendapatkan talenta akan berpindah dari pasar tenaga kerja ke bagian belakang, ke wilayah perusahaan itu sendiri. Maka bisnis akan membutuhkan sistem internal untuk pelatihan dan pengembangan karyawan. Anda tidak akan dapat membeli dan memasangnya sebagai modul produksi: perlu waktu untuk membuatnya. Untuk bersiap menghadapi tantangan di masa depan, perusahaan perlu mulai membangun sistem seperti itu sekarang.

Pelatihan yang ditargetkan bagi para manajer yang sangat efektif yang mengetahui secara spesifik pekerjaan organisasi dan berbagi nilai-nilai perusahaan dan budaya perusahaan merupakan kondisi yang diperlukan untuk berfungsinya organisasi modern.

Meskipun cadangan personel hanya salah satu elemennya siklus manajemen bakat, ia melakukan beberapa fungsi SDM penting sekaligus. Kehadiran cadangan personel di suatu perusahaan tidak hanya mengurangi risiko personel, berkontribusi pada kelancaran fungsi perusahaan dan pengembangan bisnis dalam kondisi kekurangan personel di pasar tenaga kerja, tetapi juga meningkatkan loyalitas, keterlibatan, dan tingkat motivasi personel.

Pembentukan cadangan personel diawali dengan penetapan daftar jabatan kunci. Jabatan kunci adalah jabatan yang mempunyai dampak tertentu terhadap hasil bisnis perusahaan. Seorang karyawan yang memegang posisi ini memiliki sejumlah kompetensi yang berharga dan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Biasanya, menemukan pengganti karyawan tersebut di pasar tenaga kerja dalam waktu singkat bisa jadi sulit atau bahkan tidak mungkin.

Dimasukkannya dalam cadangan personel untuk posisi-posisi tersebut menyiratkan bahwa kandidat memiliki kualitas pribadi tertentu dan kepatuhan terhadap prosedur formal. Cadangan personel adalah pegawai berpotensi tinggi, yang memiliki kualitas dan kompetensi bisnis yang diperlukan, telah menyelesaikan pelatihan profesional yang diperlukan dan mampu menduduki posisi kunci dalam jangka pendek.

Cadangan personel juga disebut kumpulan bakat atau "Kumpulan bakat". Menciptakan kumpulan talenta untuk memenuhi kebutuhan karyawan dengan kualifikasi yang tepat sesuai dengan proyeksi rotasi dan rencana strategis perusahaan. Cadangan personel bertindak sebagai ban berjalan SDM, karena ini menyiratkan pelatihan lanjutan bagi para spesialis yang paling memenuhi kebutuhan perusahaan.

Optimalnya jika 80% lowongan diisi dengan promosi dan rotasi cadangan personel dalam organisasi dan 20% dengan menarik karyawan baru dari pasar tenaga kerja. Rasio ini memungkinkan kami untuk melestarikan nilai-nilai dan pengetahuan perusahaan, dan pada saat yang sama, memastikan “infus” pengetahuan segar dan pembaharuan tim.

Berkat teknologi baru, pembuatan cadangan personel memerlukan sumber daya yang jauh lebih sedikit. Pekerjaan ini terdiri dari mengidentifikasi karyawan berpotensi besar, menilai kekuatan dan kelemahan mereka, serta kompetensi yang diperlukan untuk menduduki posisi kunci. Cadangan personel merupakan bagian dari strategi SDM perusahaan di bidang manajemen talenta yang dilaksanakan melalui serangkaian langkah:

Dengan demikian, cadangan personel merupakan salah satu elemen dari strategi “manajemen talenta” perusahaan, yang merupakan proyeksi dari strategi bisnis secara keseluruhan.

LANGKAH-LANGKAH PEMBENTUKAN CADANGAN PERSONIL

Prinsip pembagian posisi kunci:

kekritisan posisi - dampak tinggi pada hasil bisnis;

calon dengan kompetensi yang dibutuhkan sulit ditemukan di pasar tenaga kerja, dan dibutuhkan banyak waktu untuk melatih karyawan dari kalangan cadangan internal;

Untuk mengetahui posisi mana yang mungkin kosong dalam waktu dekat, perlu dilakukan analisis di beberapa bidang:

menilai tingkat kepegawaian divisi struktural perusahaan untuk menghindari kekosongan di posisi kepemimpinan;

menganalisis risiko bagi karyawan pada posisi kunci (usia pra-pensiun, loyalitas rendah, ketidaksesuaian dengan model kompetensi, dll);

memperhatikan rencana ekspansi usaha perusahaan dalam hal pembukaan divisi dan jabatan baru;

Penting untuk menentukan jumlah cadangan yang optimal untuk setiap posisi, dengan mempertimbangkan risiko putus sekolah, pemecatan cadangan, dll. Biasanya 2-3 orang per posisi.

Membuat profil pekerjaan adalah langkah pertama dalam mengidentifikasi kandidat yang tepat. Profil pekerjaan meliputi:

penjelasan rinci tentang fungsionalitas dan indikator kinerja utama;

kompetensi perusahaan (umumnya perusahaan);

kompetensi profesional dan keterampilan yang diperlukan;

karakteristik perilaku dan kompetensi pribadi (ditentukan oleh kekhususan posisi ini);

persyaratan formal dan khusus.

Dalam mengembangkan profil, bersama dengan spesialis SDM, kepala departemen dan spesialis di bidang tertentu harus berpartisipasi, karena model ini akan digunakan baik bagi kandidat saat merekrut maupun untuk menilai personel yang ada, merencanakan pengembangan, dan menyusun rencana karier.

Penggunaan profil pekerjaan (model kompetensi) dalam manajemen personalia memastikan penempatan personel akan dilakukan sesuai dengan kualitas profesional dan pribadi pegawai, sehingga akan berdampak positif terhadap pertumbuhan hasil usaha.

Saat melakukan prosedur penilaian personel untuk memilih kandidat cadangan personel, kriterianya biasanya adalah keberadaan dan perwujudan kompetensi dasar perusahaan yang diperlukan (misalnya: kepemimpinan, orientasi hasil, fokus pelanggan, dll.). Penilaian pegawai juga dilakukan untuk mengetahui potensi, kompetensi dan keterampilan yang ada, serta mengetahui kesiapannya untuk berkembang dan menjalani program pelatihan.

Teknik ini memungkinkan Anda mengevaluasi efektivitas kandidat.

Prosedur Penilaian kinerja berdasarkan metode manajemen sasaran. Ini melibatkan pelacakan hasil berdasarkan tujuan/tugas yang ditetapkan dan diselesaikan, pemenuhan indikator kuantitatif, dengan komentar dari manajer atau pakar. Berdasarkan matriks indikator pegawai, dihitung koefisien kinerja pribadi.

Potensi (dari bahasa Latin potensia - kekuatan, kekuasaan, peluang) adalah seperangkat karakteristik manusia, cadangan internalnya, yang memprediksi keberhasilannya dalam memecahkan masalah profesional baru.

Seorang pegawai yang berpotensi tinggi, atau pegawai yang bertalenta, senantiasa menunjukkan hasil kinerja yang tinggi dan menunjukkan kesiapan untuk pengembangan dan pelatihan, sehingga berpotensi menjadi pegawai cadangan personel.

Dalam praktik manajemen, terdapat cukup banyak metode untuk menilai potensi karyawan. Pusat penilaian, tes bakat profesional, survei dan wawancara, tes IQ, tes kepribadian, penilaian manajer, metode 360 ​​derajat. Untuk mendapatkan hasil yang objektif, beberapa metode dapat digunakan.

Bersama dengan, dengan cara yang baik Untuk mengidentifikasi potensi seorang karyawan, yang tersisa hanyalah memantau dan mengevaluasi kualitasnya di lingkungan produksi yang sesuai dan di tempat kerja baru. Hal ini mengacu pada rotasi kandidat antar divisi perusahaan, penggantian sementara, yang memungkinkan penilaian kemampuan untuk jenis pekerjaan tertentu. Untuk tujuan yang sama, dipraktikkan untuk melibatkan karyawan yang dinilai secara singkat dalam pekerjaan dalam kelompok proyek yang inovatif.

Di akhir prosedur penilaian personel, metode dapat digunakan untuk menominasikan calon cadangan peringkat karyawan berdasarkan satu atau lebih kriteria, yang akan menyederhanakan keputusan akhir mengenai persetujuan daftar cadangan. Kriteria universalnya adalah “kinerja” karyawan dan “potensi pengembangannya”. Hal ini akan membantu mengidentifikasi karyawan yang akan berkembang dan mampu menjadi penerus.

Dengan demikian, konsep “potensi”, “kompetensi”, dan “bakat” berpindah ke ranah besaran yang terukur. Dengan alat otomatis, proses identifikasi dan pengembangan bakat dapat dikelola sepenuhnya.

Otomatisasi penilaian personel dan manajemen cadangan personel

Tahapan tersebut meliputi pengembangan rencana pelatihan individu untuk setiap karyawan, dengan mempertimbangkan keterbelakangan keterampilan dan kompetensi sesuai dengan profil posisi kunci.

Program umum dapat mencakup persiapan kompetensi universal (perusahaan) yang penting untuk posisi apapun. Bentuk persiapannya bisa apa saja: berupa seminar, master class, pelatihan, dll.

Rencana pengembangan individu harus ditujukan untuk mengembangkan cadangan, dengan mempertimbangkan karakteristiknya, kualitas lemah dan kuat, dan persyaratan posisi target. Bentuk persiapan:

mendapatkan pengalaman kerja;

penugasan tugas kerja baru yang ditujukan untuk pengembangan pegawai;

partisipasi dalam proyek pembangunan;

bekerja dengan mentor;

penggantian sementara manajer atasan dengan cadangan, dll.

Selama tahap ini, penting untuk memantau efektivitas pelatihan dan penyesuaian program secara tepat waktu. Kembangkan karyawan berbakat Anda agar potensinya dapat dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Biasanya program pelatihan berlangsung selama satu tahun.

Untuk menentukan tingkat kesiapan seorang cadangan untuk ditugaskan posisi baru diperlukan penilaian lebih lanjut. Penilaian tersebut harus dilakukan dengan kombinasi:

penilaian hasil produksi masing-masing cadangan;

perubahan kompetensi profesional dan manajerial dibandingkan dengan indikator pada saat seleksi;

hasil pekerjaan proyek.

Berdasarkan hasil penilaian, diambil keputusan tentang siapa yang tetap berada di cadangan personel dan harus didorong, dan siapa yang keluar. Penilaian tersebut dapat dilakukan sebagai bagian dari penilaian personel secara berkala, yang dilakukan pada tahap pencantuman dalam cadangan personel.

Jika ada target lowongan:

pertimbangan calon dari cadangan yang berhasil;

langkah-langkah untuk masuknya karyawan ke posisi baru.

Jika tidak ada lowongan penting untuk menilai risiko personel dan mengambil serangkaian tindakan untuk mempertahankan cadangan. Fakta bahwa pelatihan telah berhasil diselesaikan dan potensi yang meningkat tidak dapat digunakan pada posisi sebelumnya dapat mengurangi motivasi dan menyebabkan karyawan yang telah menghabiskan banyak sumber daya untuk meninggalkan perusahaan.

Metode penyelenggaraan:

penugasan manajemen proyek apa pun;

tambahan gaji;

pemberian manfaat tambahan;

penunjukan sebagai mentor bagi karyawan yang kurang berpengalaman;

menjalankan tugas manajer untuk sementara waktu selama dia tidak ada, misalnya.

Bentuk mempertahankan cadangan yang cukup kuat dapat berupa program pelatihan dan pengembangan karyawan yang dapat ditawarkan perusahaan, termasuk penyertaan dalam cadangan personel untuk posisi-posisi penting lainnya.

Juga, dukungan manajemen, pertemuan di pengaturan informal untuk membahas tujuan saat ini dan strategis.

Bekerja dengan cadangan personel mempengaruhi seluruh perusahaan. Otomatisasi proses yang dijelaskan di atas memungkinkan dilakukannya proses secara teratur, transparan, mudah dikontrol, dan berbiaya rendah. Sistem otomatis “TopFactor: Talent Management” berdasarkan 1C memungkinkan Anda untuk:

memperluas wilayah tanggung jawab karyawan, tanggung jawab fungsionalnya, dan tingkat pengambilan keputusan;

manajemen cadangan personel perusahaan;

mengidentifikasi karyawan yang sangat efektif;

pembentukan rencana suksesi;

pelatihan lanjutan karyawan perusahaan melalui rencana pengembangan individu.

Karyawan yang sangat potensial dan bertalenta merupakan syarat penentu kesuksesan di pasar. Tugas para pemimpin bisnis tidak hanya mengidentifikasi karyawan tersebut dan menciptakan kondisi untuk mengeluarkan potensi mereka, tetapi juga melibatkan mereka dalam proses pelatihan pendatang baru.

Efektivitas, motivasi, keterlibatan dan loyalitas seorang karyawan pada akhirnya ditentukan oleh kondisi yang diciptakan perusahaan untuknya. Motif pendorong orang-orang seperti itu adalah keinginan untuk pengembangan profesional dan realisasi diri, melakukan tugas-tugas kompleks dan kemandirian dalam pengambilan keputusan. Hal ini hanya dapat dicapai melalui pengelolaan talenta yang terkoordinasi, yang merupakan syarat penting untuk mencapai tujuan strategis perusahaan mana pun.