hogar » Finanzas » Reglas para completar la tarjeta personal de un empleado t 2. Tarjeta personal del empleado: complétela correctamente

Reglas para completar la tarjeta personal de un empleado t 2. Tarjeta personal del empleado: complétela correctamente

Las tarjetas personales de los empleados son utilizadas por las instituciones con el fin de tener registros completos del personal. La ley obliga a los gerentes a encargarse de crear dicha tarjeta para cada empleado. El formulario para estos documentos es el formulario T-2. Fue aprobado y unificado por Resolución No. 1 del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia y ha conservado su estructura original desde enero de 2004.

Modelo y formulario en blanco de la tarjeta personal de un empleado.

ARCHIVOS

Cómo está estructurado el formulario. Características clave

Las tarjetas personales de los empleados son la base necesaria para crear un fichero de tarjetas de todos los empleados de la institución. Se guardan en un archivador en orden alfabético. Si una institución tiene muchos empleados, los documentos se pueden estructurar por departamento. No existen requisitos legales claros para archivar un archivador. Lo único que se necesita es que cada empleado tenga una tarjeta personal en formato T-2.

El formulario T-2 consta de 4 páginas. La información que contiene se divide en 11 bloques temáticos. La tarjeta debe ser completada por una persona del servicio de personal, y si esto es imposible por algún motivo, por el titular de la institución.

El formulario T-2 tiene varias características importantes:

Las páginas 1 y 2 se completan en el momento de la contratación de una persona para un puesto, y las páginas 3 y 4, durante el proceso de su trabajo;(las imágenes a continuación y el ejemplo en sí están diseñados específicamente para el documento que usted crea cuando un empleado se une a usted;
la tarjeta se crea a partir de una serie de documentos presentados por el propio empleado;
para un llenado más sencillo y conveniente, se permite el uso de programas informáticos;
No se permite la emisión de una tarjeta T-2 por parte del propio empleado.

¡Importante! Sólo los empresarios están exentos de la obligación de crear tarjetas personales. Pero incluso ellos mismos a menudo conservan tarjetas para utilizarlas en tareas de gestión.

Información general sobre cómo completar la tarjeta.

La legislación no establece plazos claros para la creación de una tarjeta T-2. La mejor opción es crearlo en el momento en que se contrata a una persona para un puesto, pero puedes esperar. Lo principal es que la nota del libro de trabajo sobre la contratación para el puesto esté duplicada en la tarjeta.

Para crear con éxito una tarjeta T-2, se requieren varios documentos:

contrato de empleo;
una orden emitida por el empleador;
pasaporte;
libro de trabajo (u otra forma de confirmar la experiencia laboral);
certificado de seguro de pensión;
diploma u otra evidencia de educación, calificaciones, conocimientos especiales;
para personas que pueden ser reclutadas en el ejército: documentos de registro militar;
autobiografía (opcional: el empleado puede proporcionar información oralmente).

¡Importante! Las características específicas del trabajo para el que se contrata a una persona a veces requieren la presentación de documentos adicionales. El empresario está obligado a solicitarlos para que la información de la tarjeta T-2 esté completa.

Para completar la sección 2, que contiene información sobre el registro militar, necesitará los siguientes documentos:

para personas en la reserva: un certificado temporal o una identificación militar completa;
para personas que pueden ser reclutadas: confirmación de que la persona está sujeta a reclutamiento.

Relleno. Ejemplo detallado

El formulario T-2 es un documento bastante grande, por lo que consideraremos completarlo por separado para cada una de las 11 subsecciones. Para comprender mejor la estructura del mapa y saber qué subsecciones hay, . Este documento en formato *.xls no contiene errores y puede ser utilizado de forma segura tanto con fines informativos como en el trabajo directo del servicio de RRHH.

Cómo completar el encabezado de la tarjeta personal de un empleado

El encabezado contiene los códigos OKUD y . En este caso, OKUD es el código de la propia tarjeta y OKPO es el código de la institución, según datos estadísticos. Además, deberá ingresar el nombre completo de la institución (no se permiten abreviaturas). Después del nombre hay que poner una coma y escribir la dirección (preferiblemente real, no legal). Esto queda a tu criterio, no lo indicamos en el ejemplo.

La fecha se ingresa en el formato DD.MM.AAAA (por ejemplo, 01/08/2016).
Número personal– este es el número de serie asignado al empleado en la institución.
ESTAÑO no es necesario entrar. No es necesario que una persona lo proporcione al solicitar empleo, por lo que el campo puede dejarse en blanco.
(número de seguro) es obligatorio. Una persona debe proporcionarlo en relación con la Parte 1 del artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Si este es su primer empleo, entonces, en relación con la Parte 4 del mismo artículo, el empleador debe emitir SNILS.
"Alfabeto"– este es un campo para ingresar la letra inicial del apellido del empleado.
La naturaleza del trabajo se ingresa según la orden del empleador. Puede ser permanente o temporal.
Piso Puedes indicarlo con la letra M/F, o puedes escribir la palabra completa.

¡Importante! El tipo de trabajo indicado en T-2 solo puede ser uno: el principal. Si una persona trabaja a tiempo parcial, no se le creará una tarjeta porque tiene una en su trabajo principal.

Rellenar el formulario T-2 por tramos

Sección 1. Información general

Esta sección debe completarse con información del pasaporte del empleado. La información debe ingresarse de manera legible, sin abreviar nada. Hay características que se deben tener en cuenta a la hora de cumplimentar:

La fecha de nacimiento se ingresa en su totalidad (por ejemplo, 23 de mayo de 1982), y en el campo “Código” se duplica en el formato DD.MM.AA (23/05/82).
La entrada del lugar de nacimiento no puede tener más de 100 caracteres. Puede utilizar abreviaturas geográficas (ciudad, región, pueblo, etc.), pero palabras como pueblo, aldea, kishlak, aul deben escribirse en su totalidad.
Si tiene doble ciudadanía, deberá indicar el nombre del país del que es ciudadano el empleado.
El nombre de la institución educativa de la que se graduó el empleado se puede abreviar sin comprometer el significado.
La duración del servicio debe calcularse sobre la base del párrafo 61 del Instructivo, que fue aprobado por Resolución No. 192p de la Junta del Fondo de Pensiones.
Los nombres completos de los miembros de la familia se ingresan completos, sin abreviaturas.

Si el registro y el lugar de residencia real son idénticos, no es necesario duplicar la dirección. La segunda columna simplemente no está completa.

El punto más difícil de la sección 1 es la codificación. Los errores en ellos son inaceptables:

OKATO– código de localidad, aprobado por Resolución No. 413 de la Norma Estatal de la Federación de Rusia;
OKIN– código de ciudadanía del empleado (ciudadanía de RF – 1, doble – 2, extranjero – 3, sin ciudadanía – 4);
OK ENTONCES– código de la profesión o especialidad adquirida por el empleado en el proceso de formación;
– otra forma de código de especialidad.

¡Importante! El empleado de RR.HH. tiene acceso a todas las codificaciones. No puede exigir estos códigos a la persona para quien se crea la tarjeta.

Sección 2. Información sobre el registro militar

Los registros militares se utilizan para completar esta sección. No debería haber dificultades a la hora de cumplimentar, porque los requisitos de la tarjeta T-2 son sumamente claros. Sin embargo, hay varias características importantes:

No es necesario completar el punto 1 si la persona que solicita el puesto es un oficial de reserva.
El punto 3 se cumplimenta sin abreviaturas.
El punto 7 puede cambiar, así que rellénelo a lápiz.
La sección 2 debe ser revisada y firmada por el Inspector de Recursos Humanos.
Además de la firma, se deberá indicar su transcripción y el cargo del inspector.
El empleado también debe firmar esta sección.

Sección 3. Contratación. Traducciones

La duración del servicio del empleado depende completamente de esta sección, por lo que los errores son inaceptables. El documento principal a completar es la orden del gerente. Toda la información indicada en el apartado 3 deberá estar duplicada en el libro de trabajo. El empleado debe firmar todas las entradas de la sección.

Sección 4. Certificación

El punto principal de esta sección es la “Decisión de la Comisión”. Esta columna debe contener texto oficial, como "adecuado para el puesto que ocupa". En caso de discrepancia se escribe “no cumple”, y si es necesaria una recertificación, así se indica en la decisión de la comisión especial.

Las fechas de certificación y creación del protocolo se registran en el formato DD.MM.AAAA. La base para completar esta sección es el documento emitido a la persona en el momento de la certificación.

Secciones 5-6. Capacitación. Reciclaje profesional

Estos apartados se completan según los documentos de la persona que solicita un puesto de trabajo, o según información del departamento de formación de personal. No hay dificultades especiales para completarlos. Las fechas deben especificarse en el formato DD.MM.AAAA. Es obligatorio completar todas las secciones (excepto en los casos en que no hay nada que escribir, por ejemplo, en ausencia de calificaciones o reciclaje).

Sección 7. Premios

Este apartado incluye cualquier tipo de incentivo que el empleado haya recibido durante su vida laboral. Los motivos son el artículo 191 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y las leyes locales. Además de las notas sobre premios y títulos honoríficos, es necesario enumerarlos. Las abreviaturas son aceptables si no implican una pérdida de significado.

Sección 8. Vacaciones

Esta sección proporciona información sobre cada licencia recibida por el empleado:

vacaciones anuales regulares;
irse sin pagar;
licencia para cuidar a un niño.

Es necesario indicar el tipo de licencia, su duración, duración y motivos de su concesión. Si las vacaciones se utilizaron en partes, el año laboral aún se calcula en su totalidad.

¡Importante! Si un empleado trabaja en una institución durante mucho tiempo, la sección de vacaciones se desbordará. Posteriormente se crea un “Anexo a la tarjeta personal del empleado”. Esta adición debe tener un encabezado similar al encabezado del documento principal, así como una parte tabular de la sección que falta.

Sección 9. Beneficios sociales

Esta sección incluye toda la información sobre los beneficios proporcionados al empleado de acuerdo con la legislación de la Federación de Rusia.

Sección 10. Información adicional

No es necesario escribir nada en absoluto en esta sección. La única base para cumplimentarlo es el deseo del empleador. Este puede contener información sobre los estudios del empleado, asistencia a determinados cursos, grupo de discapacidad, etc.

Sección 11. Terminación del contrato de trabajo.

Las características de completar esta sección son las mismas que las de la sección 3. La única diferencia es que la firma debe ser firmada no solo por el empleado, sino también por el inspector de recursos humanos. La fecha de despido es el día en el que el empleado realizó efectivamente su trabajo por última vez.

Errores comunes al completar el formulario T-2

Sucede que los empleados de RR.HH. cometen errores en la tarjeta personal de un empleado. Esto no tiene consecuencias especiales y no perjudica al propio empleado. Pero si hay muchos errores, durante una auditoría externa el departamento de recursos humanos puede recibir una multa por un trabajo de mala calidad.

Los principales errores que ocurren con mayor frecuencia:

Usando caracteres especiales

Barra oblicua (/) , colon (:) , signo igual (=) y otros caracteres especiales no se pueden utilizar en el formulario T-2. Están especialmente prohibidos en la zona de codificación.
Llenado inexacto. El texto puede extenderse más allá de los márgenes previstos si es necesario. Pero no debería entrar en la zona de codificación. Si hay al menos una letra en esta zona, la tarjeta se considerará formalmente dañada y será necesario reescribirla.

guiones

Este error común se debe a que en muchos otros documentos los guiones son aceptables o incluso obligatorios. No deberían estar en el formulario T-2. Si no hay nada que escribir en la columna, debe dejarse completamente vacía.

Llenar un formulario en una computadora

El llenado inicial del T-2 (al momento de la contratación) se puede realizar en computadora o manualmente. Pero los registros hecho durante el trabajo empleado, ¡Debe hacerse estrictamente a mano! El empleado debe estar familiarizado con estos registros contra recibo.

¡Importante! Una tarjeta dañada (ver error 2) solo se puede reescribir tras su finalización inicial. Si el documento se dañó durante entradas posteriores, no se puede reescribir ni reimprimir.

Esperamos que este material le haya ayudado a obtener una tarjeta de empleado personal. No olvides guardar la página en las redes sociales: ¡te resultará útil!

Cada empresa debe tener un archivador en el que se guarden las tarjetas personales de los empleados obligados al servicio militar. No existe una forma única de su creación. Sólo existen ciertas recomendaciones para crear un archivador de este tipo. Todo lo que contiene debe estar ordenado alfabéticamente o por divisiones estructurales.

¡Importante! Las tarjetas personales del formulario T-2 son una parte integral del mantenimiento de registros militares en la empresa.

Y esto no depende de su forma de propiedad ni de su tamaño.

Documentos para completar la tarjeta de registro militar T-2.

Al contratar a un nuevo empleado, el oficial de personal debe pedirle que proporcione documentos que confirmen o rechacen su afiliación con deberes militares. Estos podrían ser boletos militares, tarjetas de identificación, etc. Se les solicitará que completen la tarjeta personal del empleado.

Además, el oficial de personal utiliza los siguientes documentos para ingresar datos en el formulario T-2:

pasaporte de un ciudadano de la Federación de Rusia;
certificado de seguro de pensión;
libro de trabajo;
certificado de finalización de estudios en una institución educativa (los estudiantes necesitarán un certificado del lugar de estudio);
certificado de registro de ciudadano en el Servicio de Impuestos;
para contratar un nuevo empleado.

Se indica otra información en base a los datos proporcionados por el propio empleado. Por ejemplo, conocimiento de idiomas extranjeros, formación adicional, etc.

Reglas para completar una tarjeta de registro militar personal.

Al ingresar datos en el Formulario T-2, un empleado de personal debe guiarse por los estándares establecidos. Si la tarjeta contiene codificaciones incorrectas, se considera dañada. Sólo es necesario introducir ciertos códigos. Sus transcripciones se pueden encontrar en las Recomendaciones Metodológicas o directamente en el formulario T-2.

Si hay respuestas negativas a determinados puntos de la tarjeta, la parte codificada permanece vacía. El nombre del mes está escrito completo y el año se indica con 4 dígitos. Por ejemplo, 15 de agosto de 2017.

Las fechas están codificadas en números arábigos. Inicialmente anotaban la fecha, luego el mes y después el año. Por ejemplo, 24/06/2018.

¡Importante! Al completar los datos, debe guiarse por el Decreto Gubernamental No. 26 del 06/04/01.

Llenar el registro militar T-2

La tarjeta personal consta de cuatro páginas. Toda la información que contiene está dividida en 11 bloques temáticos. Las dos primeras páginas se completan cuando se contrata a un empleado, 3-4 páginas, durante su trabajo. La legislación no prohíbe mantener el T-2 en formato electrónico. Al comprobar el formulario, deberá imprimirlo.

Nota. Vale la pena considerar que los empresarios individuales están exentos de completar tarjetas en el formulario T-2.

Ingrese la siguiente información en el encabezado del documento:

nombre de la organización (no se permiten abreviaturas);
su código OKPO;
Código OKUD (código de la propia tarjeta personal)
dirección de la organización.

Después de esta sección hay una tabla. Contiene la fecha y el número de personal del empleado que le fue asignado al momento de su contratación. Vale la pena señalar que al momento del empleo, un empleado no está obligado a proporcionar un TIN. Por lo tanto, este campo se puede dejar en blanco.

Luego de esto, indique los siguientes datos:

SNILS. Este es su número de seguro. Su cumplimentación es obligatoria. Si un empleado consigue un trabajo por primera vez, el empleador le emite SNILS.
"Alfabeto". Este campo está destinado a indicar la primera letra del apellido del empleado.
Naturaleza del trabajo. Aquí debe indicar cómo está registrado el empleado: temporal o permanentemente.
Piso. Está indicado por las letras “M” y “F”.

El formulario T-2 se completa para los empleados que trabajarán en su lugar de trabajo principal. Los trabajadores a tiempo parcial no necesitan tener tarjetas.

Luego ingrese los datos de nacimiento del empleado: fecha (se deben tener en cuenta las recomendaciones de codificación), lugar de nacimiento (no más de 100 caracteres). Se permiten abreviaturas en el último campo. Por ejemplo, región - región. Y las palabras "ciudad", "stanitsa", etc. deben escribirse en su totalidad.

Si un empleado tiene doble ciudadanía, este hecho debe reflejarse en el documento. Es necesario indicar el nombre del estado del que es ciudadano el empleado. También debe ingresar información sobre la institución educativa. Esta información se indica sobre la base de los diplomas proporcionados por las instituciones educativas.

Además, la tarjeta incluye información sobre la experiencia laboral y los nombres de los familiares. Si el empleado está registrado y vive en el mismo domicilio, no es necesario duplicarlo. La segunda columna se deja en blanco.

Sección 1 – codificaciones. Completarlo se considera el más difícil. Los errores en él son inaceptables.

Designaciones:

OKIN – código de ciudadanía del empleado (1 – ciudadano, 2 – doble ciudadanía, 3 – ciudadano extranjero, 4 – apátridas).
OKATO – código de localidad. Está aprobado por Resolución No. 413 de la Norma Estatal de la Federación de Rusia.
OKSO – código de especialidad o profesión. Se coloca en base a la información del diploma de la institución educativa.
OKPDTR es también una designación de especialidad. Debe ingresar un código en este campo.

Una vez cumplimentada, esta sección deberá ser firmada por el empleado.

También es necesario codificar la información sobre el conocimiento de lenguas extranjeras. Hay designaciones especiales para esto: 3 – Hablo con fluidez, 2 – Leo y puedo explicarme, 1 – Leo y traduzco con un diccionario. Es necesario indicar el código de idioma que habla el empleado. Por ejemplo, el conocimiento del inglés se indica con el código 014.

La educación también está sujeta a codificación:

general (inicial) – 02;
general básico – 03;
promedio general – 07;
profesional inicial – 10;
secundaria profesional – 11;
educación superior incompleta – 15;
superior – 18;
posgrado – 19.

Codificación de información sobre estado civil:

1 – no era miembro;

2 – está en matrimonio registrado;

3 – matrimonio civil;

4 – viudo (viuda);

5 – divorciado (divorciado);

6 – separado (roto).

Todas las codificaciones deben obtenerse del empleado de recursos humanos. La persona contratada no está obligada a conocerlos.

Cómo completar el “registro militar” en T-2

Este elemento debe completarse sobre la base de una identificación o certificado militar. El empleado proporciona estos documentos al momento de la contratación.

Entonces, en el primer párrafo se ingresan datos sobre el empleado que es oficial de reserva. La columna "Ciudadanos sujetos a servicio militar obligatorio" no está completa. En el segundo párrafo “Rango militar”, se indica el cargo de la persona obligada al servicio militar según la entrada en la cédula militar. En la columna "Ciudadanos sujetos a servicio militar obligatorio", indique "Sujetos a servicio militar obligatorio".

Punto 4 – “Designación del código completo de la VUS”. Se completa de acuerdo con la información del documento de identidad militar. Deberá indicarse la denominación completa del departamento. Por ejemplo, "113194A".

Codificaciones:

Una adecuada;
B – adecuado con restricciones menores;
B – uso limitado;
G – temporalmente incapacitado.

Si dicha información no se pudo encontrar en la identificación militar, se ingresa el código "A" en el artículo. En la columna "Ciudadanos sujetos a servicio militar obligatorio" también se indica una codificación similar.

Punto 6 – “Nombre de la comisaría militar del lugar de residencia”. La información sobre él se ingresa de acuerdo con la última entrada o sello en la identificación militar. La columna "Ciudadanos sujetos a servicio militar obligatorio" se completa de la misma manera.

Punto 7 – “Está en registro militar”. Esta sección se completa con un simple lápiz. La línea “a” está destinada a ingresar información en los casos en que exista una orden de movilización y/o un sello en la emisión y retiro de órdenes de movilización. La línea "b" está destinada a ingresar información sobre los ciudadanos que están reservados para la organización durante el período de hostilidades o para el período de movilización. La columna "Ciudadanos sujetos a servicio militar obligatorio" no está completa.

Punto 8 – “Nota sobre la eliminación del registro militar”. Esto es posible si el empleado ha alcanzado cierta edad o ha sido retirado del registro militar por no ser apto para el servicio militar. Se hace una nota "Eliminado del registro militar por motivos de edad" o "Eliminado del registro militar por motivos de salud". En la columna "Ciudadanos sujetos al servicio militar obligatorio" se hacen notas similares.

Una vez cumplimentada, esta sección deberá ser firmada por el empleado. También deberá poner una fecha de confirmación de los datos ingresados.

Rellenar apartados posteriores de la tarjeta T-2

Bloque 3 “Contratación. Traducciones." Los errores al completar esta sección son inaceptables. Todos los datos se ingresan según la orden del gerente de contratar a un nuevo empleado. La información de este bloque y del libro de trabajo debe ser similar.

Sección 4 – “Certificación”. Contiene los siguientes datos:

fecha de certificación;
decisión de la comisión de certificación;
enlaces a determinados documentos que indican la fecha de creación y números (protocolos, etc.).

Ingresar datos de capacitación o recertificación de calificación:

fechas de inicio y finalización de la institución educativa;
tipo de formación avanzada;
el nombre de la institución educativa donde estudió el empleado;
tipo de documento (certificado o diploma).

No es necesario que indiques nada en la columna “Bases” de este apartado. En algunos casos, refleja información sobre el pedido, que indica que el empleado es enviado a cursos de formación avanzada.

En el apartado 7, “Incentivos y Recompensas”, se indican los tipos de incentivos a los empleados. Se pueden aplicar en función de su actividad laboral. Estos incluyen incentivos financieros, premios estatales, etc.

Sección 8 – “Vacaciones”. Indica todas las licencias que le fueron concedidas al empleado. La base para completar esta sección son las órdenes de concesión de vacaciones. Es necesario indicar las fechas de inicio y finalización de las vacaciones. Además, el cuadro refleja las licencias sin goce de sueldo.

La Sección 9 proporciona información sobre cómo proporcionar beneficios al empleado.

Artículo 10 – “Información adicional”. En este bloque debe indicar información sobre la formación del empleado en cursos adicionales, cursos por correspondencia en la universidad y más. Si el empleado está discapacitado, esto también debe reflejarse en la tabla. Además, la sección prescribe la conclusión del MSEC sobre la naturaleza y condiciones de trabajo.

La sección 11 contiene información sobre el despido de un empleado (terminación de la relación laboral). La columna "Motivos de despido" se completa de acuerdo con la codificación especificada en el Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

Luego de cerrar la tarjeta personal del empleado (por despido), el empleado de personal la firma (indica el cargo y nombre completo). La tarjeta también está firmada por el empleado. Después de esto, se transfiere al archivo.

Muestra de cumplimentación de una tarjeta personal “Registro militar”

La tarjeta personal de un empleado se puede mantener en un formulario desarrollado y aprobado por el empleador de forma independiente, o en un formulario unificado T-2, aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1. Si el empleador mantiene una tarjeta personal en un formulario unificado T-2, que debe ingresar contiene toda la información requerida por este formulario.

Al registrar una tarjeta personal en el formulario No. T-2, se utilizan clasificadores de información, que contienen, en particular, códigos para completar las celdas: OKIN (Clasificador de información sobre la población de toda Rusia), OKSO (Clasificador de toda Rusia de Especialidades en Educación) y otros. Anteriormente, la codificación se utilizaba para procesar datos automáticamente. Ahora no es necesario codificar información. Si el empleador decide no ingresar códigos, las casillas de códigos de la tarjeta deben dejarse en blanco. No se pueden eliminar del formulario unificado T-2.

Muestra de cumplimentación del formulario unificado T-2

En el encabezado del formulario T-2, debe completar el nombre de la organización, OKUD, código OKPO. A continuación, complete la tabla:

fecha de elaboración de la tarjeta personal;
número de personal del empleado;
número de identificación fiscal del empleado;
número SNILS;
alfabeto (primera letra del apellido del empleado);
naturaleza del trabajo;
tipo de trabajo;
género del empleado.

La parte principal de la tarjeta consta de 11 secciones. En la Sección I debe completar información general sobre el empleado:

contrato de trabajo (número, fecha);
Nombre completo del empleado;
su lugar de nacimiento;
ciudadanía;
conocimiento de lengua extranjera;
educación de los empleados;
profesión;
Experiencia laboral;
si está casado;
composición familiar;
datos del pasaporte;
dirección del lugar de residencia (registro y dirección real de residencia).

La Sección II "Información sobre el registro militar" contiene información sobre el rango militar del empleado, categoría de reserva, etc.

En el Apartado III “Contratación y traslados a otro puesto de trabajo” se deberán cumplimentar los siguientes puntos:

la fecha a partir de la cual el empleado fue contratado por la empresa o trasladado a un nuevo lugar de trabajo;
subdivisión estructural;
especialidad, rango, clase de calificación. Esta columna se completa de acuerdo con la plantilla y OKPDTR;
tasa arancelaria, recargo (si se proporciona);
base;
firma personal del empleado.

La Sección IV "Certificación" consta de una tabla en la que es necesario completar información sobre los resultados de la certificación (si el empleador realiza la certificación de los empleados).

La Sección V “Capacitación avanzada” contiene información sobre la educación profesional adicional recibida por el empleado.

La Sección VI “Reentrenamiento profesional” contiene información sobre la educación profesional adicional recibida por el empleado. Normalmente, esta sección contiene información sobre la formación que el empleado completó mientras trabajaba para la empresa.

La Sección VII “Premios, incentivos, títulos honoríficos” contiene información sobre los premios a los empleados.

La Sección VIII “Vacaciones” contiene información sobre vacaciones.

En la Sección IX “Beneficios Sociales”, proporcione información sobre los beneficios, si los hubiere.

En la Sección X "Información Adicional", proporcione información adicional si es necesario.

En la Sección XI “Motivos de terminación del contrato de trabajo (despido)”, ingrese información sobre el motivo del despido.

Dado que la tarjeta personal contiene las firmas de las partes del contrato de trabajo, es decir, la firma del propio empleado, que confirma su conocimiento de la información ingresada en la tarjeta personal, debe estar en papel. Las tarjetas personales se pueden mantener en formato electrónico, pero en este caso deben existir versiones en papel con las firmas de las partes.

Consulte el formulario de muestra T-2 para completar el formulario correctamente y evitar errores. Arriba se proporciona una muestra de cómo completar el formulario unificado T-2.

Entre los documentos de RR.HH., la tarjeta personal del empleado es la principal fuente de información de cada empleado. El empresario está obligado a mantenerlo (modelo T2) para todos los empleados, incluso para los contratados a tiempo parcial. Instrucciones detalladas para completar, un formulario y un ejemplo ya preparado: sobre todo ahora mismo.

La legislación ha aprobado un formulario T2 unificado, que mantienen todas las organizaciones, independientemente de su forma de propiedad y número de personal. El documento contiene toda la información básica sobre el ciudadano:

Información sobre Educación;
información sobre experiencia profesional (experiencia, calificaciones de acuerdo con la educación recibida);
información personal (dirección, composición familiar);
datos sobre el lugar de trabajo actual (vacaciones, premios, reciclaje, etc.);
detalles de su pasaporte, diploma, identificación militar y algunos otros documentos.

Además de una única plantilla, existen varias otras opciones, que se analizan a continuación.

Forma t2

Este es el principal tipo de documento que se utiliza en la gran mayoría de los casos. El formulario se ve así.

formulario t-4

Diseñado específicamente para empleados que pertenecen al personal científico y docente:

científicos con título de candidato o de doctorado, así como con los títulos de profesor asociado, catedrático o académico;
profesores universitarios (incluidos profesores superiores y asistentes).

La diferencia de forma se debe a la presencia de columnas especiales (título académico, título, fecha de asignación y documentos relevantes).

Forma t2 GS

A cumplimentar si el empleado es funcionario. La diferencia con una forma normal es solo una. Aparece la Sección IV, que contiene información sobre la asignación de rango de clase u otros movimientos a lo largo de la escala profesional. Todas las demás secciones se completan exactamente de la misma manera, pero su numeración se desplaza en 1 punto (comenzando desde la sección "Certificación", que sigue al número V).

Documentos requeridos

Para un registro correcto es necesario llevar únicamente información confirmada, necesitará los siguientes documentos:

pasaporte de ciudadano;
orden de gestión que aprueba la contratación de un empleado;
Es necesario traer un libro de trabajo (para aquellos ciudadanos que trabajan por primera vez, lo expide el empleador);
si un ciudadano pertenece a la categoría de servicio militar, también presenta una identificación militar;
un documento que acredite el nivel de educación;
ESTAÑO y SNILS;
documentos que acrediten la finalización del reciclaje, cesión de títulos, etc. sujeto a disponibilidad;
un contrato de trabajo redactado con un empleado.

Todos los documentos se proporcionan en originales.

Instrucciones paso a paso para completar

La correcta ejecución de los documentos de personal es un requisito obligatorio para el departamento de personal, por lo que al completarlo se debe partir de las instrucciones oficiales, que se describen en detalle a continuación.

Sección I

Son los primeros apartados del formulario T2 los que componen la parte principal, que deberá cumplimentarse según las siguientes reglas:

El nombre de la empresa o empresario individual siempre se escribe completo. Sin embargo, también se permiten versiones abreviadas si fueron asignadas originalmente a la empresa y reflejadas en los documentos constitutivos pertinentes.
El número de personal único, que se asigna a cada empleado, debe constar únicamente de números (el número máximo de caracteres es 6). En este caso, la combinación no cambia incluso en los casos en que el empleado sea ascendido o transferido para trabajar en otra sucursal o departamento, etc.
En la columna "Alfabeto" es necesario indicar solo la letra con la que comienza el apellido del ciudadano.
Naturaleza del trabajo: aquí nos referimos a la duración prevista del contrato de trabajo firmado: la mayoría de las veces trabajo permanente y, si se trata de un trabajo estacional o a tiempo parcial, entonces temporal.
Tipo: la mayoría de las veces este es el trabajo principal, pero a veces un ciudadano trabaja a tiempo parcial (interno o externo).
El género se indica con letra mayúscula.
El nombre completo se anota como se indica en el pasaporte (patronímico, si está disponible). Y la fecha de nacimiento también se registra en formato de texto, por ejemplo: “28 de enero de 1991”.
El código de lugar de residencia se indica de acuerdo con OKATO.
La ciudadanía está prescrita por código.

El grado de habilidad para hablar en una lengua extranjera también se indica mediante códigos.

La designación de la educación también se realiza mediante códigos: los establece OKIN.

NOTA. El concepto de educación superior incompleta, también llamada incompleta, está abolido desde 2013, por lo que si un empleado actualmente estudia en una universidad, solo se tiene en cuenta la educación realmente recibida.

Las calificaciones se indican exactamente por diploma (por ejemplo, “Licenciatura en Educación Científica”).
La profesión se prescribe en función de cómo se acepta en la empresa; para hacer esto, debe consultar la tabla de personal, así como la orden que aprobó al empleado para este puesto.
La duración total del servicio generalmente se calcula en función de las fechas indicadas en el libro de trabajo. Pero también es posible utilizar otros documentos que contengan información confirmada sobre el tiempo que un ciudadano ha trabajado en diferentes lugares.
También se hace una nota sobre la vida personal mediante códigos.

Por composición familiar debemos entender literalmente a aquellas personas que conviven con una persona como una sola familia. Se registra su nombre completo, así como el grado de parentesco (padre, hijo, hermana, etc.).
Los datos del pasaporte deben completarse estrictamente como se indica en el documento, hasta abreviaturas y signos de puntuación.

Sección II

En estas columnas deberá utilizar los datos de su identificación militar, si están disponibles. Al mismo tiempo, la correspondencia de los datos también debe ser estricta: abreviaturas, nombres, signos de puntuación, etc. Sin embargo, existen algunas peculiaridades si un oficial de reserva consigue un trabajo.

Y si se contrata a un empleado sujeto a servicio militar obligatorio (hombres en forma y mujeres con identificación militar, enfermeras, otro personal), los puntos 1,3,4 y 7 permanecen vacíos. El resto se completa como se muestra en la tabla.

Otras secciones

Los restantes apartados se cumplimentan de acuerdo con las siguientes reglas:

CapítuloIII– aquí todos los datos son los mismos que se indican en la documentación interna de la empresa. Se registra el nombre completo de la empresa, el nombre exacto del puesto y se da una orden (con nombre, número y fecha) u orden como base para la decisión.
CapítuloIV– los registros también se realizan sobre la base de documentos aprobados. En este caso, cada línea se completa por completo (todas las columnas), excepto la columna "Base". Por lo general, aquí se refieren al protocolo, que contiene los resultados de la certificación: escriben el nombre, el número y la fecha.
CapítuloV– aquí se registran las fechas de formación (inicio y finalización), tipo de promoción, así como el nombre oficial completo de la organización educativa en la que se desarrolla el proceso de formación. No es necesario ingresar información en las “Bases”, pero si existe un pedido o pedido correspondiente, es necesario ingresar su nombre, número y fecha de aprobación.
CapítuloVI– esta parte también contiene información sobre la reconversión profesional que ha realizado el empleado.
EN secciónVII Se registran los premios y títulos honoríficos que recibe el empleado por sus méritos laborales.
CapítuloVIII– aquí se registra información sobre todas las vacaciones que el empleado recibió oficialmente, independientemente de su duración. Los datos deben corresponder exactamente a los pedidos, así como al calendario de vacaciones. Se debe prestar especial atención a las vacaciones no remuneradas que el empleado disfruta por su cuenta. También se tienen en cuenta independientemente de la duración. En este caso, toda la información debe ser la misma: en la solicitud del empleado, en el pedido y en la tarjeta misma (debe tener especial cuidado con la exactitud de las fechas). También hay que tener en cuenta que el tiempo libre de varias horas (por horas extraordinarias, horas extras, etc.) no corre por cuenta propia. Un día libre por un día laborable completo (1 o más) son vacaciones sin goce de sueldo.
CapítuloIX cumplimentado de acuerdo con la legislación sobre prestaciones. Es decir, se tienen en cuenta tanto los beneficios federales como los adoptados a nivel regional (en cada región su listado puede variar mucho). Esto también incluye los beneficios que están establecidos por el reglamento interno de la empresa (en las grandes empresas, las empresas suelen tener sus propios beneficios, que se establecen por iniciativa del empleador y, en consecuencia, pueden ser eliminados por su propia decisión). Los “Motivos” indican el nombre de aquellos documentos que dan derecho a los beneficios.
CapítuloX contiene información heterogénea que no pertenece a ninguna de las categorías comentadas anteriormente, por ejemplo:

información de que la persona está estudiando actualmente en una universidad, escuela técnica, colegio, escuela vocacional y otras instituciones educativas; se indica la fecha de inicio y la fecha prevista de finalización, así como datos sobre el número real de cursos que ya se han completado en este momento;
datos del empleado discapacitado: documentos médicos, grupo de discapacidad, así como la fecha de los cambios en las decisiones médicas, si las hubiere;
un documento de conclusiones que fue elaborado por una comisión especial para evaluar las condiciones de trabajo (factores nocivos, peligrosos, cumplimiento de normas, etc.).

Al completar todos los apartados, existe una única regla de dejar un campo en blanco si no hay datos en él o la respuesta es negativa. Por ejemplo, no puedes escribir "No tengo", solo debes ignorar la línea.

Cómo se realizan los cambios en la tarjeta

Si alguna información ha cambiado con el tiempo, debe ingresarse de inmediato en el formulario. Como regla general, las regulaciones establecen 14 días naturales para realizar cambios. En este caso, los nuevos datos se ingresan exactamente de la misma manera que en el libro de trabajo. Hay dos opciones:

Si se completan campos previamente vacíos, el empleado deberá firmar, certificando así la veracidad de la información ingresada. Esto se aplica a la primera y segunda sección.
Si los datos registrados anteriormente han cambiado, debe tachar con cuidado la entrada anterior y crear una nueva. Por ejemplo, si una mujer se casa, el apellido anterior se tacha y el nuevo se escribe encima.

NOTA. En caso de borrones, una gran cantidad de correcciones, ilegibilidad del texto, daños en páginas individuales o en toda la tarjeta personal del empleado, que se mantiene en el formulario T2, se permite crear un nuevo documento en el que se incluirá toda la información. del formulario antiguo se transfiere.

Si un empleado renuncia

En este caso, resulta necesario realizar entradas en capítuloXI. Aquí es importante anotar el motivo del despido y la redacción debe citar con precisión los artículos del Código del Trabajo. Se proporciona la fecha de despido, es decir el último día laborable del empleado, independientemente de que caiga en día laborable, festivo o fin de semana. El empleado debe firmarlo y descifrarlo, y si esto es imposible de hacer (por ejemplo, en caso de fallecimiento), entonces la firma la coloca el funcionario responsable o un familiar cercano indicando el grado de parentesco, o el representante del empleado. actuando bajo poder (se registra su número y fecha de elaboración).

NOTA. Después del despido, la tarjeta se entrega al archivo, donde debe conservarse durante al menos 75 años.

Ejemplo de llenado

Un ejemplo real de una tarjeta de empleado personal cumplimentada, aprobada según el formulario estándar T2 (primera sección), se ve así.

Descubra qué tipo de documento es este y cómo prepararlo correctamente. Descarga lo que necesitas: formulario No. T-2, varios fragmentos de tu tarjeta personal y un complemento a la misma.

En el artículo

Descargue documentos sobre el tema:

Cómo trabajar con una tarjeta personal

El documento se crea al contratar un nuevo empleado. Contiene 11 apartados que reflejan información personal e información sobre actividades profesionales, duplicando los asientos realizados en el registro laboral.

Cree una tarjeta T-2 dentro de una semana después de contratar a un nuevo empleado. Complete once secciones del documento. Reflejan información personal e información sobre la actividad laboral del nuevo empleado. Duplicar los registros laborales de la tarjeta.

La tarjeta personal de empleado es un documento que debe conservarse durante todo el período de la relación laboral. Al finalizar su relación laboral, cierre la tarjeta, pero continúe conservándola en la empresa.

¿Qué organizaciones deberían tener una tarjeta personal?

Complete el documento especificado independientemente de la forma jurídica de su organización. La forma de dicho documento fue aprobada por Resolución del Comité Estatal de Estadística de 5 de enero de 2004 No. 1 (en adelante, la Resolución). A la hora de cumplimentar, guíese por los breves comentarios que figuran en el instructivo aprobado por la Resolución.

La tarjeta personal de empleado modelo T-2 es obligatoria en las organizaciones del sector público.
Si trabaja en una empresa comercial, utilice una tarjeta unificada o formularios desarrollados y aprobados de forma independiente. Los formularios unificados no podrán utilizarse a partir del 1 de enero de 2013. Tenga en cuenta que los formularios desarrollados por la empresa deben contener una serie de detalles obligatorios.

Cuándo necesita completar el formulario T-2 tarjeta personal de empleado (formulario)

La ley no establece un plazo durante el cual un oficial de personal debe completar las tarjetas personales de los empleados en el formulario T-2 o formularios basados en una muestra desarrollada de forma independiente.

Complete el documento dentro de una semana a partir de la fecha de contratación del empleado. Motivo: párrafos 10 y 12 del Reglamento, que fueron aprobados por Decreto Gubernamental No. 225 de 16 de abril de 2003.

Familiarícese con los registros con la firma del empleado.

¿En base a qué documentos se deben realizar las entradas?

El orden de aceptación para trabajar.
Historial de empleo.
Pasaporte.
Documento educativo.
Identificación militar, si el empleado está obligado al servicio militar.
Certificado de registro fiscal.
Certificado de seguro de pensiones estatal.
Otros documentos. Por ejemplo, una licencia de conducir, un libro de medicina, un certificado que acredite la formación avanzada, etc.

Mucha información no está indicada en la lista de documentos presentada, pero la tarjeta personal del empleado debe contenerla. Pida denunciarlos en persona. Por ejemplo, dicha información incluye un número de teléfono de contacto, nivel de dominio de un idioma extranjero, composición familiar, fechas de nacimiento de familiares, etc.

Un experto de System Personnel le dirá cómo

Tarjeta personal de empleado modelo T-2 (descargar)

Cómo completar la tarjeta personal de un empleado en el formulario T-2

El documento consta de un encabezado y once secciones:

Información general.
Registro militar.
Contrataciones, traslados.
Certificaciones.
Entrenamiento avanzado.
Reciclaje profesional.
Premios o incentivos que confieren títulos honoríficos.
Vacaciones.
Beneficios sociales con los que tiene derecho un empleado de acuerdo con la legislación vigente.
Información adicional.
Causas de despido, extinción del contrato de trabajo.

Cada sección contiene columnas; ingrese la información relevante allí.

Tarjeta personal de empleado: muestra de llenado de encabezado

En la parte superior, indique el nombre completo y abreviado de la empresa de acuerdo con los documentos constitutivos. En la esquina derecha, ingrese el código OKPO. En la columna “Fecha de compilación”, ingrese la fecha en que se completó el documento en el siguiente formato: 30/08/2019. Incluir en la tabla:

número de identificación del contribuyente - TIN;
número del certificado del seguro de pensiones estatal;
alfabeto: ingrese la primera letra del apellido del empleado;
naturaleza del trabajo, indique - permanente o temporalmente;
tipo de trabajo: indique qué tipo de trabajo es: principal o a tiempo parcial;
Género Masculino Femenino.

Tarjeta personal de empleado modelo T-2 (muestra de llenado)

En la sección “Información General”, incluya la información personal del empleado. En la esquina derecha, en la columna "Contrato de trabajo", ingrese el número y la fecha del contrato de trabajo celebrado con el empleado.

Que fue preparado para usted por los editores de System Personnel. Las sugerencias lo ayudarán a formatear el documento correctamente e ingresar la información relevante en el formato requerido.

¿Qué información se debe ingresar en las secciones especiales de la tarjeta personal del empleado?

Sección "Certificación"

Complételo si la organización realiza la certificación. Indique la fecha del evento, ingrese información sobre la decisión de la comisión de certificación, fecha, número de protocolo. En la columna “Bases”, ingrese la fecha y número de la orden de certificación emitida. En la columna “Decisión de la Comisión”, indique el veredicto emitido. Por ejemplo, aumentar su salario, transferirlo a otro puesto, enviarlo a cursos de capacitación avanzada, etc.

Sección "Formación avanzada"

Ingrese información sobre capacitación avanzada. Indique qué cursos ha realizado el empleado: de corta duración, de larga duración (más de 100 horas). Ingrese la información sobre el documento que recibió.

Sección “Reentrenamiento profesional”

La tarjeta personal del empleado (muestra) contiene una sección sobre reciclaje profesional. Introduzca aquí información sobre la asignación de cualificaciones adicionales y la obtención de un diploma.

Sección “Premios (alienta), títulos honoríficos”

Proporcionar información sobre premios e incentivos recibidos. Ingrese el número y fecha del pedido, el nombre del documento de adjudicación y la fecha de emisión. Por ejemplo, mediante un decreto presidencial sobre la concesión de un título estatal honorífico. Toda la información duplica la información ingresada en el libro de trabajo.

Sección "Vacaciones"

Enumere todos los períodos de vacaciones. Además, ingrese información no solo sobre la principal, sino también sobre la adicional, educativa, sin ahorrar salario. Incluya el período de trabajo por el cual se concedió la licencia, el número de días de descanso concedidos y la fecha de inicio y finalización. En la columna “período de trabajo”, indique el año de trabajo.

Tarjeta personal de empleado modelo unificado T-2: apartado “Vacaciones”

"Beneficios sociales"

Complete el apartado si el empleado ha presentado documentos que acrediten su derecho a recibir beneficios sociales. Podría ser un certificado de participación en combate, un certificado que confirme la discapacidad, el nacimiento de un niño discapacitado, un documento que confirme la donación, etc.

"Información adicional"

Indique aquel tipo de información que no esté incluida en otros apartados. Por ejemplo, esto podría ser información sobre la licencia de conducir del empleado, el pasaporte internacional, la formación que ha comenzado pero que aún no ha finalizado, etc.

“Causas de extinción del contrato de trabajo (despido)”

Mientras el empleado esté trabajando para la organización, no complete esta sección. Al despedir, indicar los motivos, teniendo en cuenta qué asiento se realizó en el libro de trabajo. Como base, ingrese el número de pedido, la fecha de su emisión, la fecha de despido, la firma del empleado y el especialista responsable, por ejemplo, un oficial de personal.

Cumplimentar la tarjeta personal de empleado T-2 (muestra): motivos de rescisión del contrato de trabajo

Lo que no todos los empleados entenderán, un experto de la revista "Personnel Business" le ayudará a comprenderlo. Del artículo aprenderá qué secciones del documento no se pueden modificar y qué hacer si no queda espacio en la columna de vacaciones.

Un ejemplo de cómo completar la tarjeta personal de un empleado.

En julio de 2018, el ciudadano A.S. Kondratyev fue contratado por la organización como economista senior. El empleado era donante honorario y por ello tenía derecho a recibir prestaciones sociales. Durante su período de trabajo en la empresa, Kondratiev fue premiado por el éxito en su trabajo.

En noviembre de 2018, la empresa realizó la certificación de empleados. La comisión llegó a la conclusión de su idoneidad profesional.

En diciembre de 2018, Kondratiev dimitió por voluntad propia. E.E. fue designado responsable de mantener los registros del personal de la empresa. Gromová. Rellenó el formulario de Kondratiev.

Cómo realizar cambios en el formulario unificado T-2 de la tarjeta personal de un empleado

Vimos cómo completar la tarjeta personal de un empleado. Los funcionarios de recursos humanos suelen cometer errores al preparar los documentos. Si se cometen errores desde el principio, es racional crear un nuevo formulario y realizar las entradas correctas en él. Pero si se descubre un error después de algún tiempo, está permitido hacer correcciones.

Para hacer esto, tache la entrada incorrecta con una línea e ingrese la correcta. A continuación, escriba “corregido” e indique la fecha de corrección. Ingrese su apellido, nombre y otros detalles necesarios para la identificación. Pídale al empleado que firme que ha leído las correcciones. Este procedimiento de rectificación se establece en lo dispuesto en el párrafo séptimo del artículo 9 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 bajo el No. 402-FZ.

Tarjeta personal de empleado: corregir una entrada incorrecta

¿Cuánto tiempo se conserva la tarjeta personal de un empleado?

En general, conservar los documentos durante 75 años si fueron finalizados antes del 1 de enero de 2003.

Si los documentos se completaron después del 1 de enero de 2003, consérvelos durante 50 años.

Conservar las tarjetas emitidas en una función pública distinta a la estatal durante 75 años, cualquiera que sea su fecha de creación.

Dichos plazos están establecidos en el artículo 22.1 de la Ley de 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ, artículo 658 del listado aprobado por orden del Ministerio de Cultura de 25 de agosto de 2010 No. 558.