Se inicia la tarjeta ft 2. Llenar la tarjeta personal del empleado
La tarjeta personal de un empleado es un documento comercial importante en el flujo de documentos de cualquier organización; su ejecución generalmente se confía al servicio de personal. Se utiliza con el fin de llevar una contabilidad exhaustiva de los empleados y contiene toda la información importante sobre ellos: datos del pasaporte, TIN, SNILS, información sobre el lugar de residencia, registro, actividad laboral, educación, así como información breve sobre la familia.
La versión final del formulario unificado T-2 fue aprobada por la legislación laboral. Todas las organizaciones están obligadas a crear tarjetas personales para todos los empleados sin excepción, y para algunas incluso más de uno. Los empresarios individuales están exentos de esta necesidad, pero también tienen la oportunidad de registrarlos.
Mantener las tarjetas personales no es sólo un deber, sino que esta actividad puede traer importantes beneficios a la organización. Un empleador a menudo puede utilizar tarjetas personales para proteger sus intereses, utilizándolas para confirmar la legalidad de las deducciones de los salarios de los empleados, el cálculo correcto del número medio de empleados, el cálculo de impuestos, etc., la práctica del arbitraje judicial describe muchas de estas cosas. ejemplos.
Por conveniencia, el empleador puede realizar la circulación electrónica de tarjetas personales en formato T-2; casi todas las empresas modernas aprovechan esta oportunidad: es práctico, si es necesario, facilita la búsqueda de los materiales necesarios. Pero está obligado a imprimirlos en papel. Esto se justifica por el contenido en la tarjeta personal de los campos destinados a la firma del empleado, así como del empleado de RR.HH. responsable de su mantenimiento. Dado que una tarjeta personal es un documento de uso y almacenamiento a largo plazo, al imprimirla conviene utilizar papel grueso de formato A 4.
Es importante recordar que, además de la resolución anterior, no existe una guía única para trabajar con tarjetas personales, por lo que el artículo es principalmente de carácter consultivo.
Información general sobre el formulario T-2 y las complejidades de completarlo.
La pregunta de quién completa y mantiene los formularios T-2 será respondida por las Instrucciones del Comité Estatal de Estadísticas. Según ellos, las tarjetas personales son emitidas por un empleado del servicio de personal y, cuando la plantilla no incluye dicho puesto, por una persona autorizada para llevar registros de personal o por el jefe de la empresa. El propio empleado tiene prohibido realizar anotaciones en su tarjeta personal, a excepción de una firma personal durante el empleo, cambio de personal o despido.
El formulario T-2 contiene 11 bloques, divididos por tema y distribuidos en 4 páginas. Para comprender más claramente la estructura y las funciones de llenado, le sugerimos que se familiarice con el formulario. (enlace para descargar el formulario)
La ley no regula el plazo para generar una tarjeta T-2, y la mejor opción sería incluir este elemento en el conjunto de operaciones estándar para el alta de un nuevo empleado. Esto se debe a la regla: una entrada en el libro de trabajo del empleado seguramente se duplica con una entrada similar en su tarjeta personal. Los materiales se ingresan en el formulario T-2 según una lista típica de documentos:
- El orden de aceptación para trabajar.
- contrato de empleo
- historial laboral
- SNILS
- documentos sobre educación, formación avanzada
- documentos de registro militar (para personas responsables del servicio militar)
Algunas profesiones y tipos de trabajo tienen sus propias particularidades, en tales situaciones pueden resultar útiles documentos adicionales. El empleador tiene derecho a solicitarlos al candidato, si esto no contradice la legislación vigente.
Una solicitud de ultimátum para proporcionar un certificado de asignación de un TIN, una referencia de un lugar de trabajo anterior o un certificado de composición familiar puede considerarse ilegal. Está prohibido exigir documentos de terceros, contrariamente a la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia.
Llenar correctamente la tarjeta personal en apartados
En las dos primeras páginas del formulario T-2 hay varios campos para varios códigos que deben completarse. ¿Quéescribir? La información necesaria está contenida en varios clasificadores. Destacamos que un especialista en recursos humanos debe tener acceso a ellos, no se pueden exigir códigos a una persona que solicita un trabajo. La contabilidad de personal en una organización se basa principalmente en el uso de programas informáticos especializados, por ejemplo, 1C, en el que están integrados todos estos clasificadores y, por supuesto, esto simplifica enormemente la tarea del oficial de personal, todo lo que tiene que hacer es ingrese los datos destinados a codificar en los campos correspondientes y seleccione de la lista propuesta el código adecuado.
El nombre de la organización se escribe en el encabezado del formulario sin abreviaturas, la fecha de elaboración de la tarjeta personal generalmente se anota en un formulario estandarizado (por ejemplo, 13/01/2014).
Se debe asignar un número de personal a cada empleado contratado; esto es útil para organizar el cronometraje y la identificación.
Al aceptar un empleado interno a tiempo parcial, no olvidamos asignarle un número de personal único y asegurarnos de crear otra tarjeta personal. En última instancia, un empleado de este tipo dispone de dos números de personal y dos tarjetas únicos al mismo tiempo.
La información sobre el número de contribuyente individual se ingresa con base en el certificado de asignación del NIF, que es proporcionado por el empleado contratado. Si el certificado no está disponible, el campo correspondiente permanece vacío.
La legislación obliga al empleado, al firmar un contrato de trabajo, a proporcionar un certificado del seguro de pensiones estatal, por analogía con el TIN, ingresamos el número SNILS en el formulario. Si el empleado se registra por primera vez no tendrá el certificado en sus manos y el empleador está obligado a emitirle un SNILS, en este caso dejamos el campo vacío, el ingreso se realizará luego de recibir el certificado.
La presencia de la columna "Alfabeto" es conveniente para almacenar y registrar tarjetas personales. Aquí se registra la primera letra del apellido del empleado contratado.
El siguiente campo es “Naturaleza del trabajo”, aquí se indica si el empleado está contratado de forma permanente o temporal. En consecuencia, la columna "Tipo de trabajo" está destinada a información sobre si el trabajo es el principal o si el empleado lo combina.
En la última columna ingresamos “masculino” o “femenino”, respectivamente.
Sección 1 Información general
Comenzamos a completar este bloque de la tarjeta indicando los detalles del contrato de trabajo, escribiendo su número y fecha de celebración en el formato ahora familiar, como en el ejemplo anterior.
Se debe anotar el nombre completo del empleado de manera legible y sin abreviaturas, y se recomienda comenzar a registrar lo más hacia la izquierda posible, en caso de que se realicen cambios. Entonces, si una empleada se casa en el futuro y toma el apellido de su marido, este hecho seguramente se reflejará en su tarjeta personal.
En el ítem "Fecha de nacimiento", la fecha y el año de nacimiento se indican en números arábigos, el mes se escribe como una palabra sin abreviaturas (23 de abril de 1985). La fecha está duplicada en el campo del código en el formato tradicional dd/mm/aaaa.
El “lugar de nacimiento” se copia del documento de identidad, indicando el tipo de unidad administrativo-territorial, se permite utilizar abreviaturas generalmente aceptadas.
El oficial de personal también completa el campo "ciudadanía" basándose en los datos del pasaporte.
La información sobre el conocimiento de idiomas extranjeros generalmente se registra directamente a partir de las palabras del empleado o en función de los resultados de las pruebas, si se proporcionan para la admisión al puesto. Aquí el grado de dominio del idioma se aclara mediante formulaciones estándar.
La tarjeta personal refleja el conocimiento de idiomas extranjeros únicamente en relación con el ruso. Por ejemplo, no se indica el conocimiento de las lenguas tártara, udmurta y otras nacionalidades.
El empleado confirma su nivel de educación proporcionando los documentos, diplomas y certificados pertinentes. Los parámetros principales se transfieren al siguiente elemento de la tarjeta.
Los registros de educación incompleta (incompleta) no se pueden realizar basándose en una tarjeta de estudiante, un libro de calificaciones o la palabra de honor del empleado. Dicha entrada se realiza únicamente previa presentación de un certificado o diploma de una institución educativa.
La entrada "educación superior incompleta" se realiza si el empleado completó la mayor parte del curso de estudios en una universidad o lo completó por completo, pero no defendió un diploma o no aprobó el examen estatal.
Si un empleado, mientras estudia en una universidad, no ha completado ni siquiera la mitad del curso de estudios, el párrafo 6 indicará "secundaria (completa) general".
Es recomendable indicar el nombre completo de la institución educativa, pero si es demasiado largo se acepta el uso de abreviaturas. Este campo también indica el nombre del documento educativo proporcionado, su serie y número, año de finalización de la educación, calificación y especialidad. El párrafo 6 también contiene información sobre la formación de posgrado.
Es costumbre realizar anotaciones sobre una profesión en función de la experiencia laboral reflejada en el libro de trabajo, la plantilla y las palabras del empleado.
La información sobre la duración del servicio se calcula principalmente en función de las entradas en el libro de trabajo. Cuando se contrata a un empleado para su primer trabajo, se escriben ceros en las líneas anteriores.
El registro del llamado estado civil se realiza sobre la base del sello en el pasaporte, el certificado de matrimonio y el certificado de divorcio proporcionados por el empleado.
¡Importante! Completamos el campo "estado civil" únicamente utilizando la redacción OKIN, las palabras "soltero", "casado", "casado", "divorciado", etc., obras maestras de la literatura popular son inaceptables.
El siguiente punto de la primera sección es "Composición familiar", no es necesario enumerar aquí a todos los parientes conocidos, basta con indicar los más cercanos: madre, padre, esposa, marido, hija, hijo, hermanos. El empleado reporta esta información en función de qué familiar vive con él o depende de él.
Transferimos los datos del pasaporte con cuidado, estrictamente de acuerdo con el documento del empleado. La dirección de residencia en el pasaporte se transfiere del sello de registro. La dirección real deberá indicarse únicamente cuando no sea idéntica a la del registro; el empleador puede necesitar estos datos en caso, por ejemplo, de ausentismo o si el empleado no viene el día del despido a recoger el libro de trabajo. No olvides anotar los números de teléfono.
Sección 2 Información sobre el registro militar.
Al completar un bloque de servicio militar, se utiliza uno de dos tipos de documentos: los de la reserva proporcionan una identificación militar y los reclutas traen un certificado de ciudadano sujeto a servicio militar obligatorio.
Toda la información necesaria se puede encontrar en los párrafos pertinentes de los documentos anteriores.
Sucede que la categoría de idoneidad no está especificada en absoluto, no te alarmes, pon “A” por defecto. No olvide completar el párrafo 7 con un simple lápiz, esto será necesario en el futuro. Y al entrar en la marca del punto 8, recordamos que un ciudadano está sujeto a baja tanto al alcanzar la edad máxima como por motivos de salud.
En la segunda página en la parte inferior del formulario, el empleado firma, habiendo verificado previamente la exactitud de los datos registrados, también hay un campo donde el oficial de personal firma después de verificar los datos ingresados.
Sección 3 Contratación y traslados a otro puesto de trabajo
Este bloque tradicionalmente repite lo que está escrito en el libro de trabajo, se abrirá la tabla con un registro de cita, aquí ingresamos el puesto, salario y detalles del pedido. A continuación, realizamos traducciones secuenciales, si las hubiera. Un punto importante es que le presentamos al empleado los registros que aquí se muestran, porque necesita firmar por cada uno de ellos.
Sección 4 "Certificación"
Muchas empresas realizan certificaciones para sus empleados, para ello forman una comisión, cuyo resultado es un protocolo determinado. La información sobre dicho protocolo está escrita en esta parte del formulario T-2.
Secciones 5 - 6 “Formación avanzada”, “Reentrenamiento profesional”
Aquí hay dos opciones:
- el empleado recibe una formación avanzada antes del empleo y trae los documentos pertinentes;
- Si el empleado realiza cursos directamente en su empresa, el empleado de RR.HH. utilizará los datos del departamento de formación de personal.
Todas las fechas se indican en el formato típico característico de los apartados anteriores. No suele haber preguntas especiales al rellenar estos bloques. Si el empleado no ha mejorado sus calificaciones ni ha recibido una nueva capacitación, las secciones permanecen en blanco.
Sección 7 "Premios"
Como sugiere el nombre, esto incluye todo tipo de incentivos que un empleado haya recibido en el transcurso de su trabajo dentro de la organización. En general, la información de esta sección es idéntica a la sección similar del libro de trabajo. Puede utilizar abreviaturas generalmente aceptadas si esto no distorsiona la esencia general.
Sección 8 "Vacaciones"
Este bloque refleja todos los tipos de licencia que el empleado ha utilizado alguna vez: anual, educativa, sin goce de sueldo, por cuidado de niños. Debes registrar información sobre la duración de las vacaciones, sus fechas de inicio y finalización, el período por el cual se otorgaron las vacaciones y, por supuesto, los detalles del pedido correspondiente.
A lo largo de su carrera profesional, un empleado se va de vacaciones más de una vez. Es natural que algún día los campos libres se acaben. No nos perdemos, simplemente imprimimos una página adicional que contiene la continuación de la tabla.
Sección 9 “Beneficios sociales”
Aquí el empleador indica información sobre los beneficios que brinda a un empleado específico, así como información sobre los documentos que permiten recibir tal o cual privilegio.
Sección 10 "Información adicional"
La práctica muestra que esta sección rara vez se completa, pero si se desea y está disponible, se pueden obtener datos sobre:
- discapacidad
- formación de los empleados
- pasaporte internacional
- Si un empleado tiene hijos discapacitados, este hecho se puede mostrar aquí.
Artículo 11 Motivos de rescisión de un contrato de trabajo (despido)
El último párrafo del formulario T-2 es breve y conciso, aquí es donde se ubica el acta de despido, la redacción está exactamente copiada de la orden de despido, la misma acta se indicará en el libro de trabajo. Por analogía con la segunda página del formulario, este párrafo está firmado por el empleado de personal y el propio empleado.
Almacenamiento y contabilidad de tarjetas personales en formato T-2.
El formulario T-2 es un papel con una larga “vida útil”; se prescribe que las tarjetas se almacenen durante 75 años, lo que significa que es necesario cuidar su integridad con anticipación, en particular, utilizar papel grueso de calidad adecuada para imprimir. No existen normas de contabilidad estrictas, las tarjetas generalmente se guardan en gabinetes cerrados con llave en el hotel del personal o en la oficina del jefe de la organización, ordenados alfabéticamente. Este tema se analiza con más detalle en el siguiente vídeo.
Las tarjetas personales de los empleados ya despedidos se envían a los archivos después de un tiempo determinado.
Preguntas más frecuentes
Como hemos visto, la tarjeta personal T-2, aunque voluminosa, es un documento bastante sencillo de cumplimentar. Sin embargo, todavía surgen preguntas y hablaremos de ellas para concluir.
A menudo surgen situaciones en las que algunos campos permanecen vacíos por diversas razones. En este caso, no debes ponerles guiones y mucho menos eliminarlos. El formulario T-2 está regulado por ley, por lo que no se puede eliminar ninguna sección del mismo. Pero puede ingresar nuevos detalles si es necesario.
Cualquier cambio en el formulario unificado debe ir acompañado de la orden correspondiente firmada por la dirección.
Los trabajadores de RR.HH. también son personas y cometen errores. Si encuentra una inexactitud o un error en su tarjeta personal, se recomienda tachar con cuidado una línea y escribir la información correcta en la parte superior. En este caso, el empleado del departamento de RR.HH. deberá certificar la corrección con su firma y familiarizarla con la firma del empleado para que no tenga dudas en el futuro.
Hacemos lo mismo cuando un empleado cambia de apellido, por ejemplo. Los datos antiguos se tachan cuidadosamente, la información actual se registra y nos aseguramos de mencionar aquí el documento que proporciona la base para dicha corrección.
Tarjeta personal de empleado (modelo T-2)– documento informativo sobre el nuevo empleado. Al contratar a un empleado, éste deberá cumplimentar una tarjeta personal según el formulario unificado T-2. Este documento personal es de obligatoria cumplimentación, contiene toda la información necesaria sobre la biografía y datos del empleado, así como sobre su actividad laboral. En este artículo aprenderá cómo completar la tarjeta personal de un empleado usando un ejemplo. A continuación encontrará una tarjeta de muestra completa, donde también podrá descargar el formulario T-2.
El documento consta de 4 secciones, algunas secciones deben completarse al comienzo de la carrera del empleado, otras se complementan durante el proceso de trabajo.
Tarjeta personal de empleado (Formulario T-2). Llenado de muestra
Diligenciar el apartado No. 1 de la tarjeta personal del empleado (formulario T-2)
Aquí se rellena información general sobre el empleado. Para completarlo, debe llevar documentos del empleado, como pasaporte, certificado de nacimiento, documentos educativos, contrato de trabajo (o).
Al completar esta sección, no debe olvidar indicar los códigos en los párrafos 3-6. Los códigos se toman de los clasificadores correspondientes.
En el párrafo 3 - Código OKATO de la localidad en la que nació.
El punto 4 indica el código OKIN de su ciudadanía: “1” – si tiene ciudadanía rusa, “2” – si tiene dos ciudadanías, 3 – si no tiene ninguna.
En el párrafo 5, el código OKIN se indica para el nivel de conocimiento del idioma extranjero que usted especificó: el código “1” corresponde al hecho de que sabe leer y traducir con un diccionario, “2” – lee y puede comunicarse en este idioma, “3” – lo hablas con fluidez.
En el párrafo 6, código OKIN para su nivel de educación: 4 grados (primaria general) - “02”, 9 grados (básica general) - “03”, 11 grados (secundaria general) - “07”, escuela (primaria vocacional) - “ 10", escuela técnica (profesional superior) - "11", 3 años de universidad (educación superior incompleta) - "15", superior - "18", posgrado - "19".
La información sobre educación se toma del documento educativo (certificado, diploma, etc.).
Muestra de cómo completar los elementos 1 a 6 en la tarjeta personal de un empleado
Experiencia laboral: para este ítem, la información se toma del libro de trabajo proporcionado por el empleado.
Para su estado civil (cláusula 9), también debe indicar el código OKIN correspondiente: “1” – soltero/soltero, “2” – matrimonio registrado, “3” – matrimonio no registrado, “4” – viudo/viuda, “ 5” " - divorciado, "6" - separado.
Luego está la información estándar sobre el pasaporte del empleado, el lugar de residencia y la fecha de registro en la dirección de residencia. La tarjeta personal del empleado en el primer apartado termina con el número de teléfono de contacto del empleado.
Un ejemplo de diseño de una tarjeta de empleado personal, párrafos 7 a 12
Diligenciar el apartado N° 2 de la tarjeta personal del empleado
La sección se completa para hombres, la información se toma de la identificación militar. Para los hombres que aún no han servido y están sujetos a servicio militar obligatorio, deben completar: (haga clic para ampliar)
- párrafo 2 – se escribe la frase “sujeto a servicio militar obligatorio”;
- categoría de idoneidad del punto 5 – “A” – adecuado, “B” – adecuado con restricciones menores, “C” – limitadamente adecuado, “D” – temporalmente inadecuado, “D” – inadecuado.
- párrafo 8 - para los hombres que han cumplido 50 años, aquí se coloca la marca "eliminado del registro militar por motivos de edad", también se puede indicar la frase "eliminado del registro militar por motivos de salud".
Los puntos restantes de esta sección no se completan para esta categoría de ciudadanos. Para los hombres en reserva, se deben completar todos los elementos. Toda la información se toma de la identificación militar.
Un ejemplo del diseño del apartado No. 2 de la tarjeta personal de un empleado
Diligenciamiento del apartado No. 3 de la tarjeta personal del empleado T-2
Aquí indicamos para qué puesto fue contratado el empleado, con qué salario y en base a qué orden de contratación. Aquí el empleado debe firmar.
En el futuro, durante el trabajo, esta sección se podrá complementar con información sobre los movimientos de los empleados dentro de la organización: de un puesto a otro, de un departamento a otro.
Muestra de cumplimentación del apartado No. 3 de la tarjeta personal de un empleado
Las secciones 4 a 7 de la tarjeta personal del empleado se completan durante el proceso de trabajo. El artículo No. 8 refleja información sobre la licencia, que indica el tipo de licencia, su duración y el período de trabajo por el cual fue concedida. Se indica la base.
La última sección se completa cuando un empleado es despedido, aquí se escriben la fecha y motivo del despido, el número y la fecha.
El empleado del servicio de personal completa la tarjeta personal, pone su firma al final del formulario y el propio empleado también firma este documento después de revisarlo.
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Tarjetas personales de empleados (Formulario T-2) se utilizan en organizaciones para registros de personal completos y completos. Sobre su base, se forma un expediente de personal. El formulario utilizado es el formulario unificado No. T-2, el cual refleja toda la información necesaria sobre la identidad del empleado y su actividad laboral.
El formulario consta de 4 páginas que contienen bloques temáticos. La primera y segunda páginas contienen información general sobre el empleado y se completan cuando es contratado; el tercero y el cuarto se completan durante el proceso de trabajo.
Según la Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1, mantenimiento de tarjetas personales de los empleados. obligatorio para las organizaciones.
La tarjeta T-2 deberá contener las firmas del empleado:
- en la página 2, confirmando la exactitud de los datos ingresados,
- en la página 3, al lado de cada entrada en la sección “Contratación y transferencias a otro trabajo”,
- en la página 4, al momento del despido.
La consecuencia de este requisito es la imposibilidad de mantener el Formulario T-2 exclusivamente en formato electrónico.
Materiales regulatorios:
Tarjeta personal de empleado (Formulario unificado No. T-2)
Aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de 5 de enero de 2004 N 1
Extracto de la Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de 5 de enero de 2004 No. 1 "Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para el registro del trabajo y su pago":
A ser llenado por un empleado de servicios de personal para las personas contratadas, con base en:
- orden (instrucción) sobre empleo (formulario N T-1 o N T-1a);
- documentos de registro militar: para los responsables del servicio militar y las personas sujetas al servicio militar obligatorio;
- un documento sobre educación, calificaciones o conocimientos especiales: al solicitar un trabajo que requiere conocimientos o formación especiales,
- así como la información proporcionada por el empleado sobre sí mismo.
En algunos casos, teniendo en cuenta las características específicas del trabajo, de acuerdo con la legislación vigente de la Federación de Rusia, puede ser necesario presentar documentos adicionales.
Al completar la cláusula 5 "Conocimiento de lengua extranjera" La sección 1 de los formularios indica el grado de dominio del idioma:
- "Soy fluido"
- "Leo y puedo explicarme"
- "Leo y traduzco con un diccionario".
Experiencia laboral(general, continuo, que da derecho a bonificación por antigüedad, que da derecho a otros beneficios establecidos en la organización, etc.) se calcula sobre la base de anotaciones en el libro de trabajo y (u) otros documentos que confirmen la correspondiente duración del servicio.
En cambiando información los datos relevantes sobre el empleado se ingresan en su tarjeta personal, que está certificada por la firma del empleado del servicio de personal.
Los principales documentos a partir de los cuales se completa la sección II " Información sobre el registro militar.", son:
- identificación militar (o certificado temporal emitido en lugar de una identificación militar) - para ciudadanos de la reserva;
- certificado de ciudadano sujeto a servicio militar obligatorio - para ciudadanos sujetos a servicio militar obligatorio.
Para ciudadanos en reserva:
- la cláusula 1 “Categoría de reserva” para oficiales de reserva no está completa;
- cláusula 3 “Composición (perfil)” - completada sin abreviaturas (por ejemplo, “comando”, “médico” o “soldados”, “marineros”, etc.);
- cláusula 4 “Designación de código completo VUS”: se escribe la designación completa (seis dígitos, por ejemplo “021101” o seis dígitos y una letra, por ejemplo “113194A”);
- Cláusula 5 “Categoría de aptitud para el servicio militar” - escrita en letras: A (apto para el servicio militar), B (apto para el servicio militar con restricciones menores), C (apto para el servicio militar con limitaciones) o D (no apto temporalmente para el servicio militar) ). Si no existen entradas en los párrafos correspondientes de la cédula militar, se indica categoría “A”;
- en el párrafo 7 se completa “Registrado en el ejército” (a lápiz):
- línea a) - en los casos en que exista una orden de movilización y (o) un sello en la emisión y retiro de órdenes de movilización;
- Línea b) - para ciudadanos reservados con la organización durante el período de movilización y durante tiempos de guerra.
Para ciudadanos sujetos a conscripción para el servicio militar:
- párrafos: el párrafo 1 “Categoría de reserva”, el párrafo 3 “Composición (perfil)”, el párrafo 4 “Código completo de designación del personal militar” y el párrafo 7 “Registrado en el ejército” no están completados;
- cláusula 2 “Rango militar”: se hace la entrada “sujeto a servicio militar obligatorio”;
- Cláusula 5 “Categoría de aptitud para el servicio militar” - escrita en letras: A (apto para el servicio militar), B (apto para el servicio militar con restricciones menores), C (apto para el servicio militar con limitaciones), D (apto para el servicio militar temporalmente) ) o D (no apto para el servicio militar). Completado con base en la entrada en el certificado de un ciudadano sujeto a servicio militar obligatorio;
El llenado de elementos no especificados específicamente en las Instrucciones se realiza sobre la base de la información de los documentos enumerados.
En el párrafo 8 de la Sección II de la tarjeta personal de un ciudadano que haya alcanzado la edad límite para estar en la reserva, o de un ciudadano declarado no apto para el servicio militar por motivos de salud, se anota en la línea libre “retirado del servicio militar”. registro por edad” o “eliminado del registro militar por condición de salud”.
En el capitulo " Contratación, traslados a otro trabajo."con cada entrada realizada sobre la base de una orden (instrucción) de empleo (formulario N T-1 o N T-1a) y una orden (instrucción) de transferencia a otro trabajo (formulario N T-5), la administración obligado a familiarizar al empleado contra recibo en la columna 6 del formulario.
En el capitulo " Vacaciones“Se lleva un registro de todos los tipos de licencia concedidos al empleado durante el período de trabajo en la organización.
Capítulo " información adicional" se completa para registrar completamente la información sobre los empleados que estudian en instituciones educativas, para registrar a las personas discapacitadas que trabajan, etc.
Informacion util:
Basado en materiales de la base de datos de paquetes de recursos humanos. Empresa consultora "Estrategia
1. ¿Qué documento se aprueba para la tarjeta personal?
La última edición del formulario unificado T-2 (tarjeta personal) fue aprobada por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004. No. 1 (en adelante, el puesto No. 1).
2. ¿Se requiere que todos los empleadores mantengan tarjetas T-2?
El requisito de mantener tarjetas T-2 se aplica a las organizaciones (cláusula 2 del post. No. 1). Este requisito no se aplica a los empleadores empresariales, pero tienen derecho a realizarlos.
Mantener registros personales no sólo es una tarea ardua, sino que también puede ser una actividad gratificante. En primer lugar, con fines de gestión. En segundo lugar, la práctica del arbitraje judicial conoce casos en los que un empleador pudo proteger sus intereses utilizando tarjetas personales para demostrar el cálculo correcto del número medio de empleados para el cálculo de impuestos, deducciones legales de los ingresos de los empleados, etc.
3. ¿Tiene el empleador derecho a mantener el T-2 en formato electrónico y no en papel?
El empleador tiene derecho a mantener las tarjetas T-2 en formato electrónico, pero esto no lo exime de la obligación de imprimirlas y tenerlas en papel. Y el empleado no podrá firmar en la computadora. El Comité Estatal de Estadística de Rusia no indicó los formatos recomendados de los formularios, pero, como puede ver, el formulario de la tarjeta personal está diseñado de tal manera que para su producción se requiere papel A3. Y debido a que la tarjeta T-2 es un documento de uso bastante prolongado, se recomienda utilizar papel grueso al imprimir.
4. En nuestra empresa, el departamento de RR.HH. no cumplimenta la tarjeta T-2, sino que la confía al empleado. ¿Qué tan correcto es esto?
De acuerdo con las Instrucciones para el uso y cumplimentación de formularios de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago (en adelante, las Instrucciones del Comité Estatal de Estadística), la cumplimentación del formulario No. T-2 se lleva a cabo por un empleado del departamento de personal y, en su ausencia, la persona encargada de realizar el trabajo de personal en la organización. El empleado no deberá realizar ningún asiento en la tarjeta personal, a excepción de su firma al completar el T-2, al momento de la contratación del empleado y al certificar cambios en su situación laboral.
5. ¿Sobre la base de qué documentos se debe completar el T-2 al solicitar un trabajo?
De acuerdo con las Directivas del Comité Estatal de Estadística, las tarjetas personales se completan al contratar a un empleado sobre la base de los siguientes documentos:
- un contrato de trabajo celebrado con el empleado;
- orden (instrucción) sobre la contratación de un empleado;
- pasaporte u otro documento de identidad;
- libro de trabajo o documento que acredite la experiencia laboral;
- certificado de seguro del seguro de pensiones estatal;
- documentos de registro militar: al contratar personas responsables del servicio militar y personas sujetas a servicio militar obligatorio;
- un documento sobre educación, calificaciones o conocimientos especiales, al solicitar un trabajo que requiera conocimientos o formación especiales;
- información proporcionada sobre sí mismo por el empleado.
En algunos casos, teniendo en cuenta las características específicas del trabajo de conformidad con la legislación vigente de la Federación de Rusia, el empleador tiene derecho a exigir la presentación de documentos adicionales.
Está prohibido exigir a una persona que solicita un puesto de trabajo documentos distintos de los previstos por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia), otras leyes federales, decretos del Presidente de la Federación de Rusia y decretos del Gobierno de la Federación de Rusia ( Artículo 65). Por tanto, los requisitos del departamento de RR.HH. para que un empleado proporcione un certificado de asignación de un TIN, certificados, características, etc. pueden ser ilegales.
6. ¿Cuándo exactamente se debe emitir una T-2 para un empleado?
La ley no estipula en qué período específico se debe crear una tarjeta personal.
7. ¿Cuántos años se deben conservar las tarjetas personales?
Según la práctica de oficina, la tarjeta personal del empleado es necesaria para registrar el trabajo del empleado, así como para registrar los cambios durante el período de cooperación (premios, tiempo libre, etc.). En particular, los registros de despido del personal también se llevan a cabo mediante una tarjeta personal del modelo T-2, que garantiza la fiabilidad de los datos sobre el empleado, así como su despido.
Diseño de tarjeta
Según la parte 4 del art. 9 Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad” en organizaciones comerciales el uso de documentos unificados no es obligatorio. El empleador puede emitir tarjetas de empleado a su propia discreción, dejando o agregando bloques de datos que sean necesarios específicamente para su trabajo.
Al mismo tiempo, la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 N 1 "Sobre la aprobación de formularios unificados de documentación contable primaria para la contabilidad y el pago del trabajo" aprobó el formulario universal T-2, que es aplicable a cualquier campo de actividad.
Consta de 4 páginas, en las que se distribuyen 11 bloques temáticos: desde la contratación de un empleado hasta la extinción de la relación laboral. El formulario lo completa un especialista en recursos humanos o el director de la empresa.
Se requieren los siguientes documentos para realizar registros:
- identificación;
- historial laboral;
- diploma de graduación de una institución educativa (u otro documento);
- SNILS;
- identificación militar (para hombres);
- El orden de aceptación para trabajar.
Existen ciertas características al utilizar formularios de este tipo:
- Las dos primeras páginas deben completarse en el momento de la contratación de una persona para un puesto y el resto, durante el período de trabajo.
- Para facilitar su uso, puede completarlo utilizando programas de computadora. Al mismo tiempo, el empleado deberá poner su firma en cada entrada de datos. Por lo tanto, se requiere una versión en papel.
- La tarjeta se emite sobre la base de los documentos originales proporcionados por el propio empleado.
Lea también: Cómo reflejar el despido de un empleado en una hoja de horas
Reglas para completar el formulario No. T-2
Hay una serie de reglas que se deben seguir al completar codificaciones:
- Si el campo de codificación se completa incorrectamente (errores en las entradas o la entrada no pertenece a este bloque), el documento se considera dañado y debe reescribirse. Le recomendamos que preste atención a los códigos que ingresa o deje los campos en blanco hasta que envíe la tarjeta al archivo.
- Si falta la entrada o la respuesta es negativa (no la tengo, no soy socio, etc.), deja la parte codificada en blanco.
- Al especificar fechas, el mes se escribe completo y el año consta de 4 dígitos: 5 de mayo de 2018.
- Las fechas deben estar codificadas en números arábigos en el orden día/mes/año: 02/05/2018.
- Para cada entrada en el libro de trabajo, por ejemplo, sobre una transferencia, el empleador está obligado a duplicar la entrada en el expediente personal y familiarizar al empleado con la firma (
El oficial de personal debe ingresar correctamente toda la información sobre el empleado en el formulario T-2. Se crea una tarjeta de empleado personal para cada trabajador contratado:
- empresas, independientemente de su forma de propiedad;
- empresarios individuales.
¿Qué información contiene?
T-2 (como se llama brevemente el formulario descrito) fue aprobado en 2004 (Decreto del Comité Estatal de Estadística No. 1 del 04/01/04). En la práctica, se utilizan tres formas:
- general;
- T-2 GS se utiliza para registrar información sobre empleados municipales y gubernamentales;
- con la ayuda del T-4 guardan información sobre trabajadores científicos y pedagógicos.
Importante: Debe imprimir el formulario de acuerdo con las siguientes reglas:
- sobre cartón;
- utilizando impresión dúplex.
El formulario descrito se compone de varios bloques:
- Informacion personal.
- Información sobre el registro militar.
- Reclutamiento y promoción (traslado).
- Información sobre cómo aprobar la certificación.
- Reciclaje profesional.
- Gratificante.
- Información sobre vacaciones.
- Beneficios sociales.
- Información adicional.
- Despido.
Se deben observar estrictamente los requisitos para el registro de trabajadores:
- El formulario de registro personal se conserva por ley durante 75 años;
- al finalizar las actividades del empresario individual, debe transferirse a una institución de archivo, ya que es prueba del empleo de una persona.
Atención: la tarjeta se emite exclusivamente para trabajadores esenciales. Los trabajadores a tiempo parcial no reciben un formulario de contabilidad separado.
Descargar para ver e imprimir:
Funciones de llenado
Los datos del formulario se ingresan de acuerdo con reglas estrictas:
- Las dos primeras páginas se completan cuando se contrata a una persona para el servicio.
- Los siguientes están en marcha.
- Los datos deben tomarse de documentos oficiales.
- Cada entrada especial va acompañada de detalles de la fuente original.
Muestra de cómo completar una tarjeta.
Muestra de cómo completar una tarjeta. Etapa 2.
Razones para ingresar información
Al completar la T-2, debe basarse en los siguientes documentos:
- pasaporte de empleado;
- documentos redactados al momento de la admisión al servicio:
- contrato;
- orden;
- expediente laboral de la persona;
- otra prueba documental de la experiencia;
- SNILS;
- diploma de educación (certificado);
- ID militar;
- certificados de finalización:
- cursos de formación avanzada;
- recertificación;
- otro;
- pedidos:
- por personal;
- sobre vacaciones;
- adicional (en algunos casos).
Informacion personal
Es necesario reescribir la información de los documentos del empleado:
- pasaportes;
- diploma;
- otros (según sea necesario).
Como referencia: en la columna sobre conocimiento de una lengua extranjera, escribir opcionalmente (según el trabajador):
- fluido;
- puede explicarse;
- traduce con un diccionario.
La información sobre la duración del servicio (cláusula 8) debe tomarse del libro de trabajo y de otros documentos aportados. El oficial de personal está obligado a calcularlo con precisión, ya que la información afecta el monto de las bajas por enfermedad acumuladas y otros pagos.
Sutilezas de ingresar información general.
Los oficiales de personal incluyen las siguientes características al ingresar información personal:
- Se debe escribir el mes de nacimiento en una palabra, y en la celda “Código” se repite la fecha en formato digital.
- Es recomendable anotar el lugar de nacimiento en su totalidad, sin utilizar abreviaturas para las categorías de asentamientos.
- Si el trabajador tiene una segunda ciudadanía, se ingresa el nombre del país.
- Se deberán consignar completos los nombres completos de los familiares del trabajador.
- Existen dos posiciones de dirección para registrar ubicaciones separadas:
- registro;
- alojamiento.
La codificación se basa en libros de referencia. El empleador debe proporcionar acceso a ellos al responsable de recursos humanos:
- OKATO - código de localidad;
- OKIN - ciudadanía:
- 1 - ruso;
- 2 - doble;
- 3 - extranjero;
- 4- falta de ciudadanía.
- OKSO y OKPDTR: códigos de especialidad (según diploma).
Información sobre el registro militar.
La cumplimentación del apartado 2 se basa en la legislación vigente en materia de entrenamiento militar. el de los ciudadanos:
- Si la persona es un oficial de reserva, entonces el punto 1 no se completa.
- En el párrafo 3, la composición debe escribirse en su totalidad:
- dominio;
- privado;
- marineros y demás.
- La aptitud para el servicio militar (cláusula 5) se indica de la siguiente manera:
- A - completamente en forma;
- B - adecuado con restricciones menores;
- B - capacidad limitada;
- G - temporalmente no apto.
- El punto 7 se divide en dos líneas:
- Se debe llenar “a” cuando un soldado de reserva tenga una orden de movilización;
- en "b" se ingresa información sobre la reserva de la organización para el período de la ley marcial.
Es importante respetar estrictamente la legalidad de las entradas en el formulario. Y esto significa lo siguiente:
- La información sobre admisión y baja debe incluir:
- redacción estricta de las órdenes pertinentes;
- tener los detalles del documento administrativo;
- Al lado se coloca la firma del empleado, lo que indica que está familiarizado con el texto.
- En la columna "Certificación", la línea más importante es "Decisión de la Comisión":
- su texto está tomado del acta de la reunión de la comisión y tiene este aspecto:
- corresponde al puesto;
- no cumple con (recomendaciones);
- Los detalles del documento base se ingresan al lado.
- su texto está tomado del acta de la reunión de la comisión y tiene este aspecto:
- La información sobre la formación avanzada se registra según el documento recibido en base a sus resultados (con detalles).
- Toda la información se introduce en el apartado de premios:
- sobre incentivos;
- sobre la gratitud;
- sobre conferir títulos honoríficos y más.
- El apartado de beneficios sociales indica el nombre del documento que indica que el trabajador tiene preferencias en cualquier nivel.
- La columna "Datos adicionales" no se utiliza con mayor frecuencia. Incluye notas de trabajo necesarias para la contabilidad interna (si se mantiene alguna).
Sección de vacaciones
En esta parte del formulario es necesario registrar todos los días de descanso proporcionados al empleado de acuerdo con las órdenes. Indicado:
- fechas de inicio y finalización;
- tipo de vacaciones;
- los períodos para los cuales fue proporcionado;
- detalles del pedido correspondiente;
- información de ajuste (si la persona fue retirada de vacaciones o se completó antes de la fecha programada por otro motivo).
Esta parte registra las siguientes vacaciones (o partes de las mismas):
- básico;
- adicional;
- por su cuenta;
- para el cuidado de niños.
Almacenamiento de tarjetas
Todos los formularios completados son documentos oficiales. Deberán ordenarse alfabéticamente y mantenerse separados de los archivos personales de los trabajadores (en otra caja fuerte).
Como referencia: después del despido de una persona, su uniforme se transfiere a los archivos de la empresa de acuerdo con la ley.
Mire un video sobre cómo completar el formulario T-2