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Rapports avancés en 1s 8.3. Informations comptables

Comment remplir un acompte dans 1C 8.2

Dans cet article, nous examinerons le remplissage et les principes de base du travail avec l'un des documents assez courants en comptabilité, à savoir le document « ». dans le programme 1C Accounting 8.2 s'effectue de la même manière que dans les versions antérieures des programmes 1C version 8. Cependant, il existe quelques différences.

Comme vous le savez, les avances contre déclaration sont délivrées par arrêté du chef d'entreprise sur la base d'une demande écrite du bénéficiaire indiquant l'objet de l'avance.

Nous réaliserons un exemple de remplissage du document « Rapport avancé » dans la configuration Comptabilité 1C pour l'Ukraine. Les lecteurs de notre site de Russie, de Biélorussie et du Kazakhstan ont déjà l'idée que les actions et algorithmes de base pour travailler avec les programmes 1C sont similaires dans les localisations de ces pays. Par conséquent, acquérir des compétences pour travailler à la fois avec les notes de frais et d'autres documents sera pertinent pour les comptables utilisant presque toutes les versions de 1C 8.x.

Ouvrons le document « Rapport avancé ». Cela peut être fait en allant dans l'un des onglets du panneau de fonction « Trésorerie » ou « Production » et en sélectionnant la position correspondant au document. L'utilisation du bouton « Caissier » dans le menu principal conduira également à un résultat similaire.

Après avoir ouvert le journal des documents dans lequel sont stockés les enregistrements des documents « Rapport avancé », nous créerons un nouveau document. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « +Ajouter ».

Nous commençons à remplir le document en définissant les valeurs des détails situés dans l'en-tête du document. Nous sélectionnons les valeurs de l'organisation, de l'entrepôt, et indiquons la finalité si nécessaire. Assurez-vous de sélectionner une personne qui rendra compte de l'avance. Si l'annuaire des particuliers ne contient pas l'entrée requise, vous pouvez la créer sans quitter le processus de remplissage du document principal.

La sélection d'un individu se fait en cliquant sur le bouton « … » à droite, dans le champ « Individu ». affronter".

Vous pouvez discuter de l'opération et poser des questions à ce sujet sur .

Sur notre site Internet, vous trouverez des articles sur les sujets suivants :

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Très souvent, dans le cadre des activités économiques d'une organisation, les employés de l'entreprise reçoivent des fonds en espèces et non en espèces (également des documents monétaires) à des fins de reporting. Qui sont ensuite utilisés pour répondre aux besoins professionnels de l'entreprise, pour acheter des billets de voyage et pour payer les services hôteliers lors de voyages d'affaires. La liste des endroits où les fonds responsables peuvent être utilisés est très longue et n'est réglementée par personne. Regardons dans cet article le sujet où se trouve et.

Comment trouver un rapport préalable dans le programme 1C

Pour retrouver un rapport préalable, il faut sélectionner la rubrique « Banque et caisse » dans le menu principal du programme « 1C : Comptabilité » version 8 Interface Taxi, puis dans le bloc « Caisse » rechercher la position « Rapport préalable » . Après ces étapes, vous serez redirigé vers le journal « Rapports avancés ». Ensuite, cliquez sur le bouton « Créer ».

Un rapport préalable apparaît à l'écran, qui doit être rempli, sur la base des documents primaires remis au service comptable de l'entreprise et joints au rapport préalable.

Remplir un rapport préalable dans le programme 1C

Les champs suivants sont renseignés dans l'en-tête du document :

Date de;
Nombre;
Organisation;
La personne responsable peut être un employé de l'organisation ou une personne physique agissant en vertu d'une procuration ;
Un entrepôt est sélectionné si des biens et des biens matériels sont achetés, qui sont ensuite remis à l'entrepôt à la personne financièrement responsable.

Le document, dans la partie tabulaire, comporte plusieurs onglets ; ils sont remplis en fonction des documents joints à la note de frais et des fonds reçus par le déclarant :

Avances;
Marchandises;
Emballage consigné ;
Paiement;
Autre.

Pour que le premier onglet soit automatiquement renseigné dans la partie tabulaire du document lorsque le responsable reçoit une avance, il est nécessaire de créer un rapport préalable basé sur. Cela peut se produire lorsque vous sélectionnez « Créer sur la base de » deux positions, dont l'une est « Retrait d'espèces », l'autre « Radiation du compte courant ».

Sur le premier onglet, un poste est également renseigné lors de la délivrance de documents monétaires au rapport, il peut s'agir par exemple d'un titre de transport acheté par un organisme.

Vous ne pouvez pas créer un rapport d'avance à partir des transactions saisies dans la base de données, mais sélectionner manuellement le document à réception de l'avance pour le sous-rapport en cliquant sur le bouton « Ajouter ». Après ces étapes, le champ de la partie tabulaire du premier onglet « Avancées » devient actif.

Lorsque vous achetez des marchandises contre de l'argent, à partir d'un montant responsable, vous devez remplir le deuxième onglet, appelé « Marchandises ».

Dans ce cas, dans la partie tabulaire du document, vous devez saisir les données suivantes :

Document de dépenses ;
La gamme de produits est sélectionnée dans l'annuaire ;

Attention, si ce produit n'est pas dans le répertoire « Nomenclature », alors vous devez au préalable remplir une fiche le concernant, qui indique le nom, l'unité de mesure et d'autres détails.

Quantité;
Prix;
Taux de TVA ;
Nom du fournisseur, extrait de l'annuaire « Contreparties » ;
Détails de la facture;
Comptes de frais et compte TVA.

Le montant et le total seront renseignés automatiquement.

Lors du paiement de biens ou de services à des contreparties à partir de fonds comptables, le quatrième onglet de la note de frais est rempli, appelé « Paiement ». Lorsque vous cliquez dessus, une section tabulaire s'ouvre dans laquelle vous devez remplir les données suivantes :

La pièce de dépenses est le nom du document ;
Contrepartie et accord ;
Le contenu de l'opération est renseigné manuellement, sans référence à l'ouvrage de référence.

Les comptes de règlement auxquels sera imputé le montant des frais sont renseignés automatiquement, il s'agit du compte 60 « Fournisseurs et entrepreneurs », mais ce compte peut être modifié en se référant à l'annuaire « ».

Le cinquième onglet «Autre» est rempli non seulement en cas de fourniture de documents liés au voyage d'affaires d'un employé, mais également pour payer les besoins professionnels de l'entreprise et d'autres dépenses.

Comme sur les autres onglets, renseignez :

Document (dépense);
Nomenclature;
Montant de la TVA;
Le total est renseigné automatiquement ;
Fournisseur;
L'indicateur est positionné dans la colonne « Facture » s'il y a ou non une facture ;
L'indicateur est renseigné dans la colonne « BSO » qu'il s'agisse d'un formulaire de reporting strict ou non ;
Remplissez les détails de la facture ;
Le compte de coûts pour la comptabilité (comptabilité) est sélectionné dans le plan comptable, et le sous-compte de coûts est également sélectionné dans le répertoire ;
Le compte de dépenses pour NU (comptabilité fiscale) est sélectionné dans le plan comptable pour la comptabilité fiscale, et le sous-compte de dépenses est également sélectionné dans le répertoire ;
Sélectionnez un compte TVA.

Les organisations émettent régulièrement des fonds responsables à leurs employés. Les employés dépensent cet argent pour répondre à leurs besoins professionnels : frais de déplacement, frais postaux, achat de fournitures de bureau, immobilisations. Le document qui reflète les dépenses des personnes responsables est appelé rapport préalable. Comment faire un rapport préalable dans 1C 8.3 Comptabilité étape par étape ? Comment enregistrer les indemnités journalières dans un rapport préalable en 1C 8.3 ? Nous répondrons à ces questions dans l’article.

A lire dans l'article :

Un rapport préalable est préparé pour chaque employé à qui de l'argent a été remis en contrepartie du rapport. Il se compose de deux sections.

Dans le premier, vous pouvez voir :

le montant de la dette au moment de l'établissement du rapport soit de l'organisation envers le salarié (dépense excessive), soit du salarié envers l'entreprise ;
combien d'argent a été émis selon le rapport préalable ;
le montant total des dépenses selon le rapport préalable ;
solde de la dette due au comptable.

Dans la deuxième section, vous pouvez voir en détail à quoi le comptable a dépensé l’argent. Vous pouvez faire une note de frais en 1C 8.3 en 4 étapes.

Étape 1. Ouvrez la fenêtre « Rapports avancés » dans 1C 8.3

Rendez-vous dans la rubrique « Banque et Caisse » (1) et cliquez sur le lien « Rapports avancés » (2).

Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous verrez une liste de tous les rapports avancés. Pour créer une nouvelle note de frais, cliquez sur le bouton « Créer » (3).

Une fenêtre de génération d'un rapport préalable s'ouvrira. Cela ressemble à ceci :

Étape 2. Remplissez les détails de base du rapport préalable dans 1C 8.3

Dans la partie supérieure de la note de frais, remplissez les champs : « Organisation » (4), « Personne responsable » (5), « Entrepôt » (6). L'entrepôt est rempli si le comptable a acheté des stocks ou des immobilisations.

Étape 3. Remplissez les sections de dépenses de la note de frais

"Avances". Reflètent ici les montants remis à l'employé pour déclaration ;
"Marchandises". Cet onglet est conçu pour enregistrer les biens achetés ;
"Emballage consigné." L'onglet est complété si le responsable a reçu des emballages consignés du fournisseur ;
"Paiement". Utilisez cet onglet si la personne responsable a payé le fournisseur pour les marchandises ;
"Autre." Cet onglet reflète les dépenses de voyage, postales, de transport et autres qui ne sont pas reflétées dans les autres onglets.

Parlons plus en détail du remplissage de ces onglets.

Avances

Dans l'onglet «Avances» (8), indiquez les montants remis au comptable. Pour le remplir, dans le champ « Document d'avance », sélectionnez dans la liste l'ordre d'encaissement souhaité. Le montant de l'avance sera renseigné automatiquement.

Marchandises

Si le comptable a acheté des biens ou des matériaux, indiquez leur nom et leur coût dans l'onglet « Biens » (9). Dans le champ « Document (dépense) », saisissez le type de document à partir duquel les objets de valeur ont été reçus, son numéro et sa date. Dans le champ « Nomenclature », indiquez le nom des biens ou matériaux que le comptable a achetés à l'aide de cette facture. Remplissez également les champs « Quantité » et « Prix ». 1C 8.3 calculera les données pour le champ « Montant » du rapport préalable lui-même. Le « Compte comptable » 1C 8.3 sera déterminé automatiquement, en fonction du type d'éléments entrants (produits, matériaux, immobilisations).

Paiement

Si la personne responsable a payé des biens ou des services à partir du montant comptable, remplissez l'onglet « Paiement » (10) du rapport préalable dans 1C 8.3. Dans le champ « Document (dépense) », indiquez le type de document qui a été payé. Dans le champ « Contrepartie / accord », sélectionnez un fournisseur et indiquez les détails de l'accord avec lui. Dans « Contenu », saisissez l'objet du paiement, par exemple « Paiement des batteries ». Dans le champ « Remboursement de la dette », sélectionnez le document sur lequel le paiement a été effectué. Indiquez également le montant du paiement (champ « Montant »).

Autre

Remplissez l'onglet « Autres » (11) de la déclaration préalable en 1C 8.3 si le déclarant déclare un déplacement professionnel, ainsi que les dépenses de transport, postales et autres non reflétées dans les onglets précédents. Semblable aux onglets précédents, remplissez le « Document de dépenses ». Dans le champ « Nomenclature », sélectionnez les dépenses pour lesquelles le comptable déclare, indiquez le montant de la dépense (le champ « Montant »). Le champ « Compte de frais » du rapport préalable sera renseigné automatiquement par 1C 8.3.

Étape 4. Enregistrez et imprimez la note de frais de 1C 8.3

Après avoir rempli tous les champs de la note de frais dans 1C 8.3, vous pouvez publier et imprimer la note de frais. Cliquez sur le bouton « Passer » (12). Il existe désormais des écritures comptables pour la note de frais. Pour imprimer un document, cliquez sur le bouton « Imprimer » (13).

On apprend à établir des notes de frais à l'aide d'exemples (1C : Comptabilité 8.3, édition 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

D’après mon observation, pour les comptables débutants, la préparation des notes de frais constitue au début un défi de taille.

Aujourd'hui, nous examinerons les bases de cette question, ainsi que les cas les plus populaires de la vie. Nous réaliserons toutes les expériences en 1C : Comptabilité 8.3 (édition 3.0).

Alors commençons

Ce n'est pas à moi de vous dire que 71 comptes sont responsables des règlements avec les responsables du service comptable :

Problème actifs est répercuté sur l'employé au débit de ce compte et la radiation - sur le crédit.

Eh bien, par exemple, ils ont distribué 5 000 contre un rapport de la caisse enregistreuse :

Pourquoi ai-je dit actifs? En effet, nous pouvons donner au salarié :

Espèces (de la caisse à la caisse)
Fonds non monétaires (transfert du compte courant de l'organisation vers le compte carte de l'employé)
Documents financiers (par exemple, billets d'avion pour un voyage d'affaires)

Examinons chacun des exemples répertoriés ci-dessus.

Retrait d'espèces à la caisse

Pour émettre une avance à la caisse, nous émettons un ordre d'encaissement (dans les trois premiers, il s'agit du document « Retrait d'espèces ») :

Dans le type d'opération nous indiquons « Délivrance à une personne responsable » :

Le câblage s'est déroulé comme ceci :

Émission de fonds non monétaires

Dans ce cas, les fonds sont transférés sur le compte carte du salarié (le compte auquel est liée une carte bancaire, avec lequel le salarié peut retirer cet argent).

Dans la troïka, cette opération est formalisée par le document habituel « Radiation du compte courant » :

N’oubliez pas non plus d’indiquer dans le formulaire de l’opération « Transfert à un responsable » :

Le câblage s'est déroulé comme ceci :

Délivrance de documents monétaires

Un document monétaire peut être, par exemple, un billet d'avion qu'une organisation a acheté pour un employé qui part en voyage d'affaires.

Après achat, ce billet est comptabilisé au débit du compte 50.03 :

Lors de la délivrance de ce titre de transport à un salarié pour déclaration (avant un déplacement professionnel), le service comptable établit le document « Délivrance des documents monétaires » :

Et sur l'onglet « Documents de caisse », ce même ticket est indiqué :

L'affichage s'est déroulé comme ceci (le ticket a été radié du compte 50.03) :

Je citerai spécifiquement :

Nous avons le droit de délivrer des rapports uniquement aux employés de l'organisation - aux personnes avec lesquelles nous avons conclu un contrat de travail ou de droit civil.
La liste de ces personnes est approuvée par un arrêté distinct du chef.
Le même arrêté précise le délai maximum dans lequel le salarié doit se présenter au service comptable ; si un salarié part en déplacement professionnel, ce délai est automatiquement prolongé jusqu'à son retour.

Rapports des employés

Mais les actifs sont donnés à un employé pour une raison, mais pour remplir une certaine mission officielle. Vient donc le moment où le salarié doit se présenter au service comptable sous le formulaire AO-1.

Il s'agit d'un formulaire imprimé qui indique :

tout ce que nous avons donné à l'employé pour rapport
tout ce pour quoi il a dépensé cet argent (ou ne l'a pas dépensé, ou peut-être qu'il y a eu une dépense excessive)
Les pièces justificatives (chèques, factures, actes, tickets...) sont jointes à ce formulaire.

Voici un exemple du formulaire AO-1 :

Ce rapport (AO-1) est établi par le salarié en collaboration avec le service comptable et approuvé par le responsable. Tout en bas, est indiqué le nombre de documents et de feuilles sur lesquels ils sont joints au rapport (les chèques sont généralement collés en paquets entiers sur des feuilles A4).

Ainsi, pour imprimer un tel rapport (AO-1), annuler les dettes sur 71 comptes d'un employé, et également accepter les dépenses dans les trois premiers, il existe le document « Rapport anticipé » :

Passons brièvement en revue ses favoris :

Exemples de rapports préliminaires de la vie

Remplissez l'onglet « Avancées » :

Il faut dire que cet onglet n'est affiché d'aucune façon dans les affichages de documents, mais n'est disponible que pour le formulaire imprimé AO-1.

Remplissez l'onglet « Produits » (nous avons acheté un tas de tout et l'avons mis sur dix) :

Voici les publications pour ce signet :

Nous remplissons l'onglet « Paiement » (nous remboursons la dette aux fournisseurs, ou payons une avance) :

Voici le câblage :

Exemples de remplissage de l'onglet "Autre".

Paiement des services de communication :

Paiement des annonces dans les journaux :

Annulation de l'indemnité journalière et de la dette pour les titres de transport :

Paiement de certaines prestations (immédiatement facturées au 26) :

D'ailleurs, sur les onglets « Produits » et « Autres » il y a une case à cocher « SF », si vous la cochez, alors la facture reçue sera inscrite sur cette ligne.

Rapport préalable- il s'agit d'un document de forme standard confirmant la dépense de l'avance, établi et présenté par le responsable, appuyé par des pièces justifiant la dépense. Il reflète des informations sur les montants reçus, les dépenses réelles engagées, le solde des montants comptables ou leur dépassement de budget.

Exemples de dépenses :

achat de matériaux, d'OS, de marchandises, d'essence, etc. ;
affranchissement;
déplacements et dépenses quotidiennes ;

Localisation du Rapport Avancé dans le programme 1C Comptabilité 8.3 : section Banque et caissier- groupe Caisse- document Rapport préalable :

Le rapport préalable en 1C 8.3 est établi dans la devise dans laquelle les fonds ont été délivrés au salarié - la personne responsable. Autrement dit, si un règlement en espèces a été émis à un employé en devise étrangère, le rapport préalable doit alors être reflété en devise étrangère.

Le rapport préalable dans 1C 8.3 est généré par défaut en roubles. Pour changer la devise, suivez le lien Modifier les prix et la devise et dans la fenêtre des paramètres ouverte, sélectionnez la devise :

Le document comporte plusieurs parties tabulaires :

Sur le marque-page Avances les informations sur les fonds émis sont indiquées et les documents suivants sont reflétés :

Débit du compte courant ;
Délivrance des documents monétaires :

Sur le marque-page Marchandises– les fonds délivrés à une personne responsable peuvent être dépensés pour l'achat de biens. Cet onglet reflète les documents suivants présentés pour les actifs acquis :

Chèques ;
Factures ;
Factures :

Signet Emballage consignéà remplir si la personne responsable a acheté des emballages consignés :

Signet Paiement. Avec de l'argent, l'employé pourrait également rembourser toutes les dettes antérieures de l'organisation envers les contreparties, ou verser une avance à la contrepartie :

Sur le marque-page Autre Toutes les autres dépenses sont reflétées :

Frais d'achat de billets ;
Pour les services (de représentation), etc. :

Comment faire un ordre de dépenses (RKO) dans 1C 8.3

Pour créer un document de rapport avancé dans 1C 8.3, vous devez créer un document , qui se trouve dans la section Banque et Trésorerie, dans le journal des ordres de sortie de caisse :

Cliquez sur le bouton Créer et remplissez les détails requis du document :

Type d'opération– sélectionnez Envoyer à une personne responsable ;
Sur le terrain Destinataire nous sélectionnons un employé à qui nous émettrons des fonds ;
Précisez le montant ;
Choisir Article en espèces(via Sélectionner) – Délivrance des fonds au comptable :

Remplissons les champs Base et application :

Comptabilisation du document Ordre d'encaissement

Postez le document (bouton Publier) et voyez quelles transactions ont été générées :

Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Ainsi, nous réalisons et fermons la caisse enregistreuse en 1C 8.3.

Comment remplir un rapport avancé dans 1C 8.3

Passons à Rapport préalable et créez-en un nouveau à l'aide du bouton Créer. Remplissez les champs obligatoires du document :

Sur le terrain Personne responsable Nous indiquons l'employé de l'organisation qui a soumis le rapport préalable au service comptable ;
Sur le terrain Action Nous indiquons l'entrepôt de l'organisation, qui affichera les matériaux achetés par l'employé ;
Partie tabulaire. Sur le marque-page Avancesà travers Ajouter saisir le document de paiement anticipé :

RKO, qui a été formé plus tôt :

L'employé a présenté une pièce justificative - une facture du vendeur. Affichons-le sur le signet Marchandises Cliquez sur le bouton Ajouter et saisissez les informations sur le produit acheté :

Nous indiquons des informations sur le bon de livraison et la facture ;
Nous mettons une coche dans le champ « SF » du fournisseur.
Nous saisissons les données de la facture et après comptabilisation du document, il est créé automatiquement par le programme 1C Comptabilité 8.3 :