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Règles pour remplir la carte personnelle d'un salarié t 2. Carte personnelle d'un salarié - remplissez-la correctement

Les cartes personnelles des employés sont utilisées par les institutions aux fins d'un dossier personnel complet. La loi oblige les managers à veiller à créer une telle carte pour chaque salarié. Le formulaire pour ces documents est le formulaire T-2. Il a été approuvé et unifié par la résolution n° 1 du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie et a conservé sa structure d'origine depuis janvier 2004.

Exemple et formulaire vierge de carte personnelle d’employé

DES DOSSIERS

Comment le formulaire est structuré. Principales caractéristiques

Les cartes personnelles des employés sont la base nécessaire pour créer un fichier de tous les employés de l'institution. Ils sont rangés dans un classeur par ordre alphabétique. S'il y a de nombreux employés dans une institution, les documents peuvent alors être structurés par département. Il n’existe aucune exigence légale claire concernant le classement d’un classeur. Il suffit que chaque employé dispose d'une carte personnelle au format T-2.

Le formulaire T-2 se compose de 4 pages. Les informations qu'il contient sont divisées en 11 blocs thématiques. La carte doit être remplie par une personne du service du personnel, et si cela est impossible pour une raison quelconque, par le chef de l'établissement.

Le formulaire T-2 présente plusieurs caractéristiques importantes :

Les pages 1 et 2 sont remplies au moment de l'embauche d'une personne pour un poste, et 3 et 4 - au cours de son travail ;(les images ci-dessous et l'échantillon lui-même sont conçus spécifiquement pour le document que vous créez lorsqu'un employé vous rejoint ;
la carte est créée à partir d'un certain nombre de documents présentés par le salarié lui-même ;
pour un remplissage plus simple et plus pratique, l'utilisation de programmes informatiques est autorisée ;
la délivrance d'une carte T-2 par le salarié lui-même n'est pas autorisée.

Important! Seuls les entrepreneurs sont dispensés de l'obligation de créer des cartes personnelles. Mais même eux, ils conservent souvent des cartes de leur propre gré afin de les utiliser dans le travail de gestion.

Informations générales sur le remplissage de la carte

La législation ne fixe pas de délais clairs pour la création d'une carte T-2. La meilleure option est de le créer au moment où une personne est embauchée pour un poste, mais vous pouvez attendre. L'essentiel est que la note dans le cahier de travail concernant l'embauche pour le poste soit dupliquée sur la carte.

Pour réussir la création d'une carte T-2, un certain nombre de papiers sont nécessaires :

Contrat de travail;
un arrêté émis par l'employeur ;
passeport;
cahier de travail (ou autre moyen de confirmer l'expérience de travail);
attestation d'assurance pension;
diplôme ou autre preuve d'éducation, de qualifications, de connaissances particulières ;
pour les personnes susceptibles d'être enrôlées dans l'armée - documents d'enregistrement militaire ;
autobiographie (facultatif - le salarié peut fournir des informations oralement).

Important! Les spécificités du métier pour lequel une personne est embauchée nécessitent parfois la fourniture de documents complémentaires. L'employeur est tenu de les demander afin que les informations portées sur la carte T-2 soient complètes.

Pour remplir la section 2, qui contient des informations sur l'enregistrement militaire, vous aurez besoin des documents suivants :

pour les personnes en réserve - un certificat temporaire ou une carte d'identité militaire à part entière ;
pour les personnes susceptibles d'être enrôlées - confirmation que la personne est soumise à la conscription.

Remplissage. Exemple détaillé

Le formulaire T-2 est un document assez volumineux, nous allons donc envisager de le remplir séparément pour chacune des 11 sous-sections. Pour mieux comprendre la structure de la carte et connaître les sous-sections qui s'y trouvent, . Ce document au format *.xls ne contient pas d'erreurs et peut être utilisé en toute sécurité aussi bien à des fins informatives que dans le travail direct du service RH.

Comment remplir l'en-tête de la carte personnelle d'un employé

L'en-tête contient les codes OKUD et . Dans ce cas, OKUD est le code de la carte elle-même et OKPO est le code de l'institution, basé sur des données statistiques. De plus, vous devez saisir le nom complet de l'établissement (les abréviations ne sont pas autorisées). Après le nom, vous devez mettre une virgule et écrire l'adresse (de préférence réelle et non légale). Ceci est à votre discrétion, nous ne l'avons pas indiqué dans l'exemple.

La date est saisie au format JJ.MM.AAAA (par exemple, 01/08/2016).
Numéro personnel– il s’agit du numéro d’ordre attribué au salarié dans l’établissement.
ÉTAIN il n'est pas nécessaire d'entrer. Une personne n’est pas tenue de le fournir lorsqu’elle postule à un emploi, le champ peut donc rester vide.
(numéro d’assurance) est requis. Une personne doit le fournir conformément à la partie 1 de l'article 65 du Code du travail de la Fédération de Russie. S'il s'agit de son premier emploi, alors en relation avec la partie 4 du même article, le SNILS doit être délivré par l'employeur.
"Alphabet"– il s’agit d’un champ permettant de saisir la lettre initiale du nom de famille du salarié.
La nature du travail est inscrite sur ordre de l’employeur. Cela peut être permanent ou temporaire.
Sol Vous pouvez l'indiquer avec la lettre M/F, ou vous pouvez écrire le mot entier.

Important! Le type de travail indiqué dans T-2 ne peut être qu'un seul - le principal. Si une personne travaille à temps partiel, aucune carte ne sera créée pour elle, car elle en a une dans son emploi principal.

Remplir le formulaire T-2 par section

Section 1. Informations générales

Cette section doit être remplie avec les informations du passeport de l'employé. Les informations doivent être saisies de manière lisible, sans rien abréger. Certaines caractéristiques doivent être prises en compte lors du remplissage :

La date de naissance est renseignée dans son intégralité (par exemple, 23 mai 1982), et dans le champ « Code » elle est dupliquée au format JJ.MM.AA (23/05/82).
Le lieu de naissance ne peut pas comporter plus de 100 caractères. Vous pouvez utiliser des abréviations géographiques (ville, région, village, etc.), mais les mots comme village, village, kishlak, aul doivent être écrits dans leur intégralité.
Si vous avez la double nationalité, vous devez indiquer le nom du pays dont le salarié est citoyen.
Le nom de l'établissement d'enseignement dont l'employé a obtenu son diplôme peut être abrégé sans en compromettre le sens.
L'ancienneté doit être calculée sur la base du paragraphe 61 des Instructions, qui ont été approuvées par la résolution n° 192p du Conseil d'administration de la Caisse de pension.
Les noms complets des membres de la famille sont inscrits au complet, sans abréviations.

Si l'enregistrement et le lieu de résidence effective sont identiques, il n'est pas nécessaire de dupliquer l'adresse. La deuxième colonne n'est tout simplement pas remplie.

Le point le plus difficile de la section 1 est l’encodage. Les erreurs qu'ils contiennent sont inacceptables :

OKATO– le code de la localité, approuvé par la Résolution n° 413 de la Norme d'État de la Fédération de Russie ;
OK– code de nationalité du salarié (citoyenneté RF – 1, double – 2, étranger – 3, sans nationalité – 4) ;
D'ACCORD ALORS– code de la profession ou de la spécialité acquise par le salarié en cours de formation ;
– une autre forme de code de spécialité.

Important! Le collaborateur RH a accès à tous les encodages. Il ne peut exiger ces codes de la personne pour laquelle la carte est créée.

Section 2. Informations sur l'enregistrement militaire

Les dossiers militaires sont utilisés pour compléter cette section. Il ne devrait y avoir aucune difficulté à remplir, car les exigences de la carte T-2 sont extrêmement claires. Cependant, il existe plusieurs fonctionnalités importantes :

Il n'est pas nécessaire de remplir le point 1 si la personne postulant à l'emploi est un officier de réserve.
Le point 3 est rempli sans aucune abréviation.
Le point 7 peut changer, alors remplissez-le au crayon.
La section 2 doit être examinée et signée par l'inspecteur des ressources humaines.
En plus de la signature, son relevé de notes et le poste de l'inspecteur doivent être indiqués.
L'employé doit également signer cette section.

Section 3. Embauche. Traductions

L’ancienneté de l’employé dépend entièrement de cette section, les erreurs sont donc inacceptables. Le principal document à remplir est l’arrêté du gestionnaire. Toutes les informations indiquées à la section 3 doivent être dupliquées dans le cahier de travail. L'employé doit signer toutes les entrées de la section.

Section 4. Attestation

Le point principal de cette section est « Décision de la Commission ». Cette colonne doit contenir une formulation officielle, telle que « convient au poste occupé ». En cas de divergence, « non conforme » est écrit, et si une recertification est nécessaire, cela est indiqué dans la décision de la commission spéciale.

Les dates de certification et de création du protocole sont enregistrées au format JJ.MM.AAAA. La base pour remplir cette section est le document délivré à la personne au moment de la certification.

Articles 5 et 6. Entraînement. Reconversion professionnelle

Ces rubriques sont remplies selon les documents de la personne postulant à un emploi, ou selon les informations du service de formation du personnel. Il n'y a pas de difficultés particulières pour les remplir. Les dates doivent être précisées au format JJ.MM.AAAA. Remplir toutes les sections est obligatoire (sauf dans les cas où il n'y a rien à écrire - par exemple en l'absence de diplôme ou de reconversion).

Article 7. Récompenses

Cette section comprend tous les types d'incitations que l'employé a reçues au cours de sa vie professionnelle. Les motifs sont l'article 191 du Code du travail de la Fédération de Russie et les lois locales. En plus des notes sur les récompenses et les titres honorifiques, ils doivent être répertoriés. Les abréviations sont acceptables si elles n’entraînent pas de perte de sens.

Article 8. Vacances

Cette section renseigne sur chaque congé reçu par le salarié :

congé annuel régulier;
partir sans payer;
congé pour s'occuper d'un enfant.

Il est nécessaire d'indiquer le type de congé, sa durée, sa durée et les motifs de son octroi. Si les vacances ont été utilisées en partie, l'année de travail est toujours calculée dans son intégralité.

Important! Si un employé travaille longtemps dans une institution, la section vacances débordera. Après cela, un « Avenant à la carte personnelle du salarié » est créé. Cet ajout doit avoir un en-tête similaire à l'en-tête du document principal, ainsi qu'une partie tabulaire de la section manquante.

Article 9. Prestations sociales

Cette section comprend toutes les informations sur les avantages accordés à l'employé conformément à la législation de la Fédération de Russie.

Article 10. Informations complémentaires

Vous n’êtes pas obligé d’écrire quoi que ce soit dans cette section. La seule base pour le remplir est la volonté de l'employeur. Celui-ci peut contenir des informations sur les études du salarié, la fréquentation de certains cours, le groupe de handicap, etc.

Article 11. Résiliation d'un contrat de travail

Les caractéristiques de remplissage de cette section sont les mêmes que celles de la section 3. La seule différence est que la signature doit être signée non seulement par le salarié, mais également par l'inspecteur RH. La date du licenciement est le jour où le salarié a effectivement exercé son emploi pour la dernière fois.

Erreurs courantes lors du remplissage du formulaire T-2

Il arrive que des collaborateurs RH commettent des erreurs dans la carte personnelle d’un salarié. Cela n'a pas de conséquences particulières et ne nuit pas au salarié lui-même. Mais s'il y a beaucoup d'erreurs, lors d'un audit externe, le service RH peut être condamné à une amende pour travail de mauvaise qualité.

Les principales erreurs qui surviennent le plus souvent :

Utiliser des caractères spéciaux

Sabrer (/) , côlon (:) , signe égal (=) et d'autres caractères spéciaux ne peuvent pas être utilisés dans le formulaire T-2. Ils sont notamment strictement interdits dans la zone de codage.
Remplissage imprécis. Le texte peut s'étendre au-delà des marges prévues si nécessaire. Mais il ne doit pas entrer dans la zone de codage. S'il y a au moins une lettre dans cette zone, la carte sera formellement considérée comme endommagée et devra être réécrite.

Tirets

Cette erreur courante est due au fait que dans de nombreux autres documents, les tirets sont acceptables, voire obligatoires. Ils ne devraient pas être sous la forme T-2. S'il n'y a rien à écrire dans la colonne, celle-ci doit rester complètement vide.

Remplir un formulaire sur un ordinateur

Le remplissage initial du T-2 (à l’embauche) peut être effectué sur ordinateur ou manuellement. Mais les dossiers fait pendant le travail employé, doit être fait strictement à la main ! Le salarié doit prendre connaissance de ces dossiers contre récépissé.

Important! Une carte endommagée (voir erreur 2) ne peut être réécrite qu'une fois l'opération terminée. Si le document a été endommagé lors des saisies ultérieures, il ne peut pas être réécrit ou réimprimé.

Nous espérons que ce matériel vous a aidé à obtenir une carte d'employé personnelle. N'oubliez pas de sauvegarder la page sur les réseaux sociaux, cela vous sera utile !

Chaque entreprise doit disposer d'un classeur dans lequel sont conservées les cartes personnelles des salariés astreints au service militaire. Il n'existe pas de forme unique de sa création. Il n'existe que certaines recommandations pour créer un tel classeur. Tout ce qu'il contient doit être classé par ordre alphabétique ou par divisions structurelles.

Important! Les cartes personnelles du formulaire T-2 font partie intégrante de la tenue des dossiers militaires dans l'entreprise.

Et cela ne dépend pas de sa forme de propriété ni de sa taille.

Documents pour remplir la carte d'enregistrement militaire T-2

Lors de l'embauche d'un nouvel employé, l'officier du personnel doit lui demander de fournir des documents confirmant ou infirmant son affiliation à des fonctions militaires. Il peut s'agir de billets militaires, de cartes d'identité, etc. Il leur sera demandé de remplir la carte personnelle du salarié.

De plus, le responsable du personnel utilise les documents suivants pour saisir les données dans le formulaire T-2 :

passeport d'un citoyen de la Fédération de Russie;
attestation d'assurance pension;
cahier de travail;
certificat d'achèvement d'études dans un établissement d'enseignement (les étudiants auront besoin d'un certificat du lieu d'études);
certificat d'enregistrement d'un citoyen auprès du service des impôts;
afin d'embaucher un nouvel employé.

D'autres informations sont indiquées sur la base des données fournies par le salarié lui-même. Par exemple, connaissance de langues étrangères, formation complémentaire, etc.

Règles pour remplir une carte d'enregistrement militaire personnelle

Lors de la saisie de données dans le formulaire T-2, un employé du personnel doit être guidé par les normes établies. Si la carte contient des encodages incorrects, elle est considérée comme endommagée. Seuls certains codes doivent être saisis. Leurs relevés de notes se trouvent dans les Recommandations Méthodologiques ou directement dans le formulaire T-2.

S'il y a des réponses négatives à certains points de la carte, la partie codée reste vide. Le nom du mois est écrit en toutes lettres et l'année est indiquée par 4 chiffres. Par exemple, le 15 août 2017

Les dates sont codées en chiffres arabes. Au début, ils inscrivaient la date, puis le mois, puis l'année. Par exemple, 24/06/2018.

Important! Lors du remplissage des données, vous devez vous guider par le décret gouvernemental n°26 du 06/04/01.

Remplir l'enregistrement militaire T-2

La carte personnelle se compose de quatre pages. Toutes les informations qu'il contient sont divisées en 11 blocs thématiques. Les deux premières pages sont remplies lors de l'embauche d'un salarié, 3-4 pages - pendant son travail. La législation n'interdit pas de conserver le T-2 sous forme électronique. Lors de la vérification du formulaire, vous devrez l'imprimer.

Note. Il convient de noter que les entrepreneurs individuels sont dispensés de remplir des cartes sous le formulaire T-2.

Saisissez les informations suivantes dans l'en-tête du document :

nom de l'organisation (les abréviations ne sont pas autorisées) ;
son code OKPO ;
Code OKUD (code de la carte personnelle elle-même)
adresse de l'organisation.

Après cette section, il y a un tableau. Il contient la date et le matricule du salarié, qui lui ont été attribués lors de l'embauche. Il convient de noter qu'au moment de l'embauche, un employé n'est pas tenu de fournir un NIF. Ce champ peut donc rester vide.

Après cela, indiquez les données suivantes :

SNILS. Il s'agit de votre numéro d'assurance. Sa réalisation est obligatoire. Si un salarié obtient un emploi pour la première fois, le SNILS lui est délivré par l'employeur.
"Alphabet". Ce champ est destiné à indiquer la première lettre du nom de famille du salarié.
Nature du travail. Ici, vous devez indiquer comment le salarié est inscrit : temporairement ou définitivement.
Sol. Il est indiqué par les lettres « M » et « F ».

Le formulaire T-2 est rempli pour les employés qui travailleront sur leur lieu de travail principal. Les travailleurs à temps partiel n'ont pas besoin de carte.

Saisissez ensuite les données de naissance du salarié : date (les recommandations d'encodage doivent être prises en compte), lieu de naissance (pas plus de 100 caractères). Les abréviations sont autorisées dans le dernier champ. Par exemple, région - région. Et les mots « ville », « stanitsa », etc. doivent être écrits au complet.

Si un employé a la double nationalité, ce fait doit être reflété dans le document. Il est nécessaire d'indiquer le nom de l'État dont le salarié est citoyen. Vous devez également saisir des informations sur l'établissement d'enseignement. Ces informations sont indiquées sur la base des diplômes fournis par les établissements d'enseignement.

De plus, la carte comprend des informations sur l'expérience professionnelle et les noms des membres de la famille. Si le salarié est inscrit et habite à la même adresse, il n'est pas nécessaire de la dupliquer. La deuxième colonne reste vide.

Section 1 – encodages. Le remplir est considéré comme le plus difficile. Les erreurs sont inacceptables.

Désignations :

OKIN – code de citoyenneté des employés (1 – citoyen, 2 – double nationalité, 3 – citoyen étranger, 4 – apatrides).
OKATO – code de localité. Il est approuvé par la résolution n° 413 de la norme d'État de la Fédération de Russie.
OKSO – code de spécialité ou de profession. Il est apposé sur la base des informations contenues dans le diplôme de l'établissement d'enseignement.
OKPDTR est également la désignation d'une spécialité. Vous devez saisir un code dans ce champ.

Une fois complétée, cette section doit être signée par l'employé.

Les informations sur la connaissance des langues étrangères doivent également être codées. Il existe des désignations particulières pour cela : 3 – Je parle couramment, 2 – Je lis et peux m'expliquer, 1 – Je lis et traduis avec un dictionnaire. Il est nécessaire d'indiquer le code de la langue que parle le salarié. Par exemple, la connaissance de l'anglais est indiquée par le code 014.

L'éducation est également soumise au codage :

général (initiale) – 02 ;
général de base – 03;
moyenne globale – 07 ;
professionnel initial – 10 ;
secondaire professionnel – 11 ;
enseignement supérieur incomplet – 15 ;
supérieur – 18 ;
troisième cycle – 19.

Codage des informations sur l'état civil :

1 – n’était pas membre ;

2 – est marié à un mariage enregistré ;

3 – mariage civil ;

4 – veuf (veuve);

5 – divorcé (divorcé);

6 – séparé (rompu).

Tous les encodages doivent être obtenus auprès de l'employé RH. La personne embauchée n’est pas tenue de les connaître.

Comment remplir « l'enregistrement militaire » dans T-2

Cet élément doit être complété sur la base d’une pièce d’identité ou d’un certificat militaire. Le salarié fournit ces documents lors de son embauche.

Ainsi, dans le premier paragraphe, sont saisies des données sur l'employé qui est officier de réserve. La colonne « Citoyens soumis à la conscription » n'est pas renseignée. Au deuxième alinéa « Grade militaire », la qualité de la personne assujettie au service militaire est indiquée en fonction de l'inscription sur la carte d'identité militaire. Dans la colonne « Citoyens soumis à la conscription », indiquez « Soumis à la conscription ».

Point 4 – « Désignation codée complète du VUS ». Il est rempli conformément aux informations figurant sur la carte d'identité militaire. La désignation complète du département doit être indiquée. Par exemple, « 113194A ».

Encodages :

A – approprié ;
B – convient avec des restrictions mineures ;
B – utilisation limitée ;
G – temporairement inapte.

Si ces informations ne peuvent pas être trouvées sur la carte d'identité militaire, le code « A » est inscrit dans l'élément. Dans la colonne « Citoyens soumis à la conscription », un codage similaire est également indiqué.

Point 6 – « Nom du commissariat militaire du lieu de résidence ». Les informations le concernant sont saisies conformément à la dernière inscription ou cachet de la carte d'identité militaire. La colonne « Citoyens soumis à la conscription » est remplie de la même manière.

Point 7 – « Est enregistré auprès de l'armée. » Cette section est remplie avec un simple crayon. La ligne « a » est destinée à la saisie des informations dans les cas où il existe un ordre de mobilisation et/ou un sceau sur l'émission et le retrait des ordres de mobilisation. La ligne «b» est destinée à saisir les informations sur les citoyens qui sont réservées à l'organisation pour la période des hostilités ou pour la période de mobilisation. La colonne « Citoyens soumis à la conscription » n'est pas renseignée.

Point 8 – « Remarque sur la radiation de l’enregistrement militaire ». Cela est possible si l'employé a atteint un certain âge ou s'il a été radié de l'enregistrement militaire en raison de son inaptitude au service militaire. Une note est faite « Retiré de l'enregistrement militaire en raison de l'âge » ou « Retiré de l'enregistrement militaire pour des raisons de santé ». Dans la colonne «Citoyens soumis à la conscription», des notes similaires sont faites.

Une fois complétée, cette section doit être signée par l'employé. Il doit également mettre une date de confirmation pour les données saisies.

Remplir les sections suivantes de la carte T-2

Bloc 3 « Embauche. Traductions." Les erreurs dans le remplissage de cette section sont inacceptables. Toutes les données sont saisies sur la base de l’ordre du responsable d’embaucher un nouvel employé. Les informations contenues dans ce bloc et dans le cahier de travail doivent être similaires.

Section 4 – « Attestation ». Il contient les données suivantes :

date d'obtention du certificat ;
décision de la commission de certification ;
des liens vers certains documents indiquant la date de création et les numéros (protocoles, etc.).

Saisie des données de formation qualifiante ou de recertification :

dates de début et de fin de l'établissement d'enseignement ;
type de formation avancée;
le nom de l'établissement d'enseignement où le salarié a étudié ;
type de document (certificat ou diplôme).

Vous n’avez rien à indiquer dans la colonne « Bases » de cette section. Dans certains cas, il reflète des informations sur la commande, qui précise que l'employé est envoyé suivre des cours de formation avancée.

Dans la section 7, « Incitations et récompenses », les types d'incitations pour les employés sont indiqués. Ils peuvent être appliqués en fonction de son activité professionnelle. Il s'agit notamment d'incitations financières, de récompenses d'État, etc.

Article 8 – « Vacances ». Il indique tous les congés accordés au salarié. La base pour remplir cette section est constituée par les ordonnances d'octroi de vacances. Il est nécessaire d'indiquer les dates de début et de fin des vacances. De plus, le tableau reflète les congés sans solde.

La section 9 fournit des informations sur l'octroi d'avantages sociaux à l'employé.

Article 10 – « Informations complémentaires ». Dans ce bloc, vous devez indiquer des informations sur la formation de l'employé dans des cours supplémentaires, des cours par correspondance à l'université, etc. Si l'employé est handicapé, cela doit également être reflété dans le tableau. En outre, l'article prescrit la conclusion du MSEC sur la nature et les conditions de travail.

L'article 11 contient des informations sur le licenciement d'un employé (résiliation des relations de travail). La colonne « Motifs de licenciement » est remplie conformément à la codification spécifiée dans le Code du travail de la Fédération de Russie.

Après avoir fermé la carte personnelle du salarié (pour cause de licenciement), le salarié du personnel la signe (indique le poste et son nom complet). La carte est également signée par le salarié. Après cela, il est transféré aux archives.

Exemple de remplissage d'une carte personnelle « Enregistrement militaire »

La carte personnelle d'un employé peut être conservée sous une forme développée et approuvée par l'employeur de manière indépendante, ou sous une forme unifiée T-2, approuvée par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1. Si l'employeur conserve une carte personnelle sous un formulaire unifié T-2, il doit saisir contient toutes les informations requises par ce formulaire.

Lors de l'enregistrement d'une carte personnelle sous le formulaire n° T-2, on utilise des classificateurs d'informations qui contiennent notamment des codes pour remplir les cellules : OKIN (Classificateur panrusse d'informations sur la population), OKSO (Classificateur panrusse d'informations sur la population). de spécialités en éducation) et autres. Auparavant, le codage était utilisé pour traiter automatiquement les données. Il n’est désormais plus nécessaire de coder les informations. Si l'employeur décide de ne pas saisir de codes, les cases de code sur la carte doivent rester vides. Ils ne peuvent pas être supprimés du formulaire unifié T-2.

Exemple de remplissage du formulaire unifié T-2

Dans l'en-tête du formulaire T-2, vous devez renseigner le nom de l'organisation, OKUD, code OKPO. Ensuite, remplissez le tableau :

date d'établissement de la carte personnelle ;
matricule de l'employé ;
numéro d'identification fiscale de l'employé ;
Numéro SNILS ;
alphabet (première lettre du nom de famille de l’employé);
nature du travail;
type de travail;
le sexe de l'employé.

La partie principale de la carte se compose de 11 sections. Dans la section I, vous devez remplir des informations générales sur l'employé :

contrat de travail (numéro, date) ;
Nom complet de l'employé ;
son lieu de naissance ;
citoyenneté;
connaissance d'une langue étrangère;
éducation des employés;
profession;
l'expérience professionnelle;
qu'il soit marié ;
composition familiale;
données de passeport ;
adresse du lieu de résidence (enregistrement et adresse réelle de résidence).

La section II «Informations sur l'enregistrement militaire» contient des informations sur le grade militaire de l'employé, sa catégorie de réserve, etc.

Dans la section III « Embauche et mutation vers un autre emploi » les éléments suivants doivent être complétés :

la date à partir de laquelle le salarié a été embauché par l'entreprise ou transféré vers un nouveau lieu de travail ;
subdivision structurelle;
spécialité, grade, classe de qualification. Cette colonne est remplie conformément au tableau des effectifs et à l'OKPDTR ;
taux de tarif, supplément (si fourni);
base;
signature personnelle du salarié.

La section IV « Certification » consiste en un tableau dans lequel vous devez remplir des informations sur les résultats de la certification (si l'employeur procède à la certification des employés).

La section V « Formation avancée » contient des informations sur la formation professionnelle complémentaire reçue par le salarié.

La section VI « Reconversion professionnelle » contient des informations sur la formation professionnelle complémentaire reçue par le salarié. Généralement, cette section contient des informations sur la formation que l'employé a suivie alors qu'il travaillait pour l'entreprise.

La section VII « Récompenses, incitations, titres honorifiques » contient des informations sur les récompenses des employés.

La section VIII « Vacances » contient des informations sur les vacances.

Dans la section IX « Avantages sociaux », fournissez des informations sur les avantages, le cas échéant.

Dans la section X « Informations supplémentaires », fournissez des informations supplémentaires si nécessaire.

Dans la section XI « Motifs de rupture du contrat de travail (licenciement) », saisissez les informations sur le motif du licenciement.

La carte personnelle contenant les signatures des parties au contrat de travail, à savoir la signature du salarié lui-même, confirmant sa prise de connaissance des informations portées sur la carte personnelle, elle doit être sur papier. Vous pouvez conserver les cartes personnelles par voie électronique, mais dans ce cas, il doit y avoir des versions papier avec les signatures des parties.

Consultez l'exemple de formulaire T-2 pour remplir le formulaire correctement et éviter les erreurs. Un exemple de remplissage du formulaire unifié T-2 est donné ci-dessus.

Parmi les documents RH, la carte personnelle du salarié constitue la principale source d’information pour chaque salarié. L'employeur est tenu de le maintenir (formulaire T2) pour tous les salariés, même pour ceux embauchés à temps partiel. Des instructions détaillées à remplir, un formulaire et un exemple prêt à l'emploi - sur tout en ce moment.

La législation a approuvé un formulaire T2 unifié, qui est conservé par toutes les organisations, quels que soient leur forme de propriété et leur nombre d'employés. Le document contient toutes les informations de base sur le citoyen :

informations sur l'éducation;
des informations sur l'expérience professionnelle (expérience, diplômes conformes à la formation reçue) ;
informations personnelles (adresse, composition familiale) ;
des données sur le lieu de travail actuel (vacances, récompenses, reconversion, etc.) ;
les détails de votre passeport, diplôme, carte d'identité militaire et certains autres documents.

Outre un modèle unique, il existe plusieurs autres options, décrites ci-dessous.

Formulaire t2

Il s’agit du principal type de document utilisé dans la grande majorité des cas. Le formulaire ressemble à ceci.

Formulaire t-4

Conçu spécifiquement pour les salariés appartenant au corps scientifique et pédagogique :

les scientifiques titulaires d'un diplôme de candidat ou de doctorat, ainsi que des titres de professeur agrégé, de professeur ou d'académicien ;
professeurs d'université (y compris professeurs principaux et assistants).

La différence de forme est due à la présence de colonnes spéciales (diplôme universitaire, titre, date d'affectation et documents pertinents).

Formulaire t2 GS

A compléter si le salarié est fonctionnaire. Il n'y a qu'une seule différence par rapport à la forme habituelle. La section IV apparaît, qui contient des informations sur l'attribution du rang de classe ou d'autres mouvements le long de l'échelle de carrière. Toutes les autres rubriques sont remplies exactement de la même manière, mais leur numérotation est décalée de 1 point (à partir de la rubrique « Certification », qui suit le numéro V).

Documents requis

Pour une inscription correcte, vous devez prendre uniquement informations confirmées... Vous aurez besoin des documents suivants :

passeport citoyen;
arrêté de gestion approuvant l'embauche d'un salarié ;
Il est nécessaire d'apporter un cahier de travail (pour les citoyens qui travaillent pour la première fois, il est délivré par l'employeur) ;
si un citoyen appartient à la catégorie du service militaire, il fournit également une carte d'identité militaire ;
un document confirmant le niveau d'études ;
ÉTAIN et SNILS ;
documents confirmant la réalisation d'une reconversion, l'attribution de titres, etc. sous réserve de disponibilité;
un contrat de travail établi avec un salarié.

Tous les documents sont fournis en originaux.

Instructions étape par étape pour remplir

L'exécution correcte des documents personnels est une exigence obligatoire pour le service du personnel. Par conséquent, lorsque vous les remplissez, vous devez partir des instructions officielles, qui sont décrites en détail ci-dessous.

Section I

Ce sont les premières sections du formulaire T2 qui constituent la partie principale, qui doit être remplie selon les règles suivantes :

Le nom de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel est toujours écrit en toutes lettres. Toutefois, les versions abrégées sont également autorisées si elles ont été initialement attribuées à l'entreprise et reflétées dans les documents constitutifs concernés.
Le numéro personnel unique, attribué à chaque employé, doit être composé uniquement de chiffres (nombre maximum de caractères - 6). Dans ce cas, la combinaison ne change pas même dans les cas où le salarié est promu ou muté pour travailler dans une autre branche ou département, etc.
Dans la colonne « Alphabet », vous devez indiquer uniquement la lettre par laquelle commence le nom de famille du citoyen.
Nature du travail - nous entendons ici la durée prévue du contrat de travail signé : le plus souvent un travail permanent, et s'il s'agit d'un travail saisonnier ou à temps partiel, alors temporaire.
Type - le plus souvent il s'agit de l'emploi principal, mais parfois un citoyen travaille à temps partiel (interne ou externe).
Le sexe est indiqué par une lettre majuscule.
Le nom complet est écrit comme indiqué sur le passeport (patronymique - si disponible). Et la date de naissance est également enregistrée au format texte, par exemple : « 28 janvier 1991 ».
Le code du lieu de résidence est indiqué conformément à OKATO.
La citoyenneté est prescrite par un code.

Le degré de compétence orale dans une langue étrangère est également indiqué par des codes.

La désignation de l'éducation se fait également à l'aide de codes - ils sont définis par OKIN.

NOTE. La notion d'enseignement supérieur incomplet, également appelé incomplet, a été supprimée depuis 2013, ainsi si un salarié étudie actuellement dans une université, seule la formation effectivement reçue est prise en compte.

Les qualifications sont indiquées exactement par diplôme (par exemple, « Bachelor of Science Education »).
La profession est prescrite en fonction de la manière dont elle est acceptée dans l'entreprise - pour ce faire, vous devez vous référer au tableau des effectifs, ainsi qu'à l'arrêté qui a approuvé le salarié pour ce poste.
L'ancienneté totale est généralement calculée sur la base des dates indiquées dans le cahier de travail. Mais il est également possible d'utiliser d'autres documents contenant des informations confirmées sur la durée pendant laquelle un citoyen a travaillé dans différents endroits.
Une note sur la vie personnelle est également faite à l'aide de codes.

Par composition familiale, nous devons littéralement comprendre les personnes qui vivent avec une personne comme une seule famille. Leur nom complet, ainsi que le degré de parenté (père, fils, sœur, etc.) sont enregistrés.
Les données du passeport doivent être remplies strictement comme indiqué dans le document, jusqu'aux abréviations et signes de ponctuation.

Section II

Dans ces colonnes, vous devez utiliser les données de votre carte d'identité militaire, si disponibles. Dans le même temps, la correspondance des données doit également être stricte - abréviations, noms, signes de ponctuation, etc. Cependant, il existe certaines particularités si un officier de réserve obtient un emploi.

Et si un employé soumis à la conscription est embauché (hommes en forme et femmes avec une carte d'identité militaire - infirmières, certains autres personnels), alors les points 1,3,4 et 7 restent vides. Le reste est rempli comme indiqué dans le tableau.

Autres rubriques

Les sections restantes sont remplies conformément aux règles suivantes :

ChapitreIII– ici toutes les données sont les mêmes que celles indiquées dans la documentation interne de l’entreprise. Le nom complet de l'entreprise, le nom exact du poste sont enregistrés et un ordre (avec nom, numéro et date) ou ordre est donné comme base de décision.
ChapitreIV– les enregistrements sont également effectués sur la base de documents approuvés. Dans ce cas, chaque ligne est renseignée entièrement (toutes les colonnes), à l'exception de la colonne « Base ». Habituellement, ils se réfèrent ici au protocole qui contient les résultats de la certification - ils notent le nom, le numéro et la date.
ChapitreV– ici sont enregistrés les dates de formation (début et fin), le type de promotion, ainsi que le nom officiel complet de l'établissement éducatif dans lequel se déroule le processus de formation. Il n'est pas nécessaire de saisir des informations dans les « Bases », mais s'il existe une commande ou une commande correspondante, vous devez saisir son nom, son numéro et la date d'approbation.
ChapitreVI– cette partie contient également des informations sur la reconversion professionnelle suivie par le salarié.
DANS sectionVII les récompenses et titres honorifiques reçus par l'employé pour ses mérites professionnels sont enregistrés.
ChapitreVIII– ici sont enregistrées des informations sur toutes les vacances que le salarié a officiellement reçues, quelle que soit leur durée. Les données doivent correspondre exactement aux commandes, ainsi qu'au calendrier des vacances. Une attention particulière doit être portée aux congés sans solde que le salarié prend à ses frais. Ils sont également pris en compte quelle que soit la durée. Dans ce cas, toutes les informations doivent être les mêmes - dans la demande de l'employé, dans la commande et dans la carte elle-même (vous devez être particulièrement prudent quant à l'exactitude des dates). Il convient également de garder à l'esprit que les congés de plusieurs heures (pour heures supplémentaires, heures supplémentaires, etc.) ne sont pas des congés à vos frais. Un jour de congé pour une journée de travail entière (1 ou plus) est un congé sans solde.
ChapitreIX rempli conformément à la législation sur les prestations. C'est-à-dire que les prestations fédérales et celles adoptées au niveau régional sont prises en compte (dans chaque région, leur liste peut varier considérablement). Cela inclut également les avantages établis par le règlement intérieur de l'entreprise (dans les grandes entreprises, les entreprises ont souvent leurs propres avantages, qui sont établis à l'initiative de l'employeur et, par conséquent, peuvent être supprimés par sa propre décision). Les « Motifs » indiquent le nom des documents qui donnent droit aux prestations.
ChapitreX contient des informations hétérogènes qui n’appartiennent à aucune des catégories évoquées précédemment, par exemple :

des informations selon lesquelles la personne étudie actuellement dans une université, une école technique, un collège, une école professionnelle et d'autres établissements d'enseignement ; la date de début et la date d'achèvement prévue sont indiquées, ainsi que des données sur le nombre réel de cours déjà terminés à l'heure actuelle ;
données sur le salarié handicapé : documents médicaux, groupe de handicap, ainsi que la date de modification des décisions médicales, le cas échéant ;
un document de conclusion qui a été élaboré par une commission spéciale chargée d'évaluer les conditions de travail (facteurs nocifs, dangereux, respect des normes, etc.).

Lorsque vous remplissez toutes les sections, il existe une seule règle : laisser un champ vide s’il ne contient aucune donnée ou si la réponse est négative. Par exemple, vous ne pouvez pas écrire « Je n'ai pas » - il vous suffit d'ignorer la ligne.

Comment les modifications sont apportées à la carte

Si des informations ont changé au fil du temps, elles doivent être saisies rapidement dans le formulaire. En règle générale, les règlements prévoient 14 jours calendaires pour apporter des modifications. Dans ce cas, les nouvelles données sont saisies exactement de la même manière que dans le cahier de travail. Il existe deux options :

Si des champs auparavant vides sont remplis, le salarié doit signer, certifiant ainsi l'exactitude des informations saisies. Ceci s'applique aux première et deuxième sections.
Si les données précédemment enregistrées ont changé, vous devez soigneusement rayer l'entrée précédente et en créer une nouvelle. Par exemple, si une femme se marie, l'ancien nom de famille est barré et le nouveau est écrit dessus.

NOTE. En cas de taches, d'un grand nombre de corrections, d'illisibilité du texte, d'endommagement de pages individuelles ou de l'intégralité de la carte personnelle de l'employé, qui est conservée dans le formulaire T2, il est permis de créer un nouveau document dans lequel toutes les informations de l'ancien formulaire est transféré.

Si un employé démissionne

Dans ce cas, il devient nécessaire d'effectuer des inscriptions dans chapitreXI. Ici, il est important de noter le motif du licenciement, et le libellé doit citer avec précision les articles du Code du travail. La date du licenciement est indiquée - c'est-à-dire le dernier jour ouvrable du salarié, qu'il tombe un jour de semaine, un jour férié ou un week-end. Le salarié doit le signer et le déchiffrer, et si cela est impossible à faire (par exemple, en cas de décès), alors la signature est apposée par le responsable responsable ou un proche parent indiquant le degré de relation, ou par le représentant du salarié agissant en vertu d'une procuration (son numéro et sa date d'établissement sont enregistrés).

NOTE. Après licenciement, la carte est remise aux archives, où elle doit être conservée pendant au moins 75 ans.

Exemple de remplissage

Un exemple réel de carte personnelle d'employé complétée, approuvée selon le formulaire type T2 (première section), ressemble à ceci.

Découvrez de quel type de document il s'agit et comment le préparer correctement. Téléchargez ce dont vous avez besoin : le formulaire n° T-2, divers fragments de votre carte personnelle et un complément à celle-ci.

Dans l'article

Téléchargez des documents sur le sujet :

Comment travailler avec une carte personnelle

Le document est créé lors de l'embauche d'un nouvel employé. Il contient 11 sections reflétant des informations personnelles et des informations sur les activités professionnelles, reproduisant les inscriptions effectuées dans le dossier de travail.

Créez une carte T-2 dans la semaine suivant l'embauche d'un nouvel employé. Remplissez onze sections du document. Ils reflètent des informations personnelles et des informations sur l'activité professionnelle du nouvel employé. Dupliquez les dossiers de travail sur la carte.

La carte personnelle d’un salarié est un document qui doit être conservé pendant toute la durée de la relation de travail. Lorsque vous mettez fin à votre relation de travail, fermez la carte, mais continuez à la conserver dans l'entreprise.

Quelles organisations devraient avoir une carte personnelle ?

Remplissez le document spécifié quelle que soit la forme juridique de votre organisation. La forme d'un tel document a été approuvée par la résolution du Comité national des statistiques du 5 janvier 2004 n° 1 (ci-après dénommée la résolution). Lors du remplissage, laissez-vous guider par les brefs commentaires donnés dans les instructions approuvées par la résolution.

La carte personnelle de salarié formulaire T-2 est obligatoire dans les organismes du secteur public.
Si vous travaillez dans une entreprise commerciale, utilisez une carte unifiée ou des formulaires développés et approuvés de manière indépendante. Les formulaires unifiés ne pourront plus être utilisés à partir du 1er janvier 2013. Veuillez noter que les formulaires élaborés par l'entreprise doivent contenir un certain nombre de précisions obligatoires.

Quand vous devez remplir le formulaire T-2 Carte personnelle d'employé (formulaire)

La loi n'établit pas de délai pendant lequel un responsable du personnel doit remplir les cartes personnelles des employés sous le ou les formulaires T-2 sur la base d'un échantillon élaboré de manière indépendante.

Remplissez le document dans un délai d'une semaine à compter de la date d'embauche de l'employé. Motif : paragraphes 10 et 12 du Règlement, qui ont été approuvés par le décret gouvernemental n° 225 du 16 avril 2003.

Familiarisez-vous avec les dossiers portant la signature de l'employé.

Sur la base de quels documents les inscriptions doivent-elles être effectuées ?

L'ordre d'acceptation du travail.
Antécédents professionnels.
Passeport.
Document pédagogique.
Carte d'identité militaire, si l'employé est astreint au service militaire.
Certificat d'immatriculation fiscale.
Attestation d'assurance pension de l'État.
Autres documents. Par exemple, un permis de conduire, un livret médical, un certificat attestant une formation avancée, etc.

De nombreuses informations ne sont pas indiquées dans la liste des documents présentée, mais la carte personnelle du salarié doit les contenir. Demandez à les signaler en personne. Par exemple, ces informations comprennent un numéro de téléphone de contact, le niveau de maîtrise d'une langue étrangère, la composition de la famille, les dates de naissance des proches, etc.

Un expert de System Personnel vous expliquera comment

Formulaire de carte personnelle d'employé T-2 (télécharger)

Comment remplir la carte personnelle d'un employé dans le formulaire T-2

Le document se compose d'un en-tête et de onze sections :

Informations générales.
Enregistrement militaire.
Embauches, transferts.
Attestation.
Entraînement avancé.
Reconversion professionnelle.
Récompenses ou incitations, conférant des titres honorifiques.
Les vacances.
Avantages sociaux auxquels un salarié a droit conformément à la législation en vigueur.
Informations Complémentaires.
Motifs de licenciement, rupture du contrat de travail.

Chaque section contient des colonnes ; saisissez-y les informations pertinentes.

Carte personnelle d'employé : exemple de remplissage d'en-tête

En haut, indiquez le nom complet et abrégé de la société conformément aux documents constitutifs. Dans le coin droit, entrez le code OKPO. Dans la colonne « Date de compilation », saisissez la date à laquelle le document a été complété au format suivant : 30/08/2019. Inclure dans le tableau :

numéro d'identification fiscale - NIF ;
numéro du certificat d'assurance pension de l'État;
alphabet - entrez la première lettre du nom de famille de l'employé ;
nature du travail, indiquer - de manière permanente ou temporaire ;
type de travail : indiquez de quel type de travail il s'agit - principal ou à temps partiel ;
Genre Homme Femme.

Carte personnelle d'employé du formulaire T-2 (échantillon à remplir)

Dans la section « Informations générales », incluez les informations personnelles de l’employé. Dans le coin droit, dans la colonne « Contrat de travail », saisissez le numéro et la date du contrat de travail conclu avec le salarié.

Qui a été préparé pour vous par les éditeurs de System Personnel. Des astuces vous aideront à formater correctement le document et à saisir les informations pertinentes dans le format requis.

Quelles informations doivent être inscrites dans les sections spéciales de la carte personnelle du salarié ?

Rubrique « Attestation »

Remplissez-le si l'organisation procède à une certification. Indiquez la date de l'événement, saisissez les informations sur la décision de la commission de certification, la date, le numéro de protocole. Dans la colonne « Bases », saisissez la date et le numéro de l'ordre de certification émis. Dans la colonne « Décision de la Commission », indiquez le verdict rendu. Par exemple, augmentez votre salaire, changez de poste, envoyez-vous suivre des formations avancées, etc.

Rubrique "Formation avancée"

Saisissez les informations sur la formation avancée. Indiquez les cours suivis par le salarié : court terme, long terme (plus de 100 heures). Saisissez les informations sur le document que vous avez reçu.

Rubrique « Reconversion professionnelle »

La carte personnelle du salarié (exemple) contient une rubrique relative à la reconversion professionnelle. Saisissez ici les informations sur l'attribution de qualifications supplémentaires et l'obtention d'un diplôme.

Section « Récompenses (encourage), titres honorifiques »

Fournir des informations sur les récompenses et les incitations reçues. Saisissez le numéro et la date de la commande, le nom du document d'attribution et la date d'émission. Par exemple, par un décret présidentiel conférant un titre honorifique d'État. Toutes les informations dupliquent les informations saisies dans le cahier de travail.

Rubrique "Vacances"

Énumérez toutes les périodes de vacances. De plus, saisissez des informations non seulement sur la principale, mais également sur les informations complémentaires, éducatives, sans économiser de salaire. Incluez la période de travail pour laquelle le congé a été accordé, le nombre de jours de repos accordés ainsi que la date de début et de fin. Dans la colonne « période de travail », indiquez l’année de travail.

Formulaire unifié T-2 carte personnelle de salarié : rubrique « Vacances »

"Avantages sociaux"

Remplissez la section si le salarié a présenté des documents confirmant son droit aux prestations sociales. Il peut s'agir d'un certificat de participation au combat, d'un certificat confirmant un handicap, la naissance d'un enfant handicapé, un document confirmant un don, etc.

"Informations Complémentaires"

Indiquez les types d'informations qui ne sont pas inclus dans d'autres sections. Par exemple, il peut s’agir d’informations sur le permis de conduire de l’employé, son passeport international, une formation commencée mais non encore terminée, etc.

« Motifs de rupture d'un contrat de travail (licenciement) »

Pendant que l'employé travaille pour l'organisation, ne remplissez pas cette section. En cas de licenciement, indiquez les motifs, en tenant compte de l'inscription qui a été faite dans le cahier de travail. Comme base, saisissez le numéro de commande, la date de son émission, la date du licenciement, la signature du salarié et du spécialiste responsable, par exemple un responsable du personnel.

Remplir la carte personnelle d'un salarié T-2 (exemple) : motifs de rupture d'un contrat de travail

Ce que tous les responsables du personnel ne comprendront pas, un expert du magazine « Personnel Business » vous aidera à le comprendre. À partir de l'article, vous apprendrez quelles sections du document ne peuvent pas être modifiées et que faire s'il n'y a plus d'espace dans la colonne vacances.

Un exemple de remplissage de la carte personnelle d'un salarié

En juillet 2018, le citoyen A.S. Kondratyev a été embauché par l'organisation en tant qu'économiste principal. Le salarié était un donateur honoraire et avait à ce titre droit aux prestations sociales. Au cours de sa période de travail dans l'entreprise, Kondratiev a été récompensé pour le succès de son travail.

En novembre 2018, l'entreprise a procédé à la certification des employés. La commission est parvenue à la conclusion sur son aptitude professionnelle.

En décembre 2018, Kondratiev a démissionné de son plein gré. E.E. a été nommé responsable de la tenue des dossiers du personnel dans l'entreprise. Gromova. Elle a rempli le formulaire Kondratiev.

Comment apporter des modifications au formulaire unifié T-2 de la carte personnelle d'un employé

Nous avons examiné comment remplir la carte personnelle d’un employé. Les responsables RH commettent souvent des erreurs lors de la préparation des documents. Si des erreurs sont commises au tout début, il est rationnel de créer un nouveau formulaire et d'y faire les entrées correctes. Mais si une erreur est découverte après un certain temps, il est permis d’y apporter des corrections.

Pour ce faire, rayez d'une ligne l'entrée incorrecte et saisissez la bonne. Ensuite, écrivez « corrigé » et indiquez la date de correction. Saisissez votre nom, prénom et autres informations nécessaires à l'identification. Demandez à l'employé de signer qu'il a lu les corrections. Cette procédure de rectification est prévue dans les dispositions du septième alinéa de l'article 9 de la loi du 6 décembre 2011 sous le numéro 402-FZ.

Carte personnelle du salarié : correction d'une saisie erronée

Combien de temps la carte personnelle d’un salarié est-elle conservée ?

En général, conservez les documents pendant 75 ans s'ils ont été complétés avant le 1er janvier 2003.

Si les documents ont été complétés après le 1er janvier 2003, conservez-les pendant 50 ans.

Conservez les cartes délivrées dans une fonction publique autre que la fonction publique de l'État pendant 75 ans, quelle que soit leur date de création.

Ces délais sont fixés par l'article 22.1 de la loi du 22 octobre 2004 n° 125-FZ, article 658 de la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture du 25 août 2010 n° 558.