Bonjour! Probablement, presque chaque utilisateur d'ordinateur a dans son arsenal un package Microsoft Office avec un ensemble standard de programmes : Word, Excel, PowerPoint, Outlook. Aujourd'hui, nous allons parler de Microsoft Word, si vous devez souvent imprimer et modifier des textes dans cet éditeur de texte, alors vous vous êtes probablement déjà demandé comment numéroter les pages dans Word. Très souvent, il est simplement nécessaire lors de la création de documents, rapports, thèses ou vous avez juste besoin de noter la numérotation afin qu'après l'impression du document, ne mélangez pas les pages. Par conséquent, dans l'article d'aujourd'hui, nous examinerons de plus près comment mettre la numérotation des pages dans un éditeur de texte Word. différentes façons. Je recommande ce manuel pour la lecture et l'application ultérieure de ces actions dans la pratique.

En règle générale, le processus de pagination est assez simple, mais tous les utilisateurs ne savent pas comment le faire correctement. Par conséquent, je propose d'examiner le plus en détail possible cette question et rappelez-vous les instructions une fois pour toutes.

Les options suivantes sont disponibles :

Je suggère d'utiliser un exemple pour déterminer comment numéroter les pages dans Word. Pour ce faire, sélectionnez le tout premier élément "En haut de la page". Ensuite, les options de positionnement du numéro de page s'ouvriront.

J'ai choisi la deuxième option "Simple Number 2". Sur la page, il ressemblera à celui ci-dessous.

L'endroit où le numéro sera placé sur la page dépend de vous, comme vous pouvez le voir, il n'y a rien de compliqué ici, mais beaucoup rencontrent des problèmes.

Comme vous pouvez le constater, pour inscrire les numéros de page depuis le début du document, vous devez cliquer plusieurs fois sur la souris, mais que se passe-t-il si la numérotation doit être effectuée non pas à partir de la première page, mais, par exemple, à partir du troisième. Cela est souvent nécessaire lors de la rédaction de dissertations et de divers essais, où vous n'avez pas besoin de mettre un numéro sur une page avec un titre ou une table des matières. Vous trouverez la réponse à cette question dans le paragraphe suivant.

Comment numéroter les pages d'un mot pas à partir de la première page.

Si votre tâche consiste à inscrire des numéros de page à partir, par exemple, de la troisième, cela ne sera pas trop difficile non plus. Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous étape par étape et vous réussirez certainement.

Comme vous pouvez le voir, il n'y a pas de magie. Tout se fait tout simplement. Peut-être que de nombreux utilisateurs sont simplement confus dans nombre énorme paramètres de l'éditeur et ne remarquez pas cet élément. Je veux aussi vous dire comment numéroter les pages de la Parole avec des chiffres romains, des lettres ou d'autres symboles. Vous trouverez ces informations dans le paragraphe suivant.

Comment numéroter des pages dans Word avec des lettres ou des chiffres romains.

Si vous n'avez pas de règles strictes lors de la numérotation d'un document, vous pouvez vous distinguer et mettre les numéros de page en chiffres romains ou même en lettres. Tout dépend de votre imagination. Pour cela, nous procédons comme suit :

Note! Très souvent, après avoir numéroté les pages d'un document, une bande pointillée peut apparaître en haut et en bas de la page, appelée "Pied de page et pied de page". Pour supprimer ces rayures dans l'élément "Insérer", vous devez sélectionner "Fermer la fenêtre d'en-tête et de pied de page".

Résumons.

Dans le court article d'aujourd'hui, nous avons examiné en détail la question de savoir comment numéroter les pages dans Word. Comme vous pouvez le voir dans les instructions, le processus de numérotation est assez simple. Nous avons pris en compte tous les paramètres nécessaires pouvant être définis pour la mise en page. Par conséquent, si cet article vous a aidé, parlez-en à vos amis.

Règles générales pour la formation et l'exécution des affaires dans une institution

2.2 Numérotation des feuilles

Afin d'assurer la sécurité et de fixer l'ordre des documents inclus dans l'étui, toutes les feuilles de cet étui sont numérotées en chiffres arabes en numérotation brute dans le coin supérieur droit de la feuille à l'aide d'un simple crayon ou d'une numéroteuse, et les numéros ne doit pas toucher le texte du document. Les feuilles de l'inventaire interne des pièces du dossier sont numérotées séparément.

Lors de la numérotation des feuilles de l'affaire, les règles suivantes doivent être respectées:

les feuilles de caisses composées de plusieurs volumes ou parties sont numérotées pour chaque volume ou pour chaque partie séparément ;

les photographies, dessins, schémas et autres documents illustratifs représentant une feuille indépendante du dossier sont numérotés au verso dans la marge supérieure de la feuille ;

une feuille pliée (format A3, A 2) est dépliée et numérotée dans la partie droite de la marge supérieure de la feuille. Dans ce cas, une feuille de n'importe quel format, ourlée sur un bord, est numérotée comme une feuille; une feuille pliée et ourlée au milieu fait l'objet d'un repiquage et est numérotée comme une seule feuille ;

une feuille avec des documents collés serrés (photographies, coupures de presse, extraits, etc.) est numérotée comme une feuille. Parallèlement, le nombre total de photographies collées et les numéros des feuilles sur lesquelles elles se trouvent sont indiqués dans la feuille de certification de l'affaire. Si d'autres documents sont collés au document avec un bord (insertions de texte, traductions, coupures de presse, etc.), chaque document est numéroté séparément;

Les enveloppes avec pièces jointes déposées dans le boîtier sont numérotées, tandis que l'enveloppe elle-même est numérotée en premier, puis chaque pièce jointe dans l'enveloppe est numérotée avec le numéro suivant;

les documents classés au dossier avec leur propre numérotation de feuilles (y compris les publications imprimées) peuvent être numérotés en ordre général soit conserver leur propre numérotation, si elle correspond à l'ordre des feuilles dans le dossier ;

les feuilles vierges qui servent d'entretoises dans l'étui ne sont pas numérotées. Par exemple, si plusieurs dossiers personnels de salariés licenciés sont classés dans un seul dossier, alors ils sont numérotés par numérotation continue, et les feuilles vierges séparant les dossiers personnels les uns des autres ne sont pas numérotées.

en cas de découverte un grand nombre erreurs dans la numérotation des feuilles de l'étui, elles sont renumérotées. Lors de la renumérotation des feuilles, les anciens numéros sont barrés et à côté nouveau numéro feuille de témoin, à la fin de l'affaire une nouvelle feuille de témoin est établie, tandis que l'ancienne feuille de témoin est biffée, mais conservée dans le dossier ;

s'il y a des erreurs individuelles dans la numérotation des feuilles, dans les cas où elles sont préparées par les archives de l'organisation pour être transférées dans le stockage de l'État, il est permis, en accord avec les archives de l'État, d'utiliser des numéros de feuilles en lettres. Lors de la numérotation de tels cas sur des feuilles non numérotées, le numéro de la feuille numérotée précédente est mis avec l'ajout de lettres: a, b, c, d, etc. (lettres 5a, 10a, 10b).

Lors de la répétition d'un numéro sur plusieurs feuilles adjacentes, les lettres a, b, c, etc. sont également ajoutées à chaque numéro de feuille, à partir de la seconde. Par exemple, si, lors de la numérotation des feuilles d'un étui, deux d'entre elles ont un numéro de série "10", alors la seconde d'entre elles aura un numéro de série "10a".

Parfois, lors de la numérotation des feuilles du boîtier, des feuilles individuelles s'avèrent manquantes, c'est-à-dire qu'une feuille portant le numéro de série 27 peut être placée derrière le numéro 25. Dans ce cas, les numéros des feuilles manquantes sont indiqués dans le feuille de preuve de l'affaire. Par exemple : "numéros manquants-26". Comme mentionné ci-dessus, toutes les lacunes et corrections de la numérotation sont notées dans la feuille de certification de l'affaire.

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Une instruction unique pour l'agrafage des documents n'a pas été développée. Mais les recommandations pour le dépôt des dossiers sont contenues dans les recommandations méthodologiques des archives fédérales, l'ordre du ministère de la culture de Russie pour 2005 n ° 536, les instructions de la Banque centrale sur la gestion des documents et dans GOST 51141, qui régissent les règles de stocker des documents.

Considérez les principes de base de la bonne couture de divers documents.

Couvrir

Avant de flasher des documents, pensez à une couverture cartonnée pour chaque dossier. Elles sont:

Les informations sur la couverture sont :

• Nom de l'organisation.
• Le nom du service de l'organisation (par exemple, le service des ressources humaines).
• Index des cas.
• Titre de l'affaire.
• Durée de conservation.
• Numéro de tome.
• Le nombre de feuilles dans le classeur.
• Date de compilation du classeur.

inventaire

Chaque jeu de documents est fourni avec un inventaire. Il contient des informations :

• Nom du document.
• Date du classeur.
• Durée de conservation.
• Annotation (c'est-à-dire une explication de ce qui est contenu dans le document et pourquoi il est nécessaire de le stocker).
• Liste de tous les documents inclus dans le classeur, indiquant les pages de chaque document.
• Données de la personne responsable - le compilateur du classeur.

Lors de la numérotation, l'inventaire n'est pas pris en compte. L'inventaire peut être classé dans un dossier commun, peut être collé dans la couverture ou stocké séparément. Mais les greffiers préfèrent encore le flasher : la probabilité de sa sécurité est plus élevée.

Numérotation des feuilles

La numérotation est apposée chiffres arabes(dans de rares cas - romain), ascendant. Habituellement, la numérotation n'est pas difficile, mais un certain nombre de subtilités doivent être prises en compte :

Façons de flasher des documents

Il existe plusieurs manières de lier des documents :

• Avec une aiguille et du fil. Convient aux petits documents. La couture se fait en deux piqûres, à l'arrière les extrémités du fil sont attachées ensemble. Un morceau de papier avec une inscription de confirmation et un sceau est attaché au fil.
• Avec du fil et une perforatrice. La méthode est similaire à la précédente, mais de cette façon, vous pouvez fixer un boîtier plus grand à la fois. La couverture n'est généralement pas affectée.
• Avec une perceuse ou un tournevis. De cette façon, des cas à grande échelle sont cousus ensemble. Une corde ou un cordon épais peut être utilisé comme fil. De plus, cette méthode est utilisée s'il est nécessaire de coudre le boîtier avec la couverture.
• A l'aide d'une relieuse et d'un numéroteur automatique. Cette méthode n'est disponible que dans les imprimeries.

Journaux comptables cahiers de travail avant de coudre, il doit être scellé avec un sceau.

Instructions photo pour flasher des documents avec des fils

Schéma général du firmware du document

Comment flasher des documents pour les archiver

Les documents doivent être remis aux archives de l'entreprise un an après leur achèvement dans les travaux de bureau. Après avoir été conservés pendant un certain temps dans l'organisation, ils doivent être transférés aux archives nationales, régionales ou municipales. Les délais sont les suivants :

• 75 ans - pour les documents sur le personnel, les livres de ménage, les registres d'actes notariés et un certain nombre d'autres.
• 20 ans - pour les projets de construction d'immobilisations, la documentation technologique et de conception, les brevets.
• 15 ans pour la documentation scientifique.
• 5 ans - pour les documents cinématographiques.
• 3 ans - pour les documents vidéo et photo.

Les documents sont remis aux archives par les employés du service de gestion des documents. S'il n'y a pas une telle unité spécifique dans l'organisation, le secrétaire, un spécialiste du service du personnel ou un sous-chef, dans de rares cas, un comptable, est responsable des archives.

Avant de préparer des documents pour les archives, il est nécessaire de leur trouver une couverture appropriée et d'ajouter des informations supplémentaires à l'inventaire, telles que:

• La date de l'inventaire.
• Numéro de tome (si la caisse est composée de plusieurs tomes).
• Nom et fonction de l'inventeur.

L'exécution de l'affaire elle-même comprend les étapes suivantes :

• Contrôle du regroupement des documents dans le dossier.
• Dépôt.
• Numérotation des feuilles.
• Fixation et rédaction d'une inscription de confirmation avec sceau.
• Compilation d'une description de cas.

Vidéo : comment flasher des documents pour les archiver

Comment flasher des documents pour l'impôt

Le micrologiciel des documents pour le service des impôts est légèrement différent du micrologiciel des documents pour les archives. Ses caractéristiques sont :

• Les documents sont attachés en 3 points, la distance entre eux n'est pas inférieure à 3 cm.
• L'étui peut être cousu avec une aiguille à coudre avec des fils, de la ficelle de banque ou du fil de nylon.
• Les documents doivent être scellés en collant du papier 3x5 cm sur le nœud, les extrémités des fils doivent rester libres.
• Sur l'autocollant se trouve une inscription de confirmation avec un sceau.
• Les rapports comptables doivent être cousus dans 5 trous, le nœud est collé avec du papier de soie.

En juillet 2013, le service fiscal a précisé que les demandes et les documents constitutifs peuvent être déposés sans être déposés.

Vidéo : Comment flasher correctement les documents fiscaux

Inscription au certificat

Cela se fait après que tous les documents sont classés et numérotés. C'est un morceau de papier de 5x6 centimètres. L'inscription est collée au dos de la dernière feuille de manière à fixer le nœud du fil qui maintient l'étui.

Il est dit:

• Le nombre de feuilles dans le fichier (en chiffres et en mots).
• Caractéristiques des documents imbriqués (par exemple, si certains d'entre eux sont déchirés).
• Nom, fonction et signature du compilateur du fichier.

Le sceau de l'entreprise est apposé sur l'inscription de sorte que son empreinte soit à la fois sur l'autocollant (c'est-à-dire sur l'inscription elle-même) et sur la feuille.

Comment corriger les bogues

La principale exigence pour les documents déposés est l'inviolabilité. Si une inexactitude est commise quelque part - par exemple, ils ont oublié de joindre un document, il est alors nécessaire soit de le classer en tant que volume séparé, soit de désassembler l'ensemble du fichier et de le reflasher à nouveau. Aucune pièce jointe ou ajout n'est autorisé dans le cas lié.

Si des erreurs se sont produites dans la numérotation, l'utilisation de la numérotation en lettres est autorisée. Cela signifie que le même numéro est mis sur la feuille manquante, mais une lettre y est ajoutée, par exemple : 15, 16, 16a, 16b, 17...

Si la numérotation est cassée plus sérieusement, alors il faudra la refaire. Pour ce faire, vous devez barrer soigneusement les numéros mal apposés et en saisir de nouveaux.

Des modifications devront également être apportées à l'inscription de certification : rayez les anciennes données et placez les nouvelles à côté.

Numérotation des feuilles Pliez la caisse dans l'ordre requis, puis procédez à sa numérotation. Il se fait avec un simple crayon. La règle principale est que ce ne sont pas les pages qui sont numérotées, mais les feuilles du document. Le numéro est placé dans le coin supérieur droit de chaque feuille en chiffres arabes. Les chiffres ne doivent pas toucher le texte. Dans ce cas, l'inventaire n'est pas inclus dans la numérotation générale des feuilles. Arrêtons-nous sur quelques points de numérotation :

• S'il y a des lettres dans le document à déposer, l'enveloppe elle-même est numérotée en premier, puis toutes les feuilles incluses dans l'enveloppe.
• Si le document a un volume assez important (plus de 250 feuilles), il est alors divisé en volumes appropriés. Chaque nouveau tome possède sa propre numérotation.
• Le dossier peut contenir des documents qui ont leur propre numérotation des pages, tels que des périodiques, etc.

Comment agrafer correctement des documents : règles généralement acceptées et conseils pratiques

Il faut percer les trous avec une perforatrice et procéder à la couture. Instruction:

• Il faut que les trous soient à une distance de 3 cm du bord gauche
• La distance entre les trous doit être la même
• Le fil est inséré par l'arrière et est ramené à nouveau par un autre trou.
• Il est nécessaire qu'il n'y ait pas d'endroits non cousus entre les trous.
• Les fils à la toute fin sont sortis par derrière.

  
  Un nœud y est fait et un morceau de papier pour le tampon est collé

Comment flasher un dossier à 4 trous: un schéma Est-ce possible et comment correctement, de quel côté fixer les documents avec une agrafeuse? Regardez une vidéo à ce sujet.

Comment flasher correctement des documents ?

Si le boîtier est certifié par un sceau, cela est également noté. Cette inscription est collée sur le nœud, tandis que les extrémités du fil restent libres.
La signature est apposée après le séchage de la colle afin qu'elle ne tache pas. Le sceau est en partie sur l'inscription de certification, en partie sur la feuille.
L'inscription doit être traitée avec un soin particulier, car c'est elle qui indique que le document est inviolable. Si son intégrité est violée, il est clair que l'inscription de certification est déplacée, alors un tel document peut être contesté devant un tribunal, ou il n'est pas accepté par les autorités de régulation.

Quels documents et pourquoi devez-vous agrafer Tous les documents que vous soumettez aux archives ou pour vérification aux autorités fiscales, Fonds de pension ou tout autre organisme de contrôle, doit être flashé. Un document agrafé ou collé ne sera pas accepté.

Comment flasher correctement les documents avant de les soumettre aux archives ou au bureau des impôts

Info

Tout est beaucoup plus facile. Instruction:

• Faites deux trous au bas du cahier près du lieu de classement
• Étirez la ficelle de banque et nouez-la par l'arrière
• Maintenant, collez un morceau de papier et écrivez le nombre de feuilles
• Assurez-vous de numéroter votre cahier. Cela se fait en haut à droite.
• Tamponnez et signez sur une feuille de papier

Comment bien lacer et numéroter un cahier ou un journal comptable : un exemple Comment flasher un dossier avec des documents ? Vous pouvez en savoir plus sur la reliure dans la vidéo.

VIDÉO : Regrouper un dossier avec des documents Comment flasher des documents pour les archives Les cas non classés ne sont pas acceptés dans les archives. Avant la livraison, ils doivent être correctement traités.

Comment agrafer correctement des documents : instructions étape par étape

D'abord, l'enveloppe est numérotée, puis toutes les lettres qu'elle contient.

• Si la quantité de documentation est trop importante (plus de 250 feuilles), elle est divisée en volumes qui ont leur propre numérotation distincte.
• Parfois, les documents rencontrent des éditions numérotées séparément. Ils sont également numérotés, malgré la numérotation déjà existante.
• Si la documentation contient des feuilles collées, ce document doit être numéroté comme un.
• Lorsque la feuille est complètement occupée, il n'y a plus de place pour la numérotation, puis numérotez au verso du document.
• En cas de numérotation incorrecte, le numéro est barré et le bon est mis, tandis qu'une inscription de confirmation doit être faite sur la section corrigée.

En conséquence, afin de remettre des documents aux archives pour stockage, ils doivent être correctement cousus ensemble en faisant un inventaire. Comment numéroter correctement les pages d'un document lors du classement ? La page de couverture et la page de titre doivent être au-dessus du document.

Il peut être fabriqué à partir de carton et de papier ordinaire. Une couverture cartonnée n'est requise que si les documents sont loués pour une durée supérieure à 25 ans.

Dans d'autres cas, une feuille suffit. Comment numéroter correctement les pages d'un document lors du classement ? Concernant la numérotation, il y a quelques fonctionnalités. Tout d'abord, il n'est pas numéroté depuis la couverture, mais depuis le tout début du boîtier.

Dans ce cas, la description du document lui-même n'est pas numérotée. De plus, dans le cas d'ajouts, la numérotation alphabétique est autorisée. Par exemple 5a. La chose la plus intéressante est que les chiffres doivent être placés dans le coin supérieur droit.
Il est à noter que les pages ne sont pas numérotées, mais les feuilles.

Comment bien lier les documents comptables ?

Avant de commencer à travailler avec des documents, vous devez lire attentivement les instructions pertinentes pour le travail de bureau et la gestion des documents. Ce sont des normes très complexes contenant de nombreuses petites nuances et détails.

Il semblerait que cela pourrait être plus facile que de coudre un document à la main et de le remettre aux archives. Mais en pratique ce n'est absolument pas le cas. L'archive n'accepte souvent pas le document si une règle du bureau est violée.

Attention

Nous devons tout refaire. Si vous connaissez une situation similaire, notre article vous aidera à le comprendre. Nous examinerons en détail toutes les questions liées à la procédure d'agrafage d'un document : des GOST qui réglementent ce processus, à la conception d'une couverture et à l'agrafage en 3 ou 4 trous.

Comment agrafer des documents

• Quelles règles régissent cette procédure ?
• Faire la couverture
• Numérotation des feuilles
• descriptif du document
• Processus de réticulation
• Attestation de documents
• Quels documents et pourquoi avez-vous besoin de lier

Quelles règles régissent cette procédure La procédure est régie par plusieurs instructions à la fois:

• Il s'agit tout d'abord des Recommandations méthodologiques pour le travail de bureau, approuvées par l'arrêté des Archives fédérales du 23 décembre 2009.
• Deuxièmement, le GOST R 51141 correspondant, appelé «Travail de bureau et archivage. Termes et définitions".
• En outre, il existe un certain nombre de normes juridiques régissant la reliure des documents.

Si les documents ne sont pas correctement agrafés

1. Un firmware incorrect des documents peut être la raison du refus de les accepter. Et c'est du temps, des efforts et de l'argent perdus.
2. Un micrologiciel incorrect ou de mauvaise qualité des documents de votre organisation peut servir de raison pour que les parties intéressées refusent de coopérer.
3. Si les documents sont cousus de manière inexacte, il existe une forte probabilité de leur dissolution ou même de leur remplacement, ce qui sera très difficile à prouver à l'avenir lors de la vérification.

Et ce ne sont que quelques-uns des problèmes qui peuvent être rencontrés avec des documents de firmware incorrects.

Quels documents devez-vous lier et pourquoi ? Les documents sont agrafés afin qu'ils ne soient pas perdus ou modifiés. De plus, les documents subissent un firmware en raison du flux important de documentation, afin de ne pas se confondre dans les documents commerciaux.

Du point de vue des structures législatives Il convient de noter qu'il n'existe pas de procédure unique agréée qui réglementerait la procédure de dépôt des documents. Il existe un certain nombre d'instructions ministérielles régissant le travail avec des documents dans une industrie particulière. Ainsi, la procédure de dépôt des documents dans les institutions d'archives est réglementée recommandations méthodologiques sur l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les autorités exécutives fédérales, approuvées par l'arrêté des archives fédérales du 23 décembre 2009 N 76. Dans le secteur financier - par l'instruction de la Banque centrale de Russie, au ministère des impôts - Explications méthodologiques sur la procédure de remplissage des formulaires individuels de documents approuvés par l'arrêté du ministère des impôts et taxes du 18/04/2003, il existe également l'arrêté du ministère de la culture de Russie n ° 536 de 2005, qui approuve les instructions standard pour le travail de bureau ainsi que GOST R 51141.

Comment numéroter les feuilles lors de l'agrafage

Convient aux matériaux en vrac.

• Avec une perforatrice. Cela ressemble à la manière classique, mais au lieu d'une aiguille - une perforatrice.
• A l'aide d'une machine à relier.

  Ce type de couture n'est utilisé que dans les imprimeries.

Matériel nécessaire pour agrafer des documents avec des fils Pour coudre des documents de manière classique, le greffier doit avoir avec lui :

• aiguilles (de différentes tailles), poinçon, fil, corde ou ficelle;
• couvrir
• feuille de vérification ;
• ciseaux et colle;
• perforatrice (si nécessaire).

Le processus d'agrafage des documents Nous retirons tous les supports, les trombones, les numérotons, les mettons en pile égale et commençons à coudre: 1. Nous faisons 3 trous (perforations) dans les documents avec une aiguille (si nécessaire, avec un poinçon).

La distance entre les trous est d'environ 3 cm et le fil mesure 80 cm de long.

Il existe sur le marché des autocollants holographiques à coudre qui collent au papier et laissent des marques lorsque vous essayez de les décoller. Ce n'est pas nécessaire, mais j'aime coller ces autocollants de manière à ce qu'une partie aille sur une bande qui dit "lacé, numéroté", et une partie se trouve sur la feuille principale.

Les feuilles du document doivent être numérotées. Ils peuvent être numérotés à la main ou directement imprimés avec des chiffres. Si vous lacez un document avec plusieurs feuilles, il est préférable d'imprimer immédiatement avec la numérotation des pages. Fais attention. La première feuille du document relié doit également être numérotée. Lors de l'impression avec numérotation des pages, il arrive parfois que le numéro ne soit pas imprimé sur la première page. Si plusieurs documents sont agrafés dans un seul paquet, vous devez les numéroter manuellement. Dans le même temps, il est nécessaire de s'assurer que la numérotation interne des documents est absente ou n'introduit pas de confusion.

Comment bien lier les documents comptables

• Les standards sont les plus courants, leur taille est de 229x324 mm. Ils sont utilisés dans le cas où les feuilles ont une taille normale et typique.
• La taille non standard diffère en taille et est nécessaire lorsque le document, pour une raison quelconque, a une taille spécifique et non modèle.
• Et le dernier type est un document qui, selon les normes législatives, doit être conservé dans les archives pendant plus de 25 ans. Il nécessite une couverture en carton dur. La durée de conservation étant assez longue, il convient de veiller à ce que le document ait la bonne forme et soit utilisable après une telle durée. Des couvertures en carton sans acide sont utilisées pour les documents soumis à la soumission aux archives de l'État.

Tous les documents que vous soumettez aux archives ou pour vérification par l'administration fiscale, la caisse de retraite ou tout autre organisme de contrôle doivent être cousus. Un document agrafé ou collé ne sera pas accepté. Comme nous l'avons noté précédemment, si quelque chose ne répond pas aux exigences, des conséquences négatives peuvent vous attendre.

Comment numéroter et relier correctement les documents

Vous devez d'abord faire des trous (trous), pour la plupart des documents, il suffit d'en faire trois. Les crevaisons (trous/trous) doivent être situées symétriquement et strictement verticalement. Si vous devez coudre des documents avec des fils et que les documents sont constitués de plusieurs feuilles, vous pouvez faire des trous avec une aiguille, c'est-à-dire "coudre" immédiatement, bien que vous puissiez également travailler avec une perforatrice. Pour les documents particulièrement importants, il est préférable de faire cinq trous. Il y a une opinion que la couture de documents avec des fils à travers trois trous n'est pas assez fiable, la possibilité de substitution demeure. Et le micrologiciel à travers 5 trous est la limite de protection des documents dont le micrologiciel est capable. Les trous doivent être situés à gauche, en règle générale, tout le monde a l'expérience de «perforer» des feuilles et de les insérer dans des dossiers, il ne devrait donc pas y avoir de difficultés, car, en fait, l'emplacement des trous pour agrafer des documents est identique.

Habituellement, vous devez agrafer des documents avec du fil, mais vous pouvez parfois utiliser du ruban adhésif fin (comme indiqué dans la vidéo ci-dessus). Cependant, de nombreux comptables préfèrent coudre des documents non pas avec des fils, mais avec de la ficelle bancaire ou des fils à coudre LSh-210. C'est souhaitable, néanmoins, un fil dur.

Une fois la numérotation des feuilles terminée, une inscription de certification est établie, qui se trouve à la fin du boîtier. L'inscription de certification est établie dans le cas sur une feuille séparée - le témoin du cas. Il indique en chiffres et en mots le nombre de feuilles dans ce cas, les caractéristiques des documents individuels (dessins, photographies, dessins, etc.) et l'état physique des documents (taches, texte illisible, feuilles déchirées, etc.) sont notés .

Les cartes et les diagrammes collés ensemble à partir de plusieurs feuilles sont numérotés comme une seule feuille. Sur ces feuilles, au verso ou à un endroit libre de texte, le nombre de feuilles en encollage est indiqué. Une réserve est faite sur ces fiches dans l'inventaire interne et dans l'inscription de certification en fin de caisse. Par exemple : "La feuille 7 est une carte collante de 10 feuilles."

Comment ourler des documents avec des fils pour 2, 3 et 4 trous, ainsi que pour un coin

Dans le travail de bureau, la documentation est le plus souvent agrafée afin de la transférer aux archives ou de la fournir à une banque et à d'autres institutions financières. En outre, les documents du micrologiciel sont requis lors de la soumission de rapports à fonds hors budget et dans le FTS. Le document doit non seulement être cousu, mais aussi numéroté. Les papiers sont cousus ensemble soit avec du fil ou du ruban adhésif, soit à l'aide de machines spéciales.

Les documents peuvent être cousus avec des fils et de la dentelle ou un ruban. Ce processus doit être pris de manière responsable, car si le micrologiciel est de mauvaise qualité, faible, les papiers peuvent être facilement séparés, ce qui ne devrait pas être autorisé, car ils sont cousus de manière à ce qu'un autre document ne puisse pas y être attaché ou qu'une partie de celui-ci puisse être perdu.

Comment flasher des documents

Cependant, dans certains cas, par exemple, l'enregistrement d'une entreprise privée ou entités juridiques dans organismes gouvernementaux, dépôt d'une demande de participation à un appel d'offres, remise aux archives des documents prévus par la loi - la procédure de dépôt des documents est prévue par certaines instructions fournies par les autorités fédérales.

• Si feuilles jusqu'à 5- un trou est fait avec une aiguille ou une perforatrice, dans les cas plus épais - avec un poinçon. Jusqu'à 250 feuilles sont autorisées dans les documents qui sont transférés dans le stockage d'archives, des trous y sont percés avec une perceuse électrique ou un appareil spécial est utilisé.
• Maintenant, vous devez enfiler un fil ou une ficelle dans les trous. Pour plus de solidité, ils sont cousus deux fois, de manière à ce que les extrémités du fil soient à l'arrière. La longueur des extrémités est de 6 à 7 cm, elles sont attachées en un nœud, très étroitement, aussi étroitement que possible à la feuille extérieure.
• Un autocollant en papier est collé sur le dessus du nœud et du fil(feuille de certificat) 4x8 cm, mais de sorte que les extrémités du fil soient visibles et que le nœud dessus soit clairement visible. La colle est coulée sur toute la feuille et soigneusement collée, cela est nécessaire pour préserver le boîtier et les matériaux qu'il contient et prouver leur authenticité. Vous pouvez préparer une version imprimée de la feuille en tapant le texte dans Word, puis en découpant une bande de la taille appropriée. Le texte est comme ceci :

Comme vous le savez, le livre de caisse doit être conservé dans l'entreprise en un seul exemplaire. Habituellement, cela commence pendant un an, mais d'autres périodes d'utilisation d'un livre de caisse sont possibles, par exemple pendant un trimestre ou un mois. Tout dépend du nombre de rotations à la caisse d'une organisation ou d'un entrepreneur individuel.

Les feuilles d'encart et les rapports du caissier doivent être numérotés. Dans ce cas, la numérotation commence à partir du début de l'année (ou du mois/trimestre - selon le volume des transactions en espèces). De plus, les feuilles volantes et les rapports de caisse les reproduisant, remplis sur des feuilles séparées non agrafées, peuvent être conservés non seulement de manière dactylographiée, mais aussi à la main. Dans ce cas, un papier carbone doit être placé entre les feuilles.

Comment agrafer des documents

1. Retirez les trombones, les agrafes du document.
2. Disposez les feuilles proprement et uniformément, vérifiez la numérotation pour la fiabilité.
3. En fonction de l'épaisseur du paquet résultant, prenez un poinçon ou une aiguille et, en vous éloignant du bord, faites des trous traversants d'au moins 3. Les trous doivent être alignés, verticalement par rapport au bord du papier , à une distance de 2,5 à 3 centimètres l'un de l'autre. Le trou du milieu doit être au centre.
4. En fonction de l'épaisseur de la pile de papiers obtenue, prenez un fil de 70 à 80 centimètres de long.
5. Insérez l'aiguille du bas du dos du document dans le trou central.
6. Passez d'en haut dans le trou le plus haut.
7. Puis à travers verso document vers le bas.
8. On revient au central par la face avant.
9. Après une telle couture, le fil sera à l'arrière. Si un document avec un grand nombre de feuilles est cousu, une telle manipulation doit être effectuée plusieurs fois pour les sécuriser.
10. Faites un nœud dans le dos. Le reste doit mesurer au moins 8 centimètres de long.
11. Collez un morceau de papier en forme de rectangle sur le nœud résultant. Sur lequel l'inscription est faite à l'avance : "Claché et numéroté. ____ feuilles Directeur ____ Nom I.O.". Si la position de la tête est différente, en conséquence, elle est indiquée selon la documentation.
12. Sur le document cousu, la feuille de papier indiquée est signée et scellée. Une partie de la signature et du sceau doit figurer sur une feuille de papier et au verso du document.

Il est important de respecter certaines exigences. Nom de l'institution peut changer. Par conséquent, lors de la compilation de la couverture d'un document, il est nécessaire d'indiquer 2 noms. Les noms des établissements sont indiqués au nominatif. L'ancien nom est entre parenthèses, le nouveau devrait être en dessous.

Comment coudre un livre de caisse

Sur la base des résultats du mois/trimestre, le caissier doit indiquer sur le dernier intercalaire pour cette période combien de feuilles du livre de caisse ont été compilées au cours de ce mois/trimestre. Toutes les fiches signées et vérifiées par le caissier doivent être conservées par lui pendant un an. Au fur et à mesure qu'elles s'accumulent (ou à la fin de l'année), les feuilles sont cousues ensemble et piquées.

2. Dans le cas où le livre de caisse est rempli de manière dactylographiée, c'est-à-dire quotidiennement, toutes les informations sont saisies par le caissier immédiatement dans le programme comptable, par exemple, dans "1C: Enterprise" ou autre (ou si le livre est conservé dans un programme bureautique comme Excel), il faut le faire.

Comment assembler correctement des documents et les numéroter

Il existe un autre dispositif très pratique et utile pour fixer divers types de papiers - un classeur. La principale différence entre un classeur et une machine à agrafer des documents est qu'elle fait des trous immédiatement sur toute la longueur de la feuille et les fixe avec des ressorts.

Si vous ne savez pas comment la documentation est correctement assemblée et archivée, ou si vous ne voulez pas vous occuper de cette affaire pendant longtemps, vous devrez peut-être coudre une très grande quantité de papier en peu de temps, alors il y a un appareil spécial. C'est un croisement entre une perceuse électrique et une machine à coudre.

05 août 2018 120