Bagaimana mengesahkan salinan dokumen dalam berbagai situasi. Salinan dokumen: cara mengesahkannya dengan benar

Salinan dokumen harus disertifikasi dalam hal apa pun, jika tidak, salinan tersebut akan dianggap hanya selembar kertas, meskipun isinya sama persis dengan aslinya. Namun siapa yang akan mengesahkan salinan tersebut sangat bergantung pada organisasi mana Anda perlu menyerahkannya. Dalam beberapa kasus, cukup jika dokumen tersebut disertifikasi dengan stempel organisasi Anda, dalam beberapa kasus, Anda harus membayar notaris untuk prosedur ini.

Anda mungkin memerlukan salinan dokumen untuk diserahkan ke otoritas pajak dan dana ekstra-anggaran, saat mendaftarkan transaksi sipil, serta untuk presentasi ke pengadilan, dll. Jadi, khususnya, paragraf 8 Pasal 75 Kode Hukum Administratif Federasi Rusia menetapkan aturan yang menyatakan bahwa dokumen asli atau salinannya, yang telah dilegalisir, harus diserahkan ke pengadilan. Jika tidak, jika salinannya tidak disahkan dengan benar, keputusan pengadilan dapat ditentang dan bahkan dibatalkan.

Cara mengesahkan salinan suatu akta oleh notaris

Anda benar-benar dapat memiliki salinan dokumen apa pun yang disahkan oleh notaris, tetapi karena Anda harus membayarnya, Anda hanya boleh mengesahkan dokumen-dokumen yang notarisnya ditentukan oleh peraturan. Jadi, hanya salinan yang diaktakan yang diterima dalam hal mendaftarkan suatu perusahaan untuk tujuan perpajakan dan mendaftarkannya daftar negara atau dalam hal persiapan dokumen untuk memperoleh keanggotaan SRO dan izin untuk melakukan jenis kegiatan tertentu. Warga negara akan memerlukan notaris dalam hal pendaftaran warisan, transaksi real estat, dll.
Apabila tidak ada notaris, tanda tangan pengesahan kepala pemerintahan kota atau pejabat yang diberi wewenang khusus dapat disamakan dengan tanda tangannya.

Cara mengesahkan sendiri salinan dokumen

Jika dokumen peraturan tidak secara langsung menunjukkan perlunya memberikan salinan yang diaktakan, Anda dapat menyatakan sendiri keasliannya. Menurut Keputusan Presidium Soviet Tertinggi Uni Soviet saat ini tertanggal 04.08.83 No. 9779-X “Tentang prosedur penerbitan dan sertifikasi oleh perusahaan, lembaga dan organisasi salinan dokumen yang berkaitan dengan hak-hak warga negara,” salinannya dapat disahkan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang berwenang. Kekuasaan ini diberikan oleh perintah organisasi yang relevan.
Jika salinannya ada dalam beberapa lembar, Anda dapat mengesahkan masing-masing lembar secara terpisah atau menjahit dan memberi nomor pada lembar-lembar tersebut dan menunjukkan dalam tulisan sertifikasi: “Salinan pada 3 lembar sudah benar.”

Oleh karena itu, dokumen-dokumen organisasi itu sendiri dan para pegawainya berhak untuk disahkan oleh pimpinan atau pejabat yang mempunyai wewenang untuk itu. Kekuatan hukum dari salinan tersebut, sesuai dengan GOST R 51141-98, akan diberikan oleh perincian yang diperlukan: tanda yang menunjukkan di mana dokumen asli berada, tanggal penerbitan dan tulisan “Salinan benar”, dikonfirmasi oleh nama keluarga, inisial, dan tanda tangan pejabat sertifikasi. Keaslian tanda tangan saksi dibuktikan dengan cap stempel organisasi.


Seringkali CEO harus menandatangani banyak dokumen. Misalnya, salinan dokumen yang ditandatangani secara pribadi oleh CEO perlu disertifikasi. Salinan dokumen disertifikasi sebagai berikut. Ditulis dengan tangan Anda sendiri: salinan asli, jabatan, nama keluarga dan inisial direktur, tanda tangan. Biasanya hal ini cukup untuk mengesahkan salinan dokumen secara pribadi oleh direktur umum, tetapi terkadang perlu untuk menuliskan tanggal ketika dokumen tersebut disertifikasi. Di bawah ini adalah contoh segel yang dapat dengan mudah mengatasi tugas ini dan menyederhanakan pekerjaan Direktur Jenderal, menghemat waktu dia.

Contoh stempel CEO

Contoh ini menunjukkan stempel sederhana untuk CEO, di pilihan yang berbeda desain bingkai, stempel itu sendiri. Seperti yang Anda lihat di versi pertama, bingkai prangko disajikan sudut tajam. Pada opsi ke-2 sudut bingkainya membulat, dan pada opsi ke-3 tidak ada bingkai sama sekali. Selain itu, prangko ini disajikan dalam 2 versi dengan garis di atasnya ditandatangani oleh direktur umum, dan tanpa itu. Berkat contoh ini, Anda kurang lebih dapat membayangkan prangko masa depan Anda - desain dan isi teksnya.


Contoh sudut lancip, membulat dan tanpa pembatas di sekeliling teks:
1. OPSI
Sudut bingkai tajam
Seni: hal-gd-1001 Seni: hal-gd-1002
PILIHAN 2
Sudut bingkai bulat



Seni: hal-gd-1003 Seni: hal-gd-1004
3. OPSI
Stempel tanpa bingkai



Seni: hal-gd-1005 Seni: hal-gd-1006

Dalam contoh ini, teks isi prangko diubah

Juga, ada berbagai pilihan stempel untuk Anda untuk direktur umum. Pada opsi di atas, teks (isi) stempel berubah. Teks yang paling umum dan diperlukan untuk stempel direktur umum suatu organisasi adalah: SALINAN YANG BENAR, TANDA TANGAN, TANGGAL, RINCIAN PERUSAHAAN, dan data lain yang diperlukan untuk sertifikasi dokumen penting. Prangko semacam itu menghemat banyak waktu dibandingkan dengan apa yang akan terjadi jika dokumen-dokumen ini disertifikasi dengan bolpoin. Stempel ini akan selalu memberi Anda kecepatan dan efisiensi dalam pekerjaan Anda, mengisi dokumentasi dalam jumlah besar dan akan mengurangi banyak waktu.



Seni: hal-gd-1007 Seni: hal-gd-1008 Seni: hal-gd-1009






Seni: hal-gd-1010 Seni: hal-gd-1011 Seni: hal-gd-1012






Seni: hal-gd-1013 Seni: hal-gd-1014 Seni: hal-gd-1015

Jenis peralatan padat untuk pencetakan CEO

Perlengkapan prangko tersedia dalam berbagai variasi. Penampilannya bisa sederhana dan sangat ketat (kokoh). Pada dasarnya aksesoris logam memiliki tampilan yang kokoh. Mereka terlihat mahal dan tentunya menonjolkan penampilannya saat berada di kantor sebuah perusahaan besar. Menyenangkan untuk dipegang dan nyaman untuk digunakan. Stempel ini menghiasi meja pimpinan perusahaan. Stempel juga dapat dihias dengan lambang atau logo perusahaan.

Organisasi mana pun mempunyai kebutuhan dan hak untuk menerbitkan salinan dokumen. Salinan yang diberikan kepada karyawan perusahaan, inspektorat pajak, dana di luar anggaran, atas keikutsertaan perusahaan dalam kompetisi atau lelang dan hal-hal lain. Dalam hal ini, manajer harus mengetahui cara mengesahkan salinan dokumen dengan benar.

Kalau soal notaris, kita cukup menghubungi notaris, dan dia sendiri yang menjalankan seluruh prosedurnya. Biasanya kebutuhan akan konfirmasi notaris ditentukan dalam dokumen peraturan. Jika yang terakhir tidak ditentukan, kepala organisasi mengesahkan surat-surat itu secara independen. Namun, beberapa perusahaan dalam semua kasus menggunakan bantuan notaris untuk meningkatkan otoritas dan tingkat kepercayaan klien. Langkah seperti itu dibenarkan, namun memerlukan hal yang signifikan sumber keuangan. Jika tidak ada notaris di wilayah tersebut, Anda dapat menghubungi kepala tata usaha atau orang yang berwenang. Pimpinan organisasi berhak mengesahkan hanya dokumen-dokumen yang dibuat di organisasi ini, atau yang aslinya disimpan di sini. Untuk penyalinan resmi dokumen pihak ketiga, diperlukan izin khusus, kecuali dalam kasus perekrutan dan pembuatan arsip pribadi untuk bawahan.


Sertifikasi salinan yang sebenarnya dilakukan di ruang kosong di akhir teks dokumen. Disarankan untuk membuat entri berikut:
  • informasi tentang lokasi aslinya;
  • tulisan “Benar” atau “Salinan sudah benar” (wajib menggunakan huruf kapital);
  • jabatan orang yang mengesahkan, tanda tangannya dan nama belakangnya dengan inisial;
  • tanggal sertifikasi;
  • stempel, jika ditentukan oleh format organisasi.


Jika dokumen terdiri dari beberapa halaman, Anda dapat mengesahkan masing-masing halaman secara terpisah sesuai dengan contoh di atas. Ada cara lain:
  1. Kami memberi nomor halaman secara berurutan;
  2. Kami menjahit semua lembaran menjadi satu dengan benang atau staples besi, dan memasang stiker kertas di tempat pengikatannya;
  3. Pada stiker kami menunjukkan jumlah lembar, membubuhkan tanda tangan pemberi sertifikasi, nama belakang dan inisialnya;
  4. Kalau ada segelnya, kita letakkan cetakannya agar sebagian menempel pada stiker.


Saat mengesahkan suatu dokumen, perhatikan kualitas aslinya. Jika dokumen asli berisi koreksi, tambahan, atau teksnya tidak terbaca dengan jelas, salinan tersebut tidak dapat diterima, meskipun telah memiliki sertifikasi yang sesuai.

Dan juga duplikat dan ekstraknya, telah kami katakan. Hari ini kita akan mempelajari topik sertifikasi salinan. Bagaimana cara mengesahkan salinan dokumen sehingga perwakilan yang paling ketat sekalipun tidak dapat menemukan kesalahan agensi pemerintahan? Informasi apa yang harus disertakan saat mengesahkan salinan? Dokumen peraturan apa yang harus Anda rujuk?

Saat ini di Rusia ada dua dokumen yang berlaku untuk semua organisasi dan yang secara langsung menyatakan bagaimana salinannya perlu disertifikasi. Ini:

  1. Keputusan Presidium Soviet Tertinggi Uni Soviet tanggal 4 Agustus 1983 No. 9779-x “Tentang tata cara penerbitan dan sertifikasi oleh perusahaan, lembaga dan organisasi salinan dokumen yang berkaitan dengan hak-hak warga negara” ().

Dari kedua dokumen tersebut, hanya Dekrit Dewan Tertinggi Uni Soviet yang bersifat normatif. Boleh saja umurnya sudah di atas 30 tahun: belum ada yang membatalkan, artinya keputusan itu sudah berlaku. Standar penggunaan negara bersifat sukarela.

Bagaimana cara mengesahkan salinan dokumen dengan benar?

Apa yang dikatakan oleh Gost dan Dekrit tersebut tentang sertifikasi salinan dokumen? Faktanya, tidak ada kontradiksi dalam persyaratan dan rekomendasinya. Ada perbedaan. Mari kita visualisasikan ini dalam sebuah tabel (semua gambar dapat diklik):

*Jika suatu organisasi menggunakan segel, rincian lebih lanjut dapat ditemukan di artikel “Membatalkan segel untuk badan hukum”

Tabel tersebut berisi kumpulan data absolut yang diperlukan untuk sertifikasi ekstrak dan salinan. Masalahnya adalah jika Anda hanya mengikuti Keputusan, salinan yang disertifikasi menurut aturan ini kemungkinan besar tidak akan diterima karena kurangnya dekripsi tanda tangan. Dan jika Anda hanya mengikuti Gost, maka mereka yang mengetahui Dekrit tersebut mungkin merujuk pada tidak adanya tanda di lokasi aslinya. Oleh karena itu, rekomendasinya (tepatnya rekomendasi) akan sederhana: gunakan semua komponen merek yang terdaftar, baik dari Gost maupun dari Keputusan. Maka tidak ada seorang pun yang akan mencari-cari kesalahan. Tanda sertifikasi salinan akan terlihat seperti ini:


Nomor kasus mungkin tidak dicantumkan, hanya nama organisasi yang diperlukan. Ini informasi kalau-kalau masih ada yang harus mencari yang asli. Nomor kasus kemudian dapat sangat membantu dalam pencarian.

Keputusan tersebut tidak menyatakan itu semua informasi yang perlu harus ditulis dengan tangan. Tidak ada yang serupa di Gost. Oleh karena itu, data permanen maksimum dapat ditempatkan pada stempel khusus untuk mengesahkan salinan:

Hak untuk mengesahkan salinan dokumen

Selain informasi tentang cara mengesahkan salinan dokumen dengan benar, Keputusan tersebut mengharuskan pimpinan organisasi atau “pejabat yang berwenang” untuk melakukan hal ini. Kata kunci"berwenang". Karyawan yang mengesahkan salinan harus diberikan hak ini. Anda dapat memberi otorisasi dengan berbagai cara:

  • surat Kuasa;
  • uraian Tugas.

Bagaimanapun, ini harus menjadi karyawan organisasi. Pihak luar tidak mempunyai hak untuk mengesahkan salinannya, bahkan melalui kuasanya (ini berarti, misalnya, pengacara, akuntan, petugas personalia yang bekerja berdasarkan kontrak atau perjanjian outsourcing). Hanya milik Anda sendiri, keluarga, karyawan tetap! Ini mengikuti kata “resmi”: pengacara dan akuntan yang disewa tidak memiliki posisi apa pun di perusahaan.

Salinan dokumen adalah jenis dokumentasi serupa yang menyediakan 100% reproduksi data sampel asli, serta sebagian tanda-tanda eksternal atau parameter secara penuh.

Persyaratan untuk salinannya adalah harus mereproduksi rincian utama dari dokumentasi utama. Salinannya dibuat pada formulir atau pada lembar standar, teks aslinya diulangi seluruhnya.

Mari kita pertimbangkan situasi ketika salinan pada dokumen sudah benar: sampel, foto kasus tersebut, dan fitur pembuatan makalah.

Ciri khas salinan adalah tidak adanya tanda tangan pribadi dari pemilik yang menandatangani aslinya.

Dalam hal ini, nama lembar informasi, serta transkrip tanda tangan, harus direproduksi secara lengkap.

Karena tidak adanya tanda tangan asli dari salah satu pihak, .

Fakta bahwa salinan tersebut sepenuhnya sesuai dengan aslinya dicatat melalui persyaratan khusus yang disebut “tanda sertifikasi” yang terletak di bawah tanda tangan. Itu mengandung beberapa elemen penting:

  • kata “Benar” ditulis dengan huruf kapital;
  • indikasi nama orang yang mengesahkan salinannya;
  • tanda tangan orang yang berwenang untuk sertifikasi;
  • nama lengkap;
  • indikasi tanggal sertifikasi.

Perusahaan hanya berhak mengesahkan dokumen yang dibuat dalam kerangkanya. Jika kita berbicara tentang perusahaan pihak ketiga, maka sertifikasi hanya diperbolehkan jika ada izin yang sesuai dari organisasi tersebut. Jika tidak ada, Anda dapat membuat salinannya dalam proses penyelesaian beberapa masalah, daftarnya terbatas:

  • konfirmasi pengalaman kerja;
  • membuat file pribadi untuk semua orang.

Dalam praktiknya, jenis salinan sering digunakan di mana materi disertifikasi secara otomatis, dan ini berlaku untuk semua salinan. Elemen seperti ini disebut instance yang dikalikan.

Yang pertama biasanya dicetak di atas kop surat, setelah melewati prosedur sertifikasi menjadi asli, dan selebihnya menjadi salinan. Sertifikasi dan konfirmasi di pada kasus ini melibatkan penandatanganan, pendaftaran, dan penyegelan.

Proses registrasi jenis yang berbeda salinannya mungkin berbeda.

Pertama, contoh-contoh ini dapat dibagi menjadi beberapa kategori.

  • Ekstrak diwakili oleh salinan elemen dokumen. Praktek yang umum dalam praktiknya adalah proses pernyataan personel yang digunakan dalam pembentukan arsip pribadi setiap karyawan. Pendaftaran dilakukan pada formulir umum, sehingga proses reproduksi detail utama berkurang secara signifikan.
  • . Elemen lain dari reproduksi salinan, dilakukan oleh orang yang berwenang dan menyederhanakan prosedur untuk menjalankan bisnis dalam perusahaan dari berbagai jenis dan rencana.

Dengan demikian, prosedur untuk mengesahkan salinan dokumen suatu organisasi cukup sederhana jika Anda memahami proses ini secara lebih rinci.

Aturan dan regulasi baru

Proses pelayanan seringkali disertai dengan kebutuhan untuk membuat salinan suatu dokumen. Belum lama ini, perubahan dilakukan pada kerangka fenomena ini, oleh karena itu penting untuk mempelajari prosesnya secara detail.

Prosedur pendaftaran

Agar suatu dokumen memperoleh kekuatan hukum, rincian berikut harus ada selama pelaksanaannya (wajib):

  1. Nama perusahaan;
  2. Nama dan uraian unit struktural;
  3. Tanggal prosedur;
  4. Indeks registrasi proses;
  5. Tanda tangan orang yang berwenang.

Aturan untuk mengesahkan salinan dokumen ini disetujui dalam Instruksi mengenai persiapan dokumentasi.

Sebelum perubahan dilakukan, diketahui bahwa sertifikasi diperlukan agar salinannya efektif secara hukum, namun proses untuk proses ini tidak ditentukan.

Orang yang berwenang

Sebagai bagian dari persyaratan legislatif baru untuk salinan, semua rincian dokumentasi perlu direproduksi, termasuk rincian formulir itu sendiri.


Salinannya harus disertifikasi dengan tanda tangan karyawan resmi perusahaan, sebagaimana dibuktikan dengan paragraf Instruksi.

Mempertimbangkan jawaban atas pertanyaan tentang siapa yang berhak mengesahkan salinan dokumen dalam suatu organisasi, dapat dicatat bahwa karyawan tersebut dapat menjadi karyawan utama di departemen personalia - bos atau karyawan yang, berdasarkan hukum norma, telah diberikan kewenangan untuk melakukan tindakan tersebut.

Penting untuk diketahui! Eksekutif, yang diberi wewenang (dapat berupa kepala organisasi itu sendiri atau wakilnya, kepala unit struktural dan asistennya, seorang spesialis atau karyawan yang memiliki hak untuk membuat keputusan individu), harus memenuhi semua kewajiban kerjanya.

Menentukan informasi dasar

Salinan dokumen, yang direproduksi sebagian rincian yang diperlukan, dan disertifikasi secara hukum, adalah kutipan dari dokumen tersebut. Pendaftaran, sebagaimana telah disebutkan, dilakukan pada formulir umum.

Dokumentasi secara langsung menunjukkan kata “Ekstrak” dan terkait dengan namanya. Tanda yang menunjukkan bahwa salinan tersebut disertifikasi ditempatkan di bawah atribut “Tanda Tangan”. Mari kita lihat contoh cara mengesahkan salinan dokumen dengan benar dengan memberi cap “Salinan sudah benar.”

Contoh salinan

Sebanyak 8 lembar dijahit, diberi nomor dan disegel dalam salinannya. Tidak ada koreksi yang tidak ditentukan pada salinannya.

Kepala Layanan SDM

Tanda tangan _________/A. B.Sidorov

Salinan dokumen yang diberikan kepada individu dan badan hukum, perwakilan resmi mereka, serta kutipan terpisah dari mereka, harus dibuat berdasarkan data dalam Instruksi.

Jika ada pengalihan dokumentasi ke organisasi lain, termasuk salinannya, dan hal ini diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan kepentingan dan hak sah pemohon, maka dokumen yang dikirimkan harus memuat segel perusahaan.

Kesimpulan

Dengan demikian, salinan resmi suatu dokumen adalah salah satu jenisnya (mungkin dalam beberapa salinan), yang mereproduksi seluruh atau sebagian data utama dan rinciannya, dan juga memiliki tanda tangan yang sesuai dari orang yang berwenang yang menyatakan bahwa semua data yang ditentukan dalam salinan tersebut adalah benar.

Salinan resmi mempunyai kekuatan hukum. Desain yang benar jaminan berarti tidak adanya masalah dengan norma perundang-undangan.

Membagikan: