Halo semua! Mungkin, hampir setiap pengguna komputer memiliki paket Microsoft Office dengan serangkaian program standar: Word, Exel, PowerPoint, Outlook. Hari ini kita akan berbicara tentang Microsoft Word, jika Anda sering harus mencetak dan mengedit teks di editor teks ini, Anda mungkin pernah bertanya-tanya bagaimana cara memberi nomor halaman di Word. Seringkali hal ini hanya diperlukan saat membuat dokumen, laporan, tesis atau Anda hanya perlu mencantumkan penomoran agar setelah mencetak dokumen tidak tertukar halamannya. Oleh karena itu, dalam artikel hari ini, kita akan melihat secara mendetail cara menambahkan nomor halaman di editor teks Word. cara yang berbeda. Saya merekomendasikan membaca manual ini dan menerapkan lebih lanjut langkah-langkah ini dalam praktik.

Biasanya, proses penomoran halaman cukup sederhana, tetapi tidak semua pengguna mengetahui cara melakukannya dengan benar. Oleh karena itu, saya mengusulkan untuk mempertimbangkannya sedetail mungkin pertanyaan ini dan ingat instruksinya untuk selamanya.

Opsi berikut tersedia:

Saya sarankan menggunakan contoh untuk melihat cara memberi nomor halaman di Word. Untuk melakukan ini, pilih item pertama "Atas halaman". Selanjutnya, opsi untuk memposisikan nomor halaman akan terbuka.

Saya memilih opsi kedua "Nomor mudah 2". Pada halaman tersebut akan terlihat seperti di bawah ini.

Di mana nomor akan ditempatkan pada halaman terserah Anda, seperti yang Anda lihat, tidak ada yang rumit di sini, tetapi banyak yang mengalami masalah.

Seperti yang Anda lihat, untuk memasukkan nomor halaman dari awal dokumen, Anda perlu mengklik mouse beberapa kali, tetapi bagaimana jika penomoran perlu dilakukan bukan dari halaman pertama, tetapi, misalnya, dari halaman ketiga. . Hal ini seringkali perlu dilakukan pada saat menulis disertasi dan berbagai abstrak, dimana tidak perlu mencantumkan nomor pada halaman judul atau daftar isi. Anda akan menemukan jawaban atas pertanyaan ini di paragraf berikutnya.

Cara memberi nomor halaman di Word selain halaman pertama.

Jika tugas Anda adalah mencantumkan nomor halaman dimulai, misalnya dari halaman ketiga, maka melakukan hal ini juga tidak akan sulit. Untuk melakukannya, ikuti petunjuk di bawah ini langkah demi langkah dan Anda pasti akan berhasil.

Seperti yang Anda lihat, tidak ada keajaiban. Semuanya dilakukan dengan cukup sederhana. Mungkin banyak pengguna yang bingung jumlah yang sangat besar pengaturan editor dan jangan perhatikan item ini. Saya juga ingin memberi tahu Anda cara memberi nomor halaman di Word dengan angka Romawi, huruf, atau simbol lainnya. Anda akan menemukan informasi ini di paragraf berikutnya.

Cara memberi nomor halaman di Word menggunakan huruf atau angka romawi.

Jika Anda tidak memiliki aturan ketat saat memberi nomor pada suatu dokumen, Anda dapat membedakannya sendiri dan memasukkan nomor halaman dalam angka Romawi atau bahkan huruf. Itu semua tergantung pada imajinasi Anda. Untuk melakukan ini, kami melakukan hal berikut:

Catatan! Seringkali, setelah Anda memberi nomor pada halaman suatu dokumen, garis putus-putus mungkin muncul di bagian atas dan bawah halaman, yang disebut “Header dan Footer”. Untuk menghapus bilah ini, di item "Sisipkan" Anda harus memilih "Tutup jendela header dan footer".

Mari kita rangkum.

Dalam artikel singkat hari ini, kami memeriksa secara rinci pertanyaan tentang bagaimana memberi nomor halaman di Word. Seperti yang Anda lihat dari petunjuknya, proses penomorannya cukup sederhana. Kami telah melihat semua pengaturan yang diperlukan yang dapat dibuat untuk tata letak halaman. Oleh karena itu, jika artikel ini membantu Anda, beri tahu teman Anda tentang hal itu.

Aturan umum pembentukan dan pendaftaran perkara di suatu lembaga

2.2 Penomoran lembar kasus

Untuk menjamin keamanan dan memantapkan urutan susunan dokumen yang disertakan dalam berkas, seluruh lembar berkas ini diberi nomor dengan angka Arab dengan penomoran kotor di sudut kanan atas lembaran. dengan pensil sederhana atau penomoran, dan nomor tersebut tidak boleh mempengaruhi teks dokumen. Lembar inventarisasi internal dokumen kasus diberi nomor terpisah.

Saat memberi nomor pada lembar kasus, aturan berikut harus diperhatikan:

lembaran-lembaran kasus yang terdiri dari beberapa jilid atau bagian, diberi nomor untuk setiap jilid atau untuk setiap bagian tersendiri;

foto, gambar, diagram, dan dokumen ilustrasi lainnya yang mewakili lembaran tersendiri dalam arsip diberi nomor pada sisi sebaliknya pada margin atas lembaran;

lembar terlipat (format A3, A2) dibuka dan diberi nomor di sisi kanan margin atas lembar. Dalam hal ini, selembar format apa pun, yang dibatasi pada salah satu sisinya, diberi nomor sebagai satu lembar; lembaran yang dilipat dan dikelim di tengahnya harus dijahit kembali dan diberi nomor menjadi satu lembar;

lembar yang dokumennya ditempel rapat (foto, kliping, cuplikan, dll) diberi nomor satu lembar. Dalam hal ini, dokumen yang mengesahkan kasus tersebut menunjukkan jumlah total foto yang ditempel dan jumlah lembar di mana foto tersebut berada. Jika dokumen lain direkatkan pada dokumen di satu sisi (sisipan teks, terjemahan, kliping, dll.), maka setiap dokumen diberi nomor secara terpisah;

Amplop dengan lampiran yang dimasukkan ke dalam kotak diberi nomor, dengan amplop itu sendiri diberi nomor terlebih dahulu, dan kemudian setiap lampiran dalam amplop diberi nomor berikutnya;

dokumen yang disimpan dalam file dengan penomoran lembarnya sendiri (termasuk publikasi cetak) dapat diberi nomor prosedur umum atau menyimpan penomoran sendiri jika sesuai dengan urutan lembaran-lembaran dalam arsip;

lembaran-lembaran kosong yang berfungsi sebagai pengatur jarak pada berkas tidak diberi nomor. Misalnya, jika beberapa arsip pribadi pegawai yang diberhentikan diarsipkan dalam satu arsip, maka diberi nomor secara berurutan, dan lembaran kosong yang memisahkan arsip pribadi satu sama lain tidak diberi nomor.

dalam kasus deteksi jumlah besar Apabila terdapat kesalahan dalam penomoran lembar perkara, maka diberi nomor ulang. Saat memberi nomor ulang pada lembaran, nomor lama dicoret dan ditempatkan di sebelahnya nomor baru lembar, pada akhir perkara dibuat lembar pengesahan yang baru, sedangkan lembar pengesahan yang lama dicoret, tetapi tetap dalam arsip;

Apabila terdapat kesalahan tersendiri dalam penomoran lembaran, dalam hal disiapkan oleh arsip organisasi untuk dipindahkan ke penyimpanan negara, diperbolehkan, dengan persetujuan arsip negara, menggunakan nomor lembaran berhuruf. Dalam hal penomoran kasus seperti itu, pada lembar yang tidak bernomor dicantumkan nomor lembar bernomor sebelumnya dengan tambahan huruf: a, b, c, d, dst. (lembar berhuruf 5a, 10a, 10b).

Apabila mengulang satu angka pada beberapa lembar yang berdekatan, huruf a, b, c, dst juga ditambahkan pada setiap nomor lembar, dimulai dari lembar kedua. Misalnya, jika pada saat penomoran lembar dalam suatu file, dua di antaranya memiliki nomor seri “10”, maka lembar kedua akan memiliki nomor seri “10a”.

Kadang-kadang pada saat penomoran lembaran-lembaran suatu kotak, ada lembaran-lembaran tersendiri yang hilang, yaitu setelah nomor 25 dapat ditempatkan lembaran dengan nomor urut 27. Dalam hal ini, jumlah lembaran yang hilang ditunjukkan pada lembar sertifikasi. dari kasus ini. Misalnya: "angka hilang-26". Sebagaimana disebutkan di atas, segala kekurangan dan koreksi penomoran dicatat pada lembar sertifikasi dokumen.

Adaptasi ke tim baru

Langkah pertama dalam melibatkan karyawan baru dalam proses kerja adalah pengenalan suatu jabatan, yaitu seperangkat prosedur yang bertujuan untuk mempercepat penguasaan kerja pendatang baru, memperpendek masa adaptasi dalam tim...

Dokumen personalia. Dokumen referensi dan informasi. Uraian Tugas

Dokumen apa saja yang termasuk dalam file pribadi? Resume, detail dan urutan pendaftaran...

Lembar catatan atau kuesioner personel pribadi; _ salinan dokumen identitas; _ otobiografi; _ salinan dokumen tentang pendidikan, kualifikasi atau pengetahuan khusus...

File pribadi: fitur desain dan pemeliharaan

Inventarisasi internal dokumen kasus memiliki bentuk terpadu, diatur oleh Aturan Dasar Pengoperasian Arsip Organisasi (disetujui dengan keputusan Dewan Rosarkhiv tanggal 02/06/2002). Biasanya inventaris seperti itu disertakan dalam kasus...

Lembar sertifikasi merupakan elemen wajib pendaftaran setiap file permanen dan file pribadi. Dokumen yang mengesahkan perkara dibuat pada lembar tersendiri dan ditempatkan di akhir perkara...

Aturan umum pembentukan dan pendaftaran perkara di lembaga

Inventarisasi internal dokumen kasus disusun untuk mencatat dokumen penyimpanan permanen dan sementara (lebih dari 10 tahun), yang pencatatannya disebabkan oleh kekhususan dokumentasi ini (terutama kasus berharga, pribadi, peradilan, investigasi, dll.). .

Aturan umum pembentukan dan pendaftaran perkara di suatu lembaga

Kasus ini dianggap dibuka setelah dimasukkan ke dalam folder penyimpanan dokumen yang pertama kali dieksekusi. Pada saat yang sama, sampul kotak yang terbuka dibuat...

Struktur kepengurusan organisasi perusahaan OJSC "Agrotex-ZhBI"

Akrual upah terjadi atas dasar rapor masa kerja sebenarnya sesuai dengan jabatan dan pangkatnya. Perhitungan gaji menggunakan contoh Tarif tarif 55 gosok/jam. Jam kerja sesuai absensi 184 jam...

Fitur pembentukan kategori dokumen tertentu dalam file

Selama tahun kerja kantor (kalender), dokumen-dokumen yang dilaksanakan yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi dikelompokkan (dibentuk) ke dalam kasus-kasus sesuai dengan nomenklatur kasus...

Persiapan dokumentasi personel

1.2 File pribadi File pribadi adalah sekumpulan dokumen yang berisi informasi yang diperlukan tentang karyawan dan miliknya pengalaman kerja. File pribadi dapat dibuka untuk semua karyawan perusahaan...

Persiapan dokumen organisasi dan administrasi

Tugas No. 7. Buat daftar dokumen yang termasuk dalam arsip pribadi. Untuk menerbitkan referensi sertifikasi bagi seorang karyawan (manajer atau spesialis) dengan spesialisasi dalam "Pemasaran"...

File pribadi GOST R51141 - 98 “Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan Definisi". - merupakan kumpulan dokumen yang berisi paling banyak detail lengkap tentang karyawan dan aktivitas kerjanya...

Aturan untuk memelihara dan menyimpan file pribadi

Saat membuka file pribadi, berikut ini ditempatkan di sampulnya: - nama organisasi yang lebih tinggi - nama lengkap ditunjukkan di kasus nominatif sesuai dengan subordinasi departemen; jika organisasi induk memiliki...

Penggunaan sistem otomasi merupakan salah satu cara untuk meningkatkan keamanan Dana Kearsipan

Mempelajari sejarah kearsipan memungkinkan kita menelusuri proses akumulasi sumber sejarah(dokumen) tentang sejarah masyarakat dan negara; memahami alasan pergerakan dan hilangnya material, mis. pembentukan “warisan arsip”, komposisinya...

Pengembangan metodologi untuk penilaian produk yang komprehensif tujuan khusus dalam proses kegiatan inovasi

Berdasarkan analisis hasil pengujian sampel produk yang disajikan oleh berbagai perusahaan, skema hierarki kriteria evaluasi produk disusun. Diagram seperti itu ditunjukkan pada Gambar 1...

Tidak ada instruksi terpadu untuk mengikat dokumen. Tetapi rekomendasi untuk pengarsipan file terkandung dalam Rekomendasi Metodologis Arsip Federal, Perintah No. 536 Kementerian Kebudayaan Rusia untuk tahun 2005, instruksi Bank Sentral tentang manajemen dokumen dan GOST 51141, yang mengatur aturan penyimpanan dokumen .

Mari kita lihat prinsip dasar penggabungan berbagai dokumen dengan benar.

Menutupi

Sebelum mengarsipkan dokumen, sebaiknya pikirkan sampul karton untuk setiap folder. Mereka:

Informasi berikut disertakan pada sampul:

• Nama organisasi.
• Nama departemen organisasi (misalnya, departemen sumber daya manusia).
• Indeks kasus.
• Judul kasus.
• Umur simpan.
• Nomor volume.
• Jumlah lembar dalam pengikat.
• Tanggal kompilasi file.

Inventaris

Setiap kumpulan dokumen dilengkapi dengan inventaris. Ini berisi informasi:

• Nama dokumen.
• Tanggal pengarsipan.
• Umur simpan.
• Anotasi (yaitu penjelasan tentang apa yang terkandung dalam dokumen dan mengapa perlu disimpan).
• Daftar semua dokumen yang disertakan dalam binder, yang menunjukkan halaman-halaman di setiap dokumen.
• Data orang yang bertanggung jawab - penyusun file.

Saat penomoran, inventaris tidak diperhitungkan. Inventaris dapat diarsipkan dalam folder umum, ditempelkan ke sampul, atau disimpan secara terpisah. Tapi pegawai masih lebih suka mem-flash-nya: kemungkinan keamanannya lebih tinggi.

Penomoran lembar

Penomoran ditunjukkan Angka Arab(dalam kasus yang jarang terjadi - Romawi), menaik. Biasanya, menyusun penomoran tidak menimbulkan kesulitan, tetapi beberapa kehalusan harus diperhatikan:

Metode untuk mem-flash dokumen

Anda dapat menggabungkan dokumen dengan beberapa cara:

• Menggunakan jarum dan benang. Cocok untuk dokumen kecil. Jahitan dilakukan dalam dua tusukan, ujung benang diikat di bagian belakang. Selembar kertas dengan tulisan sertifikasi dan segel ditempelkan pada benang.
• Menggunakan benang dan pelubang kertas. Caranya mirip dengan cara sebelumnya, namun dengan cara ini Anda dapat mengencangkan casing yang lebih besar sekaligus. Penutup biasanya tidak terpengaruh.
• Menggunakan bor atau obeng. Kasing bervolume besar dijahit dengan cara ini. Tali atau tali yang tebal dapat digunakan sebagai benang. Cara ini juga digunakan jika perlu menjahit casing beserta penutupnya.
• Menggunakan mesin penjilid dan penomoran otomatis. Cara ini hanya tersedia di percetakan.

Buku catatan catatan kerja harus disegel dengan segel sebelum dijahit.

Instruksi foto untuk menjahit dokumen dengan utas

Skema umum firmware dokumen

Cara mem-flash dokumen untuk arsip

Dokumen harus diserahkan ke arsip perusahaan satu tahun setelah selesainya pekerjaan kantor. Setelah disimpan dalam organisasi untuk waktu tertentu, mereka harus dipindahkan ke arsip negara bagian, regional atau kota. Batas waktunya adalah sebagai berikut:

• 75 tahun – untuk dokumen kepegawaian, buku rumah tangga, catatan akta notaris dan lain-lain.
• 20 tahun – untuk proyek konstruksi modal, dokumentasi teknologi dan desain, paten.
• 15 tahun – untuk dokumentasi ilmiah.
• 5 tahun – untuk dokumen film.
• 3 tahun – untuk dokumen video dan foto.

Dokumen diserahkan ke arsip oleh pegawai layanan pendukung dokumentasi manajemen. Jika tidak ada unit khusus seperti itu dalam organisasi, maka arsip dikelola oleh seorang sekretaris, spesialis sumber daya manusia atau wakil manajer, dan dalam kasus yang jarang terjadi, seorang akuntan.

Sebelum menyiapkan dokumen untuk arsip, Anda perlu menemukan sampul yang sesuai dan menambahkan informasi tambahan ke inventaris, seperti:

• Tanggal kompilasi inventarisasi.
• Nomor volume (jika case terdiri dari beberapa volume).
• Nama dan jabatan orang yang melakukan inventarisasi.

Pendaftaran perkara itu sendiri terdiri dari tahapan sebagai berikut:

• Mengontrol pengelompokan dokumen dalam suatu file.
• Bahan pengikat.
• Penomoran lembar.
• Melampirkan dan membuat prasasti pengesahan dengan stempel.
• Menyusun inventarisasi kasus.

Video: Cara mem-flash dokumen untuk arsip

Cara mem-flash dokumen untuk kantor pajak

Firmware untuk dokumen untuk layanan perpajakan sedikit berbeda dengan firmware untuk dokumen untuk arsip. Fitur-fiturnya adalah:

• Dokumen diikat dengan 3 tusukan, jarak antara keduanya minimal 3 cm.
• Kasingnya bisa dijahit menggunakan jarum jahit dengan benang, benang bank atau benang nilon.
• Dokumen harus disegel dengan menempelkan kertas berukuran 3x5 cm pada simpulnya, ujung-ujung benang harus tetap bebas.
• Prasasti sertifikasi dengan segel ditempatkan pada stiker.
• Laporan akuntansi perlu dijahit menjadi 5 lubang, simpulnya ditutup dengan kertas tisu.

Pada bulan Juli 2013, layanan fiskal mengklarifikasi bahwa aplikasi dan dokumen konstituen diperbolehkan untuk diserahkan tanpa diajukan.

Video: Cara mem-flash dokumen ke kantor pajak dengan benar

Surat sertifikasi

Hal ini dilakukan setelah semua dokumen diarsipkan dan diberi nomor. Ini adalah selembar kertas berukuran 5x6 sentimeter. Prasasti tersebut ditempel di bagian belakang lembaran terakhir untuk mengikat simpul benang yang menyatukan kotak itu.

Ini menyatakan:

• Jumlah lembar per kasus (dalam angka dan kata).
• Ciri-ciri dokumen terlampir (misalnya jika ada yang sobek).
• Nama belakang, posisi dan tanda tangan penyusun file.

Stempel perusahaan dibubuhkan pada prasasti sehingga cetakannya terdapat pada stiker (yaitu pada prasasti itu sendiri) dan pada lembaran.

Cara memperbaiki kesalahan

Persyaratan utama untuk dokumen yang diajukan adalah tidak dapat diganggu gugat. Jika ada ketidakakuratan di suatu tempat - misalnya, Anda lupa melampirkan dokumen, maka Anda perlu mengarsipkannya dalam bentuk volume terpisah, atau membongkar seluruh kasing dan mem-flash-nya kembali. Tidak ada lampiran atau tambahan yang diperbolehkan pada kasus terikat.

Jika terjadi kesalahan dalam penomoran, maka dapat digunakan penomoran huruf. Artinya pada lembar yang hilang itu ditempatkan angka yang sama, tetapi ditambahkan huruf padanya, misalnya: 15, 16, 16a, 16b, 17...

Jika penomorannya dilanggar lebih parah, maka harus dilakukan lagi. Untuk melakukan ini, Anda perlu mencoret angka yang salah dengan hati-hati dan memasukkan angka baru.

Perubahan juga perlu dilakukan pada prasasti sertifikasi: coret data lama dan letakkan data baru di sebelahnya.

Penomoran lembaran Lipat casing sesuai urutan yang diinginkan, lalu lanjutkan dengan penomoran. Itu dilakukan dengan pensil sederhana. Aturan dasarnya adalah bukan halaman yang diberi nomor, melainkan lembaran dokumen. Nomor tersebut ditempatkan di pojok kanan atas setiap lembar dengan menggunakan angka arab. Angka-angka tersebut tidak boleh menyentuh teks. Dalam hal ini persediaan tidak termasuk dalam penomoran lembar secara umum. Mari kita lihat beberapa poin penomoran:

• Apabila surat yang diarsipkan berisi surat, maka amplopnya sendiri diberi nomor terlebih dahulu, baru kemudian semua lembaran yang ada di dalam amplop.
• Jika dokumen cukup besar (lebih dari 250 lembar), maka dibagi menjadi beberapa volume yang sesuai. Setiap volume baru mempunyai penomoran tersendiri.
• File tersebut mungkin berisi dokumen yang memiliki nomor halamannya sendiri, seperti majalah, dll.

Cara menstaples dokumen dengan benar: aturan yang berlaku umum dan tip praktis

Anda perlu membuat lubang dengan pelubang kertas dan mulai menjahit. Petunjuk:

• Lubang harus berjarak 3 cm dari tepi kiri
• Jarak antar lubang harus sama
• Benang dimasukkan dari belakang dan dikeluarkan lagi melalui lubang lain.
• Hal ini diperlukan agar tidak ada area yang belum dijahit di antara lubang.
• Benangnya keluar paling ujung di belakang.

  
  Di sana simpul dibuat dan selembar kertas untuk stempel dilem

Bagaimana cara menjahit folder dengan 4 lubang: diagram Apakah mungkin dan bagaimana dengan benar, di sisi mana untuk mengikat dokumen dengan stapler? Tonton video tentang ini.

Bagaimana cara mem-flash dokumen dengan benar?

Jika kasingnya disertifikasi dengan segel, hal ini juga dicatat. Prasasti ini ditempelkan pada simpul, sedangkan ujung benang tetap bebas.
Tanda tangan dipasang setelah lem mengering agar tidak luntur. Stempelnya sebagian ada pada tulisan sertifikasi, sebagian lagi di lembaran.
Prasasti tersebut harus diperlakukan dengan sangat hati-hati, karena hal inilah yang menunjukkan bahwa dokumen tersebut tidak dapat diganggu gugat. Jika integritasnya dilanggar, jelas bahwa prasasti sertifikasi telah dipindahkan, maka dokumen tersebut dapat digugat di pengadilan, atau tidak dapat diterima oleh otoritas pengatur.

Dokumen apa saja yang perlu dijepit dan kenapa?Semua dokumen yang Anda serahkan ke arsip atau untuk verifikasi oleh fiskus, Dana pensiun atau lembaga inspeksi lainnya harus di-flash. Dokumen yang distaples atau dilem tidak akan diterima.

Cara mem-flash dokumen dengan benar sebelum diserahkan ke arsip atau kantor pajak

Informasi

Semuanya dilakukan lebih mudah. Petunjuk:

• Buatlah dua lubang di bagian bawah buku catatan dekat dengan tempat arsip.
• Regangkan benang bank dan ikat dari sisi belakang
• Sekarang rekatkan selembar kertas dan tulis jumlah lembarnya
• Anda pasti harus memberi nomor pada buku catatan Anda. Ini dilakukan di kanan atas
• Tempelkan stempel dan tanda tangan Anda pada selembar kertas

Bagaimana cara merangkai dan memberi nomor pada buku catatan atau jurnal dengan benar: contoh Bagaimana cara menjahit folder dengan dokumen? Informasi lebih lanjut tentang pengikat dapat ditemukan di video.

VIDEO: Mengarsipkan folder dengan dokumen Cara mengarsipkan dokumen untuk arsip Arsip tidak akan menerima file yang tidak diarsipkan. Mereka harus diselesaikan dengan benar sebelum diserahkan.

Cara menstaples dokumen dengan benar: petunjuk langkah demi langkah

Pertama, beri nomor pada amplopnya, lalu semua huruf yang ada di dalamnya.

• Apabila volume dokumentasi terlalu besar (lebih dari 250 lembar), maka dibagi menjadi beberapa volume yang mempunyai penomoran tersendiri.
• Terkadang dokumen berisi edisi bernomor terpisah. Mereka juga diberi nomor, meskipun ada penomoran.
• Jika dokumentasi berisi lembaran yang direkatkan, maka dokumen ini harus diberi nomor satu.
• Bila lembaran sudah terisi penuh dan tidak ada ruang untuk penomoran, maka diberi nomor di bagian belakang dokumen.
• Apabila penomoran salah, nomor tersebut dicoret dan ditambahkan nomor yang benar, serta harus dibuat tulisan pengesahan pada bagian yang diperbaiki.

Oleh karena itu, untuk menyerahkan dokumen ke arsip untuk disimpan, dokumen tersebut harus dijahit dengan benar dan dilakukan inventarisasi. Bagaimana cara memberi nomor halaman dokumen dengan benar saat pengarsipan? Halaman sampul dan judul harus ada di atas dokumen.

Itu bisa dibuat dari karton atau kertas biasa. Sampul karton diperlukan hanya jika dokumen diserahkan untuk jangka waktu lebih dari 25 tahun.

Dalam kasus lain, satu lembar saja sudah cukup. Bagaimana cara memberi nomor halaman dokumen dengan benar saat pengarsipan? Mengenai penomoran, ada beberapa keanehan. Pertama-tama, ini diberi nomor bukan dari sampulnya, tetapi dari awal kasus.

Dalam hal ini, inventaris dokumen itu sendiri tidak diberi nomor. Selain itu, dalam hal penambahan, penomoran huruf diperbolehkan. Misalnya 5a. Yang paling menarik adalah angka-angka tersebut harus ditempatkan di pojok kanan atas.
Perlu dicatat bahwa bukan halamannya yang diberi nomor, tetapi lembarannya.

Bagaimana cara menstaples dokumen akuntansi dengan benar?

Sebelum Anda mulai bekerja dengan dokumen, Anda perlu membaca dengan cermat instruksi yang relevan mengenai pekerjaan kantor dan aliran dokumen. Ini adalah standar yang sangat kompleks yang mengandung banyak nuansa dan detail kecil.

Tampaknya ini lebih sederhana daripada menjahit dokumen dengan tangan dan menyerahkannya ke arsip. Namun dalam praktiknya hal ini sama sekali tidak terjadi. Arsip sering kali tidak menerima dokumen jika ada aturan pencatatan yang dilanggar.

Perhatian

Kami harus melakukan semuanya lagi. Jika Anda mengetahui situasi serupa, artikel kami akan membantu Anda mengetahuinya. Kami akan mempertimbangkan secara rinci semua masalah yang berkaitan dengan prosedur penjahitan dokumen: mulai dari Standar Negara yang mengatur proses ini hingga desain sampul dan jahitan dengan 3 atau 4 lubang.

Cara menstaples dokumen dengan benar

• Aturan apa yang mengatur prosedur ini?
• Mendesain sampulnya
• Penomoran lembar
• Inventaris untuk dokumen
• Proses jahitan
• Sertifikasi dokumen
• Dokumen apa saja yang perlu distaples dan mengapa?

Standar apa yang mengatur prosedur ini? Prosedur ini diatur dalam beberapa instruksi:

• Pertama, ini adalah Rekomendasi metodologis untuk pekerjaan kantor, yang disetujui atas perintah Arsip Federal tanggal 23 Desember 2009.
• Kedua, Gost R 51141 yang sesuai, yang disebut “Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan Definisi".
• Selain itu, ada sejumlah norma hukum yang mengatur pengikatan dokumen.

Jika dokumen dijahit dengan tidak benar

1. Firmware dokumen yang salah mungkin menjadi alasan penolakan untuk menerimanya. Dan ini membuang-buang waktu, tenaga, dan uang.
2. Firmware dokumen organisasi Anda yang salah atau berkualitas buruk dapat menjadi alasan bagi pihak yang berkepentingan untuk menolak bekerja sama.
3. Jika dokumen tidak dijahit dengan hati-hati, kemungkinan besar dokumen tersebut akan berantakan atau bahkan diganti, yang akan sangat sulit dibuktikan pada verifikasi di kemudian hari.

Dan ini hanyalah beberapa masalah yang dapat ditemui jika dokumen dimasukkan secara tidak benar.

Dokumen apa saja yang perlu distaples dan mengapa? Dokumen dijepit agar tidak hilang atau diganti. Selain itu, dokumen menjalani firmware karena banyaknya aliran dokumentasi, agar tidak tertukar dalam makalah bisnis.

Sudut pandang struktur legislatif Perlu dicatat bahwa tidak ada satu pun prosedur yang disetujui yang mengatur prosedur pengarsipan dokumen. Ada sejumlah instruksi departemen yang mengatur pekerjaan dengan dokumen di industri tertentu. Dengan demikian, diatur tata cara pengajuan dokumen pada lembaga kearsipan Rekomendasi metodologis tentang pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di otoritas eksekutif federal, disetujui oleh Perintah Arsip Federal tanggal 23 Desember 2009 N 76. Di sektor keuangan - atas Instruksi Bank Sentral Rusia, di Kementerian Pajak - Penjelasan metodologis tentang tata cara pengisian formulir dokumen tertentu yang telah disetujui dengan Keputusan Menteri Pajak dan Bea Masuk tanggal 18/04/2003, ada juga Perintah Menteri Kebudayaan Rusia No. 536 Tahun 2005, yang menyetujui standar instruksi untuk pekerjaan kantor serta Gost R 51141.

Cara memberi nomor pada lembaran saat menstaples

Cocok untuk material berukuran besar.

• Menggunakan pelubang kertas. Mirip dengan cara klasik, hanya saja sebagai pengganti jarum ada pelubang kertas.
• Menggunakan mesin pengikat.

  Jenis jahitan ini hanya digunakan di percetakan.

Bahan-bahan yang diperlukan untuk menjahit dokumen dengan benang Untuk menjahit dokumen dengan cara klasik, petugas harus membawa:

• jarum (dengan ukuran berbeda), penusuk, benang, tali atau benang;
• menutupi;
• lembar sertifikasi;
• gunting dan lem;
• pelubang kertas (jika perlu).

Proses penjahitan dokumen Kami melepas semua tanda kurung, klip kertas, memberi nomor, menumpuknya dan mulai menjahit: 1. Buat 3 lubang (tusukan) pada dokumen dengan jarum (jika perlu, dengan penusuk).

Jarak antar lubang sekitar 3 cm, panjang benang 80 cm.

Ada penjualan stiker jahitan holografik yang menempel pada kertas dan meninggalkan bekas saat Anda mencoba melepasnya. Ini tidak perlu, tapi saya suka merekatkan stiker seperti itu sehingga sebagian menempel pada strip dengan tulisan 'bertali, bernomor', dan sebagian lagi berakhir di lembaran utama.

Lembaran-lembaran dalam dokumen harus diberi nomor. Bisa diberi nomor secara manual, atau bisa langsung dicetak dengan angka. Jika Anda menyatukan satu dokumen dengan beberapa lembar, maka lebih baik segera mencetak dengan penomoran halaman. Hati-hati. Lembar pertama dokumen yang dijilid juga harus diberi nomor. Saat mencetak dengan nomor halaman, terkadang nomor tersebut tidak tercetak pada lembar pertama. Jika beberapa dokumen digabungkan menjadi satu paket, Anda perlu memberi nomor secara manual. Pada saat yang sama, perlu dipastikan bahwa penomoran internal dalam dokumen tidak ada atau tidak menimbulkan kebingungan.

Cara menstaples dokumen akuntansi dengan benar

• Yang standar adalah yang paling umum, ukurannya 229x324 milimeter. Mereka digunakan ketika lembaran memiliki ukuran standar yang teratur.
• Non-standar berbeda ukurannya dan diperlukan ketika suatu dokumen karena alasan tertentu memiliki ukuran non-standar tertentu.
• Dan jenis yang terakhir adalah dokumen yang menurut peraturan perundang-undangan harus disimpan dalam arsip lebih dari 25 tahun. Ini membutuhkan penutup karton yang keras. Karena jangka waktu penyimpanannya cukup lama, maka harus diperhatikan untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dalam bentuk yang benar dan dapat digunakan setelah jangka waktu tersebut. Sampul karton bebas asam digunakan untuk dokumen-dokumen yang harus diserahkan ke arsip negara.

Semua dokumen yang Anda serahkan ke arsip atau untuk verifikasi oleh otoritas pajak, dana pensiun atau lembaga inspeksi lainnya harus terikat. Dokumen yang distaples atau dilem tidak akan diterima. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, jika sesuatu tidak memenuhi persyaratan, maka konsekuensi negatifnya dapat diharapkan.

Cara memberi nomor dan menstaples dokumen dengan benar

Pertama, Anda perlu membuat lubang (holes), untuk sebagian besar dokumen cukup membuat tiga. Tusukan (lubang/lubang) harus ditempatkan secara simetris dan vertikal. Jika Anda harus menjahit dokumen dengan benang, dan dokumen tersebut terdiri dari beberapa lembar, maka Anda dapat membuat lubang dengan jarum, yaitu langsung “menjahit”, meskipun Anda juga dapat menggunakan pelubang kertas. Untuk dokumen yang sangat penting, lebih baik membuat lima lubang. Ada pendapat bahwa menjahit dokumen dengan benang melalui tiga lubang tidak cukup dapat diandalkan, dan kemungkinan substitusi tetap ada. Dan firmware melalui 5 lubang adalah batas perlindungan dokumen yang mampu dilakukan oleh firmware. Letak lubangnya harus di sebelah kiri, biasanya setiap orang mempunyai pengalaman dalam “melubangi” lembaran dan memasukkannya ke dalam binder, sehingga tidak akan ada kesulitan, karena sebenarnya letak lubang untuk menjahit dokumen adalah identik.

Biasanya Anda perlu menstaples dokumen dengan benang, namun terkadang Anda dapat menggunakan selotip tipis (seperti yang ditunjukkan dalam video di atas). Meskipun demikian, banyak akuntan lebih suka menjahit dokumen bukan dengan benang apa pun, tetapi dengan benang bank atau benang jahit LSh-210. Artinya, thread yang kasar masih diinginkan.

Setelah penomoran lembaran selesai, dibuatlah prasasti sertifikasi yang terletak di akhir kasus. Prasasti sertifikasi dibuat dalam kasus tersebut pada lembar terpisah - saksi kasus tersebut. Ini menunjukkan dalam angka dan kata-kata jumlah lembar dalam kasus tertentu, mencatat ciri-ciri masing-masing dokumen (gambar, foto, gambar, dll.) dan kondisi fisik dokumen (bercak, teks tidak terbaca, lembaran sobek, dll. ).

Peta dan diagram yang direkatkan dari beberapa lembar diberi nomor menjadi satu lembar. Pada lembaran seperti itu, di bagian belakang atau di tempat yang bebas dari teks, jumlah lembar yang direkatkan ditunjukkan. Dalam inventaris internal dan dalam sertifikasi di akhir kasus, reservasi dibuat tentang lembaran tersebut. Misal: “Lembar 7 adalah kartu yang direkatkan sebanyak 10 lembar.”

Cara mengelim dokumen dengan benang untuk lubang 2, 3 dan 4, serta pada sudutnya

Dalam pekerjaan kantor, dokumentasi paling sering dijepit untuk dipindahkan ke arsip, atau saat diserahkan ke bank dan lembaga keuangan lainnya. Selain itu, firmware dokumen diperlukan saat mengirimkan laporan ke dana di luar anggaran dan ke Layanan Pajak Federal. Dokumen tersebut tidak hanya harus dijahit, tetapi juga diberi nomor. Kertas dijahit dengan benang atau selotip, atau menggunakan mesin khusus.

Dokumen dapat dijahit dengan benang, renda atau pita. Proses ini harus didekati secara bertanggung jawab, karena jika firmware berkualitas buruk atau lemah, maka kertas-kertasnya mudah terkelupas, hal ini tidak boleh dibiarkan, karena dijahit sehingga tidak mungkin ada dokumen lain yang dimasukkan atau hilang sebagian. itu.

Cara mem-flash dokumen dengan benar

Namun, dalam beberapa kasus, misalnya, pendaftaran keadaan darurat atau badan hukum V agensi pemerintahan, mengajukan permohonan untuk berpartisipasi dalam tender, menyerahkan materi yang diwajibkan oleh hukum ke arsip - prosedur pengarsipan dokumen diatur oleh instruksi tertentu yang diberikan oleh otoritas federal.

• Kalau ada sampai 5 lembar- lubang dibuat dengan jarum atau pelubang kertas, dalam wadah yang lebih tebal - dengan penusuk. Dalam dokumen yang dipindahkan ke penyimpanan arsip, diperbolehkan hingga 250 lembar, lubang dibor di dalamnya dengan bor listrik atau alat khusus digunakan.
• Sekarang Anda perlu memasukkan benang atau benang ke dalam lubang.. Agar kuat, dijahit dua kali sehingga ujung benang berada di sisi belakang. Panjang ujungnya 6 - 7 cm, diikat menjadi simpul, sangat erat, sekencang mungkin dengan daun terluar.
• Stiker kertas ditempatkan di atas simpul dan benang.(lembar sertifikat) berukuran 4x8 cm, namun agar ujung benangnya terlihat dan simpul di atasnya terlihat jelas. Seluruh daun diisi dengan lem dan direkatkan dengan hati-hati, hal ini diperlukan untuk melestarikan casing dan bahan yang terkandung di dalamnya serta untuk membuktikan keasliannya. Anda dapat menyiapkan versi cetak daun dengan mengetikkan teks di Word dan kemudian memotong strip dengan ukuran yang sesuai. Teksnya adalah:

Sebagaimana diketahui, buku kas di suatu perusahaan harus disimpan dalam satu rangkap. Biasanya dimulai selama satu tahun, tetapi periode lain dengan menggunakan satu buku kas juga dimungkinkan, misalnya selama seperempat atau satu bulan. Itu semua tergantung pada jumlah perputaran uang suatu organisasi atau pengusaha perorangan.

Lembar lepas dan laporan kasir harus diberi nomor. Dalam hal ini penomoran dimulai dari awal tahun (atau bulan/kuartal - tergantung volume transaksi tunai). Selain itu, lembaran lepas dan laporan kasir yang digandakan, diisi pada lembaran terpisah yang tidak dijahit, dapat disimpan tidak hanya dengan mengetik, tetapi juga dengan tangan. Dalam hal ini, kertas karbon harus ditempatkan di antara lembaran.

Cara menstaples dokumen dengan benar

1. Hapus klip kertas dan staples dari dokumen.
2. Letakkan sprei dengan rapi dan merata, periksa keandalan penomorannya.
3. Tergantung pada ketebalan bundel yang dihasilkan, ambil penusuk atau jarum dan, mundur dari tepi, buat setidaknya 3 lubang tembus.Lubang harus berjajar, vertikal ke tepi kertas, pada jarak 2,5-3 sentimeter dari satu sama lain. Lubang tengah harus berada di tengah.
4. Tergantung pada ketebalan tumpukan kertas yang dihasilkan, ambil benang sepanjang 70-80 sentimeter.
5. Masukkan jarum dari bagian bawah belakang dokumen ke dalam lubang tengah.
6. Lewati dari atas ke lubang paling atas.
7. Kemudian melalui sisi sebaliknya dokumen ke bagian paling bawah.
8. Kami kembali ke tengah melalui sisi depan.
9. Setelah jahitan seperti itu, benang akan berada di sisi belakang. Jika suatu dokumen dijahit dengan jumlah besar lembaran, maka manipulasi serupa harus dilakukan beberapa kali untuk mengamankannya.
10. Ikat simpul di bagian belakang. Sisanya harus memiliki panjang minimal 8 sentimeter.
11. Rekatkan selembar kertas berbentuk persegi panjang pada simpul yang dihasilkan. Yang di atasnya dibuat tulisan terlebih dahulu: “Dilapisi dan diberi nomor.____ lembar Direktur____Nama belakang I.O.”. Jika posisi manajer berbeda, hal itu ditunjukkan sesuai dengan dokumentasi.
12. Tanda tangan dan stempel dibubuhkan pada dokumen yang dijilid, pada selembar kertas yang ditentukan. Sebagian tanda tangan dan stempel harus dicantumkan pada selembar kertas dan di bagian belakang dokumen.

Penting untuk mematuhi beberapa persyaratan. Nama institusi mungkin berubah. Oleh karena itu, dalam menyusun sampul suatu dokumen perlu dicantumkan 2 judul. Nama lembaga dicantumkan dalam kasus nominatif. Nama lama ada di dalam tanda kurung, nama baru harus ada di bawahnya.

Cara menjahit buku kas dengan benar

Pada akhir bulan/triwulan, kasir harus mencantumkan pada lembar lepas terakhir periode ini berapa jumlah lembar buku kas yang disusun pada bulan/triwulan tersebut. Semua lembaran lepas yang ditandatangani dan diperiksa oleh kasir harus disimpan olehnya selama satu tahun. Ketika mereka menumpuk (atau pada akhir tahun), lembaran-lembaran itu diikat dan dijahit.

2. Dalam hal buku kas diisi dengan cara diketik, yaitu setiap hari semua informasi dimasukkan oleh kasir langsung ke dalam suatu program akuntansi, misalnya di “1C:Enterprise” atau lainnya (atau jika buku tersebut adalah disimpan di program kantor seperti Excel), Anda harus melakukan ini.

Cara menjahit dokumen dengan benar dan memberi nomor pada dokumen tersebut

Ada perangkat lain yang sangat nyaman dan berguna untuk mengikat berbagai jenis kertas - pengikat. Perbedaan utama antara pengikat dan mesin untuk menjahit dokumen adalah ia membuat lubang di sepanjang lembaran dan mengikatnya dengan pegas.

Jika Anda tidak tahu cara menjahit dan mengarsipkan dokumentasi dengan benar atau tidak ingin berlama-lama mengurusi hal ini, mungkin Anda perlu menjahit kertas dalam jumlah yang sangat banyak dalam waktu singkat, maka ada alat khusus. . Ini adalah persilangan antara bor listrik dan mesin jahit.

05 Agustus 2018 120