La procédure pour remplir l'encart dans le cahier de travail est un exemple. Règles de préparation d'un encart dans un cahier de travail
Les cahiers de travail papier, dont les responsables ont à nouveau évoqué l'éventuelle suppression, ont tendance à s'épuiser. De plus, la dernière inscription dans ce document principal du salarié peut être effectuée bien avant sa retraite. Que doit faire l’employeur dans ce cas ? Bien sûr, créez un encart et continuez à y prendre des notes. Cette action, comme tous les dossiers du personnel, nécessite certaines connaissances, nous sommes donc prêts à vous aider à accomplir cette tâche sans erreur.
Les travailleurs engagés dans un travail actif, à la fois positif et négatif, ainsi que leurs employeurs, sont souvent confrontés à une situation où la dernière page des inscriptions dans le cahier de travail s'épuise. Un salarié ne peut pas avoir deux documents sur l'expérience professionnelle en même temps, donc en cas de perte, il reçoit un duplicata et il ne peut pas créer un deuxième dossier de travail, même si le premier est expiré. De plus, vous ne pouvez pas continuer à enregistrer le travail dans la section destinée à saisir des informations sur le prix.
Les législateurs ont prévu un tel problème, c'est pourquoi dans les règles de remplissage approuvées, il y a une section sur le remplissage des encarts dans ce document. Cette section prévoit l'établissement de feuilles supplémentaires, la procédure de saisie des informations sur le travail, les exigences de collage et d'autres conditions. Spécialement conçu et doté d’un degré de protection anti-contrefaçon similaire à celui du document principal, l’encart est un bloc de feuilles vierges pour billets sans couverture, qui est classé ou collé dans le document principal du salarié. Comment préparer un exemple d'encart pour un cahier de travail et quel est ce formulaire important ? Essayons de le comprendre.
Faire un encart dans le cahier de travail
La forme de l'insert a été approuvée. Cet ajout au document principal sur l'expérience se compose de deux sections, comme le document principal lui-même :
- "Informations sur le travail" - comporte 9 pages,
- "Informations sur les récompenses" - comporte 8 pages.
Chaque formulaire a une série et un numéro distincts et constitue une forme de reporting strict. L'article 38 du Règlement d'inscription s'applique au maintien de ce formulaire supplémentaire toutes les exigences établies pour remplir les fiches et saisir les données des formulaires du personnel sur l'ancienneté. Sans le cahier de travail principal, l'encart est tout simplement invalide. Avant de saisir les premières données dans cet ajout, l'employeur doit apposer un cachet sur le document principal avec la mention « Insérer délivré ». Les législateurs n'ont pas prévu d'emplacement spécifique pour cette marque, elle est donc le plus souvent placée là où cela est plus pratique - dans le coin supérieur gauche de la couverture. Cet endroit, comme dans l'exemple présenté, est pratique car si vous manquez de pages supplémentaires, vous pouvez y mettre un deuxième tampon plus bas, car il peut y avoir plusieurs ajouts (mais pas en même temps). Un exemple d'entrée « Insérer émis » dans un cahier de travail ressemble à ceci :
Si l’organisation ne dispose pas de cachet, vous pouvez écrire les informations à la main avec un stylo à bille bleu ou noir. La série et le numéro du supplément doivent être indiqués, comme dans l'exemple illustré. Toutes les notes manuscrites doivent être claires et lisibles ; les corrections ne sont pas autorisées.
Exemple de conception d'un encart dans un cahier de travail :
L'exemple présenté montre que remplir la page de titre de ces deux formulaires n'est pas différent, sauf que des feuilles supplémentaires distinctes du cahier de travail ne sont pas valables. Il est également important de rappeler que l'enregistrement de la poursuite du cahier de travail doit être effectué par l'employeur pour lequel il a pris fin. C'est son sceau qui doit être certifié par le nouveau formulaire. Si cette condition n'est pas remplie et que le salarié est parti vers un nouveau lieu de travail avec un document dans lequel il n'y a pas de place pour saisir les données d'emploi, le nouvel employeur doit le renvoyer pour corriger cette lacune.
La date sur la page de titre de l'encart doit être inscrite en fonction du fait de son achèvement, et non en fonction de la date de publication initiale du livre lui-même. Une indication incorrecte de la date est une erreur grossière et peut entraîner la nullité de ce nouvel échantillon. Le nom du salarié est également indiqué lors de l'enregistrement des fiches complémentaires, même s'il a changé depuis l'établissement du livre (une mention à ce sujet doit être faite sur sa page de titre).
Si une erreur ou une tache a été commise lors de la préparation de la page de titre, le document devient invalide et ne peut être utilisé. Par conséquent, il doit être éliminé et l'employé doit en recevoir un autre. Celui-ci doit être enregistré dans le journal comptable en insérant le numéro unique et la série du formulaire détruit.
Si aucune erreur ne s'est produite et que le formulaire est correctement rempli, il doit être cousu dans le livre. Il n’y a pas d’endroit spécifique pour cela, vous pouvez donc le faire de la manière la plus pratique. Habituellement, l'insert est cousu au dos, à la toute fin du document.
Important: Veuillez noter que si l'on vous demande de dire et d'imprimer le formulaire d'insertion du cahier de travail en utilisant le matériel de bureau disponible, il s'agit d'une violation flagrante. La procédure visant à fournir aux employeurs des formulaires de cahier de travail et un encart dans celui-ci a été approuvée, et la production de ces formulaires est effectuée exclusivement par l'organisme public - l'Association Goznak. Les tribunaux nous le rappellent constamment, notamment la Cour suprême.
Exemple de remplissage d'un encart dans un cahier de travail
Une fois le formulaire déposé, vous pouvez commencer à y prendre des notes. Il est à noter que la numérotation de ces dossiers ne reprend pas depuis le début, mais continue ce qui a déjà commencé dans le dossier du travail. Si, par exemple, la dernière entrée portait le numéro « 47 », alors la première entrée sur les nouvelles pages doit être effectuée sous le numéro « 48 ». Tout responsable du personnel connaît le reste des règles :
- ne mettez pas de points à la fin de l'entrée ;
- utilisez un stylo à bille à encre bleue ou noire ;
- Chaque inscription doit être certifiée par la signature et le nom complet d'une personne autorisée, ainsi que par un sceau (le cas échéant).
Cet exemple ressemblera à ceci.
Sur le territoire de la Fédération de Russie, l'un des plus importants et documents nécessaires un citoyen est considéré comme disposant d'un cahier de travail. Il s’agit d’un registre spécial permettant d’enregistrer le travail et les activités rémunérées d’une personne. Les règles de tenue et de conservation du formulaire cahier de travail sont strictement soumises à des règles particulières règlements. Ils indiquent également comment délivrer correctement un encart dans le cahier de travail.
Les erreurs les plus courantes et les problèmes associés
Par exemple, dans un cahier de travail, toutes sortes de taches, ratures, ratures (à titre exceptionnel dans certains cas individuels) et corrections ne sont pas autorisées. Que se passe-t-il en pratique ? Lorsque le formulaire d'emploi manque d'espace vide dans la section « Informations sur le travail » et qu'il n'y a tout simplement nulle part où entrer nouvelle information, les responsables RH procèdent comme suit : dans la section « Informations sur les récompenses », rayez le mot « récompenses » et écrivez « travail ». De telles actions sont un exemple clair de tenue irresponsable et incorrecte des formulaires de dossiers de travail de la part des employeurs. Problèmes que l'employé est susceptible de rencontrer à l'avenir :
- S'il est nécessaire de changer d'emploi actuel, nouveau patron peut tout simplement ne pas accepter un candidat au motif que son cahier de travail est mal rempli. Si le candidat valorise ce travail, il devra alors retourner dans son entreprise précédente et exiger que le service RH reconnaisse une telle « correction » comme invalide. La prochaine étape doit être effectuée conception correcte insérer dans le cahier de travail. Si cela ne se produit pas, vous devrez créer un nouveau cahier de travail tout en conservant l'ancien.
- La retraite peut également s'accompagner de nombreux conflits dus à une tenue malhonnête du formulaire de cahier de travail. Cette situation peut entraîner des problèmes d'inscription paiements sociaux selon expérience professionnelle et en assurance. Un salarié peut tout simplement perdre une période entière de sa vie professionnelle. Vous devrez prouver votre cause devant les tribunaux.
Selon la réglementation, l'employeur direct est responsable de la tenue, du remplissage et de la conservation des formulaires et des encarts des cahiers de travail. Il existe également une responsabilité en cas de violation des règles, mais néanmoins, l'employé blessé devra faire face à tous les problèmes liés à la violation des règles.
La procédure de préparation d'un encart dans un cahier de travail
L'encart dans le cahier de travail est une pièce jointe supplémentaire au formulaire de travail existant. Il « s'ouvre » uniquement lorsque le cahier de travail est plein. Le processus de préparation d'un encart dans le cahier de travail doit obéir aux règles suivantes.
- Seul l'employeur a le droit de préparer et de délivrer l'encart.
- La première page de l'encart doit contenir toutes les informations sur le salarié précisées dans le cahier de travail. Ceux-ci inclus:
- nom, prénom et patronyme)
- date de naissance)
- informations sur l'éducation (diplôme ou certificat))
- spécialité (si cela n'a pas été indiqué auparavant, alors il ne faut pas « improviser » dans l'encart ; il vaut mieux laisser la colonne vide).
- La date de remplissage de l'encart (le jour des premières inscriptions), le nom, les initiales et la signature du responsable doivent également être inscrits. officiel, signature du propriétaire du cahier de travail. Comme le cahier de travail, l'encart est rempli conformément aux données des documents primaires : passeport, diplôme, cahier de travail.
- L'encart du cahier de travail est rempli de la même manière que le cahier de travail. L'encart est sa continuation, donc la numérotation des entrées se poursuit, en tenant compte des événements de travail antérieurs. La deuxième colonne est la date à laquelle l'entrée a été faite, la troisième est l'entrée concernant l'embauche ou le licenciement, le transfert, la mise à pied et d'autres événements. Le quatrième contient le nom du document sur la base duquel l'inscription a été faite : ordonnance, résolution. Comme dans le document de travail, les abréviations de mots ne sont pas autorisées dans l'encart. Toutes les informations doivent être enregistrées dans leur intégralité.
Délivrance d'un encart dans le cahier de travail
Il est également nécessaire de savoir où sont faites les inscriptions concernant l'encart dans le cahier de travail, car cela point important comptabilité de l'entreprise et du salarié. La délivrance d'un encart dans le cahier de travail est accompagnée des mentions suivantes :
- A l'intérieur de la première feuille d'ouvrage il est indiqué « Insérer délivré », sa série et son numéro sont indiqués. Cette procédure est répétée à chaque édition ultérieure de ce document. Il est important de savoir que ces saisies ne doivent être effectuées qu’après avoir complété l’encart. Par exemple, si une erreur a été commise lors du transfert des données de base du cahier de travail vers l'encart, alors dans ce cas il est nécessaire de « démarrer » une nouvelle encart (des corrections sont autorisées dans des cas exceptionnels).
- Un employé du service RH ou le responsable direct de l'entreprise doit inscrire dans le « Carnet de travail » qui et quand l'encart a été émis. Il ne faut pas oublier que le numéro et la série de l'insert doivent également y être indiqués.
- Les encarts dans le cahier de travail doivent être déposés. Vous ne pouvez pas vous embêter à coller un document aussi important. Pour éviter des problèmes inutiles lors de la fixation de l'insert à l'original, un couvercle spécial a été inventé. Il est conçu pour coudre correctement et facilement les inserts, mais bien souvent, ils sont simplement collés en plein milieu du classeur ou cousus avant la dernière page du formulaire de livre.
La procédure de délivrance d'un encart dans le cahier de travail
Comment délivrer un encart dans un cahier de travail est une question très importante. Antécédents professionnels peut exister sans insertions en tant que document totalement indépendant. L'encart n'a aucune force juridique sans le document de travail original.
Pour ces raisons, la préparation des encarts dans les cahiers de travail doit être abordée en toute responsabilité par la direction, le service des ressources humaines et le salarié lui-même.
La délivrance des encarts dans le cahier de travail s'accompagne généralement d'un certain nombre d'événements préalables :
- Lorsque les feuilles gratuites du formulaire de cahier de travail sont épuisées, il devient nécessaire de le poursuivre, c'est-à-dire de rédiger des encarts. Il s’agit de documents sur lesquels la chronologie des activités de travail des salariés continue d’être maintenue.
Le salarié doit être informé de la nécessité de « saisir » un encart dans le cahier de travail, oralement ou par écrit. Important : un bordereau de main d’œuvre ne peut être délivré à l’insu du propriétaire. Ensuite, ce dernier doit rédiger une déclaration dans laquelle il indique la nécessité de créer un registre supplémentaire - un encart. Après cela, la demande est envoyée à la direction pour examen. L'étape suivante est la signature du responsable et l'attribution d'un visa à la demande.
- Dans toute entreprise pour effectuer toute organisation ou tâches de production un acte administratif local est requis. DANS dans ce cas ce sont des ordres du directeur, du président ou du président. Ils sont généralement compilés selon des modèles préétablis.
La commande indique tous les détails nécessaires de l'entreprise/organisation. La base est la déclaration de l’employé. La série, le numéro et la date d'émission de l'encart sont également indiqués. Une personne responsable spéciale (groupe de personnes) est désignée pour mener à bien toutes ces activités. La commande terminée est signée par l'instance dirigeante.
- Le salarié est informé que l'encart est complété et peut être déposé. Il est très important de se rappeler : les encarts dans le cahier de travail sont délivrés conformément aux ce moment temps avec des échantillons standards.
Même si le document de travail a été délivré il y a plusieurs décennies, l'encart doit être d'un type moderne. Les agents du personnel doivent avertir les salariés que les encarts sans leur élément principal (le cahier de travail) sont tout simplement invalides.
Informations Complémentaires
Toutes les données ci-dessus doivent être indiquées dans le registre « Carnet de travail ». L'information ne peut être cachée à l'employé selon laquelle une certaine somme d'argent sera retenue sur le salaire, qui était nécessaire à la délivrance des encarts. Pendant qu'un salarié travaille dans l'entreprise, son cahier de travail est conservé au service du personnel. Dès sa démission, il faut lui remettre une attestation de travail et un encart de récépissé.
Si une personne change souvent d'emploi, elle gravit rapidement les échelons échelle de carrière ou a de nombreuses incitations, alors dans le processus d'activité à long terme, il est possible de remplir toutes les pages du cahier de travail.
Dans ce cas, un insert spécial doit être cousu dans le document. Les règles pour le remplir ne diffèrent pas des exigences de tenue des dossiers de travail, cependant, lors de l'enregistrement, des questions se posent parfois.
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Pourquoi est-ce?
Remplir des livres de manière incorrecte peut entraîner des problèmes à la retraite. C'est pourquoi vous ne devriez pas faire ce qui suit :
- modifier le titre de la section « Informations sur le prix » par « Informations sur l'œuvre » ;
- coller, coudre des feuilles vierges ;
- coudre des formulaires d'emploi vierges pour les remplir ultérieurement ;
- établir un nouveau dossier d'emploi pour le salarié et le conserver après la fin du précédent.
Pour continuer à faire des inscriptions dans le livre, vous devez rédiger un document spécial - un encart.
Il s'agit d'un formulaire spécial, qui est délivré si une ou plusieurs sections du rapport de travail sont entièrement remplies, c'est-à-dire qu'il n'y a pas de champs libres pour effectuer de nouvelles entrées.
Il est prévu par la loi forme établie et se compose de plusieurs spreads :
- 9 pour des informations sur l'emploi ;
- 8 pour plus d’informations sur les récompenses.
Procédure d'inscription et de remplissage
La conception de l'insert comprend plusieurs étapes :
- Délivrance du formulaire. Le document est acheté par l'employeur dans le personnel duquel la personne a travaillé activité de travail au moment de la fin des champs libres dans le livre. Chaque insert dispose d'une protection spéciale contre la contrefaçon, numéro de série. L'employeur doit acheter le formulaire auprès d'une imprimerie spécialisée. L'entreprise conclut un contrat avec l'institution, après quoi les documents achetés sont enregistrés dans le livret de recettes et de dépenses. L'auto-achat par les employés n'est pas autorisé, mais le remboursement des frais d'achat est autorisé.
- Inscription primaire. La première page du formulaire contient des informations sur le salarié :
- nom complet selon le passeport ;
- Date de naissance;
- éducation - les informations sont renseignées sur la base d'un diplôme, d'un certificat ou d'autres documents ;
- profession, dans ce cas les données du document de formation sont saisies ;
- date d'achèvement, qui est considérée comme le moment de la première inscription ;
- nom de famille de l'employé du personnel.
Comme dans le document de travail, l'authenticité des informations de la page de titre est certifiée par la signature manuscrite du salarié et de la personne responsable. Les informations de la page de titre peuvent différer des informations contenues dans le livre. Cela se produit si l'employé a changé de nom de famille, a reçu une autre formation, etc.
- Faire des entrées. Les informations sont saisies de la même manière que dans un document de travail :
- La numérotation des entrées est continue, c'est-à-dire qu'elle continue ce qui a été fait dans le livre ;
- dans la deuxième colonne est inscrite la date d'enregistrement ;
- la troisième colonne reflète les informations sur l'embauche, le licenciement et les abréviations en mots ne peuvent pas être faites ;
- la quatrième colonne contient le nom, la date et le numéro du document servant de base à l'inscription.
Les informations sur le problème sont enregistrées dans le document de travail. Dans ce cas, un cachet est apposé sur la page de titre du livre avec l'inscription « Insert émis ». Il doit être facile à lire, clair et ne pas chevaucher d'autres entrées. La série et le numéro du document sont également indiqués. La position exacte des informations sur la délivrance du formulaire n'est pas fixée par la loi, mais elle est généralement placée dans le coin supérieur droit.
Il est recommandé d'apposer un cachet seulement une fois le document finalisé. En cas d'erreurs ou de remplissage incorrect, il ne peut pas continuer à être rempli. Le formulaire est détruit conformément à l'acte pertinent. De plus, si sa série et son numéro sont déjà inscrits dans le dossier de travail, vous devrez apposer un autre cachet sur la page de titre, qui n'a pas trop de place.
Le nombre d'inserts n'est pas limité par la loi. Une personne peut avoir deux ou trois formes cousues. Tous leurs numéros doivent être inscrits dans le livre.
Le document lui-même n'est pas fourni sans permis de travail et n'est pas valide.
Dois-je le coudre ?
Après avoir rempli titre de page insertion et enregistrement de son employé du personnel d'émission doit coudre un formulaire correctement exécuté dans le travail. Il est recommandé d'effectuer cette procédure avec un document entièrement terminé, car en cas d'erreurs vous devrez retirer le formulaire et établir un constat de dommage.
La législation ne fixe pas d'endroit précis où exactement la doublure doit être cousue. Autrement dit, vous pouvez l'attacher au début, au milieu ou à la fin. Cela n'a pas d'importance pour les autorités de contrôle, mais le plus souvent, le formulaire est cousu exactement comme une continuation du livre - entre la dernière page et la quatrième de couverture.
Il serait plus pratique d’ancrer le document au milieu. Pour ce faire, vous n'avez pas besoin de faire des trous supplémentaires et de vous assurer que les perforations correspondent. Mais cette méthode rendra la lecture ultérieure difficile, puisque l'insertion interrompra les anciens enregistrements.
Le document doit être cousu exclusivement. Le collage avec du ruban adhésif, la fixation avec des agrafes ne sont pas autorisés et ne peuvent pas simplement être insérés dans la feuille de travail. Ces méthodes n'offrent pas une sécurité suffisante.
La procédure de couture est simple, elle se compose de plusieurs étapes :
- Utilisez un poinçon bien aiguisé pour faire quatre trous ou plus le long de la ligne de pliage. La distance entre eux devrait être la même.
- Des perforations similaires sont pratiquées sur la couverture arrière du classeur. Dans ce cas, le nombre de trous et la distance doivent être les mêmes.
- Le fil est inséré dans les perforations. Il est préférable d'utiliser du coton n°10. Les extrémités du fil doivent sortir d'un trou.
- Un nœud est noué.
Cette méthode garantira une sécurité fiable contre la perte.
Ce processus est clairement visible dans la vidéo suivante :
Erreurs courantes
Les exigences relatives à la préparation et à l'entretien de l'insert ne diffèrent pas des règles de remplissage des documents de travail. Cependant, dans la pratique, les collaborateurs RH commettent parfois des erreurs lorsqu'ils travaillent avec de tels documents.
Ces lacunes peuvent être classées en deux types :
- Accepté lors de l'inscription. L’erreur la plus courante lors du remplissage initial consiste à saisir des informations incorrectes sur l’éducation et le nom de famille de l’employé. La situation se présente si un employé du personnel rédige les lignes pertinentes à partir des paroles de la personne, et non sur la base dans le bon sens documents compilés. Dans le cas d’une telle erreur, vous devez détruire le formulaire et en utiliser un autre.
- Réalisé en cours de réalisation. Un grand nombre d'erreurs sont commises lors du processus de saisie des informations sur le travail. Ceux-ci inclus:
- date d'embauche incorrecte ;
- le nom de l'organisation n'est pas indiqué ;
- le nom du poste ou de l'unité structurelle est manquant ;
- abréviation de mots dans tous les domaines ;
- certification du dossier de mutation du salarié avec la signature et le sceau du gestionnaire ; un tel défaut ne peut être corrigé ;
- saisir des informations sur le travail dans les colonnes d'informations sur les récompenses.
Ces erreurs ne peuvent être corrigées que sur le lieu de travail où la saisie incorrecte a été effectuée. La correction par le nouvel employeur est autorisée sur la base d'un document officiel de l'organisation dont l'employé a commis l'inexactitude. Dans ce cas, vous ne pouvez pas rayer l'entrée.
Les ajouts et corrections sont effectués uniquement dans une autre ligne, qui indique l'invalidité des informations et enregistre également les informations correctes.
Ces erreurs peuvent entraîner des problèmes pour une personne liés à :
- en cas de nouvel emploi, par exemple, s'il ne peut pas confirmer son poste, le motif du licenciement ;
- avec l'impossibilité de prouver votre réalité ancienneté- cela se produit si les informations ne correspondent pas aux données du passeport.
S'il n'y a pas de colonnes vides dans l'une des sections du cahier de travail, le salarié doit en établir un encart. Il est important de respecter un certain nombre d'exigences approuvées par les règles en vigueur.
Approuvé Code du travail la forme de l'insert est cousue dans le livre. Un insert lâche est considéré comme invalide. Il est interdit de coller un document ou de le fixer avec des agrafes. Étant donné que les corrections des données saisies par erreur ne peuvent pas être apportées au nouveau formulaire d'insertion, nous vous recommandons de remplir d'abord les colonnes requises du document, puis de commencer ensuite la procédure de couture. Sinon, si vous concevez par erreur une doublure déjà cousue, vous devrez suivre une certaine liste d'étapes :- retirez la doublure ;
- laisser une note sur l'invalidité du cachet ;
- établir un constat d'avarie sur le paquebot ;
- enregistrer le changement correspondant dans le livre de comptabilité pour le mouvement des cahiers de travail et les insertions dans ceux-ci ;
- détruire le formulaire inutilisable ;
- obtenir nouveau document et recommencez la procédure d'enregistrement.
La fixation de chaque nouvel encart doit être accompagnée d'un cachet. Un formulaire décousu ou mal rempli peut exposer l’employeur à une amende pour négligence.
L'insert dans le cahier de travail ne doit être cousu qu'après avoir complété les pages libres du document principal. Cela se produit si le propriétaire du livre change fréquemment d'emploi. En règle générale, la personne responsable de l'exécution et de la maintenance correctes de l'encart est un employé du service du personnel d'une entreprise particulière. Il est important que le responsable du personnel sache enregistrer correctement la délivrance de l'encart dans le cahier de travail.
À propos de l'encart dans le cahier de travail et comment le remplir correctement
L'encart lui-même est un document avec son propre numéro de série. Mais sans cahier de travail, il n'est pas valable et n'est pas conservé séparément de celui-ci. Se compose d'une page de titre, respectivement de neuf et huit pages pour les sections « Informations sur le travail » et « Informations sur les récompenses ». Il s'agit d'un ajout et d'une continuation du cahier de travail, il poursuit donc la numérotation des entrées commencées dans celui-ci.
L'entretien d'un encart n'est pas différent de l'entretien d'un livre ; une attention particulière doit être accordée uniquement à la couture et aux notes qui l'accompagnent. Les règles ne précisent pas le nombre autorisé d'inserts à coudre, la couture est donc effectuée si nécessaire.
Comment faire une inscription dans le cahier de travail sur la délivrance de l'encart ?
Lors de la délivrance de l'insert, la séquence suivante doit être respectée :
- remplissage de l'insert)
- exécution des dossiers d'enregistrement)
- coudre dans la doublure.
Seule cette procédure est acceptable, puisque les corrections ne sont pas autorisées dans les Règles de tenue des dossiers dans les cahiers de travail et les encarts. Si une erreur a été commise, l'encart doit être détruit et un nouveau formulaire est délivré aux frais de l'entreprise.
Ainsi, l'encart délivré doit être rempli. Les informations qui y sont saisies doivent contenir les informations suivantes :
- Nom complet de l'employé, informations sur l'éducation et la spécialité (sur la base de preuves documentaires))
- Date de naissance)
- la date du jour, qui est la date d'émission de l'encart)
- Signature de l'employé)
- signature du collaborateur RH qui a complété l'encart.
Après avoir accompli la procédure de délivrance de l’insert, celui-ci est certifié par le sceau de l’employeur. Ensuite, sur la première page du cahier de travail, est apposé un cachet, utilisé spécifiquement pour de tels cas, avec l'inscription obligatoire « Encart délivré » ; la série de l'encart et son numéro sont également indiqués. Il n'y a pas d'instructions claires dans la législation quant à l'endroit exact où le cachet doit être apposé sur le document de travail. Traditionnellement, il est placé à droite dans le coin supérieur, bien que son autre emplacement ne soit pas considéré comme une erreur.
Après avoir effectué une inscription dans le cahier de travail, il est nécessaire de la dupliquer dans le cahier d'enregistrement du mouvement des cahiers de travail. Le fait de ne pas effectuer une telle inscription est considéré comme une faute grave et une négligence.
Ce n'est qu'après ces procédures que la doublure est cousue. Il est interdit de coller le liner. En raison de l'absence de recommandations légales concernant un endroit clairement défini dans le cahier de travail destiné à la couture dans la doublure, la couture est autorisée à la seule discrétion de l'employé du service du personnel. Mais le plus souvent, des spécialistes expérimentés le réalisent entre la couverture et la dernière page du cahier de travail.
Le cachet de délivrance de l'encart doit comporter trois colonnes. Le premier contient l’inscription « Insérer émis », claire et assez grande. La deuxième colonne avec l'inscription « série » doit contenir la série de l'encart, et son numéro est inscrit dans la colonne avec l'inscription correspondante.
Malgré le fait que les normes de couture des inserts dans les cahiers de travail soient clairement définies par la loi et exigent la présence de ce cachet dans le cahier de travail, son absence ne constitue pas une violation flagrante et l'écriture manuscrite est autorisée.
Si l'inscription sur la délivrance de l'encart est faite de manière incorrecte
Les corrections et les ratures ne sont pas autorisées dans les cahiers de travail. Une entrée incorrecte ne peut pas être corrigée ; seule l'entrée incorrecte peut être remplacée. Pour ce faire, un employé du service RH de l'entreprise où l'entrée erronée a été effectuée, après avoir inscrit son numéro, doit écrire à côté de « L'entrée est incorrecte » et en dessous faire la bonne. Dans le même temps, ces entrées - à la fois correctes et erronées - sont inscrites dans le livre d'enregistrement du mouvement des cahiers de travail. Il en va de même pour les écouteurs.
Si une erreur a été commise directement sur la page de titre d'un nouveau cahier de travail ou d'un encart, tant la correction que le remplacement sont considérés comme inadmissibles. Dans ce cas, le livre ou l'encart fait l'objet d'une destruction et de la délivrance ultérieure d'un nouveau formulaire sans remboursement de la part du propriétaire du livre. Dans ce cas, un numéro de série est découpé dans le livre ou l'encart recyclé pour l'élimination du document. Il est également nécessaire de faire une inscription appropriée dans le cahier de mouvement du cahier de travail.
Que devez-vous savoir d'autre sur la tenue des dossiers de travail
- Les cahiers de travail doivent être achetés et stockés par l'entreprise pour être délivrés en temps opportun aux employés postulant à un emploi (au plus tard cinq jours à compter de la date d'embauche).
- Les frais matériels pour l'acquisition des cahiers de travail par une entreprise sont perçus auprès des salariés embauchés sur les lieux de travail, à l'exception des cas suivants :
- en cas d'endommagement ou de destruction des cahiers de travail pour des raisons non liées au propriétaire du cahier (par exemple, une urgence dans l'entreprise))
- première page du cahier de travail mal remplie.
- Outre le salarié chargé de la tenue des cahiers de travail, seul l'employeur a le droit de faire des inscriptions dans les cahiers de travail.
- Le salarié est informé par écrit et signé de toutes les modifications apportées aux inscriptions du cahier de travail.
- Les inscriptions au cahier de travail se font exclusivement au stylo à encre noire, violette ou bleue. Les corrections sont exclues.
- Les dossiers disciplinaires et les amendes ne sont pas inclus dans le cahier de travail.
- Il est interdit de saisir des mentions abrégées et des initiales.
- Les relevés de rémunération sont de nature générale (sans préciser les montants et qualités de la rémunération) et sont toujours numérotés. La numérotation ne dépend pas de l'employeur et est de nature séquentielle.