Hogyan lehet hitelesíteni egy dokumentum másolatát különböző helyzetekben. Egy dokumentum másolata: hogyan kell helyesen hitelesíteni
Szükség lehet dokumentumok másolatára az adóhatósághoz és a költségvetésen kívüli alapokhoz benyújtandó polgári ügyletek nyilvántartásba vételekor, valamint bírósági bemutatáshoz stb. Így különösen az Orosz Föderáció Közigazgatási Törvénykönyve 75. cikkének 8. szakasza olyan szabályt ír elő, amely szerint az eredeti dokumentumokat vagy azok megfelelően hitelesített másolatait be kell mutatni a bíróságoknak. Ellenkező esetben, ha a másolatokat nem hitelesítik megfelelően, a bírósági határozat megtámadható, sőt meg is változtatható.
Az okirat másolatának közjegyző általi hitelesítése
Egyáltalán bármilyen okiratról lehet közjegyzői hitelesítési másolatot kérni, de mivel fizetni kell ezért, csak azokat az okiratokat kell hitelesíteni, amelyekre a szabályzat előírja a közjegyzői hitelesítést. Így a vállalkozás adózási célú bejegyzése és a cégbejegyzés esetén csak közjegyzői másolat fogadható el. állami nyilvántartás vagy az SRO-ban való tagság megszerzéséhez és egy bizonyos típusú tevékenység végzésére való felvételhez szükséges dokumentumok elkészítése esetén. Az állampolgároknak közjegyzői okiratra lesz szükségük öröklés bejegyzése, ingatlanügyletek stb.Jegyző hiányában az önkormányzati igazgatás vezetőjének, vagy erre külön felhatalmazott tisztségviselőjének hitelesítő aláírása az aláírásával egyenértékű.
Hogyan hitelesítheti saját maga a dokumentum másolatát
Ha a szabályozó dokumentum nem jelzi közvetlenül a közjegyző által hitelesített másolatok rendelkezésre bocsátásának szükségességét, akkor saját maga igazolhatja azok valódiságát. A Szovjetunió Legfelsőbb Tanácsa Elnökségének 83. augusztus 4-én kelt, 9779-X. számú, „Az állampolgárok jogaival kapcsolatos dokumentumok másolatainak vállalkozások, intézmények és szervezetek által történő kiadásának és hitelesítésének eljárásáról” szóló jelenlegi rendelete szerint. másolatot a vállalkozás vezetője, vagy bármely erre jogosult tisztségviselő hitelesíthet. Ezeket a jogosítványokat a szervezet vonatkozó rendelete adja.Ha a másolat több lapon van, akkor mindegyiket külön-külön hitelesítheti, vagy az íveket összefűzheti és számozhatja, és a hitelesítő feliraton feltüntetheti: „A 3 lapos másolat helyes.”
Ezért magának a szervezetnek és alkalmazottainak dokumentumait a vezető vagy az erre jogosult tisztviselő hitelesítheti. Az ilyen másolat jogi erejét a GOST R 51141-98 szerint a szükséges adatok adják: az eredeti dokumentum helyét jelző jelölés, a kiállítás dátuma és a „Másolat helyes” felirat, amelyet megerősít az igazoló tisztviselő vezetékneve, kezdőbetűi és aláírása. A tanú aláírásának hitelességét a szervezet pecsétjének lenyomata igazolja.
A vezérigazgatónak gyakran sok dokumentumot kell aláírnia. Például hitelesíteni kell a vezérigazgató által személyesen aláírt dokumentumok másolatait. A dokumentumok másolatait az alábbiak szerint hitelesítjük. Saját kézzel írva: valódi másolat, beosztás, az igazgató vezetékneve és kezdőbetűi, aláírás. Általában ez elegendő ahhoz, hogy a főigazgató személyesen hitelesítse a dokumentumok másolatait, de néha meg kell írni a dokumentum hitelesítésének dátumát. Az alábbiakban olyan tömítésekre mutatunk be példákat, amelyek könnyen megbirkóznak ezzel a feladattal és leegyszerűsítik a munkát főigazgató, időt takarít meg neki.
Minta a vezérigazgatói bélyegzőhöz
| Példa éles sarkokra, lekerekítve és szegély nélkül a szöveg körül: |
||
| 1. LEHETŐSÉG Éles keretsarkok |
 |
|
| Művészet: p-gd-1001 | Művészet: p-gd-1002 | |
| 2. LEHETŐSÉG Kerek keret sarkok |
 |
 |
| Művészet: p-gd-1003 | Művészet: p-gd-1004 | |
| 3. LEHETŐSÉG Bélyegző keret nélkül |
 |
 |
| Művészet: p-gd-1005 | Művészet: p-gd-1006 | |
Ebben a példában a bélyegző tartalmának szövege módosul
Ezenkívül számos bélyeglehetőség áll rendelkezésre a főigazgató számára. A fenti lehetőségeknél a bélyegző szövege (tartalma) változik. A szervezet főigazgatójának bélyegzőjének legáltalánosabb és legszükségesebb szövege: HELYES MÁSOLAT, ALÁÍRÁS, DÁTUM, CÉGADATOK és egyéb fontos dokumentumok hitelesítéséhez szükséges adatok. Az ilyen bélyegzők sok időt takarítanak meg ahhoz képest, hogy milyen lenne, ha ezeket a dokumentumokat golyóstollal hitelesítenék. Ez a bélyeg mindig gyorsaságot és hatékonyságot biztosít a munkája során, nagy mennyiségű dokumentáció kitöltésével, és sok időt lecsökkent.
 |
 |
 |
| Művészet: p-gd-1007 | Művészet: p-gd-1008 | Művészet: p-gd-1009 |
 |
 |
 |
| Művészet: p-gd-1010 | Művészet: p-gd-1011 | Művészet: p-gd-1012 |
 |
 |
 |
| Művészet: p-gd-1013 | Művészet: p-gd-1014 | Művészet: p-gd-1015 |
Szilárd berendezések típusai a vezérigazgató-nyomtatáshoz
A bélyegek számára készült felszerelések széles választékban kaphatók.
Lehetnek egyszerű megjelenésűek és nagyon szigorúak (szilárd). Alapvetően a fém tartozékok szilárd megjelenést kapnak. Drágának tűnnek, és kétségtelenül kiemelik megjelenésüket egy nagy cég irodájában. Kellemes kézben tartani és kényelmes vele dolgozni. Ez a pecsét díszíti a cégvezető asztalát. A pecsétet címerrel vagy céglogóval is díszíthetjük.
Minden szervezetnek megvan az igénye és minden joga a dokumentumok másolatának kiadására. A másolatok, amelyeket a vállalkozás, az adófelügyelet, költségvetésen kívüli alapok. Ha a településen nincs jegyző, akkor az ügyintéző vezetőjéhez vagy egy meghatalmazotthoz fordulhat.
- A másolat tényleges hitelesítése a dokumentum szövegének végén található szabad helyen történik. A következő bejegyzések megadása javasolt:
- információ az eredeti helyéről;
- a „Helyes” vagy „A másolat helyes” felirat (kötelező nagybetűvel);
- az igazoló beosztásának megnevezése, aláírása és vezetékneve kezdőbetűkkel;
- a tanúsítás dátuma;
- Ha a dokumentum több oldalból áll, akkor mindegyiket külön-külön hitelesítheti a fenti példa szerint. Van egy másik módszer:
- Sorrendben számozzuk az oldalakat;
- Az összes lapot cérnával vagy vaskapoccsal összevarrjuk, és a rögzítési helyre papírmatricát helyezünk;
- A matricán feltüntetjük a lapok számát, ráhelyezzük a tanúsító aláírását, vezetéknevét és kezdőbetűit;
Ha van pecsét, úgy helyezzük el a nyomatot, hogy annak egy része a matricán legyen.
Az okirat hitelesítésekor ügyeljen az eredeti minőségére. Ha az eredeti javításokat, kiegészítéseket tartalmaz, vagy a szövege nem jól olvasható, az ilyen másolatot a megfelelő hitelesítés ellenére nem fogadják el. És a másolatát és a kivonatát is, már mondtuk. Ma a másolattanúsítvány témájával foglalkozunk. Hogyan kell hitelesíteni egy dokumentum másolatát, hogy a legszigorúbb képviselők se találjanak hibát kormányzati szervek
? Milyen adatokat kell feltüntetni a másolat hitelesítésekor? Milyen szabályozási dokumentumokra érdemes hivatkozni?
- Ma Oroszországban két olyan dokumentum létezik, amelyek minden szervezetre vonatkoznak, és amelyek közvetlenül meghatározzák, hogyan kell hitelesíteni a másolatokat. Ez:
A Szovjetunió Legfelsőbb Tanácsa Elnökségének 1983. augusztus 4-i 9779-x számú rendelete „Az állampolgárok jogaival kapcsolatos dokumentumok másolatainak vállalkozások, intézmények és szervezetek által történő kiadásának és hitelesítésének eljárásáról” ().
E két dokumentum közül csak a Szovjetunió Legfelsőbb Tanácsának rendelete normatív jellegű. Nem baj, hogy már elmúlt 30 éves: senki nem törölte, vagyis a rendelet hatályos. Az állami szabványok alkalmazása önkéntes.
Mit mond az említett GOST és rendelet a dokumentumok másolatainak hitelesítéséről? Valójában nincsenek ellentmondások követelményeikben és ajánlásaikban. Vannak eltérések. Vizualizáljuk ezt egy táblázatban (minden kép kattintható):
*Ha egy szervezet pecsétet használ, további részletek a „Plomb törlése jogi személyek esetében” című cikkben találhatók.
A táblázat a kivonatok és másolatok hitelesítéséhez szükséges abszolút adathalmazt tartalmazza. A probléma az, hogy ha csak a rendeletet követi, akkor az aláírás visszafejtésének hiánya miatt az e szabályok szerint hitelesített másolatot nagy valószínűséggel nem fogadják el. És ha csak a GOST-ot követi, akkor a rendeletet ismerők hivatkozhatnak az eredeti helyén található jelölés hiányára. Ezért az ajánlás (pontosan egy ajánlás) egyszerű lesz: használja a védjegy összes felsorolt összetevőjét, mind a GOST-ból, mind a rendeletből. Akkor tényleg senki nem fog hibát találni. A másolati tanúsítvány jele ekkor így fog kinézni:
Az ügyszámot nem lehet feltüntetni, csak a szervezet nevét kell feltüntetni. Ez információ arra az esetre, ha valakinek még keresnie kell az eredetit. Az ügyszám ekkor nagy segítséget jelenthet a keresésben.
A rendelet nem mondja ki mindezt szükséges információkat kézzel kell írni. A GOST-ban nincs hasonló. Ezért egy speciális bélyegzőbe legfeljebb állandó adat helyezhető el a másolatok hitelesítésére:
A dokumentumok másolatának hitelesítésének joga
Az iratmásolat helyes hitelesítésére vonatkozó tájékoztatáson túl a rendelet előírja a szervezet vezetőjének vagy „meghatalmazott tisztviselőjének” ezt. Kulcsszó"felhatalmazott". A másolatot hitelesítő munkavállalónak biztosítani kell ezt a jogot. Különféle módon engedélyezheti:
- meghatalmazás;
- munkaköri leírás.
Mindenesetre ennek a szervezet alkalmazottjának kell lennie. Kívülállóknak nincs joguk a másolatok hitelesítésére, még meghatalmazott útján sem (ez pl. ügyvéd, könyvelő, szerződés vagy kiszervezési szerződés alapján dolgozó személyzeti tisztviselőt jelent). Csak saját, családi, főállású alkalmazottai! Ez a „hivatalos” megfogalmazásból következik: a felvett ügyvédeknek és könyvelőknek nincs beosztása a cégnél.
A dokumentum másolata egy hasonló típusú dokumentáció, amely 100%-ban reprodukálja az eredeti minta adatait, valamint annak részét külső jelek vagy a paramétereket teljes egészében.
A másolat követelménye, hogy a fő dokumentáció főbb részleteit reprodukálja. A másolat nyomtatványra vagy szabványlapra készül, az eredeti szövege teljesen megismétlődik.
Tekintsük azokat a helyzeteket, amikor a dokumentumok másolata helyes: minta, fényképek az ilyen esetekről és a papírok elkészítésének jellemzői.
A másolatok jellegzetessége az eredetit aláíró tulajdonos személyes aláírásának hiánya.
Ebben az esetben az adatlap nevét, valamint az aláírás átiratát teljes terjedelemben kell reprodukálni.
Egyik fél eredeti aláírásának hiánya miatt, .
Azt a tényt, hogy a másolat teljes mértékben megegyezik az eredetivel, az aláírás alatt elhelyezett speciális rekvizíció, az úgynevezett „hitelesítő jel” jelzi. Tartalmaz néhány fontos elem:
- az „Igaz” szó nagybetűvel írva;
- a másolatot hitelesítő személy nevének feltüntetése;
- hitelesítésre jogosult személy aláírása;
- teljes név;
- a tanúsítás dátumának feltüntetése.
A társaság csak a keretein belül keletkezett dokumentumokat jogosult hitelesíteni. Ha harmadik fél cégekről beszélünk, akkor a tanúsítás csak akkor megengedett, ha ezektől a szervezetektől megfelelő engedély van. Ha nincs, akkor több probléma megoldása során készíthet másolatokat, amelyek listája korlátozott:
- munkatapasztalat megerősítése;
- személyes fájl létrehozása mindenki számára.
A gyakorlatban gyakran használnak olyan másolattípust, amelyben az anyagokat automatikusan hitelesítik, és ez minden másolatra vonatkozik. Az ilyen elemeket sokszorosított példányoknak nevezzük.
Az elsőáltalában fejléces papírra nyomtatva, a tanúsítási eljárás lefolytatása után az eredeti lesz, a többi pedig másolatot készít. Minősítés és visszaigazolás be ebben az esetben aláírással, regisztrációval és lepecsételéssel jár.
Regisztrációs folyamat különböző típusok a másolatok száma változhat.
Először is, ezek az esetek több kategóriába sorolhatók.
- Kivonat, amelyet egy dokumentumelem másolata képvisel. A gyakorlatban bevett gyakorlat az egyes alkalmazottak személyi aktájának kialakításához használt személyzeti nyilatkozatok folyamata. A regisztráció egy közös űrlapon történik, aminek köszönhetően a fő részletek reprodukálásának folyamata észrevehetően csökken.
- . A másolat sokszorosításának egy másik eleme, amelyet felhatalmazott személyek végeznek, és egyszerűsítik a különféle típusú és tervű vállalkozásokon belüli üzletvitelt.
Így a szervezet dokumentumainak másolatainak hitelesítési eljárása meglehetősen egyszerű, ha részletesebben megérti ezt a folyamatot.
Új szabályok és előírások
A szolgáltatási folyamatot gyakran kíséri egy dokumentum másolatának létrehozása. Nem is olyan régen e jelenség keretei között olyan változtatásokat vezettek be, amelyek kapcsán fontos a folyamat részletes tanulmányozása.
Regisztrációs eljárás
Ahhoz, hogy egy dokumentum jogerőt nyerjen, szükséges, hogy a következő adatok jelen legyenek a végrehajtás során (kötelező):
- Cégnév;
- A szerkezeti egység neve és leírása;
- Az eljárás időpontja;
- Folyamat regisztrációs index;
- Meghatalmazott személy aláírása.
Az iratmásolatok hitelesítésének ezen szabályait a Dokumentációkészítési Utasítás tartalmazza.
A változtatások végrehajtása előtt megjegyezték, hogy a másolat jogilag érvényesítéséhez hitelesítésre van szükség, de ennek az eljárásnak a folyamatát nem határozták meg.
Felhatalmazott személyek
A másolatokra vonatkozó új jogszabályi követelmények részeként a dokumentáció minden részletét, beleértve magát a nyomtatványt is, reprodukálni kell.
A másolatot az Utasítás pontjában foglaltak szerint a cég felhatalmazott alkalmazottjának aláírásával kell hitelesíteni.
Figyelembe véve a választ arra a kérdésre, hogy kinek van joga dokumentummásolatot hitelesíteni a szervezetben, megjegyzendő, hogy ilyen alkalmazott lehet a személyzeti osztály vezető alkalmazottja - a főnök vagy az a munkavállaló, aki a törvényi előírások alapján. felhatalmazást kapott az ilyen tevékenységek végrehajtására.
Fontos tudni! Hivatalos, aki jogosult (ez lehet maga a szervezet vezetője vagy helyettesei, a szervezeti egység vezetője és asszisztensei, egyéni döntési joggal rendelkező szakember vagy alkalmazott), köteles minden munkaügyi kötelezettségét teljesíteni.
Alapvető információk megadása
Az irat olyan másolata, amelyben a szükséges adatok részben szerepelnek, és amely jogilag hiteles, kivonat a dokumentumból. A regisztráció, mint már említettük, egy közös űrlapon történik.
A dokumentáció közvetlenül jelzi a „Kivonat” szót, és a névhez kapcsolódik. Az „Aláírás” attribútum alatt egy jelölést kell elhelyezni, amely jelzi, hogy a másolat hitelesített. Nézzünk egy példát arra, hogyan lehet megfelelően hitelesíteni egy dokumentum másolatát a „Másolat helyes” bélyegzővel.
Példamásolat
A másolatban összesen 8 ív összevarrva, számozva és lepecsételve van. A másolaton nincsenek meghatározatlan javítások.
HR szolgálat vezetője
Aláírás _________/A. B. Sidorov
Magánszemélyek részére átadott dokumentumok másolatai és jogi személyek, hivatalos képviselőik, valamint róluk külön kivonatok készüljenek az Utasításban szereplő adatok alapján.
Ha a dokumentumokat – beleértve annak másolatait is – más szervezeteknek átadják, és ez a pályázók jogos érdekeivel és jogaival kapcsolatos problémák megoldásához szükséges, akkor a megküldött dokumentumokon fel kell tüntetni. pecsét cégek.
Következtetés
Így az okirat hiteles másolata annak egyik fajtája (esetleg több példányban is), amely részben vagy egészben reprodukálja a főbb adatokat, részleteket, és rendelkezik a felhatalmazott személyek megfelelő aláírásával is, amely kijelenti, hogy a másolaton szereplő összes adat helyes.
A hiteles másolat jogi hatályú. Korrekt kialakítás a biztosítékok magukban foglalják a jogszabályi normákkal kapcsolatos problémák hiányát.