Registros del personal del programa de certificado de viaje. Certificado de viaje

La propia empresa decide si expedir un certificado de viaje o no. El formulario ha dejado de ser obligatorio en la gestión de registros de personal. Sin embargo, es mejor emitirlo: el documento le permitirá confirmar los gastos diarios de un empleado en un viaje de negocios. Te contamos cómo solicitar un Certificado de Viaje en 2020: descarga el formulario y muestra gratis.

Es conveniente completar documentos para un viaje de negocios en el programa BukhSoft. El programa seleccionará todos los detalles necesarios y comprobará si hay errores en el formulario.

Llenar documentos de viaje en línea

¿Se requieren permisos de viaje en 2020?

Sólo el empleador decide si emitir o no los documentos de acompañamiento para un viaje de negocios. Desde 2015, el certificado y la asignación de trabajo dejaron de ser documentos primarios obligatorios.

Puede confirmar la duración de su viaje de negocios utilizando los siguientes documentos:

• orden o instrucción de gestión;
• billetes de viaje;
• informe de finalización de tareas;
• memorandos y explicaciones de los empleados;
• hoja de tiempo.

El formulario de certificado de viaje lo utilizan la mayoría de las organizaciones, empresarios individuales y empresas. Por supuesto que es conveniente. Después de todo, el formulario contiene notas reales sobre la salida y el regreso del empleado.

¿Debo emitir un permiso de viaje o no?

Sólo el director de la empresa puede tomar una decisión. Para evaluar adecuadamente las situaciones, conviene estimar el número de viajes que realizan los empleados al año. Consulte también con financieros y funcionarios de personal. Quizás les resulte más conveniente trabajar según las antiguas reglas. Es decir, emitir un certificado, en lugar de calcular minuciosamente los días de los billetes de viaje.

¿Ha decidido utilizar certificados de viaje en el trabajo? Confirme su decisión con un pedido por separado. O incluir la norma en las políticas contables. Adjunte el formulario CU al archivo adjunto. Describe las reglas de llenado.

Tenga en cuenta que las empresas anfitrionas pueden negarse a emitir certificados de viaje. Es decir, no marcar la llegada del empleado al destino. En este caso, deberá ponerse de acuerdo con la parte receptora.

Que formulario usar

No se requieren documentos adjuntos para un viaje de negocios. Por tanto, qué formulario rellenar para trabajar lo decide la propia empresa. Puede utilizar el formulario unificado No. T-10, establecido por Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 1 del 05/01/2004.

Se le permite diseñar su propio formulario. Fijar la estructura del documento por orden o en la política contable. Tenga en cuenta que para su documento principal, debe tener en cuenta los requisitos del art. 9 de la Ley N ° 402-FZ. Asegúrese de que su formulario contenga los detalles requeridos:

• nombre del formulario;
• Fecha de preparación;
• nombre de la empresa o empresario individual que emitió el certificado de viaje;
• el contenido de la operación confirmado por el documento principal (envío de un empleado a un viaje de negocios);
• la medición natural de la operación, en nuestro caso, son días naturales;
• personas responsables, sus nombres completos, cargos y firmas.

Verifique sus datos con anticipación antes de aprobar el nuevo formulario. Si falta alguna información, dicho documento no puede aceptarse para contabilidad. Tenga en cuenta que la estructura del certificado de viaje debe contener detalles adicionales.

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Procedimiento para completar un certificado de viaje.

Divulgue la siguiente información en la portada de su certificado de viaje:

El reverso está destinado a las notas de salida y llegada. La entrada está confirmada por el sello de la organización (si está disponible).

Certificado de viaje para contabilidad fiscal.

Otro punto importante por el que las empresas siguen elaborando gobierno corporativo. Los formularios le permiten confirmar los gastos de viaje al calcular el impuesto sobre la renta. Es decir, durante una auditoría fiscal, será suficiente que una organización presente comprobantes de viaje para confirmar los gastos (cláusula 1 del artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Un certificado de viaje es la base para que el empleador no calcule el impuesto sobre la renta personal y las contribuciones al seguro a partir de la asignación diaria acumulada (cláusula 3 del artículo 217 y subcláusula 2 del inciso 1 del artículo 422 del Código Tributario).

Las contribuciones y el impuesto sobre la renta personal no se cobran sólo por cantidades limitadas. Si la asignación diaria excede el límite aprobado por el Código Fiscal de la Federación de Rusia, las deducciones deberán pagarse al presupuesto.

Se han aprobado normas de asignación diaria de 700 rublos por día para viajes dentro de Rusia y 2.500 rublos por día para viajes al extranjero. Si la empresa paga más viáticos, entonces cargará el impuesto sobre la renta personal y las contribuciones de la diferencia.

Si la empresa no emite asignaciones de viaje, los documentos le permitirán confirmar la exención del cálculo de las contribuciones y el impuesto sobre la renta personal sobre las asignaciones diarias. Pueden ser órdenes de viaje, hojas de horas, billetes de viaje y memorandos.

ArtConfig: viajes de negocios

Programa conveniente, multifuncional y escalable para viajes de negocios " ArtConfig: viajes de negocios", está destinado a mantener registros de los viajes de negocios planificados y reales, con el fin de predecir los costos laborales y financieros, así como para combinar varios viajes de negocios y enviar correo urgente en uno.

Además, en base a lo completado solicitudes de viaje de negocios, puedes crear un documento "".

Basado en el documento " Estimación de gastos de viaje", puede imprimir una solicitud de transferencia de fondos junto con un informe y una estimación de los gastos de viaje.

Configuración " ArtConfig:Viajes de negocios» será una herramienta sencilla y cómoda para contabilizar viajes de negocios en cualquier campo de actividad.

Posibilidades:

• preparación de solicitudes de viajes de negocios;
• elaboración de una estimación anticipada de los gastos de viaje;
• imprimir una solicitud al departamento de contabilidad y estimaciones de gastos de viaje;
• la anotación contable de los costos reales en relación con los anticipos emitidos sobre la base de los recibos proporcionados;
• procesar la aprobación del grupo y el pago de estimaciones de gastos de viaje;
• informe de viaje de negocios;
• informe resumen de viaje, que muestra viajes superpuestos con el fin de combinarlos;
• Informe en diagrama de Gantt sobre la carga de trabajo de los empleados por viajes de negocios. El informe se puede elaborar por empleado, ciudad y vehículo;
• informar sobre las estimaciones de gastos de viaje aprobadas y pagadas;
• diferenciación de los derechos de acceso a las aplicaciones para los usuarios con el rol de Jefe de Departamento (los empleados pueden ver los viajes de negocios de los demás, pero no pueden editar ni eliminar las aplicaciones de otras personas).

Ventajas:

• un producto conveniente para controlar los gastos de viaje, así como para analizar viajes de negocios y crear un cronograma;
• interfaz cómoda e intuitiva;
• El código del programa para viajes de negocios está abierto. Puede modificar la configuración para adaptarla a sus necesidades.
• ¡Soporte técnico rápido, enfoque individual para cada cliente!

Si necesita una demostración, escríbame a .

*La demostración del navegador no siempre se muestra bien. Para aquellos interesados, puedo proporcionar acceso en modo terminal. No hay nada complicado ni aterrador en esto. Escríbeme por correo electrónico.
La versión de demostración no imprime completamente el texto de la declaración. Desafortunadamente, esta es una limitación de la plataforma y la interfaz web 1C. Puedo proporcionar acceso a escritorio remoto para probar esta configuración. Si la versión demo del programa de gestión de viajes de negocios no inicia o encuentras algún error en la Configuración, te agradeceré mucho que me escribas por correo electrónico - [correo electrónico protegido]! ¡Gracias!

Un empleado enviado en viaje de negocios debe recibir el documento de viaje principal: un certificado de viaje. Confirma el hecho de que un empleado de la organización fue enviado en viaje de negocios, y también indica la llegada al destino y, luego de realizar las funciones asignadas, el regreso oportuno.

Este documento se completa de acuerdo con el formulario unificado estándar T-10 y es un documento obligatorio para todos los empleados enviados en viajes de negocios. Sobre su base, un contador empresarial puede cancelar los gastos de viaje, incluidas las dietas, y utilizarlos para reducir la base imponible al calcular el impuesto sobre la renta.

¡Atención! Desde 2015, la emisión de un certificado de viaje de negocios ha dejado de ser obligatoria (Resolución del Gobierno de la Federación de Rusia del 29 de diciembre de 2014), pero aún se recomienda su uso.

¿Quién emite un permiso de viaje?

El formulario T-10 debe completarlo un especialista del servicio de personal de la empresa, un empleado de contabilidad u otra persona autorizada. El registro se realiza sobre la base de una orden de viaje de negocios emitida y firmada por el director de la organización.

ARCHIVOS

Procedimiento para el registro de T-10.

El formulario estándar T-10 es un documento de dos caras. La portada contiene información general sobre la organización, el empleado y el viaje de negocios, y en la contraportada están colocadas las firmas y sellos de las organizaciones a las que fue enviado el viajero.

Parte 1

Lo primero que debe escribir en el anverso del certificado de viaje es el nombre completo de la empresa en la que trabaja el viajero, con una indicación obligatoria del estado organizativo y legal (IP, LLC, OJSC, CJSC). A continuación debe ingresar (de los documentos de registro de la empresa). Justo debajo se muestra el número de documento para el flujo de documentos interno, así como la fecha de su elaboración.

Parte 2

La segunda parte del certificado de viaje contiene información sobre el empleado personalmente: nombre completo, número de personal que se le asignó al momento de su empleo, unidad estructural o departamento al que pertenece, cargo. Aquí deberá indicar el lugar al que se dirige (país, localidad, organización). Justo debajo se muestra el propósito del viaje de negocios, así como sus términos (según el número de días calendario) con una indicación clara de sus fechas de inicio y finalización; esta información está exactamente copiada del pedido firmado por el gerente.

Aquí debe ingresar los datos de identificación de cualquier documento personal del viajero (nombre del documento, serie, número).

Todo lo escrito anteriormente debe estar certificado por el jefe de la organización u otra persona autorizada.

parte 3

El reverso del formulario T-10 contiene información sobre todas las ciudades y organizaciones visitadas por el viajero por motivos oficiales.

En la esquina superior izquierda está escrito el nombre de la organización de la que sale el empleado (es decir, su lugar de trabajo permanente), la fecha de salida, así como la firma del responsable con una transcripción y el sello de la empresa. .

Además, un empleado enviado en viaje de negocios debe, según sea necesario, presentar consistentemente este documento en todas las empresas que visitó como parte del viaje de negocios. Aquí, los empleados autorizados de estas empresas completan el reverso de su documento de identidad oficial en las secciones requeridas (líneas “llegó a”, “salió de”).

Puede haber varias organizaciones de este tipo, pero cada una de ellas debe indicar su nombre completo, la fecha de llegada y salida del viajero, el sello y firma del responsable.

Acciones de los empleados después de un viaje de negocios.

Luego de que el empleado regrese a su organización de origen, deberá entregar el certificado de viaje al responsable, quien ingresará la información de su llegada con fecha, firma y sello.

A continuación, el certificado de viaje, junto con el resto del paquete de documentos (orden del director de la empresa sobre un viaje de negocios, cheques, recibos, etc. pagos que confirman los gastos de viaje) se transfiere al departamento de contabilidad de la empresa. Con base en ellos, el contador realiza un cálculo detallado de los gastos incurridos y, si es necesario, reembolsa al viajero de negocios el monto gastado en exceso del monto previamente emitido por adelantado o acepta el excedente restante en caja. Estos mismos documentos sirven de base para reducir la base imponible en el epígrafe “gastos”.

¿Necesito registrar documentos de viaje?

El formulario T-10 es un documento contable, por lo que está sujeto a registro obligatorio en el flujo de documentos interno. Para registrar los certificados de viaje, se utilizan registros de registro especiales.