Programme de certificat de voyage pour les dossiers du personnel. Attestation de déplacement

L'entreprise décide elle-même de délivrer ou non une attestation de déplacement. Le formulaire a cessé d'être obligatoire dans la gestion des dossiers du personnel. Cependant, il vaut mieux le délivrer : le document permettra de confirmer les dépenses quotidiennes d'un salarié en déplacement professionnel. Nous vous expliquons comment demander une Attestation de Déplacement en 2020 : téléchargez gratuitement le formulaire et l'échantillon.

Il est pratique de remplir des documents pour un voyage d'affaires dans le programme BukhSoft. Le programme sélectionnera tous les détails nécessaires et vérifiera le formulaire pour les erreurs.

Remplir les documents de voyage en ligne

Les autorisations de voyage sont-elles obligatoires en 2020 ?

Seul l'employeur décide de délivrer ou non des documents d'accompagnement pour un déplacement professionnel. Depuis 2015, l'attestation et l'affectation de poste ont cessé d'être des documents primaires obligatoires.

Vous pouvez confirmer la durée de votre déplacement professionnel à l'aide des documents suivants :

• ordre ou ordre de gestion ;
• billets de voyage;
• rapport d'achèvement des tâches ;
• mémos et explications des employés ;
• emploi du temps.

Le formulaire d'attestation de déplacement est utilisé par la plupart des organisations, entrepreneurs individuels et entreprises. Bien sûr, c'est pratique. Après tout, le formulaire contient des notes réelles sur le départ et le retour de l’employé.

Dois-je ou non délivrer un permis de voyage ?

Seul le chef d’entreprise peut prendre une décision. Pour bien évaluer les situations, il convient d’estimer le nombre de déplacements effectués par les salariés par an. Consultez également les financiers et les responsables du personnel. Il est peut-être plus pratique pour eux de travailler selon les anciennes règles. Autrement dit, délivrez un certificat, au lieu de calculer minutieusement les jours sur les billets de voyage.

Vous avez décidé d'utiliser les attestations de déplacement au travail ? Confirmez votre décision avec une commande séparée. Ou incluez la norme dans les politiques comptables. Joignez le formulaire CU à la pièce jointe. Décrivez les règles de remplissage.

Veuillez noter que les sociétés d'accueil peuvent refuser de délivrer des attestations de déplacement. Autrement dit, ne marquez pas l’arrivée de l’employé à destination. Dans ce cas, vous devez être d’accord avec le destinataire.

Quel formulaire utiliser

Les documents d'accompagnement pour un voyage d'affaires ne sont pas requis. Par conséquent, le formulaire à remplir pour travailler est décidé par l'entreprise elle-même. Vous pouvez utiliser le formulaire unifié n° T-10, établi par la résolution du Comité national des statistiques n° 1 du 01/05/2004.

Vous êtes autorisé à concevoir votre propre formulaire. Fixez la structure du document par arrêté ou dans la politique comptable. Veuillez noter que pour votre document principal, vous devez tenir compte des exigences de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ. Veuillez vous assurer que votre formulaire contient les détails requis :

• nom du formulaire ;
• Date de préparation ;
• nom de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel qui a délivré l'attestation de déplacement ;
• le contenu de l'opération confirmé par le document principal (envoi d'un salarié en déplacement professionnel) ;
• la mesure naturelle de l'opération, dans notre cas, ce sont des jours calendaires ;
• personnes responsables, leurs noms complets, fonctions et signatures.

Veuillez vérifier vos coordonnées à l'avance avant d'approuver le nouveau formulaire. S'il manque certaines informations, un tel document ne peut être accepté pour la comptabilité. Veuillez noter que la structure de l'attestation de déplacement doit contenir des détails supplémentaires.

• Article connexe : Ai-je besoin d’un permis de voyager ?

Procédure pour remplir une attestation de déplacement

Divulguez les informations suivantes sur la page couverture de votre attestation de voyage :

Le verso est destiné aux notes de départ et d’arrivée. L'entrée est confirmée par le sceau de l'organisation (si disponible).

Attestation de déplacement pour la comptabilité fiscale

Un autre point important pour lequel les entreprises continuent d'élaborer une gouvernance d'entreprise. Les formulaires vous permettent de confirmer les frais de déplacement lors du calcul de l'impôt sur le revenu. Autrement dit, lors d'un contrôle fiscal, il suffira à l'organisation de présenter des récépissés de déplacement pour confirmer les dépenses (clause 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

L'attestation de déplacement permet à l'employeur de ne pas calculer l'impôt sur le revenu et les cotisations d'assurance sur l'indemnité journalière accumulée (clause 3 de l'article 217 et alinéa 2 de la clause 1 de l'article 422 du Code général des impôts).

Les cotisations et l'impôt sur le revenu des personnes physiques ne sont pas prélevés uniquement sur des montants limités. Si l'indemnité journalière dépasse la limite approuvée par le Code des impôts de la Fédération de Russie, des déductions devront alors être versées au budget.

Les normes d'indemnité journalière ont été approuvées à 700 roubles pour les voyages en Russie et à 2 500 roubles par jour pour les voyages à l'étranger. Si l'entreprise paie des indemnités journalières plus élevées, elle facture l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les cotisations sur la différence.

Si l'entreprise ne délivre pas d'indemnités de déplacement, alors des documents vous permettront de confirmer l'exonération du calcul des cotisations et de l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières. Il peut s'agir d'ordres de voyage, de feuilles de temps, de billets de voyage et de mémos.

ArtConfig : Déplacements professionnels

Programme pratique, multifonctionnel et évolutif pour les déplacements professionnels" ArtConfig : Déplacements professionnels", est destiné à conserver une trace des voyages d'affaires prévus et réels, afin de prévoir les coûts de main-d'œuvre et les coûts financiers, ainsi que dans le but de combiner plusieurs voyages d'affaires et d'envoyer du courrier express en un seul.

De plus, sur la base des résultats complétés demandes de déplacements professionnels, vous pouvez créer un document "".

Basé sur le document " Estimation des frais de déplacement", vous pouvez imprimer une demande de transfert de fonds contre un rapport et une estimation des frais de déplacement.

Configuration " ArtConfig : Voyages d'affaires» sera un outil simple et pratique pour comptabiliser les déplacements professionnels dans n'importe quel domaine d'activité.

Possibilités :

• préparation de demandes de voyages d'affaires;
• établir un devis préalable des frais de déplacement ;
• impression d'une demande au service comptable et d'une estimation des frais de déplacement ;
• la notation par le comptable des coûts réels liés aux avances émises sur la base des reçus fournis ;
• traiter l'approbation du groupe et le paiement des estimations de frais de déplacement ;
• rapport de voyage d'affaires;
• rapport récapitulatif du voyage, qui montre les voyages qui se chevauchent dans le but de les combiner ;
• rapport sur un diagramme de Gantt sur la charge de travail des employés par déplacement professionnel. Le rapport peut être construit par employé, ville et véhicule ;
• faire rapport sur les estimations de frais de déplacement approuvées et payées ;
• différenciation des droits d’accès aux applications pour les utilisateurs ayant le rôle de Chef de service (les collaborateurs peuvent consulter les déplacements professionnels des autres, mais ne peuvent pas modifier ou supprimer les candidatures des autres).

Avantages :

• un produit pratique pour suivre les dépenses de voyage, ainsi que pour analyser les voyages d'affaires et créer un calendrier ;
• interface pratique et intuitive ;
• Le code du programme pour les déplacements professionnels est ouvert. Vous pouvez modifier la configuration en fonction de vos besoins.
• Assistance technique rapide, approche individuelle de chaque client !

Si vous avez besoin d'une démo, écrivez-moi à .

*La démo du navigateur ne s'affiche pas toujours bien. Pour les personnes intéressées, je peux donner accès en mode terminal. Il n’y a rien de compliqué ou d’effrayant à cela. Écrivez-moi par email.
La version démo n'imprime pas entièrement le texte de la déclaration. Malheureusement, il s'agit d'une limitation de la plate-forme 1C et de l'interface Web. Je peux fournir un accès au bureau à distance pour tester cette configuration. Si la version démo du programme de gestion des voyages d'affaires ne démarre pas ou si vous trouvez une erreur dans la configuration, je vous serais très reconnaissant si vous m'écrivez par email - [email protégé]! Merci!

Un salarié envoyé en déplacement professionnel doit être muni du principal document de voyage - une attestation de déplacement. Il confirme le fait qu'un employé de l'organisation a été envoyé en voyage d'affaires et indique également l'arrivée à destination et, après avoir exercé les fonctions assignées, le retour en temps opportun.

Ce document est rempli selon le formulaire standard unifié T-10 et est un document obligatoire pour tous les salariés envoyés en déplacement professionnel. Sur cette base, un comptable d'entreprise peut amortir les frais de déplacement, y compris les indemnités journalières, et les utiliser pour réduire l'assiette fiscale lors du calcul de l'impôt sur le revenu.

Attention! Depuis 2015, la délivrance d'une attestation de déplacement professionnel n'est plus obligatoire (Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 décembre 2014), mais son utilisation est toujours recommandée.

Qui délivre un permis de voyage ?

Le remplissage du formulaire T-10 doit être effectué soit par un spécialiste du service du personnel de l'entreprise, soit par un comptable, soit par une autre personne autorisée. L'inscription s'effectue sur la base d'un ordre de déplacement professionnel délivré et signé par le responsable de l'organisation.

DES DOSSIERS

Procédure d'enregistrement du T-10

Le formulaire standard T-10 est un document recto-verso. La page de titre contient des informations générales sur l'organisation, l'employé et le voyage d'affaires, et au verso sont apposés les signatures et les sceaux des organisations auxquelles le voyageur a été envoyé.

Partie 1

La première chose que vous devez écrire au recto de l'attestation de déplacement est le nom complet de l'entreprise dans laquelle travaille le voyageur, avec une indication obligatoire du statut organisationnel et juridique (IP, LLC, OJSC, CJSC). Ensuite, vous devez entrer (à partir des documents d'enregistrement de l'entreprise). Juste en dessous se trouve le numéro du document pour le flux de documents interne, ainsi que la date de sa préparation.

Partie 2

La deuxième partie de l'attestation de déplacement contient des informations relatives au salarié personnellement : nom complet, matricule qui lui a été attribué lors de l'embauche, unité structurelle ou service auquel il appartient, fonction. Ici, vous devez indiquer l'endroit où il se rend (pays, localité, organisation). Juste en dessous se trouve l'objet du déplacement professionnel, ainsi que ses modalités (en fonction du nombre de jours calendaires) avec une indication claire de ses dates de début et de fin - ces informations sont exactement copiées de la commande signée par le responsable.

Ici, vous devez saisir les données d'identification de tout document personnel du voyageur (nom du document, série, numéro).

Tout ce qui est écrit ci-dessus doit être certifié par le chef de l'organisation ou une autre personne autorisée.

Partie 3

Le verso du formulaire T-10 contient des informations sur toutes les villes et organisations visitées par le voyageur pour des raisons officielles.

Dans le coin supérieur gauche est inscrit le nom de l'organisation d'où l'employé quitte (c'est-à-dire son lieu de travail permanent), la date de départ, ainsi que la signature de la personne responsable avec un relevé de notes et le sceau de l'entreprise. .

Par ailleurs, un salarié envoyé en déplacement professionnel doit, le cas échéant, présenter systématiquement ce document dans toutes les entreprises qu'il a visitées dans le cadre du déplacement professionnel. Ici, les employés autorisés de ces entreprises remplissent le verso de sa carte d'identité officielle dans les sections requises (lignes « arrivé à », « parti de »).

Il peut y avoir plusieurs organismes de ce type, mais chacun d'eux doit indiquer son nom complet, la date d'arrivée et de départ du voyageur, le sceau et la signature de la personne responsable.

Actions des employés après un voyage d'affaires

Après le retour du salarié dans son organisation d'origine, il doit remettre l'attestation de déplacement à la personne responsable, qui y inscrira les informations relatives à son arrivée avec la date, la signature et le sceau.

Ensuite, l'attestation de déplacement, ainsi que le reste de l'ensemble des documents (ordre du chef d'entreprise en déplacement professionnel, chèques, reçus, etc. paiements confirmant les frais de déplacement) sont transférés au service comptable de l'entreprise. Sur cette base, le comptable effectue un calcul détaillé des dépenses engagées et, si nécessaire, rembourse au voyageur d'affaires le montant dépensé au-delà du montant préalablement émis à l'avance ou accepte l'excédent restant à la caisse. Ces mêmes documents servent de base à la réduction de l'assiette fiscale sous la rubrique « dépenses ».

Dois-je enregistrer les documents de voyage ?

Le formulaire T-10 est un document comptable, il est donc soumis à un enregistrement obligatoire dans le flux documentaire interne. Pour enregistrer les certificats de voyage, des journaux d'enregistrement spéciaux sont utilisés.