Formulaire T-2 (formulaire)

Les principaux documents pour les dossiers du personnel dans une organisation comprennent la carte personnelle de l'employé (formulaire n° T-2). Il a été approuvé par la résolution n° 1 du Goskomstat du 5 janvier 2004, dans le cadre de formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement. Rappelons qu'à partir du 01/01/2013 l'utilisation des documents primaires contenus dans les albums de formulaires unifiés n'est plus obligatoire (Information du Ministère des Finances n° PZ-10/2012). Et malgré le fait que l'obligation de conserver des cartes personnelles ne soit pas légalement définie, il est conseillé de remplir les cartes personnelles des employés des organisations. Après tout, ces cartes contiennent toutes les informations de base sur l'employé qui sont nécessaires ou peuvent être nécessaires à l'employeur. Nous vous en dirons plus sur la carte personnelle du salarié dans le formulaire n° T-2 lors de notre consultation.

La carte personnelle du salarié se compose de 11 rubriques :

Numéro de section	Nom de la section	Quelles informations sont reflétées
je	informations générales	NOM ET PRÉNOM. salarié, date et lieu de naissance, connaissance des langues étrangères et formation, ancienneté, état civil et composition familiale, informations sur le passeport et le lieu de résidence du salarié, etc.
II	Informations sur l'enregistrement militaire	Catégorie de réserve, grade militaire, catégorie d'aptitude au service militaire, etc.
III	Recrutement et transfert vers un autre emploi	Dates et raisons d'embauche et de transfert d'un employé vers un autre emploi, poste, salaire, etc.
IV	Attestation	Date de certification, décision de la commission, etc.
V	Entraînement	Dates de début et de fin de formation, type de formation avancée, nom de l’établissement d’enseignement, etc.
VI	Reconversion professionnelle	Dates de début et de fin de reconversion, spécialité, etc.
VII	Prix ​​(encourage), titres honorifiques	Nom de la récompense ou de l'incitation, nom, numéro et date du document qui sert de base à l'attribution (incitation)
VIII	Vacances	Type de congé, période de travail pour laquelle le congé est accordé, sa durée, ses dates de début et de fin, le motif du congé
IX	Avantages sociaux, auquel le salarié a droit conformément à la loi	Nom de la prestation, son fondement, numéro et date du document donnant droit à la prestation
X	Informations Complémentaires	Par exemple, sur le moment du retrait du travail, les périodes d'arrêt, etc.
XI	Motifs de résiliation contrat de travail (licenciement)	Le motif du licenciement, la date du licenciement et les détails de l'ordre (instruction) concerné sont indiqués.

Procédure pour remplir une carte personnelle

Les cartes personnelles des salariés sont ouvertes par les salariés du service du personnel sur la base des documents suivants :

• L'ordre d'acceptation du travail ;
• passeport ou autre document d'identité;
• cahier de travail ou document confirmant l'expérience professionnelle ;
• SNILS;
• documents d'enregistrement militaire (pour les assujettis au service militaire et les personnes soumises à la conscription pour le service militaire) ;
• un document sur l'éducation, les qualifications ou les connaissances particulières (lors de la candidature à un emploi nécessitant des connaissances particulières ou une formation particulière).

De plus, lors du remplissage de la carte personnelle d’un salarié, les informations fournies par le salarié lui-même sont utilisées.

Lors de l'embauche d'un nouvel employé, le responsable du personnel prépare divers documents. L'un d'eux est une carte personnelle. Il est peu probable que vous trouviez une mention de ce document dans le Code du travail, cependant, en vertu de la Résolution n°1, toutes les entreprises et organisations doivent conserver les cartes personnelles, quelle que soit leur forme juridique et leur forme de propriété. Le même décret a unifié la forme de ce document - T-2, T-2 GS (MS). Aujourd'hui, nous vous dirons qui doit remplir une carte personnelle, quelles informations doivent y être saisies et si les informations doivent être codées.

Base légale

La nécessité de conserver une carte personnelle ne fait aucun doute depuis longtemps - ceci est requis par l'article 2 de la Résolution n° 1 et les Règles de tenue et de conservation des cahiers de travail : l'employeur est tenu de le prendre connaissance de chaque inscription effectuée dans le travail livre sur le travail effectué, transfert vers un autre emploi permanent et licenciement propriétaire contre signature sur sa carte personnelle (il reprend l'inscription faite dans le cahier de travail).

Une carte personnelle est remplie par un employé du service du personnel pour les personnes embauchées sur la base de :

— ordre (instruction) d'embauche (formulaire T-1 ou T-1a);

— passeport ou autre document d'identité;

— cahier de travail ou document confirmant l'expérience professionnelle;

— attestation d'assurance de l'assurance pension publique;

— les documents d'enregistrement militaire (pour les astreints au service militaire et les personnes soumises à la conscription pour le service militaire) ;

— un document sur l'éducation, les qualifications ou les connaissances particulières (lors de la candidature à un emploi nécessitant des connaissances particulières ou une formation particulière) ;

— les informations fournies par le salarié sur lui-même.

Dans certains cas, compte tenu des spécificités du travail, conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie, il peut être nécessaire de présenter des documents supplémentaires, par exemple contenant des informations sur les revenus, la propriété, les obligations immobilières et un certificat médical. .

Note. La carte personnelle d'un employé de l'État (municipal) (formulaire T-2 GS (MS)) est utilisée pour enregistrer les personnes occupant des postes dans la fonction publique de l'État (municipale).

Nous notons que conformément à l'article 658 de la Liste des documents d'archives de gestion standard générés dans le cadre des activités des organes de l'État, des collectivités locales et des organisations, indiquant les périodes de conservation, approuvée par arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août. , 2010 N 558, une carte personnelle doit être conservée pendant 75 ans. Le même arrêté de la commission d'expertise permet de classer ce document parmi les documents conservés de manière permanente.

Comme vous devrez de toute façon conserver la carte pendant une longue période, nous vous recommandons de l'imprimer sur du papier épais. Vous pouvez également saisir les données initiales dans le formulaire électronique de votre carte personnelle. Il devra cependant tout de même être imprimé, puisque le salarié devra certifier par sa signature que les informations saisies sont exactes et complètes. Et par la suite, au cours de sa vie professionnelle, le salarié devra se familiariser avec les inscriptions de la carte, une copie papier ne peut donc être évitée.

Pour votre information. Outre la carte personnelle du salarié, dans les institutions et organisations scientifiques, de recherche, d'enseignement et autres opérant dans le domaine de l'éducation, de la science et de la technologie, la carte d'enregistrement d'un travailleur scientifique, scientifique et pédagogique (formulaire T-4) est utilisé.

Étant donné que les cartes personnelles contiennent des données personnelles sur les employés, elles doivent être stockées dans un coffre-fort ou une armoire pouvant être verrouillée avec une clé.

A noter que certains employeurs, basés sur le formulaire unifié T-2, développent leur formulaire sous forme électronique, tout en supprimant les colonnes individuelles, qui sont ensuite imprimées. Vous ne pouvez pas faire ça ! La procédure d'utilisation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire, approuvée par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 24 mars 1999 N 20, établit qu'il est interdit de supprimer des détails des formulaires unifiés. Si nécessaire, des modifications peuvent être apportées au formulaire unifié :

— expansion et rétrécissement des graphiques et des lignes, en tenant compte du nombre de caractères dans les indicateurs ;

— inclusion de lignes supplémentaires et de feuilles volantes ;

— saisir des détails supplémentaires.

Dans ce cas, les modifications apportées doivent être documentées dans le document organisationnel et administratif pertinent de l'organisation.

Règles de remplissage et procédure de saisie des informations

En haut de la première page du formulaire, vous devez indiquer le nom de l'organisation, qui est tiré des documents constitutifs. Passons maintenant au tableau.

Dans la colonne « Date d'établissement », indiquez la date à laquelle la fiche personnelle a été remplie. Veuillez noter qu'elle peut différer de la date d'embauche de l'employé. Il ne s'agit pas d'une violation du droit du travail. Nous vous recommandons cependant de ne pas tarder à remplir votre fiche personnelle et de respecter le délai d'une semaine (similaire à l'article 10 du Règlement de tenue et de conservation des cahiers de travail).

La colonne « Matricule » est renseignée si l'établissement attribue des matricules aux salariés. Rappelons que ce numéro est attribué à un salarié lors de son admission et ne change pas lors d'un transfert ou d'un déplacement d'une unité structurelle à une autre.

Les colonnes « Numéro d'identification fiscale » et « Numéro de certificat d'assurance de l'État » sont remplies sur la base des documents soumis par l'employé. Si un citoyen se rend au travail pour la première fois, la colonne contenant les détails du certificat de pension restera vide jusqu'à ce que l'employé le reçoive.

Dans la colonne « Alphabet », saisissez la première lettre du nom du salarié pour lequel la carte personnelle est remplie. Cette colonne doit être remplie pour systématiser les cartes personnelles dans le tableau général.

Dans la colonne « Nature du travail », il est indiqué « de manière permanente » si le contrat de travail est conclu pour une durée indéterminée, ou « temporairement » si la relation de travail est limitée à une certaine durée.

«Type de travail» - principal ou à temps partiel.

Dans la colonne « Genre », seule la première lettre est renseignée (« M » est un homme, « F » est une femme).

Dans l'exemple, vous pouvez voir que dans le coin supérieur droit se trouvent des cellules pour les codes. Le code du formulaire est répertorié, mais le code selon OKPO (Classificateur panrusse des entreprises et des organisations) doit être demandé au service comptable, car ce code est attribué par le Service fédéral des statistiques de l'État.

Plus loin sur le formulaire T-2, vous trouverez un certain nombre de champs à coder. Pourquoi sont-ils? Ces codes étaient nécessaires à l'observation et au contrôle statistiques. Actuellement, ces champs sont extrêmement rarement renseignés, mais s'il est encore d'usage pour votre institution d'encoder les informations, nous vous recommandons d'utiliser les classificateurs suivants :

— Classificateur panrusse des objets de la division administrative-territoriale OK 019-95 — OKATO ;

— Classificateur panrusse des spécialités éducatives OK 009-2003 — OKSO ;

- Classificateur panrusse des professions ouvrières, des postes d'employés et des catégories tarifaires OK 016-94 - OKPDTR ;

— Classificateur panrusse d'informations sur la population OK 018-95 — OKIN.

Note! Même si l'établissement ne saisit pas de codes, vous ne pouvez pas supprimer les champs qui leur sont destinés.

Section I "Informations générales"

En consultant cette section, vous pouvez voir que les données personnelles de l'employé et les informations sur sa famille, la formation reçue avant l'emploi et l'expérience existante y sont saisies.

La date et le numéro du contrat de travail conclu avec le salarié sont inscrits dans la colonne « Contrat de travail ».

Les paragraphes 1 à 4 de cette section sont remplis sur la base des données du passeport :

- le nom, le prénom et le patronyme sont indiqués au nominatif en toutes lettres ;

— la date de naissance est indiquée verbalement et numériquement;

- le lieu de naissance est indiqué en tenant compte des abréviations généralement acceptées (par exemple, "g." - ville, "district" - district, "r. p." - village ouvrier, etc.), tandis que les districts et régions sont écrits au génitif .

Les inscriptions suivantes peuvent être effectuées dans la colonne « Citoyenneté » (section 2 OKIN) : « citoyen de la Fédération de Russie » ; « citoyen de la Fédération de Russie et d'un État étranger » ; « citoyen étranger » indiquant le nom de l'État, par exemple « citoyen étranger (République du Kazakhstan) » ; « apatride » - indiqué lors de la présentation d'un permis de séjour.

La colonne suivante « Connaissance d'une langue étrangère » est renseignée en fonction du salarié. Dans ce cas, il est nécessaire de préciser la langue conformément à la section. 4 OKIN et indiquer le degré de maîtrise de celui-ci conformément à la section. 5 OK :

- lit et traduit avec un dictionnaire ;

- lit et sait s'expliquer ;

- parle couramment.

Sur la base des documents de formation soumis par le salarié, la clause 6 « Formation » est remplie :

— enseignement primaire (général) — au moins 4 niveaux ;

— enseignement général de base — au moins 9 classes avec certificat;

- enseignement secondaire général (complet) - au moins 11 classes avec certificat ;

— l'enseignement professionnel primaire — une école professionnelle ou un lycée;

- enseignement professionnel secondaire - école technique ou collège ;

— enseignement supérieur incomplet — trois cursus universitaires ou plus;

- enseignement supérieur - université, académie, institut ;

— formation postuniversitaire — études postuniversitaires (complémentaires), résidence, stage, études doctorales.

Habituellement, des informations sur les études terminées sont indiquées, mais si l'employé possède un certificat d'études supérieures incomplètes, cela peut également être reflété sur la carte personnelle. Parfois, il n’y a pas assez d’espace pour indiquer la formation de l’employé sur le formulaire T-2, par exemple s’il a trois études supérieures. Que faire dans ce cas ? Nous vous recommandons de préparer une feuille mobile sur laquelle noter toutes les données nécessaires.

Pour l'enseignement postuniversitaire, des lignes distinctes sont prévues dans le formulaire.

Pour votre information. Si le nom de famille de l'employé, les détails du passeport et d'autres informations similaires ont changé, il est nécessaire d'ajuster la carte personnelle. Pour effectuer correctement les corrections, nous vous recommandons d'utiliser les Instructions pour remplir les cahiers de travail : rayez les informations précédentes d'une ligne, puis (au-dessus du barré ou, s'il y a de l'espace libre, à côté) notez les nouvelles données.

Au paragraphe 7 « Profession », vous devez saisir des informations sur vos professions principales et complémentaires. Dans la colonne « Primaire », ils indiquent souvent la profession ou le poste qu'occupe l'employé dans l'organisation, mais ce n'est pas correct. Nous pensons qu'un salarié sans expérience professionnelle doit indiquer dans cette colonne la profession qu'il a exercée après avoir obtenu son diplôme d'un établissement d'enseignement. Si l'employé possède une certaine expérience, la profession principale dans laquelle il a acquis le plus d'expérience professionnelle peut être indiquée. Pour un tel salarié, vous pouvez également remplir la colonne « Autre » - afin de créer une réserve de personnel ou de pouvoir remplacer rapidement un salarié absent. Dans tous les cas, lorsque vous remplissez l'article 7, vous devez vous référer à l'OKPDTR et indiquer le nom de la profession conformément à celui-ci.

La colonne 8 contient des données sur l'ancienneté - générale, continue et donnant droit à une prime d'ancienneté. Actuellement, la plupart des employeurs ne calculent pas l'ancienneté continue et l'ancienneté, car une expérience en assurance est désormais principalement requise - ceci est indiqué dans la ligne prévue pour l'ancienneté générale. Cependant, parfois, en raison des exigences des lois fédérales, il est nécessaire d'indiquer à la fois une expérience continue et une ancienneté. Par exemple, l'ancienneté est prise en compte dans les organes des affaires intérieures, dans le service des pompiers de l'État, dans les autorités de contrôle de la circulation des stupéfiants et des substances psychotropes, dans le service dans les institutions et organes de la justice pénale. système.

L'ancienneté totale est la durée totale du travail (indépendamment du nombre et de la durée des pauses) et des autres activités socialement utiles, ainsi que d'autres périodes fixées par le législateur.

L'expérience professionnelle est calculée sur la base des inscriptions dans le cahier de travail ou d'autres documents confirmant l'expérience. Pour déterminer la méthodologie de calcul, nous recommandons d'utiliser la résolution du Conseil d'administration de la Caisse de retraite de la Fédération de Russie du 31 juillet 2006 N 192p, selon laquelle le calcul de l'ancienneté est effectué en additionnant séparément les dates de fin et de début de périodes de travail. La différence entre ces montants correspond à la durée de l'ancienneté totale. Dans ce cas, un jour doit être ajouté à la durée de l'ancienneté totale pour chaque cas de licenciement.

La colonne 9 « Statut de marié » est remplie conformément à l'OKIN. Veuillez noter que les mots « célibataire », « marié », etc. sont inacceptables. La formulation suivante serait correcte :

- n'a jamais été (était) marié ;

- est marié à un mariage enregistré ;

- est dans un mariage non enregistré ;

- veuf (veuve) ;

- divorcé (divorcé) ;

- rompu (rompu).

Les détails de la pièce d'identité sont transférés à l'article 11 « Passeport ». Si les données du passeport d’un employé ont changé au cours de sa carrière professionnelle, cela doit être noté sur sa carte personnelle.

La colonne « Lieu de résidence » est remplie en fonction du cachet d'enregistrement figurant sur le passeport. Veuillez noter que le lieu de résidence réel peut différer du lieu d'enregistrement. A cet effet, la carte personnelle contient les lignes correspondantes, qui sont remplies selon les propos du salarié.

Section II «Informations sur l'enregistrement militaire»

Les informations pour remplir cette rubrique de la carte personnelle sont extraites de :

- carte d'identité militaire (ou certificat temporaire délivré à la place d'une carte d'identité militaire) - pour les citoyens de la réserve ;

- les certificats d'un citoyen soumis à la conscription pour le service militaire - pour les citoyens soumis à la conscription pour le service militaire.

Si un citoyen est en réserve, alors :

- le paragraphe 3 « Composition (profil) » est renseigné sans abréviation (par exemple, « commandement », « médical » ou « soldats », « marins ») ;

— au paragraphe 4 « Désignation complète du code du VUS », la désignation complète est écrite (six chiffres, par exemple 021101, ou six chiffres et une lettre, par exemple 113194A) ;

- le paragraphe 5 « Catégorie d'aptitude au service militaire » est rempli de lettres (A - apte au service militaire, B - apte au service militaire avec des restrictions mineures, C - partiellement apte au service militaire, D - temporairement inapte au service militaire) . S'il n'y a aucune inscription dans les paragraphes correspondants de la carte d'identité militaire, la catégorie « A » est indiquée ;

- au paragraphe 7 « Enregistré auprès de l'armée », la ligne « a » est renseignée (au crayon) - dans le cas d'un ordre de mobilisation et (ou) d'un cachet sur l'émission et le retrait des ordres de mobilisation, la ligne « b » - pour citoyens réservés auprès de l'organisation pour la période de mobilisation et en temps de guerre.

Si un citoyen est soumis à la conscription pour le service militaire, alors :

— au paragraphe 2 « Grade militaire », il est fait mention « Soumis à la conscription » ;

- au paragraphe 5 "Catégorie d'aptitude au service militaire", une lettre est placée (A - apte au service militaire, B - apte au service militaire avec des restrictions mineures, C - partiellement apte au service militaire, D - temporairement inapte au service militaire, D - inapte au service militaire) sur la base d'une inscription sur le certificat d'un citoyen soumis à la conscription pour le service militaire.

Si un citoyen a atteint la limite d'âge pour être dans la réserve ou est déclaré inapte au service militaire pour des raisons de santé, au paragraphe 8 la note « Radié de l'enregistrement militaire en raison de son âge » ou « Radié de l'enregistrement militaire pour des raisons de santé » est fait.

A la fin de cette section, au bas de la deuxième page du formulaire, le responsable du personnel et le salarié pour lequel la carte a été remplie ont apposé leur signature, confirmant l'exactitude des informations saisies.

Section III « Embauche, mutation vers un autre emploi »

Sur la base de l'ordre de travail du formulaire T-1 ou T-1a, la première inscription est effectuée dans cette section. Au cours de la vie professionnelle du salarié, des enregistrements de transferts seront effectués ici (sur la base d'une commande sur le formulaire unifié T-5).

Cette section de la carte personnelle contient une colonne pour familiariser le salarié avec les inscriptions effectuées, donc, en vertu des Règles de tenue et de conservation des cahiers de travail, le salarié doit être familiarisé avec ces inscriptions.

III. Embauches et transferts vers d’autres emplois

Section IV « Attestation »

Cette section n’est complétée que si la certification de l’organisation est prévue par la réglementation locale ou est réalisée conformément aux exigences légales. La date de certification, la décision de la commission de certification (brièvement), la date et le numéro du procès-verbal de la réunion sont indiqués. Dans la colonne « Bases », notez la date et le numéro de la commande de certification. Veuillez noter qu'en plus de prendre une décision sur l'adéquation du salarié au poste occupé, la commission de certification peut recommander de l'envoyer en formation, de le transférer à un autre poste, etc. Ces recommandations peuvent également être données dans cette section.

Section V « Formation avancée »

Conformément à l'art. 196 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur assure la formation professionnelle, le recyclage, le perfectionnement des employés, leur enseigne les seconds métiers dans l'organisation et, si nécessaire, dans les établissements d'enseignement primaire, secondaire, supérieur professionnel et complémentaire. dans les conditions et selon les modalités déterminées par la convention collective, les accords, le contrat de travail. C’est après avoir suivi une formation dans des établissements de formation avancée que cette section est complétée.

Rappelons que le perfectionnement peut être de courte durée (au moins 72 heures), de longue durée (plus de 100 heures) et peut être réalisé sous forme de séminaires thématiques et problématiques (de 72 à 100 heures).

V. Formation avancée

date	Type de formation avancée	Nom de l'établissement d'enseignement, emplacement	Document (certificat, certificat)	Base
Début de la formation	Achèvement de la formation
Nom	Numéro de série	date
1	2	3	4	5	6	7	8
05.04.2010	20.04.2010	Court terme	Nijni Novgorod	Certificat	BI-V	20.04.	Ordre de
		Cours	État		123456	2010	03.04.2010
			Pédagogique				N°52
			Université

Section VI « Reconversion professionnelle »

Cette section est remplie lorsqu'un salarié maîtrise un nouveau métier. Après avoir suivi un programme de plus de 500 heures, un diplôme de reconversion professionnelle est délivré, sur la base duquel l'entrée se fait. Rappelons que la procédure et les conditions de reconversion professionnelle des spécialistes sont déterminées par l'arrêté du ministère de l'Éducation de la Fédération de Russie du 06/09/2000 N 2571 et le Règlement type sur l'établissement d'enseignement de formation professionnelle complémentaire (formation avancée) pour les spécialistes.

Dans la colonne « Bases », vous devez indiquer les détails de l'ordre d'envoyer le salarié en reconversion. Si le salarié a suivi en toute autonomie une reconversion et n'a présenté qu'un diplôme, la colonne « Bases » restera vide.

Section VII « Récompenses (encourage), titres honorifiques »

L'article 191 du Code du travail de la Fédération de Russie donne à l'employeur le droit d'encourager les employés qui s'acquittent consciencieusement de leurs tâches - à exprimer leur gratitude, à accorder une prime, à décerner un cadeau de valeur, un certificat d'honneur ou à les nommer pour le titre de les meilleurs du métier. Si, au cours de sa vie professionnelle, l'employé a été encouragé par l'organisation ou a reçu un titre honorifique, une mention à ce sujet doit être faite dans cette section.

L'article 24 des Règles de tenue et de conservation des cahiers de travail précise quelles récompenses et incitations sont indiquées dans le cahier de travail, et donc (par analogie) dans la carte personnelle. N'oubliez pas que les informations sur les primes prévues par le système de rémunération ou versées régulièrement ne sont pas inscrites sur votre carte personnelle.

VII. Prix ​​(encourage), titres honorifiques

Nom du prix (encouragement)	Document
Nom	Nombre	date
1	2	3	4
Certificat d'honneur	Commande	108	10.10.2010

Veuillez noter que des bourses départementales peuvent être accordées dans des établissements financés par différents niveaux budgétaires. Par exemple, pour le service d'enregistrement de l'État fédéral, le règlement sur le certificat d'honneur a été approuvé par arrêté de Rosreestr du 15 décembre 2011 N P/507.

Section VIII "Vacances"

Tous les congés (annuels payés, sans solde, supplémentaires et autres) doivent être pris en compte. En remplissant cette rubrique, vous devez indiquer le type de congé (par exemple, congé payé supplémentaire), la durée pour laquelle il est accordé, le nombre de jours calendaires de congé, les dates de début et de fin, le fondement (arrêté d'octroi du congé sur le formulaire T-6).

Parfois la question se pose en remplissant la colonne « Période de travail » de cette rubrique : certains spécialistes, lors de l'octroi d'une partie des vacances, indiquent la moitié de la période. Ce n'est pas vrai. Il est nécessaire d'indiquer intégralement l'année de travail pour laquelle le congé est accordé, que le salarié bénéficie d'un congé complet ou partiel.

Section IX « Prestations sociales »

Cette section de la carte personnelle répertorie les avantages sociaux associés aux relations de travail. Les informations les concernant sont saisies sur la base des documents présentés par le salarié, par exemple un certificat d'invalidité, un certificat de donateur honoraire. Nous recommandons de spécifier une loi fédérale ou un autre acte réglementaire qui prévoit une prestation ou une garantie comme base de la prestation.

Le fait de remplir cette section permettra au collaborateur RH de contrôler l'octroi des avantages et garanties prévus par la loi.

Section X « Informations complémentaires »

Ici, vous pouvez saisir toutes les informations sur l'employé dont l'employeur a besoin, pour lesquelles il n'y avait pas d'endroit approprié ci-dessus - que l'employé est le parent d'un enfant handicapé, qu'il a un permis de conduire, un passeport étranger, etc. rempli sur la base du document soumis par le salarié.

Section XI « Motifs de rupture du contrat de travail (licenciement) »

Cette rubrique complète la fiche personnelle et n'est complétée qu'en cas de licenciement du salarié. Les inscriptions y sont effectuées sur la base d'un arrêté de résiliation (résiliation) du contrat de travail (formulaires unifiés T-8, T-8a). Ils indiquent également le motif du licenciement en référence à l'article pertinent du Code du travail de la Fédération de Russie et la date du licenciement.

Ce dossier est certifié par les signatures du salarié RH et du salarié démissionnaire.

Carte personnelle d'employé- il s'agit d'un document que le service du personnel crée pour chaque salarié lors de son embauche. Il est nécessaire de conserver des registres du travail du personnel dans l'organisation. La carte personnelle est incluse dans le dossier personnel et est remplie par un employé du service du personnel sur la base d'un passeport d'un citoyen de la Fédération de Russie, d'un livret de travail, d'un document d'études, d'un certificat d'assurance de l'assurance pension de l'État. , les documents d'enregistrement militaire et autres documents prévus par la législation du pays, ainsi que les informations fournies par le salarié.

Remplir une carte personnelle

Le formulaire de carte personnelle de l'employé comporte un formulaire standard T-2, approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 n° 1. Ce document se compose de 11 sections et contient les informations suivantes :

• nom de l'organisation, code OKPO ;
• date d'établissement, numéro personnel du salarié, son NIF, numéro du certificat d'assurance pension de l'État, première lettre du nom de famille du salarié, nature et type de travail, sexe ;
• numéro et date du contrat de travail ;
• informations générales sur l'employé (nom complet, date et lieu de naissance, citoyenneté, niveau de connaissance des langues étrangères, informations sur l'éducation, la profession, l'ancienneté, l'état civil, la composition de la famille, les détails du passeport, l'adresse résidentielle, le numéro de téléphone de contact) ;
• des informations sur l'enregistrement militaire ;
• des informations sur l'activité professionnelle (remplies sur la base des inscriptions dans le cahier de travail) ;
• résultats (date de certification, date et numéro du protocole, décision et recommandations de la commission de certification) ;
• données sur la formation avancée (lors des études dans un établissement de formation avancée) ;
• des informations sur la reconversion professionnelle (à remplir lors de la maîtrise d'un nouveau métier) ;
• données sur les récompenses, les incitations (gratitude, bonus, certificat) ;
• des informations sur toutes les vacances proposées ;
• le droit du salarié aux prestations sociales (le cas échéant) ;
• des informations supplémentaires (par exemple, groupe de handicap, permis de conduire, etc.) ;
• motifs de rupture du contrat de travail (remplis en cas de licenciement, indiquer la date du licenciement, le numéro et la date de celui correspondant) ;
• signatures de l'employé responsable du service RH et de l'employé pour lequel la carte personnelle T-2 est créée.

Si les données changent, l'employé RH peut saisir les modifications sur la fiche en barrant les informations non pertinentes et en effectuant une nouvelle saisie indiquant « corrigé » et la date de correction. La carte personnelle du salarié est remplie à la main ou sur ordinateur en un seul exemplaire et conservée dans un coffre-fort dans un classeur séparé.

Une carte personnelle peut être ouverte pour chaque salarié avec lequel l'entreprise a un contrat de travail. Cela se fait dès l'embauche, après quoi les données y sont enregistrées jusqu'au moment même du licenciement. Le document enregistre toutes les informations sur l'employé, y compris les récompenses, les punitions, la formation, etc. Un exemple de remplissage du formulaire de carte personnelle d'employé T-2 vous permettra de le faire correctement.

La loi définit exactement les documents qu'un nouvel employé doit fournir à l'organisation lors de son inscription. Dans certains cas, d'autres informations peuvent également lui être demandées. Pour systématiser toutes les informations fournies, une carte personnelle T-2 peut lui être ouverte. Ce formulaire n'est pas obligatoire.

Ce document doit être ouvert aussi bien pour un salarié à temps plein que pour un salarié à temps partiel.

Le premier formulaire peut être rempli à l'aide d'un ordinateur. Ensuite, les informations restantes sont saisies à la main avec un stylo à bille. Les champs vides ne peuvent pas être barrés.

Les données de la carte sont enregistrées par l'employé responsable, généralement un responsable du personnel, sur la base de pièces justificatives. Des copies de ceux-ci doivent être versées au dossier personnel du salarié.

Dans certaines situations, l'employé doit confirmer que les informations inscrites sur la carte sont exactes. Il le fait en apposant une signature à certains endroits.

Attention: les entreprises ont le droit de retravailler le formulaire de document standard. Afin de prendre en compte les spécificités de votre entreprise, vous pouvez également créer votre propre formulaire de carte personnelle.

Est-ce un document obligatoire ?

Dans une situation normale, la fiche formulaire T-2 n'est pas incluse dans les documents qui doivent être établis dans l'entreprise. Toutefois, cela ne s'applique pas aux personnes astreintes au service militaire.

La loi en vigueur sur l'enregistrement militaire prévoit que des cartes personnelles formulaire T-2 doivent être ouvertes pour chaque employé ayant ce statut.

Les employés du bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire peuvent vérifier périodiquement dans quelle mesure les informations y sont correctement saisies. De plus, par arrêté distinct pour l'entreprise, un responsable de l'enregistrement militaire doit être nommé, qui inscrit ces informations dans les documents et les certifie par sa signature.

Important: Si ces règles ne sont pas respectées, des amendes pécuniaires peuvent être imposées à l'entreprise.

Sur la base de quels documents une carte personnelle est-elle remplie ?

Lors de la saisie d'informations sur une carte personnelle, il est nécessaire de s'appuyer sur des copies de documents fournis par l'employé lui-même, ainsi que sur des formulaires établis dans l'organisation elle-même au cours du processus de travail. Il est recommandé de faire des copies de tous les documents et de les joindre à votre carte personnelle pour confirmer les informations.

Généralement, les sources de données sont les documents suivants :

• Un document pour confirmer l’identité de l’employé ;
• Formulaire NIF ;
• Carte SNILS ;
• Carte d'identité militaire (si vous en avez une) ;
• Certificat, diplôme ou autre document pédagogique ;
• Livret de travail, attestation du lieu d'activité principal ;
• Acte de mariage (si disponible);
• Actes de naissance des enfants (si disponibles) ;
• Contrat d'embauche;
• Copies des arrêtés d'admission, de transfert, d'incitations, de sanctions, etc.

Attention: La plupart de ces documents sont utilisés lors de la saisie des données primaires sur la carte après l'embauche. Les informations inscrites sur la carte issues des ordres d'admission, de transfert, de licenciement doivent être certifiées par la signature du salarié lui-même.

Formulaire de carte personnelle d'employé Formulaire T-2 à télécharger gratuitement

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Formulaire de carte personnelle d'employé T-2, échantillon de remplissage 2018

Regardons un exemple de remplissage du formulaire T-2 afin que vous sachiez comment indiquer correctement les données. Vous devez d’abord fournir des informations dans l’en-tête du formulaire. Le nom de l'entreprise et son code attribué par Rosstat sont enregistrés ici.

Ensuite, vous devez indiquer le jour d'ouverture de la carte, le code de l'employé selon la feuille de temps. L'étape suivante consiste à saisir le NIF et le SNILS du salarié sur la base des documents qui lui sont présentés.

Ensuite, vous devez indiquer la lettre par laquelle commence le nom de famille du salarié. La nature de l’activité du salarié et son type sont également répertoriés à proximité. Par exemple, l'activité principale est soit à temps partiel. Le remplissage de l'en-tête est complété par l'indication du sexe du salarié.

informations générales

Tout d'abord, dans cette section, sont consignés les détails du contrat de travail signé avec le salarié.

DANS lignes 1 à 3 Le nom complet est saisi. salarié, ainsi que des informations sur sa date et son lieu de naissance. À droite de la colonne se trouve un tableau dans lequel vous devez noter les codes du répertoire qui correspondent aux valeurs saisies. Lors de la saisie des informations sur le lieu de naissance, les agglomérations (village, aul, etc.) doivent être indiquées au complet, sans abréviation.

DANS ligne 4 la citoyenneté s’intègre.

DANS ligne 5 la langue étrangère que connaît le salarié, ainsi que la manière exacte dont il la parle, sont indiquées. Par exemple, vous pouvez indiquer ici « Je lis et j'écris avec un dictionnaire », « Je parle couramment », etc.

DANS ligne 6 la formation reçue par le salarié est indiquée. Ici, vous entrez le type d'éducation, des informations sur l'établissement d'enseignement, des informations sur le document reçu après l'obtention du diplôme (certificat, diplôme, etc.).

DANS ligne 7 La profession pour laquelle le salarié est embauché est enregistrée.

DANS ligne 8 Le montant de l’expérience professionnelle existante du salarié à une certaine date est indiqué. En règle générale, le jour de l'embauche est choisi en fonction de celui-ci. Ces informations sont saisies sur la base du cahier de travail.

DANS lignes 9 et 10 Des informations sont enregistrées indiquant si l'employé est marié, ainsi que sur ses parents immédiats. Ces informations sont enregistrées dans leur intégralité, c'est-à-dire le nom complet. indiqué sans abréviation.

DANS ligne 11 des informations sur le document confirmant l’identité de l’employé sont indiquées.

Ligne 12 est destiné à apposer les adresses des employés - selon l'enregistrement et le réel. S'ils correspondent, la deuxième adresse peut rester vide. Le numéro de téléphone est également enregistré à cet endroit.

Informations sur l'enregistrement militaire

Cette section est remplie uniquement pour les employés de sexe masculin. Les informations y sont enregistrées sur la base d'une carte d'identité militaire ou d'un certificat d'enregistrement.

DANS ligne 1 la catégorie de stock est indiquée. Il doit être laissé vide si le salarié est un cadre.

DANS ligne 2 le grade militaire est inscrit. Dans le cas où le salarié a en main un certificat d'immatriculation et n'a pas encore été appelé au service, il faut inscrire « Sous réserve de conscription ».

DANS terme 3 Le type de militaire auquel appartient l'employé est noté - militaire, médical, etc.

DANS ligne 4 Le code de la spécialité acquise pendant la période du service militaire est inscrit.

DANS ligne 5À l'aide des lettres de A à G, le degré d'aptitude au service militaire est indiqué.

DANS ligne 6 Le nom du bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire où l'employé est enregistré est enregistré.

DANS ligne 7 l'état actuel de l'enregistrement doit être indiqué. Ces informations sont écrites uniquement au crayon.

Données dans ligne 8 sont enregistrés en cas de radiation de l'enregistrement militaire.

Attention: Toutes les informations saisies ici sont vérifiées et confirmées par le responsable du personnel avec sa signature. Ensuite, l'employé doit les lire et également signer pour confirmation.

Embauches et transferts vers d’autres emplois

Lors de l’ouverture d’une carte, vous devez saisir les informations relatives au rendez-vous du salarié dans cette section. De plus, des données sur ses déplacements dans l'entreprise, ses promotions, etc. sont indiquées ici.

Le tableau contient la date de changement de son statut, des informations sur la nouvelle unité structurelle, son nouveau poste et son salaire. Cette section contient également des informations sur l'ordre qui a établi ce mouvement.

La dernière colonne du tableau est destinée à la signature personnelle du salarié - il la met après avoir lu les informations saisies.

Attestation

L'organisation peut procéder périodiquement à la certification des employés. Si cela a été réalisé, les informations le concernant doivent également être présentes sur la carte personnelle du salarié. Les informations sur la date de sa conduite sont reflétées ici, puis la décision prise par la commission sur l'aptitude du salarié est indiquée, ainsi que le numéro et la date du document documentant la décision de la commission de certification.

Attention: la dernière colonne peut être vide si elle ne reflète pas les détails de la commande sur la base de laquelle la certification a été réalisée dans l'organisation.

Entraînement

Les employés de l'entreprise doivent suivre périodiquement des formations avancées afin de répondre aux normes professionnelles et aux postes existants. Ces informations doivent également être enregistrées sur la carte personnelle de l'employé de l'entreprise.

Le tableau doit indiquer la date de début et de fin du perfectionnement, puis inscrire le nom du recyclage effectué, ainsi que le numéro et la date du document délivré au salarié après le perfectionnement.

Dans la dernière colonne, vous devez enregistrer des informations sur l'ordre de gestion sur la base duquel l'employé a été envoyé en formation avancée.

Reconversion professionnelle

Les conditions d'exploitation modernes exigent que les salariés de l'entreprise suivent périodiquement des formations, des reconversions, etc. Ces informations doivent être indiquées dans cette rubrique.

La période de reconversion, le nom de la spécialité dans laquelle la formation a été effectuée, ainsi que les détails du document correspondant délivré au salarié à l'issue de la formation sont reflétés. La dernière colonne du tableau doit refléter les raisons pour lesquelles l'employé a été envoyé en reconversion.

Promotions et récompenses

Au cours de son travail, un employé peut être encouragé et nominé pour certains prix. Ces informations doivent être reflétées dans cette section de la carte personnelle. Des informations doivent être saisies sur les primes des employés, les nominations à des récompenses avec des cadeaux de valeur, des certificats, etc.

La première colonne du tableau doit refléter le nom de l'incitation offerte, et à côté de celle-ci, la base de récompense de l'employé doit être écrite. Il peut s'agir de détails de la commande promotionnelle.

Vacances

La carte de l'employé doit refléter des informations sur toutes les périodes de divers congés accordés. Ici, vous devez saisir les périodes de congé principal, supplémentaire, de congé à vos frais, d'études, etc. Les informations sont présentées sous forme de tableau.

Tout d'abord, le nom des vacances doit être indiqué, après quoi les dates de début et de fin de la période pour laquelle les vacances sont accordées sont enregistrées. Pour les vacances principales, l'année civile ou son intervalle doit être reflété ici.

Ensuite, la durée du repos en jours est indiquée, avec l'enregistrement obligatoire des dates de début et de fin des vacances. Dans la dernière colonne, vous devez saisir les détails de l'arrêté de la direction de l'entreprise sur la base duquel le congé est accordé.

Attention:Étant donné que cette partie prend peu de place et que l'employé peut travailler dans l'organisation pendant une longue période, il est recommandé de remplir une annexe « Addendum à une carte personnelle » pour cette section. Il a un en-tête répétitif, comme la section « Vacances », puis les informations sont saisies dans les colonnes correspondantes selon la règle discutée ci-dessus.

Avantages sociaux

Cette section devrait indiquer les motifs pour lesquels un salarié d'une entreprise peut se voir attribuer un temps de travail réduit. Par exemple, les personnes handicapées du groupe 3 bénéficient d'une garantie sociale sous la forme d'une journée de travail raccourcie.

Les informations sont reflétées sous forme de tableau.

Dans un premier temps, vous devez indiquer le nom de l'avantage, après quoi les détails du document confirmant le droit de l'employé à cet avantage sont reflétés, et à côté, vous devez saisir des liens vers le document réglementaire conformément auquel cet avantage est fourni. . Il peut s'agir d'un article de loi, d'un règlement, etc.

Informations Complémentaires

Cette partie de la carte personnelle est destinée à saisir des informations sous forme libre qui n'étaient pas reflétées dans d'autres sections du formulaire T-2.

Ici, les spécialistes des ressources humaines indiquent souvent si les employés ont un permis de conduire, en enregistrant les détails du permis de conduire.

Vous pouvez également indiquer dans cette partie du recto des informations sur la présence d'un handicap chez une personne travaillant dans l'entreprise.

Motifs de rupture d'un contrat de travail

Cette partie de la carte personnelle est la dernière section. Les données ne doivent y être saisies qu'à la résiliation du contrat de travail avec l'employé.

Les informations sont saisies par l'inspecteur du service du personnel. Il reflète ici les informations sur le motif de la rupture du contrat de travail dans la formulation prévue par la législation du travail. Cette rubrique indique également le numéro et la date de l'arrêté de licenciement, ainsi que la date de rupture de la relation de travail.

Après avoir renseigné ces informations, le spécialiste du personnel vérifie à nouveau les informations enregistrées et appose sa signature en confirmation de ces informations.

Important: Le salarié de l'entreprise avec lequel le contrat est résilié doit prendre connaissance de ces données. Il doit vérifier l'exactitude des informations reflétées, puis soumettre également son visa. Après cela, la carte T2 est fermée.

Durée de conservation des documents

La carte personnelle du salarié est conservée au service RH pendant toute la durée de travail du salarié de l’entreprise, dans un lieu dont l’accès est limité. Après la résiliation du contrat de travail avec le salarié, il est recommandé de le conserver au service RH pendant un certain temps, et seulement après cela de transférer ces documents aux archives de l'entreprise.

La pratique actuelle montre que les cartes personnelles des salariés licenciés sont conservées par le service RH pendant un à trois ans. Cela est dû au fait que pendant cette période, un ancien employé peut souvent demander divers certificats et autres informations sur le travail.

Attention: après avoir transféré la carte personnelle aux archives de l’entreprise, elle doit y être conservée pendant encore 75 ans après le licenciement du salarié.

Les cartes personnelles des employés sont utilisées par les institutions aux fins d'un dossier personnel complet. La loi oblige les managers à veiller à créer une telle carte pour chaque salarié. Le formulaire pour ces documents est le formulaire T-2. Il a été approuvé et unifié par la résolution n° 1 du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie et a conservé sa structure d'origine depuis janvier 2004.

Exemple et formulaire vierge de carte personnelle d’employé

DES DOSSIERS

Comment le formulaire est structuré. Principales caractéristiques

Les cartes personnelles des employés sont la base nécessaire pour créer un fichier de tous les employés de l'institution. Ils sont rangés dans un classeur par ordre alphabétique. S'il y a de nombreux employés dans une institution, les documents peuvent alors être structurés par département. Il n’existe aucune exigence légale claire concernant le classement d’un classeur. Il suffit que chaque employé dispose d'une carte personnelle au format T-2.

Le formulaire T-2 se compose de 4 pages. Les informations qu'il contient sont divisées en 11 blocs thématiques. La carte doit être remplie par une personne du service du personnel, et si cela est impossible pour une raison quelconque, par le chef de l'établissement.

Le formulaire T-2 présente plusieurs caractéristiques importantes :

• Les pages 1 et 2 sont remplies au moment de l'embauche d'une personne pour un poste, et 3 et 4 - au cours de son travail ;(les images ci-dessous et l'échantillon lui-même sont conçus spécifiquement pour le document que vous créez lorsqu'un employé vous rejoint ;
• la carte est créée à partir d'un certain nombre de documents présentés par le salarié lui-même ;
• pour un remplissage plus simple et plus pratique, l'utilisation de programmes informatiques est autorisée ;
• la délivrance d'une carte T-2 par le salarié lui-même n'est pas autorisée.

Important! Seuls les entrepreneurs sont dispensés de l'obligation de créer des cartes personnelles. Mais même eux, ils conservent souvent des cartes de leur propre gré afin de les utiliser dans le travail de gestion.

Informations générales sur le remplissage de la carte

La législation ne fixe pas de délais clairs pour la création d'une carte T-2. La meilleure option est de le créer au moment où une personne est embauchée pour un poste, mais vous pouvez attendre. L'essentiel est que la note dans le cahier de travail concernant l'embauche pour le poste soit dupliquée sur la carte.

Pour réussir la création d'une carte T-2, un certain nombre de papiers sont nécessaires :

• Contrat de travail;
• un arrêté émis par l'employeur ;
• passeport;
• cahier de travail (ou autre moyen de confirmer l'expérience de travail);
• attestation d'assurance pension;
• diplôme ou autre preuve d'éducation, de qualifications, de connaissances particulières ;
• pour les personnes susceptibles d'être enrôlées dans l'armée - documents d'enregistrement militaire ;
• autobiographie (facultatif - le salarié peut fournir des informations oralement).

Important! Les spécificités du métier pour lequel une personne est embauchée nécessitent parfois la fourniture de documents complémentaires. L'employeur est tenu de les demander afin que les informations portées sur la carte T-2 soient complètes.

Pour remplir la section 2, qui contient des informations sur l'enregistrement militaire, vous aurez besoin des documents suivants :

• pour les personnes en réserve - un certificat temporaire ou une carte d'identité militaire à part entière ;
• pour les personnes susceptibles d'être enrôlées - confirmation que la personne est soumise à la conscription.

Remplissage. Exemple détaillé

Le formulaire T-2 est un document assez volumineux, nous allons donc envisager de le remplir séparément pour chacune des 11 sous-sections. Pour mieux comprendre la structure de la carte et connaître les sous-sections qui s'y trouvent, . Ce document au format *.xls ne contient pas d'erreurs et peut être utilisé en toute sécurité aussi bien à des fins informatives que dans le travail direct du service RH.

Comment remplir l'en-tête de la carte personnelle d'un employé

L'en-tête contient les codes OKUD et . Dans ce cas, OKUD est le code de la carte elle-même et OKPO est le code de l'institution, basé sur des données statistiques. De plus, vous devez saisir le nom complet de l'établissement (les abréviations ne sont pas autorisées). Après le nom, vous devez mettre une virgule et écrire l'adresse (de préférence réelle et non légale). Ceci est à votre discrétion, nous ne l'avons pas indiqué dans l'exemple.

La date est saisie au format JJ.MM.AAAA (par exemple, 01/08/2016).
Numéro personnel– il s’agit du numéro d’ordre attribué au salarié dans l’établissement.
ÉTAIN il n'est pas nécessaire d'entrer. Une personne n’est pas tenue de le fournir lorsqu’elle postule à un emploi, le champ peut donc rester vide.
(numéro d’assurance) est requis. Une personne doit le fournir conformément à la partie 1 de l'article 65 du Code du travail de la Fédération de Russie. S'il s'agit de son premier emploi, alors en relation avec la partie 4 du même article, le SNILS doit être délivré par l'employeur.
"Alphabet"– il s’agit d’un champ permettant de saisir la lettre initiale du nom de famille du salarié.
La nature du travail est inscrite sur ordre de l’employeur. Cela peut être permanent ou temporaire.
Sol Vous pouvez l'indiquer avec la lettre M/F, ou vous pouvez écrire le mot entier.

Important! Le type de travail indiqué dans T-2 ne peut être qu'un seul - le principal. Si une personne travaille à temps partiel, aucune carte ne sera créée pour elle, car elle en a une dans son emploi principal.

Remplir le formulaire T-2 par section

Section 1. Informations générales

Cette section doit être remplie avec les informations du passeport de l'employé. Les informations doivent être saisies de manière lisible, sans rien abréger. Certaines caractéristiques doivent être prises en compte lors du remplissage :

La date de naissance est renseignée dans son intégralité (par exemple, 23 mai 1982), et dans le champ « Code » elle est dupliquée au format JJ.MM.AA (23/05/82).
Le lieu de naissance ne peut pas comporter plus de 100 caractères. Vous pouvez utiliser des abréviations géographiques (ville, région, village, etc.), mais les mots comme village, village, kishlak, aul doivent être écrits dans leur intégralité.
Si vous avez la double nationalité, vous devez indiquer le nom du pays dont le salarié est citoyen.
Le nom de l'établissement d'enseignement dont l'employé a obtenu son diplôme peut être abrégé sans en compromettre le sens.
L'ancienneté doit être calculée sur la base du paragraphe 61 des Instructions, qui ont été approuvées par la résolution n° 192p du Conseil d'administration de la Caisse de pension.
Les noms complets des membres de la famille sont inscrits au complet, sans abréviations.

Si l'enregistrement et le lieu de résidence effective sont identiques, il n'est pas nécessaire de dupliquer l'adresse. La deuxième colonne n'est tout simplement pas remplie.

Le point le plus difficile de la section 1 est l’encodage. Les erreurs qu'ils contiennent sont inacceptables :

OKATO– le code de la localité, approuvé par la Résolution n° 413 de la Norme d'État de la Fédération de Russie ;
OK– code de nationalité du salarié (citoyenneté RF – 1, double – 2, étranger – 3, sans nationalité – 4) ;
D'ACCORD ALORS– code de la profession ou de la spécialité acquise par le salarié en cours de formation ;
– une autre forme de code de spécialité.

Important! Le collaborateur RH a accès à tous les encodages. Il ne peut exiger ces codes de la personne pour laquelle la carte est créée.

Section 2. Informations sur l'enregistrement militaire

Les dossiers militaires sont utilisés pour compléter cette section. Il ne devrait y avoir aucune difficulté à remplir, car les exigences de la carte T-2 sont extrêmement claires. Cependant, il existe plusieurs fonctionnalités importantes :

Il n'est pas nécessaire de remplir le point 1 si la personne postulant à l'emploi est un officier de réserve.
Le point 3 est rempli sans aucune abréviation.
Le point 7 peut changer, alors remplissez-le au crayon.
La section 2 doit être examinée et signée par l'inspecteur des ressources humaines.
En plus de la signature, son relevé de notes et le poste de l'inspecteur doivent être indiqués.
L'employé doit également signer cette section.

Section 3. Embauche. Traductions

L’ancienneté de l’employé dépend entièrement de cette section, les erreurs sont donc inacceptables. Le principal document à remplir est l’arrêté du gestionnaire. Toutes les informations indiquées à la section 3 doivent être dupliquées dans le cahier de travail. L'employé doit signer toutes les entrées de la section.

Section 4. Attestation

Le point principal de cette section est « Décision de la Commission ». Cette colonne doit contenir une formulation officielle, telle que « convient au poste occupé ». En cas de divergence, « non conforme » est écrit, et si une recertification est nécessaire, cela est indiqué dans la décision de la commission spéciale.

Les dates de certification et de création du protocole sont enregistrées au format JJ.MM.AAAA. La base pour remplir cette section est le document délivré à la personne au moment de la certification.

Articles 5 et 6. Entraînement. Reconversion professionnelle

Ces rubriques sont remplies selon les documents de la personne postulant à un emploi, ou selon les informations du service de formation du personnel. Il n'y a pas de difficultés particulières pour les remplir. Les dates doivent être précisées au format JJ.MM.AAAA. Remplir toutes les sections est obligatoire (sauf dans les cas où il n'y a rien à écrire - par exemple en l'absence de diplôme ou de reconversion).

Article 7. Récompenses

Cette section comprend tous les types d'incitations que l'employé a reçues au cours de sa vie professionnelle. Les motifs sont l'article 191 du Code du travail de la Fédération de Russie et les lois locales. En plus des notes sur les récompenses et les titres honorifiques, ils doivent être répertoriés. Les abréviations sont acceptables si elles n’entraînent pas de perte de sens.

Article 8. Vacances

Cette section renseigne sur chaque congé reçu par le salarié :

• congé annuel régulier;
• partir sans payer;
• congé pour s'occuper d'un enfant.

Il est nécessaire d'indiquer le type de congé, sa durée, sa durée et les motifs de son octroi. Si les vacances ont été utilisées en partie, l'année de travail est toujours calculée dans son intégralité.

Important! Si un employé travaille longtemps dans une institution, la section vacances débordera. Après cela, un « Avenant à la carte personnelle du salarié » est créé. Cet ajout doit avoir un en-tête similaire à l'en-tête du document principal, ainsi qu'une partie tabulaire de la section manquante.

Article 9. Prestations sociales

Cette section comprend toutes les informations sur les avantages accordés à l'employé conformément à la législation de la Fédération de Russie.

Article 10. Informations complémentaires

Vous n’êtes pas obligé d’écrire quoi que ce soit dans cette section. La seule base pour le remplir est la volonté de l'employeur. Celui-ci peut contenir des informations sur les études du salarié, la fréquentation de certains cours, le groupe de handicap, etc.

Article 11. Résiliation d'un contrat de travail

Les caractéristiques de remplissage de cette section sont les mêmes que celles de la section 3. La seule différence est que la signature doit être signée non seulement par le salarié, mais également par l'inspecteur RH. La date du licenciement est le jour où le salarié a effectivement exercé son emploi pour la dernière fois.

Erreurs courantes lors du remplissage du formulaire T-2

Il arrive que des collaborateurs RH commettent des erreurs dans la carte personnelle d’un salarié. Cela n'a pas de conséquences particulières et ne nuit pas au salarié lui-même. Mais s'il y a beaucoup d'erreurs, lors d'un audit externe, le service RH peut être condamné à une amende pour travail de mauvaise qualité.

Les principales erreurs qui surviennent le plus souvent :

Utiliser des caractères spéciaux

Sabrer (/) , côlon (:) , signe égal (=) et d'autres caractères spéciaux ne peuvent pas être utilisés dans le formulaire T-2. Ils sont notamment strictement interdits dans la zone de codage.
Remplissage imprécis. Le texte peut s'étendre au-delà des marges prévues si nécessaire. Mais il ne doit pas entrer dans la zone de codage. S'il y a au moins une lettre dans cette zone, la carte sera formellement considérée comme endommagée et devra être réécrite.

Tirets

Cette erreur courante est due au fait que dans de nombreux autres documents, les tirets sont acceptables, voire obligatoires. Ils ne devraient pas être sous la forme T-2. S'il n'y a rien à écrire dans la colonne, celle-ci doit rester complètement vide.

Remplir un formulaire sur un ordinateur

Le remplissage initial du T-2 (à l’embauche) peut être effectué sur ordinateur ou manuellement. Mais les dossiers fait pendant le travail employé, doit être fait strictement à la main ! Le salarié doit prendre connaissance de ces dossiers contre récépissé.

Important! Une carte endommagée (voir erreur 2) ne peut être réécrite qu'une fois l'opération terminée. Si le document a été endommagé lors des saisies ultérieures, il ne peut pas être réécrit ou réimprimé.

Nous espérons que ce matériel vous a aidé à obtenir une carte d'employé personnelle. N'oubliez pas de sauvegarder la page sur les réseaux sociaux, cela vous sera utile !